公寓项目物业制度和档案建立管理

　　公寓项目物业制度和档案的建立与管理

　　第一节管理规章制度

　　一、规章制度的建立

　　健全规范的管理规章制度是我们实施科学管理、提供优质服务的依据。我公司在不断总结经验的基础上，全面导入ISO9001质量保证体系，已建立起了一套在许多物业得到成功应用的物业管理规章制度和一套完整科学的质量保证体系文件，结合希格玛公寓的实际情况，我们将按照本物业的运作要求和业务流程，进一步修改和完善。归纳为以下三大部分：

　　（一）公共制度

　　本部分主要是为了保证本物业得到有效的配合而制定的，也是确保物业管理水平的一个非常重要的因素，我们将与业主委员会一起拟订：

　　物业服务合同

　　业主文明守则

　　物业使用引导手册

　　（二）内部运作制度

　　根据本项目人员配备、岗位设置的情况，按公司要求制定规章制度，规范管理行为，并按照公司ISO9001质量保证体系，结合项目实际情况，建立健全相关的作业程序和操作规程。此部分为项目内部管理的依据。

　　1、岗位职责

　　项目部经理职责值班经理岗位职责

　　客服主管岗位客服人员岗位职责

　　工程主管岗位职责电工岗位职责

　　保安经理岗位职责中控值班人员岗位职责

　　交换站值班岗位职责保安员岗位职责

　　综合维修工岗位职责保洁主管岗位职责

　　保洁员岗位职责绿化工岗位职责

　　2、内部运作制度

　　员工守则交接班管理制度

　　员工行为规范材料采购、入库、出库管理规定

　　员工培训管理规定文件档案资料管理制度

　　绩效考评办法例会制度

　　日检、月检、周检管理规定库房管理制度

　　3、部门规章制度

　　客服服务中心

　　客户接待操作规程客户服务查询程序

　　客户申请服务项目的操作规程客户档案管理规章制度

　　保修处理操作规程

　　工程工作标准和操作规程

　　《维修通知单》工作规程水管爆裂的应急处理方法

　　电工维修安全操作规程生活水消毒设备操作规程

　　电机日常运行和维护工作规程生活水箱设备定期保养方法

　　故障停电的处理规程弱电专业运行保养规程

　　照明系统故障处理规程弱电专业紧急故障处理规程

　　综合布线系统的维修规程消防报警系统的维修规程

　　综合维修巡视规程电梯应急处理规程

　　综合维修操作方法天然气设备巡视保养规程

　　电梯运行维护操作规程天然气设备紧急事故处理规程

　　特约服务管理细则

　　工程规章制度/管理制度

　　共用设施设备维护管理规定事故处理制度

　　交接班制度工程设备设施安全防火制度

　　钥匙管理制度水泵房管理制度

　　值班制度电梯机房管理制度

　　工程档案管理制度综合维修专业巡视检查制度

　　设备设施标识的管理制度 电梯维修保养安全制度

　　日检、巡视制度电动工具安全操作制度

　　保安工作标准和操作规程

　　门岗交接班操作规程物品出入小区管理规程

　　巡逻岗操作规程证件管理操作规程

　　紧急突发事件处置规定钥匙管理操作规定

　　客户失窃、受扰的处理规程

　　保安规定制度/管理制度

　　档案管理制度晚间值班规定

　　保安器材管理制度 重点防范部位安全保卫制度

　　保安部巡查制度保安员着装规定

　　消防安全工作标准和操作规程

　　中控室运行规程消防设施巡检规程

　　监控系统操作规程消防报警及联动系统保养规程

　　火灾紧急行动操作规程消火栓保养规程

　　楼宇消防规章管理规定

　　消防中控室管理制度机房防火规定

　　消防设备、设施、器材的管理规定电气设备防火规定

　　公共场所防火规定办公室防火规定

　　库房防火规定

　　保洁工作标准和操作规程

　　公共区域走廊清洁操作规程 卫生间清洁操作规程

　　电梯轿厢清洁操作规程异常事故的处理操作规程

　　日常用工具使用操作规程保洁设备的使用及保养操作规程

　　行政管理

　　部门及员工考核与奖惩员工工作考核及奖惩制度

　　部门工作考评办法

　　第二节 物业管理档案的建立

　　物业档案资料既是一个物业不可缺少的组成部分，也是物业信息的重要来源。在物业管理工作中，物业档案资料也是物业管理的基础，起着重要的凭证和参考作用。

　　（一）物业管理信息的内容

　　在本物业管理中，我们拟按资料性质分为原始资料、常规管理资料两大类：

　　1、原始资料

　　＊土地使用证等权属证书

　　＊规划许可证、建筑许可证等各类项目批准证书

　　＊建筑图、施工图、施工预算、施工组织设计等图纸文件

　　＊竣工图

　　＊设备技术清单（名称、规格、数量、场地、主要性能、单价、随机工具及备件等）

　　＊设备技术手册、使用说明及质量保证书

　　＊设备安装调试记录（各设备系统的试压、试漏检查记录，电梯、电气、通风、供水、

　　消防等系统）

　　＊土建施工记录（地基处理记录、结构安装校正记录、预应力构件施工记录等）

　　＊建（构）筑监测记录构（建）筑的沉降、变形、防震、结构焊＊缝探伤检查记录

　　＊隐蔽工程的验收记录

　　＊工程事故发生及处理记录

