金苑阁物业管理处档案管理
金苑阁物业管理处档案管理
档案的建立与管理要做到（1）档案资料标准化；（2）档案管理员专业化；（3）档案管理科学化；（4）实行计算机贮存与原始资料双档制。档案的建立与管理是物业管理的重要内容。科学化、现代化、规范化的档案管理将更有力地促进物业管理工作，提高物业管理水平，最终达到更好地为住户服务的目的。
一、档案的建立
1、办公室设专人负责“金苑阁”档案的建立与管理工作。按照各种档案对温度、湿度和照明的要求，建立标准的档案资料室；档案管理员必须经培训并合格后才能上岗。
2、制度档案建立与管理的工作流程，档案资料管理规章制度，档案管理员岗位责任制。
3、系统地收集“金苑阁”工程档案资料，住户资料、管理档案及其他档案，具体内容见附表。
二、档案的管理
1、充分运用计算机管理
在现代信息社会，广泛地应用计算机，参与各行业、各方面的工作，已成为现代化管理的重要手段，在档案管理上，充分发挥计算机具有的数据处理功能，贮存信息量大、安全可靠、易于保存、方便使用等优势，实现档案管理的科学化和现代化。
计算机的应用主要体现在：
运用计算机查询住户资料。采用目前最先进的物业管理软件，经录入住户资料后可以很方便地查询有关住户资料。我们可以清楚地查到楼房名称、业主姓名、住户人数、面积、房屋类型、结构、家庭成员。如果想知道家庭成员的情况。可进一步查询其姓名、性别、出生年月、籍贯、关系、工作单位、职务、户籍等情况，这将为我们的工作带来极大的方便。
2、采用计算贮存与原始档案双档制，实现档案资料贮存方式多元化，尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑磁盘贮存，以利于保存、查找和利用。
3、做到档案组卷分类科学化
编制统一的档案组卷分类说明书，规定应按部分类，以内容分类、按同一年度、同一保存期限，同一保存程度的顺序进行组卷，逐一编号、登记造册、编缉目录、分柜保存。住户档案资料分类原则，每组按柜、每栋按位、每单位按盒、每户按册建档。
4、加强档案的安全、保密工作
在设计建立标准化档案室之前，考虑了加强档案的安全管理，配置消防器材和防盗门、网、档案柜，符合防盗、防火、防虫、鼠、防潮的要求。贯彻执行国家保密法，管理处部分档案按其保存程度有重要之分，并以其泄露、遗失会使住户、管理处利益受到重大、较大损失和不良影响分为绝密、机密、秘密三级，其他资料档案，不同密级的档案在保管和运用方面将会区别对待。
三、档案的运程
1、建立电脑网络系统，由一台主机网上联系多台终端机，分布在各个办公室中，常用的档案应用编制计算机系统软件并将档案资料输入计算机，方便于查阅，密级档案设置密码口令，经主任授予口令后方能使用。
2、员工因工作需要借阅档案，应办理借阅登记手续，并规定借阅期限。
3、档案的销毁，应填写销毁单，并经管理处主任批准后方可执行，销毁单由档案员保存。
附表 项目内容
建筑与工程档案
1、社区规划图，竣工总平面图
2、单体建筑、结构、设备竣工图
3、地下管理网竣工图
4、地质勘察报告
5、工程合同及开、竣工报告
6、工程预结算
7、图纸会审记录
8、工程设计变更通知及技术核定单
9、竣工验收书
10、主要材料、质量保证书
11、水电、气等设备的检验合格书
12、绿化工程竣工图
13、社区各类房屋清单
14、出售房屋的产权范围
15、社区公共设施、设备及公共场所地清单
16、社区未完工的房屋、公用设施、设备及公共场地的竣工日期
住户档案
1、购房合同书
2、入伙通知书
3、夫妻双方身份证、工作证复印件
4、商、住户详细资料登记表
5、前期物业管理服务协议
6、家庭人员登记表
7、管理费银行托收档案
装修档案
1、装修申报表
2、装修管理协议
3、装修人员登记表
4、室内装修设计图
管理资料
1、管理规章制度
3、部长值班工作记录
4、商、住户投诉与回访记录
5、员工培训与考核记录
6、员工个人档案
7、治安、交通管理记录
8、绿化管养记录
9、财务表及其公布方案
10、业行会的文件、通知、资料、历次活动记录
11、其它有关管理资料
维修档案
1、机电设备管理维修记录
2、维修申报、派工记录
3、维修回访记录
4、重大完善、配套工程记录
采编：www.pmceo.cOm篇2：物业公司档案管理规定(2)
物业公司档案管理规定（二）
一、档案分类
所属部门、项目部需进行档案分类，明确各类档案的保管人，并结合公司实际，将档案分为以下类别：
档案的分类
类别号档案的类别名称档案涉及部门/项目部备注
1L合同/协议公司、项目部、财务部
2L公司文件/通知公司、项目部
3L上级公司文件公司
4L政府主管部门文件公司、项目部
5L相关部门文件公司、项目部
6L政策法规文件公司、项目部
7L工程开发图纸、资料项目部
8L业户档案、资料项目部
9L日常工作资料公司、项目部、各部门日常工作中各部
门、各专业涉及的文档资料（含质量认证要求记录），按质量认证文件要求管理。
9L1客服日常工作资料客服专业
9L2工程日常工作资料工程专业
9L3保安日常工作资料保安专业
9L4保洁日常工作资料保洁专业
9L5绿化日常工作资料绿化专业
9L6财务日常工作资料项目部财务
二、档案编号
1、档案盒/文件夹统一编号：
（1）档案盒/文件夹编号构成：类别号-部门/项目部识别号-档案盒序号
（2）档案盒/文件夹编号说明：
类别号：1L-9L，9L1-9L6
部门/项目部识别号：GS-公司；GSC-公司财务；GSR-公司人力；GSZ-公司综合计划；GY-国英项目部；TY-桃园项目部；QSY-清上园项目部。
