物业管理公司档案管理标准作业规程(5)

　　物业管理公司档案管理标准作业规程(五)

　　1.0目的

　　规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

　　2.0适用范围

　　适用于物业管理公司各类档案的管理。

　　3.0职责

　　3.1总经理审批档案的借阅申请及销毁清单。

　　3.2行政部主管监督档案管理的实施工作。

　　3.3档案管理员负责档案的日常管理工作。

　　4.0程序要点

　　4.1档案的编号。

　　4.1.1公司编号为：CSHY

　　4.1.2部门编号：

　　a)行政部编号为：*Z

　　b)人力资源部编号为：RL

　　b)财务部编号为：CW；

　　c)管理部编号为：GL；

　　d)工程维修部编号为：GC；

　　e)市场拓展部编号为：SC

　　f)品质督察部编号为：PZ；

　　4.1.3年份编号：引用年份序号2000、20**、20**……

　　4.1.4档案顺序号：采用阿拉伯数字取三位有效数字-001、002、003……

　　4.2档案的分类。

　　4.2.1区分全宗，按问题分类法划分，全宗可分为以下八类。

　　a)业主档案，包括：

　　--经业主签署后的《业主公约》；

　　--经业主签署后的《消防安全责任书》；

　　--《业主家庭情况登记表》；

　　--《钥匙领用登记表》；

　　--《业主证领用登记表》；

　　--《业主入住验房表》；

　　--《装修申请表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料；

　　--《违章处理通知单》及处理结果资料；

　　--业主的有关证件复印件；

　　--业主产权确认登记（产权证书）；

　　--其他应保存的业主资料。

　　b)工程档案，包括：

　　--物业产权资料（项目开发批准报告；规划许可证；投资许可证；土地使用合同；建设工程开工许可证；用地红线图等）；

　　--综合竣工验收资料（竣工图：包括总平面布置图、总竖向布置图、建筑、结构、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图；

　　建设工程竣工验收证书；建设消防验收合格证；公共配套设施综合验收合格书；供水合同；供电协议书、许可证；供气协议书、许可证；有线电视合格证；通信设施合格证；电梯准用证等）；

　　--施工设计资料（地质报告书；全套设计图纸；图纸会审记录；设计变更通知单；工程预决算报告书；重要的施工会议纪要；隐蔽工程验收记录；沉降观测记录；其他可能会影响将来管理的原始记录等）。

　　--其他应保存的工程资料。

　　c)设备档案，包括：

　　--设备台账；

　　--设备出厂合格证；

　　--设备使用说明书（要求中文）；

　　--设备安装、调试报告；

　　--保修卡、保修协议；

　　--设备运行记录；

　　--设备维修、保养记录；

　　--设备更新改造记录；

　　--设备管理制度；

　　d)物业管理运作档案，包括：

　　--公司管理运作档案（物业接管记录；对外经营记录；质量体系文件；行政人事日常管理文件；其他相关运作记录）；

　　--管理处运作档案（各部门运作相关记录；业主违章、投诉、报修处理记录；回访记录；有偿服务记录；社区文化活动记录；达标创优记录；其他相关运作记录）。

　　e)来往文书档案，包括：，管理公司及管理处日常对外、对内发出及收取的文件。

　　f)合同档案

，包括：采购合同；多种经营合同；物业接管类各种合同；保险类合同等。

　　g)员工人事档案，包括：员工人职、在职、离职期间与其个人相关的各类记录。

　　h)财务档案，包括：固定资产类资料；会计报表及账册；审计报表及账册等记录。

　　4.2.2全宗内档案的分类原则：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排他性和伸缩性。

　　4.3立卷与编制目录。

　　4.3.1立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷。

　　a)根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标贴纸。

　　b)在档案标贴纸上打印出标准黑1号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：

　　--物业管理有限公司员工人事档案：CSHY-RL-员工档案；

　　--物业管理有限公司财务部报表：CSHY-CW-报表；

　　c)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3厘米位置处，并排列在档案柜中。

　　d)将需归档的资料按其所属类别及人档时间先后顺序存放于相应档案盒（或文件夹）内。

　　4.3.2编制目录：

　　a)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》；

　　b)每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目）中，以便查阅。

　　4.4档案的保管期限。

　　4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。

　　4.4.2各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业规程，对档案的保存价值进行鉴定及标注。

　　4.5档案的保管。

　　4.5.1档案保管的工作任务是：

　　a)便于查阅；

　　b)保证档案的安全；

　　c)防止档案的损坏；

　　d)采取修复技术，延长档案寿命。

　　4.5.2档案保管的责任部门：

　　a)财务部保管财务档案；

　　b)行政部保管物业管理运作档案、公司设备档案、工程档案、往来文书档案（公司部分）、合同档案;人事部保管员工人事档案、员工绩效考评档案；品质部督察部保管ISO9000质量体系文件、资料、质量记录。