　　＊图纸会审记录、设计变更洽商和技术核定单

　　＊项目的重要技术决定和文件

　　＊验收计划和验收会议纪要、验收记录、返修记录、验收总结报告

　　2、常规处理资料

　　＊各部门工作（操作）规范，管理制度

　　＊各部门工作记录

　　＊大、中、小修记录

　　＊项目分包合同等资料

　　＊与客户方来往信函、投诉及处理资料

　　＊物业管理委托合同

　　＊法律法规及政府有关文件

　　（二）物业管理档案的建立

　　根据物业管理信息的内容，考虑到在实际工作中工作的连贯性和特殊性，便于各查阅、参考。拟按档案资料的类型进行对档案资料进行建立、分类、排列：

　　1、事务管理类

　　可以分成上级来文、外来文、计划总结、各班组工作记录、项目分包合同等资料、与客户方来往信函、投诉及处理资料、物业管理委托合同、内部管理制度、项目主要活动记录等。管理合同作为永久

档案给予保留，其余按年度进行排列。

　　2、工程管理类

　　建立工程图纸档案、设备档案、设备保养维修记录、设备运行记录等。工程图纸档案、设备档案等物业原始资料作为永久档案给予保留。设备保养维修记录、设备运行记录等按年度排列。

　　三、物业档案资料的管理

　　（一）档案资料的收集

　　档案资料的收集工作尽可能及时、完善、不遗漏。达到下列要求：

　　1、物业接管时全面掌握房屋建筑、附属设备、公共设施、绿地绿化等物业基本情况。

　　2、维修更新时将维修更新后的物业变动情况注记在案。

　　（二）建立标准化的图、档、卡、册、表

　　建立标准化的图、档、卡、册、表，分类妥善保管。

　　1、图包括房屋平面图、主线路图、管道走向图、排污管道图等。

　　2、档在管理活动中形成的各类文字材料。包括：业主档案、重要设备档案等，其中业主档案需要重点保存，绝密管理。

　　3、卡是指根据管理工作需要而制作的设备保养卡、维修记录卡等。

　　4、册是指为了提高管理效率而建立的工作手册等。

　　5、表是指根据管理工作的需要而设立的各类表格。包括：房屋接管验收记录、客户投诉记录、服务洽商记录，以及各类统计表格等。

　　（三）建立动态管理机制

　　所有资料实行"双档"（电脑档案、文本档案）管理，同时由于物业档案资料管理具有动态性，因此必须建立动态管理机制。凡是管理程序各个环节，都要求有关人员进行及时、完整的动态补充。

采编：www.pmceo.cOm

篇2：荔园物业档案资料建立管理

　　荔园物业档案资料的建立与管理

　　档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及共用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指导和服务。针对碧桂园·荔园的物业管理形式，做到每一项管理工作有理论、有制度规范、有工作详实记录，计算机系统对原始文件资料进行管理，完善档案管理工作，从物业管理的角度记录每一个住宅单元的生活档案，配备专职档案管理人员，建章立制，对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。

　　一、碧桂园·荔园档案的建立

　　（一）主要思路

　　1.碧桂园·荔园档案资料分类：依据小区的具体情况，管理特点略有增减、各有侧重。在管理过程中，注重对资料的整理，找到过往管理中存在的缺陷和不足，并进行重新的分类和补充，使其符合对园区细致管理的需求。

　　2.档案建立抓住初次接管这一契机，从一开始就注重整理住户全面的原始资料，最大限度的明确物业状况和业主的自然状况，作为分户管理的档案基础，以方便接管后日常管理。

　　3.档案管理实行原始资料与电脑管理资料综合管理。原始资料包括：纸张、文字、卷宗、录像带、胶卷、照片、图表等形式；电脑资料包括：

　　电脑软、硬盘储存系统；做到各种档案资料并重，互相补充，形成小区管理的无盲点网络。

　　4.区内各项管理工作必须建立档案资料，依照"采取的管理方式"中制定的规范程序，逐一建档，形成标准化、制度化的档案管理体系。

　　二、碧桂园·荔园档案的管理

　　物业管理档案的种类繁多，我们拟采用建立档案、资料的分类检索的方式进行管理。

　　1.发展商提供的资料

　　1）产权资料

　　项目批准文件；用地批准文件；建筑执照；拆迁安置资料

　　2）技术资料

　　规划图；竣工图（a.总平面图b.单体建筑、结构、设备竣工图c.消防、附属工程及地下管网竣工图d.地质勘测报告e.工程合同开f.竣工报告g.工程预决算h.图纸会审记录i.工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）j.隐蔽工程验收签证k.沉降观察记录l.竣工验收证明书m.钢材、水泥等主要材料的质量保证书n/新材料、构配件的鉴定合格证书o.水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书p.砂浆、混凝土试块试压报告q.供水的试压报告r.绿化工程竣工图纸及相关资料s.其他技术资料）

