办公+住宅项目档案建立和管理

　　办公+住宅项目档案的建立和管理

　　一、档案的建立

　　设立资料室、负责档案建立和管理，配备专门的档案专业管理人员，从接管开始，建立各类档案，采取电脑化管理。

　　1、系统化、科学化、标准化、制度化、电脑化管理，制订一系列管理制度。

　　2、建档流程：收集-整理-归类-编号-登记-输入电脑-入柜-利用-检查。

　　3、各部门广泛收集，资料室集中管理。

　　4、分类明确，针对不同的档案性质，采用有不同的建档和管档方法，本公司将档案分成五类由专职人员进行管理，并将档案管理列为我公司质量体系的一个重要部分。

　　二、档案管理

　　本公司档案管理体系按照ISO9000质量认证体系标准，把它浓缩为：

　　（一）办公室、人事档案管理；

　　1、办公室档案由资料员进行分类编号、整理、保管。

　　2、有关行政机关，公司上层有关文件及会议纪要均属办公室档案文件。

　　3、经领导批示传阅的重要文件入档必须与领导批示和传阅人员签字表格一并归档。

　　4、所有人事档案按照编号由资料员管理，并将个人所有资料输入电脑保存软盘，人离开企业其档案销毁。

　　（二）质量体系文件档案管理；

　　1、公司本部ISO9000质量体系文件的管理由管理处专人负责进行管理。

　　2、所有质量体系文件的编号、审批、发放、更改、作废均应有日期和负责人，批准人及文件现状态的记录。

　　3、所有质量体系文件均有规定的编号、易懂、易查、易察。

　　4、《文件清单》、《发放记录》、《更改申请表》、《更改领取表》均应填写标准、明了。

　　（三）工程档案管理；

　　1、从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料和各种竣工图及供电、发电、消防、排风排水、煤气管理、电梯、照明系统的有关资料均进行编号，档案由专人储存于专柜中保管。

　　2、所有工程类国家标准均匀进行统一编号并附上受控负责人由专人保管于专柜中。

　　3、所有工程资料均应规定保存期限，并建立销毁档案制度。

　　（四）财务档案管理；

　　1、每年形成的会计档案，都由财务会计按照归档的要求，负责整理立卷装订成册。

　　2、保存的会计档案向外单位提供利用时，须报有关领导批准，但不得拆散原卷册，并应限期归还。

　　3、会计档案的保管期限，根据特点分永久、定期二类。

　　4、会计档案保管期满需销毁时，应经有关领导同意，审查并编造会计档案，销毁设册。

　　（五）住户档案管理；

　　1、所有业主资料如购房合同（含产权证）复印件、租户合同复印件、房屋验收清单及业主、业主有关资料（身份证、户口所在地、工作单位地址、常住地址、联系电话）均应按单元由资料员编号妥善保存并输入电脑。

　　2、业主变更资料均匀由资料员妥善保存并输入电脑。

　　3、业主资料根据一定期限销毁，保存软盘。

　　（六）所有档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便、同时严格执行安全和保安制度，不得随意堆放、严防毁损、散失和泄露。

　　（七）所有可输入电脑的档案均应输入电脑，保存软盘。

　　（八）所有档案的借阅均应通过资料保管员（有必要时应有负责人许可同意）并进行登记签字。

　　（九）所有档案保管环境要求干燥、通风、如有遗失，应通知有关人员负责。

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篇2：X工业园区设施设备业主档案建立管理方案

　　某工业园区设施设备、业主档案的建立与管理方案

　　一、管理规章制度

　　科学完善、合理量化。健全实操的管理规章制度是我们取得成功的重要法宝，也是提高服务品质、提升工业园区形象的重要依据。为进行统一规范和管理，接管后，我们将严格按照ISO9001国际标准人、及我公司质量体系文件的要求，对项目实施专业化、规范化管理。我们还将根据该项目实际情况对规章制度及相关程序作适当调整。管理制度主要包括公众制度及应急措施、ISO9001服务质量控制程序文件、公司内部管理制度等。

　　二、档案建立与管理

　　随着建筑设计高科技、专业化的发展，信息成为管理资源中又一重要因素，为此，在信息收取时广开信息渠道，存储时做到内容全面、丰富，收集时尽可能地完整。我们拟对项目所有物业管理与服务的项目，从主体到配套，从建筑到环境，从硬件到软件等都建立相应的管理档案。并树立档案管理的财富观、资源观和服务观，使档案管理真正为管理服务。

　　三、档案管理运作环节

　　1、资料的收集，直接隶属于客户服务中心。建立相应的规章制度，对所有档案资源进行严格管理。在收集时，坚持内容丰富的原则，根据实际全面收集，小到一盆花都有详细的资料收集。

　　2、资料的分类整理，根据其性质、特点进行细分，做到条理清晰，分类合理。

　　3、资料归档管理，按照资料本身的内在规律、联系进行分类保存，做到便于查找和调用，在进、出档案室都有严格的规定，严防文件流失。档案的管理环境必须做到“三防”，即防火、防潮、防变质。

