翰岭院管理处制度和档案管理
翰岭院管理处制度和档案管理
（一）管理规章制度
规章制度在日常物业管理实务运行中既是物业管理的保障，又是实施物业管理的准则，一个企业管理水平的高低就可以从它是否有健全的规章制度并严格执行上来评判。
我公司在长期物业管理实践中，制订了一系列的规章制度，形成了一套涵盖物业管理运行和行政各要素的制度体系，为全面开展翰岭院物业管理工作，实现我们的顾问管理目标，我公司顾问管理人员将组织嘉铭物业有关人员根据我公司制度体系，结合翰岭院的实际，制订翰岭院管理制度和管理体系。
其内容主要有以下诸方面（但不限以下内容）组成。
1、公众制度
(1)翰岭院业主管理委员会章程
(2)翰岭院业主公约
(3)翰岭院居民精神文明公约
(4)装修管理规定
(5)用水管理规定
(6)用电管理规定
(7)煤气使用管理规定
(8)出租房管理规定
(9)环境管理规定
(10)治安管理规定
(11)防火防风管理规定
(12)商铺管理规定
(13)业主（住户）停车管理规定
(14)摩托车、自行车管理规定
2、岗位职责
(1)管理处经理岗位职责
(2)财务会计岗位职责
(3)财务出纳岗位职责
(4)综合服务客服主管岗位职责
(5)综合服务环境主管岗位职责
(6)综合服务行政主管岗位职责
(7)工程主管岗位职责
(8)保安队长岗位职责巡逻岗
(9)治安管理员岗位职责
(10)车场管理员岗位职责
(11)监控室保安员岗位职责
(12)设备运行管理员岗位职责
(13)维修管理员岗位职责
(14)后勤管理员岗位职责
(15)档案管理员岗位职责
(16)行政人事管理员岗位职责
(17)保洁管理员岗位职责
(18)绿化管理员岗位职责
(19)客户服务管理员岗位职责
备注：各岗位人员可根据具体情况设置，可一人兼职数岗。
3、管理运作制度
(1)员工行为规范
(2)物业交付程序
(3)物业交用程序
(4)供电管理程序
(5)供水管理程序
(6)装修控制程序
(7)收费运作程序
(8)便民服务工作程序
(9)绿化管理程序
(10)道路管理程序
(11)清洁卫生管理程序
(12)治安管理程序
(13)停车管理程序
(14)值班管理程序
(15)消防管理程序
(16)公用设施改造及维护维修工作程序
(17)社区文化管理程序
(18)业主违例事件处理程序
(19)访问客户工作程序
(20)财务核算程序
(21)业主请求处理程序
(22)出租房屋控制程序
(23)商铺管理程序
4、公司考核管理制度及标准
(1)员工月度考核办法
(2)员工年终考核办法
(3)公司其它各项规章制度
（一）物业资料管理
科学的、规范化的档案管理能有效地为翰岭院及公共设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。翰岭院作为高层住宅项目，其档案资料是十分繁杂的，我们拟采取系统化、科学化、信息化的科学管理手段，明确指定档案
管理人员，抓住档案资料的收集、整理、归档、利用四个环节，对所有档案资料进行严格、科学、集中的管理，达到提高物业管理水平、更好地服务业户的目的。
1.物业资料管理流程：
2.档案资料的分类检索
（1）开发建设单位移交档案资料
1) 产权资料
A.项目批准文件
B.用地批准文件
C.建筑执照
D.拆迁安置资料
2) 技术资料
A.翰岭院规划图
B.建筑施工图
C.竣工图
a. 总平面图
b. 单体建筑、结构、设备竣工图
c. 消防、附属工程及地下管网竣工图
D.地质勘测报告
E.工程合同
F.开、竣工报告
G.工程预决算
H.图纸会审记录
I.工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）
J.隐蔽工程验收签证
K.沉降观察记录
L.竣工验收证明书
M.钢材、水泥等主要材料的质量保证书
N.新材料、构配件的鉴定合格证书
O.水电、卫生器具等设备的检验合格证书
P.砂浆、混凝土试块试压报告
Q.供水试压报告
3) 物业资料
A.翰岭院基本资料
B.翰岭院分项资料
C.商业配套资料
D.娱乐设施资料
（2）管理处自建档案资料
1) 业户资料
A. 业户基本情况
B. 产权证书复印件
C. 各项签约文件
2) 日常管理资料
A. 环境管理记录
a. 日常巡查记录
b. 垃圾清运记录
c. 消杀记录
d. 噪音检测记录
B. 保安管理记录
a. 日常巡查记录
b. 交接班记录
c. 值班记录
d. 物资搬运放行记录
e. 紧急事件处理记录
f. 车辆进出记录
g. 夜间查岗记录
C.车辆档案
a. 车辆详细资料
b. 车位使用协议
D.装修管理资料档案
E. 维修服务档案
a. 维修委托单
b. 维修服务回访记录
F 收费管理档案
a. 管理费收支公布表
b. 管理处与外单位签订的各类合同
c. 其它
G.设备管理档案
a. 公用设施保养维修记录
b. 机电设备保养维修及运行记录
c. 设备分承包方维修保养记录
d. 设备设施巡视检查记录
e. 设备台帐
H. 业户意见调查、统计记录
I. 业户访问记录
J. 业户投诉及处理记录
K. 员工管理档案
a. 员工个人详细资料
b. 员工培训考核记录
c. 员工业绩考核记录
d. 员工内务管理检查记录
L.培训档案
a. 培训计划及实施记录
b. 培训考核及跟查记录
c. 军事训练及消防演习记录
M. 行政文件
a. 政府部门文件
b. 公司规章制度、通知、通报等文件
c. 公司荣誉资料
N. 其它
3、档案、资料使用流程：
4、档案资料收、发管理程序
（1）公司重要资料（如开发建设单位提供的资料）接收必须经过管理处主任或其指定负责人验收，完善交接手续后方能分卷归档。
（2）日常管理文件按照公司制定的文件管理程序进行发放及接收，并分卷归档。
5、翰岭院档案资料管理要求
（1）采用多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、光碟、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等，并采用相适应的保管、储存方法。
