X行政中心物业管理处管理规章制度和档案建立管理

　　某行政中心物业管理处管理规章制度和档案的建立与管理

　　提要：

　　档案管理的工作原则：符合实际、可操作、规范、严谨。

　　以公司企业文化理念及ISO9000质量规律体系为指导，导入ISO14000环境管理体系思想。以国家相关法律法规和业主需求为基础，建立科学、规范、严谨的管理制度体系。

　　档案的建立与管理科学化、规范化、技术化、高标准。

　　完善的管理制度是保证现代企业正常有序运作的必要条件；科学化、规范化的档案管理能为企业的高效运作和快速发展提供强大的信息资源支持。完善的规章制度和科学化、规范化的档案管理是提供专业化物业管理服务的重要基础，能有效的为物业及公用设施的使用、维修以及各项物业管理服务工作提供引导和服务。

　　本公司素以严格规范的管理而著称，在某某行政中心实施物业管理过程中，我们将依然按照ISO9001质量管理体系规范和ISO14000环境管理体系的管理思想和管理方法，作到治而不乱、管而不死，坚决贯彻规范管理与专业服务相结合的路线。常言道："没有规矩，不成方圆"，必要的规章制度是作好物业管理服务的保证，要使该物管区域的管理与服务走上正轨，实现标准化、规范化和制度化的管理，必须从基础抓起。本公司目前有一套完善的规章制度，这些制度的建立，是以政府相关法律法规和公司的经营宗旨、经营范围和业主需求的为依据，并在多年的实践运作中反复补充修改，逐步健全完善和提高的。

　　概括地说，这些制度包括两大方面：一是公司操作管理制度，是公司在各物管点提供优质服务的操作准则和依据，其总体涵盖：公众制度部分，内部岗位责任制，管理运作制度和考核标准，它们整合形成一套完整的操作体系，以指导日常物业服务的方方面面，与传统的管理方式相比，其更显科学、规范。二是专门针对某某区行政中心物业服务项目所制订的系列内部岗位制度，它包含事务所各岗位/部门职责描述、各类人员职能规范、考核标准等，这一套制度的建立，为该物业服务项目完善内部机制，造就一支高素质、高绩效的员工队伍奠定了基础，以完美的物业服务夯实政府办事效率，提升政府形象。

　　一、规章制度的建立与管理

　　1、行政中心物业管理处管理制度的建立应符合相关的法律法规，所有管理制度的建立，均以法律法规及物业管理委托合同为基础，物业管理活动中各法律主体的合法权益，特别对行政中心我们的责任和义务进行细化，并使之制度化、规范化，以保证如实履行物业管理委托合同规定的义务。

　　2、在建立某某区行政中心物业管理内部管理制度时，以我公司现有的管理运作制度和ISO9000质量体系为基础，结合行政中心物业管理的具体特点和要求，并导入ISO14000环境管理体系和OHSAS18000职业安全健康管理体系，对整个规章制度体系作适当的修订和整合，使整套规章制度体系更切合实际，操作性更强。

　　3、规章制度注重服务、管理和责任的统一。每一项制度责任者对所承担的管理、服务各项责任明确具体并相互关联。

　　4、在定性的基础上强调定量的要求极其重要性，使绩效考核评估具有标准尺度和依据，又能激发员工工作热情。

　　5、注重物业管理活动中各部门人员职责范围和工作接口关系，梳理各个环节，用制度使其环环相扣，做到有序规范的运作，协调一致。

　　6、制度文字条款简明扼要，便于员工理解、记忆、接受、执行。

　　（规章制度的内容见物业管理服务方案附件《管理制度汇编》）。

　　二、档案的建立与管理

　　规章制度的执行，需要通过档案管理手段来实现。某某区行政中心物业管理档案的建立与管理就是围绕规章制度的执行而进行的，对相关记录进行规范、整理、归档，做到每一项管理工作都有计划、有标准、有规范、有记录。因此，我们将在行政中心配备专职档案管理人员，对所有档案资料进行严格的、科学的、系统的管理，为整个管理工作的分析和改进提供可靠的依据和信息支撑。

　　三、物业管理档案的分类

　　1、物业管理档案的分类以公司的档案员岗位责任制度、档案管理规定以及质量体系中的质量记录控制程序等为工作依据，做到有章可循、有据可查、可量化、可考核。

　　2、物业管理档案按三个层面进行分类管理：

　　（1）第一层面：以建设部颁发的《全国物业管理示范大厦标准》建立管理档案框架，对档案资料采用统一格式。

　　（2）第二层面：融合了行政中心的实际情况、ISO14000、OHSAS18000管理体系思想的ISO9000质量管理体系文件及管理运作制度、公众管理制度等，通过适应性修改，形成复合型行政中心物业管理档案资料。