③档案盒/文件夹序号：各部门、项目部、各专业确定，以档案存放地点或保管人为单位对所管理的档案盒/文件夹排序。
如：1L-GY-03，代表国英项目部合同类档案，合同档案盒的排序为03；9L1-TY-05，代表桃园项目部工程日常工作类档案，该档案盒的排序为05；
2、档案盒/文件夹内文件编号：
在档案盒/文件夹编号下所列文件目录的序号即为此盒/夹内文件的编号。
三、建立档案盒/文件夹明细单
整理所有的档案盒/文件夹，按要求统一编号并填写《**物业部门/项目部档案盒/文件夹明细单》
四、建立档案盒内存档文件目录
整理每个档案盒/文件夹内所有文件，分别填入《**物业部门/项目部×××档案盒/文件夹文件存档目录》，其中的编号即为该档案盒/文件夹在附件2中的编号，其中的序号即为该文件在此档案盒/文件夹的编号，同时在该文件右上方用笔标注所排序号，使文件编号与文件存档目录相符。
四、各类档案保管的基本要求
1、按档案的存放和使用部门设专人保管，每类档案必须明确保管责任人。
2、档案的保管须做到标识清晰，分类明确，易查找。
3、档案的鉴定必须由公司指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定，其他未经授权人士无权决定。
4、档案的借出必须由部门经理、项目部经理确认并经过登记后方可借出。文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任。
5、重要档案资料入室时必须经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重需追究借阅人员的责任。
6、档案管理人员应定期检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件丢失和泄密。
7、保管档案的环境要求达到防火、防潮、防虫、防变质等，配置有效的灭火器材和防潮物品及设施，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合公司文档管理要求。
文章篇3：物业公司档案管理员工作职责
物业公司档案管理员工作职责
一、负责公司文件资料的归档、保管、借阅等档案管理工作。
二、负责对有保存价值的各种文件、音像制品、图表等文件、资料，进行编目、立卷等工作。
三、正确掌握档案管理的方针、政策，熟悉公司档案管理业务，能担任公司档案管理专业的业务指导，解决业务工作中的一般问题。
四、对库存档案有系统的了解，能根据承办人提供的线索，及时查找所需的档案。定期清点档案资料，对于借出档案及时催还归卷。
五、对于未按期上缴的档案资料，及时与有关部门联系催要。
六、妥善保管档案，确保档案安全，防止档案失散受损。按档案管理期限，对于过期档案资料，按规定手续注消或封存。
篇4：物业部文件档案管理制度
物业部文件档案管理制度
一、物业部服务中心管理员专职负责服务中心所有文件（通知、命令、公函、总结、报告、通报、会议记要等）及资料（技术图纸、手册、个人简历、员工档案、市府法规、车辆档案、户口档案等）的存档，收集和保管。
二、任何人借阅上述文件资料，须登记日期、用途、经手人及归还日期。
三、属机密文件的要妥善保管，不准散播内容，不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印，不准带离办公室。
四、员工个人档案属秘密材料，他人无权翻阅，保管人员也不得将这些资料擅自给他人过目。
五、文件资料要进行合理归档，归档要注意整齐，归档前要先把资料分类，无论是按字母顺序，还是按内容，按时间等形式分类，其目的都是为了查找迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚标明。
六、要经常进行清理归档，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料要急时清理，无保存必要的材料，经物业部领导批准可做销毁处理。
篇5：物业公司项目档案管理制度
物业公司及项目档案管理制度
●档案管理规定
1、档案资料由经理负责监督保管，内务管理员专职文件存档、注记工作。
2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜上锁，未经经理许可，任何人不得动用。
3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档清单和编号目录。
4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。
5、物业档案在历任经理离职或调职时，应向接任者办理移交手续，经认可后方可离开。
6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。
7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经经理书面认可，如有违反的，作泄密处理。
8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况，对不符合要求的保管人将作适当处分。
9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的，对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的，公司将视情节追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