　　四、档案资料的分类

　　1、接管移交资料：

　　名称 资料内容

　　工程建筑产权资料A：规划图纸、项目批文、用地批文B：建筑许可证、投资许可证、开工许可证C：拆迁安置资料

　　工程技术资料A：红线图、总平面图B：地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告C：工程合同、工程预决算D：工程设计变更、通知及技术核算单E：竣工图：1.单体建筑、结构、设备竣工图　　　　　2.消防、智能化、中央空调等工程及地下管网竣工图F：房屋、消防、智能化、中央空调等竣工验收证明书G：钢材、水泥等主要材料的质量保证书H：新材料、构配件的鉴定合格证书I：供水、供电、电梯、消防、智能化、中央空调等设备的检验合格证书J：供水、供电、电梯、消防、智能化、中央空调等设备技术资料K：砂浆、混凝土试块、试压报告L：绿化工程竣工图M：其它技术资料

　　2、管理档案资料

　　名称 资料内容

　　物业资料A：基本资料

　　B：标识资料

　　事务管理资料A：事务值班表

　　B：事务交接记录表C：物品搬出（入）登记表D：日常事务巡视记录E：事务回访登记表

　　维修资料A：维修申报表B：维修服务派工单C：维修回访记录本D：公共设施维修记录

　　安全防范及交通管理资料A：日常巡查记录、交接班记录、值班记录B：查岗记录C：物资搬运放行记录、紧急事件处理记录D：车辆管理记录、车辆详细资料、车辆出入记录

　　设备管理资料A：公用设施保养维修记录B：各项机电设备保养维修运行记录C：设备分承包方维修保养记录D：设备检查记录

　　员工管理资料A：员工个人资料、聘用表B：员工业绩考核及奖罚记录C：员工培训计划及实施记录　　　　D：员工培训考核记录E：员工外出考评及参加演练记录F：员工住房及内务管理记录

　　意见反馈资料A：服务质量回访记录表B：意见调查、统计记录C：投诉及处理记录表

　　行政文件资料A：管理处主任值班及督察记录B：政府部门文件C：物业公司及主管领导部门文件D：管理处规章制度、通知、通报等文件E：管理处荣誉一览表F：管理处接待来访参观记录表

　　会务资

料A：会务承办实施方案B：会务摄影及录音、录像资料

篇3：项目物业档案建立管理计划

　　项目物业档案建立与管理计划

　　1.资料收集

　　资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要和服务的角度出发，扩大信息的收集来源，从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料，从空间上讲是指物业构成的全部，大到房屋本体公共设施，小到花草苗木都应有详细的资料。

　　2.资料分类整理

　　(1)分辨真伪。

　　(2)分类排序。

　　(3)组编档号。

　　(4)装订精美。

　　3.档案资料管理

　　(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。

　　(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。

　　(3)建议尽可能的采用电脑储存，便于查找调用，以便更好地保护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。