　　c)客户服务中心保管业主档案；

　　d)各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。

　　4.5.3档案的保管程序：

　　a)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员；

　　b)档案管理员将该资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号；

　　c)档案管理员定期将《档案目录》输人电脑，以便查询；

　　d)档案原则上保管原件。

　　4.6档案的密级。

　　4.6.1档案的密级分为三级：绝密、机密、普通。

　　a)绝密档案包括：合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案。

　　b)机密档案包括：员工人事档案、IS09000质量体系文件、重要的会议记录要）、物业管理运作档案和其他属机密的档案。'

　　c)普通档案包括：设备档案，如运行维修记录；工程档案，如工程图纸；计划总结、通知、通告等普通性文件及其他不属于绝密及机密的档案。

　　4.7档案的查阅权限。

　　4.7.1总经理可查阅公司所有档案。

　　4.7.2副总经理（总经理助理）可查阅分管工作的档案。

　　4.7.3部门负责人可查阅该部门所有档案。

　　4.7.4其他人员根据审批查阅有关档案。

　　4.8档案的查阅／借阅／复制。

　　4.8.1查阅／借阅／复制人到档案室在《文件查阅／借阅／复制登记表》中登记。

　　4.8.2档案管理员审核其查（借）阅资格。

　　a)权限内（经授权／审批）的按正常手续办理。

　　b)权限外的机密（含）级以上档案，由档案管理员开具《档案查阅／借阅l复制审批单》给查阅人办理审批手续：属部门（财务类除外）的档案，由部门负责人审批；属管理处的档案，由管理处经理审批；属公司的档案，由总经理审批；

　　财务类的档案也应由总经理审批。

　　4.9在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。

　　4.10须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由分管该项工作的副总经理审批；普通档案由部门负责人审批。

　　4.11档案的销毁。

　　4.11.1超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限（详见各部门标准作业规程）每年编制销毁计划及清单，报行政部主管审核。

　　4.11.2行政部部主管审核无误后报总经理审批。

　　4.11.3总经理审批同意后由行政部部指定三名监销人员（档案管理员、人事部文员、行政部文员）将超过保存期限的档案销毁。

　　4.11.4监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。

　　5.0记录

　　5.1《档案查阅／借阅／复制审批表》。

　　5.2《档案查阅/借阅／复制登记表》。

　　5.3《档案销毁清单》。

　　6.0相关支持文件

　　6.1《文书管理标准作业规程》。

　　6.2各部门有关《标准作业规程》。

物业经理人网-www.Pmceo.com

篇2：物业公司行政工作制度:收发文档案管理

　　物业公司行政工作制度：收发文及档案管理

　　3收发文及档案管理

　　3.1文件定义

　　3.1.1本规定所提的文件是指：证照、合同、函件、图纸、传真、以部门/管理处/物管公司名义发出的电子邮件等文件。

　　3.1.2公司正式文件不可以电子邮件方式传递，即收到和发出的电子邮件不具有法律效力。

　　3.2收发文管理

　　3.2.1收文

　　3.2.1.1收到的文件（包括通过前台之外来文件，以及内部各部门/管理处文件（密件除外），由物管公司秘书或各管理处行政人员负责收文登记；另物管公司秘书必须在项目管理中心内部网页进行收文登记。无具体收文部门的文件，由资源部负责收文登记。

　　3.2.1.2收文登记后，及时报公司总经理/管理处主任或授权人签署意见，再转交收件人/跟进人处理。无总经理/管理处主任签署意见的文件，可不予处理。

　　3.2.1.3文件执行或处理完毕后，由收件物管公司秘书/管理处行政人员存档，重要的文件正文（如有）物管公司秘书须定期交到档案室归档。

　　3.2.1.4管理处行政人员负责每月填写《收文登记表》。

　　3.3发件

　　3.3.1起草：由需要发件的部门/管理处起草文件。

　　3.3.2编号：对外公文由物管公司秘书上公司网登记索取编号。管理处内部发文由管理处行政人员负责统一编号及填写《发文登记表》。

　　3.3.3打印：由发文部门/管理处负责。

　　3.3.4校对、签署

　　由发文部门/管理处负责，部门/管理处/物管公司归档的文件需有发件人、管理处主任及物管公司总经理的签名；以管理处名义发出的电子邮件，则打印后由管理处主任签名，留作归档。

　　3.3.5申请盖章

　　由物管公司秘书负责申请盖物管公司公章，按项目中心有关图章的管理规定执行，文件的审批件由项目中心行政及信息管理部负责归档。

　　3.3.6发出：由发件部门/管理处负责，并作出发文、签收登记。

　　3.3.7内部传阅

　　收件人依据传阅批示尽快传阅，不应拖延。传阅并签名后的文件，交回归档。

　　3.3.8归档

　　具有保存价值的文件物管公司秘书应及时移交给项目中心资源部档案室；其他文件由物管公司秘书和各管理处行政人员负责保管和处理，做好文件类别、保存份数、存放方式和存放地址等情况的登记。