　　2.管理处建立的资料

　　1）物业资料

　　住宅区基本资料；住宅区分区资料；商业网点资料；娱乐设施资料

　　2）住户资料

　　住户入住资料；入住通知书；入住协议书；家庭人员档案；住户情况登记表

　　3）管理资料

　　①保洁管理记录：日常巡查记录；绿化消杀记录

　　②保安管理记录：日常巡查记录；交接班记录；值班记录；物资搬运放行记录；紧急事件处理记录；车辆管理记录；夜间查岗记录

　　③出租屋档案：承租人员资料

　　④车辆管理档案：车位使用协议

　　⑤装修管理档案：装修申请表（附图纸）；装修工程队安全责任书；临时施工人员登记表；施工单位营业执照

　　⑥工程返修档案：住户情况登记表

篇3：办公+住宅项目档案建立和管理

　　办公+住宅项目档案的建立和管理

　　一、档案的建立

　　设立资料室、负责档案建立和管理，配备专门的档案专业管理人员，从接管开始，建立各类档案，采取电脑化管理。

　　1、系统化、科学化、标准化、制度化、电脑化管理，制订一系列管理制度。

　　2、建档流程：收集-整理-归类-编号-登记-输入电脑-入柜-利用-检查。

　　3、各部门广泛收集，资料室集中管理。

　　4、分类明确，针对不同的档案性质，采用有不同的建档和管档方法，本公司将档案分成五类由专职人员进行管理，并将档案管理列为我公司质量体系的一个重要部分。

　　二、档案管理

　　本公司档案管理体系按照ISO9000质量认证体系标准，把它浓缩为：

　　（一）办公室、人事档案管理；

　　1、办公室档案由资料员进行分类编号、整理、保管。

　　2、有关行政机关，公司上层有关文件及会议纪要均属办公室档案文件。

　　3、经领导批示传阅的重要文件入档必须与领导批示和传阅人员签字表格一并归档。

　　4、所有人事档案按照编号由资料员管理，并将个人所有资料输入电脑保存软盘，人离开企业其档案销毁。

　　（二）质量体系文件档案管理；

　　1、公司本部ISO9000质量体系文件的管理由管理处专人负责进行管理。

　　2、所有质量体系文件的编号、审批、发放、更改、作废均应有日期和负责人，批准人及文件现状态的记录。

　　3、所有质量体系文件均有规定的编号、易懂、易查、易察。

　　4、《文件清单》、《发放记录》、《更改申请表》、《更改领取表》均应填写标准、明了。

　　（三）工程档案管理；

　　1、从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料和各种竣工图及供电、发电、消防、排风排水、煤气管理、电梯、照明系统的有关资料均进行编号，档案由专人储存于专柜中保管。

　　2、所有工程类国家标准均匀进行统一编号并附上受控负责人由专人保管于专柜中。

　　3、所有工程资料均应规定保存期限，并建立销毁档案制度。

　　（四）财务档案管理；

　　1、每年形成的会计档案，都由财务会计按照归档的要求，负责整理立卷装订成册。

　　2、保存的会计档案向外单位提供利用时，须报有关领导批准，但不得拆散原卷册，并应限期归还。

　　3、会计档案的保管期限，根据特点分永久、定期二类。

　　4、会计档案保管期满需销毁时，应经有关领导同意，审查并编造会计档案，销毁设册。

　　（五）住户档案管理；

　　1、所有业主资料如购房合同（含产权证）复印件、租户合同复印件、房屋验收清单及业主、业主有关资料（身份证、户口所在地、工作单位地址、常住地址、联系电话）均应按单元由资料员编号妥善保存并输入电脑。

　　2、业主变更资料均匀由资料员妥善保存并输入电脑。

　　3、业主资料根据一定期限销毁，保存软盘。

　　（六）所有档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便、同时严格执行安全和保安制度，不得随意堆放、严防毁损、散失和泄露。