　　（3）第三层面：将执行复合型管理体系文件、相关规章制度的各种现场记录补充

到管理档案架构中，形成档案管理的终端。

　　3、**区行政中心是某某区政府的首脑机关，保密范围涉及到原始文件资料，其保密方式和保密要求都不同于其他物业。因此，我们将对日常管理档案采用定期归档、密级保管等的方式严格进行。

www.pmCeo.com 物业经理人网

篇2：项目管理处规章制度

　　项目管理处规章制度

　　为了配合公司规章制度的执行，确保管理处的正常运行及创造良好的工作环境，并为住户提供一流的服务水准，管理处将对内部员工之违规行为作出处罚处理，严重者将送交有关司法部门处理，籍此，使管理处全体员工能精诚团结发挥各自潜能及积极性，共同促进管理处服务水平。

　　一、处罚条例

　　（一）有以下行为者，作口头警告处理

　　1.不严格遵守轮值时间上下班，无故迟到或早退，遇有特殊情况不请假并未获主任同意；

　　2.当值时，不穿着公司规定的制服及配带有效之证件，不保持制服整齐、清洁、仪容洁净及精神饱满；

　　3.无论对待同事、访客、业主或租户，均不以礼相待或不保持良好关系；

　　4.未经批准，使用公司电话作私人用途；

　　5.在工作场所内有不雅行为或动作，在公共场所大声噪吵的；

　　6.工作时间内干私活或未经批准私自接待亲友；

　　7.清洁工人员穿着拖鞋、高跟鞋或佩带金银饰物上班的；

　　8.拉群结派造成同事之间不团结。

　　（二）有以下行为者，作书面警告处理

　　1.工作态度不认真，在当值时间听收录机、阅读报章杂志、聚众喧哗、追逐嬉戏、吃零食或抽烟等；

　　2.要求（或替）别人打钟咭；

　　3.在上班时间睡觉、闲逛或擅离工作岗位；

　　4.使用客户专用的设备或物品；

　　5.对同事或客户作出侮辱性言语或行为；

　　6.遗失业主门匙或泄露客户资料（否则需同时承担因此而造成的一切后果）；

　　7.故意拖延工作进度或对工作内容有所隐瞒，接到业主投诉不迅速处理；

　　8.上门作业时，粗暴敲门并对业主（住户）造成影响或严重投诉，急促按门铃并于业主开门后不表明身份不说明来意，未经业主（住户）允许擅自走进室内的；

　　9.上门作业时，随意使用室内物品、抽烟、随地吐痰或乱丢垃圾、不爱护业主家中的物品、不尊重业主生活习惯而随意践踏室内地板的（同时，还需承担因此而造成业主的损失）；

　　10.上门作业时，未经许可使用业主家的物品，或在业主家中吸烟、喝茶、看电视、看报纸、随地吐痰、乱丢垃圾。非工作需要，开空调；

　　11.不服从上级的指导及执行指定的工作；

　　（三）有以下行为者，作即时解雇处理

　　1.向业主索取金钱或勒索他人财物；

　　2.恐吓、威胁或危害他人安危；

　　3.在当值时间内私下为业主提供职责范围外的服务；

　　4.以权谋私，工程及维修部门工作人员按工程单要求及范围上门服务，在维修作业期间收取业主（住户）钱财或另加有偿服务；

　　5.假借公司名义或利用职权向外作有损公司声誉或利益之行为；

　　6.利用职务之便，私下为客户提供物业租售及其它中介服务并收取中介费用；

　　7.在公司范围内有不道德的行为或交易；

　　8.偷取公司、业主（住户）或同事的财物，经查实的（情节严重者送公安机关处理）；

　　9.在本公司范围内打斗、酗酒、聚赌、服食毒品或危害他人身心健康；

　　10.向外界泄露有利公司竞争及机密的情况或资料；

　　11.擅自标贴或涂改本部门或公司各类通告或指示，存心毁坏本部门或公司的财物；

　　12.不遵守并不执行公司所发出的一切通告及事项；

　　（四）处理方式

　　1.违反三次口头警告行为者，作一次书面警告处理；

　　2.违反三次书面警告行为者，作解雇处理。

　　（五）程序解释：参照公司《员工手册》程序

　　二、安全管理制度

　　（一）行政安全管理条例

　　1、安全工作包括上班的交通安全，办公地点的防火、防盗工作；

　　2、员工上下班如自驾机动车，必须严格遵守交通规则；

　　3、每班负责人在下班时要亲自检查，并保证办公室所有电器的开关已切断；

　　4、每班负责人在下班时要亲自检查并保证办公室的门窗已锁好；

　　5、业主档案资料由专人负责保管，除本部门主任（或以上人员）批准外，一律不许借阅。

　　（二）施工、作业安全管理条例

　　1、在清洗外墙、玻璃窗等高空工作中，必须有领班或以上人员在场指导，并遵守有关高空作业安全制度（例如：系扣安全带等）；

　　2、在清理碎玻璃时，清朝人员一定要戴手套及不能着凉鞋；

　　3、室外清洁人员在室外工作时，必须注意路面行车情况，尤其拐弯及路口位置；

　　4、室内管家人员在与业主移交门匙时，必须做好签收记录及相关的核实工作。下班前，必须检查空置单位的防火及门窗、水电掣安全情况；