（2）尽可能把其它形式的档案资料转化为电子档案储存，便于查找和利用。
（3）电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理，并定期按相关管理流程清除过期失效文件。
（4）原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关内容，以保证查阅者及时找到有效的
文件。
（5）档案的鉴定必须由管理处指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定，其他未经授权人士无权决定。
（6）档案按不同业务性质分块，以内容分类，统一编号，登记造册，编辑目录，分类保存。
（7）档案保管必须有专人负责，以达到文档管理要求，必须做到档案标识清晰，分类明确，易查找；档案出室必须由授权人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任；档案入室时必须经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重需追究借阅人员的责任。档案管理人员应定期检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件丢失和泄密。
（8）档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质等，配置有效的灭火器材和防潮物品及设施，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合管理处文档管理要求。
采编：www.pmceo.cOm篇2：物业部文件档案管理制度
物业部文件档案管理制度
一、物业部服务中心管理员专职负责服务中心所有文件（通知、命令、公函、总结、报告、通报、会议记要等）及资料（技术图纸、手册、个人简历、员工档案、市府法规、车辆档案、户口档案等）的存档，收集和保管。
二、任何人借阅上述文件资料，须登记日期、用途、经手人及归还日期。
三、属机密文件的要妥善保管，不准散播内容，不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印，不准带离办公室。
四、员工个人档案属秘密材料，他人无权翻阅，保管人员也不得将这些资料擅自给他人过目。
五、文件资料要进行合理归档，归档要注意整齐，归档前要先把资料分类，无论是按字母顺序，还是按内容，按时间等形式分类，其目的都是为了查找迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚标明。
六、要经常进行清理归档，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料要急时清理，无保存必要的材料，经物业部领导批准可做销毁处理。
篇3：大学生社区管理公司档案管理制度
大学生社区管理公司档案管理制度
1、目的：
规范公司各部门各种文件和资料的归档工作。
2、适用范围：
适用于各部门各种档案的管理工作。
3、职责：
3.1各部门负责人负责监督档案管理的实施工作。
3.2各部门档案管理员负责档案的日常管理工作。
4、管理制度：
4.1档案管理的内容：
4.1.1公司各部门均需保存以下档案：
a）公司各种行政文件；
b）公司与质量有关的文件；
c）部门收发文记录；
d）本部门形成的质量记录；
e）其它本部门形成的或公司下发的文件。
4.1.2各部门除要保存以上档案外，还需按部门分别保存以下档案：
a）办公室保存公司所有文件(除财务与建设修缮的资料)的原件。
b）各部门保管各部门的资料。
c）办公室保管人事档案和各种合同。
4.2档案的保管目的
a）便于查阅；
b）保证档案的安全；
c）防止档案的损坏；
d）延长档案寿命；
4.3档案的密级
档案的密级分为三级：绝密、机密、普通：
a）绝密档案包括：员工人事档案、合同、学生资料、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案；
b）机密档案包括：质量管理体系文件及运行记录、重要的会议记录、公司收发文（通知、通告除外）、工程类图纸、计划总结和其他属机密的档案；
c）普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。
4.4 档案的保管方式
4.4.1档案的装盒与标识
各部门档案管理员将不同档案分类，并按时间顺序装入档案盒内，然后根据档案的规格准备相应的档案标贴纸，在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案名称，然后将制作好的档案标贴纸贴在档案盒左侧立面距顶部3厘米位置处，并排列在档案柜中。
4.4.2编制目录：
4.2.2.1各部门档案管理员在档案盒首页位置准备《文件归档目录》；
4.2.2.2每一份档案归档时，均需将该份档案登记在《文件归档目录》中，以便查阅。
4.5档案的查阅权限
4.5.1总经理可查阅公司所有档案。
4.5.2副总经理可查阅分管工作的档案。
4.5.3部门负责人可查阅该部门所有档案。
4.5.4其他人员根据审批查阅有关档案。
4.6档案的查阅/借阅/复制
4.6.1查阅/借阅/复制人到部门《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
4.6.2部门档案管理员审核其资格：
a ）权限内的按正常手续办理；
b）权限外的，需得到相应授权人的许可：部门（财务除外）的档案，由部门负责人审批；公司档案，由办公室主任审批，财务档案及公司机密档案，由总经理审批。
4.7在档案归还日期前，部门档案管理员应督促借阅人将档案完好交还。