　　（七）所有可输入电脑的档案均应输入电脑，保存软盘。

　　（八）所有档案的借阅均应通过资料保管员（有必要时应有负责人许可同意）并进行登记签字。

　　（九）所有档案保管环境要求干燥、通风、如有遗失，应通知有关人员负责。

篇4：X工业园区设施设备业主档案建立管理方案

　　某工业园区设施设备、业主档案的建立与管理方案

　　一、管理规章制度

　　科学完善、合理量化。健全实操的管理规章制度是我们取得成功的重要法宝，也是提高服务品质、提升工业园区形象的重要依据。为进行统一规范和管理，接管后，我们将严格按照ISO9001国际标准人、及我公司质量体系文件的要求，对项目实施专业化、规范化管理。我们还将根据该项目实际情况对规章制度及相关程序作适当调整。管理制度主要包括公众制度及应急措施、ISO9001服务质量控制程序文件、公司内部管理制度等。

　　二、档案建立与管理

　　随着建筑设计高科技、专业化的发展，信息成为管理资源中又一重要因素，为此，在信息收取时广开信息渠道，存储时做到内容全面、丰富，收集时尽可能地完整。我们拟对项目所有物业管理与服务的项目，从主体到配套，从建筑到环境，从硬件到软件等都建立相应的管理档案。并树立档案管理的财富观、资源观和服务观，使档案管理真正为管理服务。

　　三、档案管理运作环节

　　1、资料的收集，直接隶属于客户服务中心。建立相应的规章制度，对所有档案资源进行严格管理。在收集时，坚持内容丰富的原则，根据实际全面收集，小到一盆花都有详细的资料收集。

　　2、资料的分类整理，根据其性质、特点进行细分，做到条理清晰，分类合理。

　　3、资料归档管理，按照资料本身的内在规律、联系进行分类保存，做到便于查找和调用，在进、出档案室都有严格的规定，严防文件流失。档案的管理环境必须做到“三防”，即防火、防潮、防变质。

　　四、档案资料的分类

　　1、接管移交资料：

　　名称 资料内容

　　工程建筑产权资料A：规划图纸、项目批文、用地批文B：建筑许可证、投资许可证、开工许可证C：拆迁安置资料

　　工程技术资料A：红线图、总平面图B：地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告C：工程合同、工程预决算D：工程设计变更、通知及技术核算单E：竣工图：1.单体建筑、结构、设备竣工图　　　　　2.消防、智能化、中央空调等工程及地下管网竣工图F：房屋、消防、智能化、中央空调等竣工验收证明书G：钢材、水泥等主要材料的质量保证书H：新材料、构配件的鉴定合格证书I：供水、供电、电梯、消防、智能化、中央空调等设备的检验合格证书J：供水、供电、电梯、消防、智能化、中央空调等设备技术资料K：砂浆、混凝土试块、试压报告L：绿化工程竣工图M：其它技术资料

　　2、管理档案资料

　　名称 资料内容

　　物业资料A：基本资料

　　B：标识资料

　　事务管理资料A：事务值班表

　　B：事务交接记录表C：物品搬出（入）登记表D：日常事务巡视记录E：事务回访登记表

　　维修资料A：维修申报表B：维修服务派工单C：维修回访记录本D：公共设施维修记录

　　安全防范及交通管理资料A：日常巡查记录、交接班记录、值班记录B：查岗记录C：物资搬运放行记录、紧急事件处理记录D：车辆管理记录、车辆详细资料、车辆出入记录

　　设备管理资料A：公用设施保养维修记录B：各项机电设备保养维修运行记录C：设备分承包方维修保养记录D：设备检查记录

　　员工管理资料A：员工个人资料、聘用表B：员工业绩考核及奖罚记录C：员工培训计划及实施记录　　　　D：员工培训考核记录E：员工外出考评及参加演练记录F：员工住房及内务管理记录

　　意见反馈资料A：服务质量回访记录表B：意见调查、统计记录C：投诉及处理记录表

　　行政文件资料A：管理处主任值班及督察记录B：政府部门文件C：物业公司及主管领导部门文件D：管理处规章制度、通知、通报等文件E：管理处荣誉一览表F：管理处接待来访参观记录表

　　会务资

料A：会务承办实施方案B：会务摄影及录音、录像资料

篇5：项目物业档案建立管理计划

　　项目物业档案建立与管理计划

　　1.资料收集

　　资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要和服务的角度出发，扩大信息的收集来源，从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料，从空间上讲是指物业构成的全部，大到房屋本体公共设施，小到花草苗木都应有详细的资料。

　　2.资料分类整理

　　(1)分辨真伪。

　　(2)分类排序。

　　(3)组编档号。

　　(4)装订精美。

　　3.档案资料管理

　　(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。

　　(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。

　　(3)建议尽可能的采用电脑储存，便于查找调用，以便更好地保护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。

　　(4)建立健全的档案外借管理规定，档案管理必须专人负责，应做到保管、保密，工作细致；如有破损，应及时修补。

　　(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的“三防”标准。