●小区管理保密规定
1、公司、物业内部资料，业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。
2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内，由内务管理员专人管理。
3、公司文件柜备用钥匙由经理保管，内务管理员休假时，由经理指定者方可代为执行以上事务。
4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等，必须隐蔽放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。
5、公司制定的各类规章制度及工作指引，严禁任何形式的抄袭和复印，严禁外泄。
6、公司发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。
7、员工应具有维护他人隐私的法律意识，主动为公司和小区住户保守秘密，对任何人的不正当打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。
8、员工因执行保密规定不当，致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的，公司将从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。
●小区档案资料
1、小区验收档案：
1）小区土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）。
2）小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。
3）小区机电设备保养合约。
4）小区公共区域设施设备验收记录。
5）小区公共区域设施设备移交记录。
6）单元验收及移交记录。
2、小区二次装修档案：
1）住户二次装修图纸及审批手续。
2）二次装修期间管理处监督检查资料。
3、住户资料：
1）小区住户入伙资料。
2）小区住户情况登记（包括姓名、房号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间等）。
4、小区管理文本汇编：
1）管理合同、业主公约、用户手册。
2）小区各类管理规章制度及装修管理规定。
3）小区各项管理分包合约。
5、小区设备维修保养资料：
1）各类设施设备专门的维修保养制度和应急措施。
2）各类设施设备独立的维修档案及日常巡检维修记录。
3）主要部位如配变电间、监控中心等应有工作日记、交接班记录、巡视记录和人员进出记录。
4）住户维修报修单及维修后的回访记录。
6、小区设施设备检测：
1）电梯有劳动部门合格证书及年检报告。
2）消防泵、管道等有定期试机及换水记录。
3）小区避雷系统有定期检测报告。
4）小区其他设施设备检测记录资料。
7、日常文档：
1）日常通知、文件的存档。
2）小区管理费收缴情况。
3）公司管理费财务报告。
4）会议记录。
5）值班记录。
6）安保值班记录。
7）其他管理记录。
●档案资料的管理要求
1、采用多种形式的文档储存方式
，如电脑磁盘、录象带、录音带、相片、图表等，并采用适当的保管、储存方法。2、尽可能地把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。
3、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理，并定期清除过期无效文件。
4、原始文件按照文件的使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录，文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效的文件。
5、档案的鉴定必须由经理或其他指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出决定，其他未经授权者无权决定。
6、档案按不同业务性质分块，以内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，最好按不同业务部分分柜保存。
7、档案保管有专人负责，以达到文件管理要求，必须做到档案标识清晰、分类明确，易查找；档案必须由具备资格人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任。档案归还必须经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重须追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件流失和泄密。
8、档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质的要求，配置有效的灭火器材，潮湿天气需放置生石灰等物质，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合公司文件管理的要求。
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