4.8须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由办公室主任审批；普通档案由部门负责人审批。
4.9档案的销毁
4.9.1超过保管期限的档案，由部门档案管理员依据档案的保管期限编制《文件和资料销毁清单》。
4.9.2该清单报部门负责人审核，由管理者代表审批后进行销毁，财务档案的销毁由总经理审批。
4.9.3销毁时应有部门档案管理员及质量管理办公室质管员在场，销毁结束后，销毁人员在《文件和资料销毁清单》上签字。
5相关文件
6记录
6.1《文件归档目录》
6.2《文件和资料销毁清单》
6.3《文件查阅/借阅/复制登记表》
篇4：物业公司项目档案管理制度
物业公司及项目档案管理制度
●档案管理规定
1、档案资料由经理负责监督保管，内务管理员专职文件存档、注记工作。
2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜上锁，未经经理许可，任何人不得动用。
3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档清单和编号目录。
4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。
5、物业档案在历任经理离职或调职时，应向接任者办理移交手续，经认可后方可离开。
6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。
7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经经理书面认可，如有违反的，作泄密处理。
8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况，对不符合要求的保管人将作适当处分。
9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的，对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的，公司将视情节追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
●小区管理保密规定
1、公司、物业内部资料，业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。
2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内，由内务管理员专人管理。
3、公司文件柜备用钥匙由经理保管，内务管理员休假时，由经理指定者方可代为执行以上事务。
4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等，必须隐蔽放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。
5、公司制定的各类规章制度及工作指引，严禁任何形式的抄袭和复印，严禁外泄。
6、公司发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。
7、员工应具有维护他人隐私的法律意识，主动为公司和小区住户保守秘密，对任何人的不正当打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。
8、员工因执行保密规定不当，致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的，公司将从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。
●小区档案资料
1、小区验收档案：
1）小区土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）。
2）小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。
3）小区机电设备保养合约。
4）小区公共区域设施设备验收记录。
5）小区公共区域设施设备移交记录。
6）单元验收及移交记录。
2、小区二次装修档案：
1）住户二次装修图纸及审批手续。
2）二次装修期间管理处监督检查资料。
3、住户资料：
1）小区住户入伙资料。
2）小区住户情况登记（包括姓名、房号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间等）。
4、小区管理文本汇编：
1）管理合同、业主公约、用户手册。
2）小区各类管理规章制度及装修管理规定。
3）小区各项管理分包合约。
5、小区设备维修保养资料：
1）各类设施设备专门的维修保养制度和应急措施。
2）各类设施设备独立的维修档案及日常巡检维修记录。
3）主要部位如配变电间、监控中心等应有工作日记、交接班记录、巡视记录和人员进出记录。
4）住户维修报修单及维修后的回访记录。
6、小区设施设备检测：
1）电梯有劳动部门合格证书及年检报告。
2）消防泵、管道等有定期试机及换水记录。
3）小区避雷系统有定期检测报告。
4）小区其他设施设备检测记录资料。
7、日常文档：
1）日常通知、文件的存档。
2）小区管理费收缴情况。
3）公司管理费财务报告。
4）会议记录。
5）值班记录。
6）安保值班记录。
7）其他管理记录。
●档案资料的管理要求
1、采用多种形式的文档储存方式
，如电脑磁盘、录象带、录音带、相片、图表等，并采用适当的保管、储存方法。2、尽可能地把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。
3、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理，并定期清除过期无效文件。