　　(4)建立健全的档案外借管理规定，档案管理必须专人负责，应做到保管、保密，工作细致；如有破损，应及时修补。

　　(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的“三防”标准。

篇4：新项目清洁管理规章制度档案资料建立管理

　　新项目清洁管理规章制度及档案资料的建立管理

　　（一）拟设立的清洁管理规章制度

　　1.设立完善的清洁工作组织架构和规章制度

　　（1）行政架构完善：保洁/服务员－班长－主管（主办）－经理

　　（2）完善的规章制度：上下班制度，纪律制度，统一的考核标准。

　　2.建立完善的监控监督机制和流程

　　（1）清洁工作岗位责任明确：

　　A、主管的职责

　　－负责部门因清洁而引起的不合格服务、紧急事件、各类投诉的纠正预防措施的审核，评估其有效性。

　　－负责清洁技术、蚊虫消杀技术与环保技术的运用。

　　－负责引进在清洁方面的新技术、新方法、新材料，并推广运用，不断提高绿化专业水准。

　　－负责清洁工作的管理，审核各部门的清洁工作细则。

　　－负责审核拟外包的清洁方案及监控程序。

　　B、班长的职责

　　－负责制订完善清洁工作作业细则，合理调配保洁员。

　　－负责每日对清洁各岗位进行巡查和班员的月工作情况的考核。

　　－负责保洁员的日常技能培训、岗前培训，不断提高员工工作能力。

　　－负责及时收集顾客意见并汇报。

　　－负责对保洁设备具维修保养及操作指导。

　　C、保洁/服务员

　　－熟悉楼宇结构、人行道及公共配套设施、设备，办公室内家私布局、材质，服务要求等情况，以便于顺利开展各项工作。

　　－严格按照保洁程序文件、作业指导书，对责任区域内的物业进行清扫、保洁、整理，并不断巡视，保持整洁。

　　－维护责任区域卫生，有效制止各种违章、违规现象，劝阻、制止不卫生、不文明的行为，直接向上级报告。

　　－爱护保洁工具、用品，每次使用后应清洗干净，并统一存放于指定地点。

　　－对公共配套设施、设备等的损坏情况，及时报告相关主管人员或控制中心进行处理。

　　－发现可疑人员或可疑情况，及时与当值安全管理员或控制中心取得联系进行处理。

　　－发现火情时，必须及时通知控制中心或本部门工作人员并按照消防作战图履行相应职责。

　　（2）工作区域责任明确

　　A、工作区域责任明确：各种区域保洁；

　　B、工作区域界限明确：分区管理；

　　（3）等级检查机制的建立和落实

　　A、建立行政等级的检查机制

　　公司的管理：品质部是环境质量管理的总负责部门，将定期和不定期的检查其服务质量，不断策划新的管理流程和方法，协助和监督物业服务中心持续提高服务质量。

　　物业服务中心经理：环境管理第一负责人，负责绿化、保洁、消杀工作定期和不定期的全面的检查和监督。

　　环境主管：负责保洁、绿化和消杀工作的组织、安排、实施专业知识的培训，制定合理的工作流程，并定期检查各项工作效果，同时不断寻找或探索新的绿化养护和环境消杀的方法。

　　保洁班长：协助环境主管制定清洁工作流程，合理调配保洁/服务员，并不断改进工作方法。并对保洁、服务员培训各种专业知识。

　　保洁/服务员：负责所辖区域内的保洁卫生及办公室内物品清洁及整理工作。

　　B、建立科学的时间分级管理

　　日检：保洁及班长负责每日多次巡查（根据工作内容或特点来具体决定巡查次数），环境主管进行抽查。

　　周检：环境主管每周至少组织一次全面的检查，对各岗位人员的工作质量进行初步的评估。

　　季检：公司品质部每季度至少对环境各岗位进行全面检查一次，进行总体服务质量评估。

　　月检：部门经理或助理每月至少对行政办事中心及会议大厦清洁管理质量进行一次全面的检查，同时组织日常多次不定期的抽查。

　　半年检：公司每半年会进行一次大型的各项服务质量检查活动，对半年的工作进行总结：并根据质量运作体系进行内部质量审核，检查所有服务的操作状态，督促物业服务中心按照规范的体系进行运作，最大限度的提升工作效率，规范各项流程。

　　（4）建立合理的整改机制

　　－分析原因

　　－整改

　　－复查

　　－评分考核

　　3.建立环境服务质量的自检和保障体系

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　　月度顾客回访调查：

　　物业服务中心片区客户服务理及部门经理、助理组织每个月至少一次对顾客满意程度的回访，回访对象一般为服务需求人或各单位负责办公室后勤的主要人员，了解顾客对保洁保养情况和消杀服务情况的认同程度或可能存在的看法，及时制定整改措施，不断提高我们的服务质量。

　　半年顾客满意度调查：

　　公司组织每半年至少一次对顾客的满意程度的调查，及时对物业服务中心半年的消杀服务和保洁保养工作进行总结，及时发现问题，经过不断的整改，并把调查的结果纳入部门的年终考核，以加强管理的力度，督促相关部门不断的提高服务质量。

　　（二）、物业清洁管理服务档案料的建立与管理

　　1.物业清洁管理服务档案料的建立

　　日计划和记录：

　　计划：班长每天执行"班前点名，班后点评"制度，确定日工作重点及注意事项。

　　记录：保洁的洗手间记录、消杀记录、办公室清洁工作记录表等所有保洁保养工作计划记录：物业服务中心和公司的巡查记录。

　　周计划和记录：

　　计划：主管每周召开周例会，对上周工作进行总结，对下周工作进行计划。

　　记录：环境主管和班长每周的巡查记录，物业服务中心和公司和抽查记录。

　　月计划和记录：

　　计划：经理每月召开月度例会．确定月工作计划。

　　记录：环境主管、物业服务中心经理(分管助理)、品质部的月度评估，以及日常抽检记录．

　　季计划和记录：

　　计划：每季度写工作计划。

　　记录：物业服务中心、品质部季度评估．以及抽查记录。

　　年计划和记录：

　　计划：下一年度保洁、绿化和消杀工作计划、定期作业计划。

　　记录：上一年度工作总结和抽查记录。

　　2．清洁管理服务档案资料的管理

　　(1)定期收集

　　(2)定期检查

　　(3)检查结果与考核挂钩

　　(五)清洁设备、工具装备配置方案

　　1．物质装各的原则

　　(1)确保质量与控制成本的原则

　　(2)设备先进性与实用性结合的原则

　　2．拟投入物资装备

　　（1）清洁物资装备一览表

　　序号　项目　数量　金额　用途　备注

篇5：物业管理档案资料的建立和管理

　　物业管理档案资料的建立和管理

　　1.资料收集

　　资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要和服务的角度出发，扩大信息的收集来源，从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料，从空间上讲是指物业构成的全部，大到房屋本体公共设施，小到花草苗木都应有详细的资料。

　　2.资料分类整理

　　(1)分辨真伪。

　　(2)分类排序。

　　(3)组编档号。

　　(4)装订精美。

　　3.档案资料管理

　　(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。

　　(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。

　　(3)建议尽可能的采用电脑储存，便于查找调用，以便更好地保护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。

　　(4)建立健全的档案外借管理规定，档案管理必须专人负责，应做到保管、保密，工作细致;如有破损，应及时修补。

　　(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的“三防”标准。