4、原始文件按照文件的使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录，文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效的文件。
5、档案的鉴定必须由经理或其他指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出决定，其他未经授权者无权决定。
6、档案按不同业务性质分块，以内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，最好按不同业务部分分柜保存。
7、档案保管有专人负责，以达到文件管理要求，必须做到档案标识清晰、分类明确，易查找；档案必须由具备资格人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任。档案归还必须经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重须追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件流失和泄密。
8、档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质的要求，配置有效的灭火器材，潮湿天气需放置生石灰等物质，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合公司文件管理的要求。
篇5：物业项目公司档案管理制度
物业项目公司档案管理制度
第一条管理原则：
一、为保证档案的完整、规范，根据物业管理对档案管理的要求，结合公司的实际情况，制订本管理制度，各岗位员工必须严格执行操作。
二、档案包括管理文书、服务记录、小区资料等内容，反映公司的整个经营活动。
三、公司档案由行政人事部统一管理，项目服务中心档案由部门负责人负责。
第二条 归集整理：
一、各部门的工作记录由各部门主管负责整理，通用文书和小区资料有综合管理部整理，其中技术资料可由相关部门指导进行。
二、检查好文件的本文及附件是否完整，处理程序是否完备，如有短少，应即追查归入，如有遗漏，应即退回经办部门补办，与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。
三、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
四、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。
五、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。
第三条 分类编号
一、档案分类
（一）档案范围
1、各部门制定的管理规定。
2、工程维修保养合同。
3、小区社区文化。
4、人事调动。
5、主任级以上管理人员的调动、晋级、变动。
6、重大事故报告。
7、重大采购合同。
（二）各部门档案范围
1、行政人事部行政
（1）通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、讨论通过的文件、重要照片、小区社区文化。
（2）公司年度、季度、月份工作计划、总结。
（3）公司部门主管、系统工调函及任免报告。
（4）公司重大事投诉报告、处理决定。
（5）通报表扬。
（6）机构设置、改名称、印章合并和启用，扩大营业范围报告、批复。
（7）公司颁布的各种规章制度、条例、决定、规定。
（8）公司简报、信息、通讯及报刊剪辑。
（9）公司大事记。
（10）公司固定资产说明书。
2、行政人事部人事
（1）中级职称、员工技工职称资料。
（2）员工培训计划、培训实施方案、考核规定。
（3）上级机关对劳动工资、人事制度的指示、通知、计划。
（4）员工工资管理办法、方案、规定和实施细则。
（5）员工的奖励、处分的决定和通报。
（6）职工调资、转正、定级、考核等文件。
（7）员工花名册。
（8）采购合同。
3、安护部
（1）上级公司消防、治安工作，通知、批复。
（2）小区重大消防、治安报告及相关文件。
4、财务部
（1）上级、本公司关于财务管理，各种费用开支的规定、办法、通知。
（2）小区管理费调整的请示、通知。
（3）上级及本公司关于清点、财税大检查、验收等通知。
5、工程部
（1）工程维修保养承包合同及外派工程合同。
（2）工程重大技改项目、图纸。
（3）工程重大事故报告。
（4）工程重大投诉诉处理资料。
（5）重大意外造成的小区局部损失情况报告。
（6）小区维修资料。
6、客户服务
（1）合同（防蚁、绿化、清洁）。
（2）写字楼、商场等管理规定。
（3）重大投诉、重大事故处理意见。
（4）用户资料。
（5）装修指南。
（6）用户手册。
二、档案编号：
（一）按照分类大小级别按次序编号。
（二）按照年度时间按顺序编号。
（三）按照采用首字拼音、英文大小写和数字想结合的方式编号。
第四条 立卷目录
一、立卷：
就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷。
（一）根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标准贴纸。
（二）在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成。
（三）制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中；
（四）将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒（或文件夹内）。
二、编制目录：
（一）档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》；
（二）每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目）中，以便查阅。
第五条 档案保管：
一、保管期限
（一）档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。
（二）各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序，对档案的保存价值进行鉴定及标注
（三）永久保存：1.公司章程；2.股东名簿；3.组织规程及办事细则；4.董事会及股东会纪录；5.财务报表；6.政府机关核准文件；7.不动产所有权状及其他债权凭证；8.工程设计图；9.其他经核定须永久保存的文书。
（四）10年保存：1.预算、决算书类；2.会计凭证；3.事业计划资料；4.其他经核定须保存10年的文书。
（五）5年保存：1.期满或解除之合约；2.其他经核定保存5年的文书。
（六）1年保存：结案后无长期保存必要者。
（七）规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
二、保管要求
（一）便于查阅。
（二）保证档案的安全。
（三）防止档案的损坏。
（四）采取修复技术，延长档案寿命。
三、保管职责：
（一）财务部保管财务档案。
（二）综合管理部保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料；ISO9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案；分供方评审、物业租凭和多种经营资料。
（三）工程维修部保管服务中心工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及品质保障部各职能部门需要保管的其他档案。
（四）各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。
（五）各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员。
（六）档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号。
（七）档案管理员定期将《档案目录》输入电脑，以便查询。
（八、）档案原则上保管原件。
第六条 档案保密：
一、档案密级
分为三级：绝密、机密、普通；
（一）绝密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案；
（二）机密档案包括：ISO9000质量体系文件、重要的会议记录（纪要）公司收发文（通知、通告除外）工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案；
（三）普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。
二、档案查阅
（一）查阅权限
1、总经理可查阅公司所有档案。
2、总经理助理可查阅分管工作的档案。
3、部门负责人可查阅该部门所有档案。
4、其他人员根据审批查阅有关档案。
（二）档案的查阅/借阅/复制
1、查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
2、档案管理员审核其查（借）阅资格：
3、权限内（经授权/审批）的按正常手续办理；
4、权限外的，档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续：
5、属部门（财务类除外）的档案，由部门负责人审批；属服务中心的档案，由服务中心总经理审批；属公司的档案，由总经理审批；财务类的档案也应由总经理审批。
6、在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。
7、须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由人事部负责人审批；普通档案由部门负责人审批。
三、档案的销毁
（一）超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限，每年编制销毁计划及清单位，报综合管理部主管审核。
（二）综合管理部审核无误后报服务中心经理和总经理审批。
（四）监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。
第七条 库房管理：
一、库房内的档案柜要同样编号，入库的档案要按大类有系统地上架排列，做到存放有序，查找有据，实行科学管理。
二、要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要即使修补。
三、要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠等"七防"措施，严格控制库内的温度，保持库内清洁，每月全面清扫一次。
四、档案库要实行专人管理，无关人员未经许可不得进入库房。
五、库房工作人员要熟悉与档案库有关的供水、供电、供热系统情况，并经常检查是否完好，离开库房时要注意关闭落锁，关闭电源。
六、认真办理档案入库和查阅，借阅党纪手续、案卷借出时要以代卷卡补位，案卷归还后，要及时放回原处，每两年全面检查馆藏档案情况，档案管理人员调动时，必须办理档案交接手续。
七、阅览室内禁止吸烟，不要大声喧哗，不准靠近阅档桌喝水。
八、利用档案资料要注意保守机密，不得传播档案内容；要保证案卷的完整与安全，严禁拆卷、折叠、剪裁和涂改；要保证案卷清洁，不得弄脏，划道。
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