　　3.3.9管理处行政人员负责每月填写管理处的《发文登记表》。

　　3.4文件保管及处理

　　3.4.1物管公司秘书及各管理处行政人员负责文件的保管工作。

　　3.4.2管理处秘书/各管理处行政人员将所有收、发的文件按不同的类别进行分类，具体类别根据各自的具体情况制定，做到科学、系统、方便查阅和处理。并需将各自的文件分类的类别规则，每年一次或有改变时报物管公司资源部备案。

　　3.4.3文件必须存放在文件柜等安全的地方，不得随意或杂乱地堆放。

　　3.4.4定期组织清理文件（每年的6月和12月）。由各管理处指定专人负责，根据文件的内容和重要性，界定文件的存放期限和处理方法，例如：

　　3.4.4.1对于保管期限已到的文件，集中销毁，并做好注销的登记手续，包括文件名称、文件日期、来文单位/收文单位、文件编号、存放期限、注销日期、注销负责人、注销批准人（管理处主任/物管公司经理）等；

　　3.4.4.2对于保管期限未到、但不是经常使用的文件，按类别进行钉装、打包，集中存放到另外指定的位置上；

　　3.5档案管理

　　3.5.1文件的移交

　　3.5.1.1对于各部门/管理处在工作中形成的、具有保存价值的文件材料应在规定期限内由物管公司秘书移交至项目管理中心档案室，具体移交期限如下：

　　3.5.1.2重要文件如公司/管理处证书、合同、及其他法律文件，应在办妥后一周内由物管公司秘书移交项目管理中心档案室。

　　3.5.1.3一般工作性文件，可按工作进度作阶段性定期移交。

　　3.5.1.4文件移交人将符合归档条件的文件整理后，填写申请，交到项目管理中心档案管理员处，档案管理员清点无误后，予以签名确认。

　　3.5.2档案的保管

　　公司的档案由资源部指定专人进行保管，一般雇员不得私自保留档案。资源部根据公司档案编号的规则，将文件进行编号，分类存放。

　　3.5.3档案信息的使用

　　3.5.3.1复印档案

　　公司规定可按暨定的权限进行复印档案，但必须填写《档案复印记录表》。如所复印的文件属公司证照类，由物管公司秘书统一向项目中心行政及信息管理部办理。

　　3.5.3.2档案原件的借用

　　1）原则上公司档案原件不外借，但因工作需要必须外借的档案原件（例如办理公司年审所需资料等），可凭政府部门的通知填写《档案原件借用申请表》，交物管公司经理签批后由物管公司秘书向项目中心行政及信息管理部借出。

　　2）档案原件外借期一般不得超过一个月。如因工作需要未能及时归还的，须将其原因和档案的存放地点知会项目中心档案管理员，并由档案管理员作出追踪。

　　3）档案借用人应有高度责任感，保持档案的整洁和完整，不得涂污及损坏。

　　3.5.3.3档案原件的归

还

　　1）借用人将档案归还时，须经项目中心档案管理员检查所归还之档案是否完整，并签名确认。

　　2）档案管理员将《档案原件借用申请表》复印件退回借用人，证明已归还档案，完档案归还手续。

　　3.5.3.4档案原件的处理

　　由物管公司秘书统一交项目中心档案室存档。

　　4月报制度

　　4.1月报制度：每月25日前，各管理处以规定书面格式上报该管理处各部门工作情况至物管公司秘书。

　　4.2香港月报制度：每月28日前，各管理处以规定书面格式上报该管理处工作状况至物管公司秘书及项目。

篇3：物业项目档案管理制度(3)

　　物业项目档案管理制度（三）

　　档案管理作为物业管理的重要组成部分，应严格重视。切勿丢失、泄密，以确保工作的有序正常进行。

　　1.所有文档实行统一管理，并指派专人负责；

　　2.所有收、发文件由专人统一登记，文件传阅后应及时归档，其他人员不得擅自处理；

　　3.对性质不同的文件，实行分类立卷保管，以便日后查找；

　　4.对于客人档案应建立详细档案，未经上级领导同意，不得擅自将客人资料告知他人；

　　5.所有文件作到不泄密、不失密，定期检查所有文件；

　　6.对欲销毁文件必须经过部门经理批准后进行销毁工作，严禁向废品回收站出售。

篇4：物业公司档案管理标准作业规程(5)

　　物业公司档案管理标准作业规程（五）

　　1.0目的

　　规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

　　2.0适用范围

　　适用于物业管理公司各类档案的管理。

　　3.0职责

　　3.1总经理审批档案的借阅申请及销毁清单。

　　3.2人事行政部经理监督档案管理的实施工作。

　　3.3档案管理员负责档案的日常管理工作。

　　4.0程序要点

　　4.1档案的编码。

　　4.1.1公司、人事行政部编码：

　　（1）物业管理有限公司编码为：CD（公司名称拼音缩写）；

　　（2）人事行政部编码为：RZ（人事行政部名称拼音缩写）。

　　4.1.2部门编码：

　　（1）人事行政部名称编码为：R·Z

　　（2）财务部编码为：C·W；

　　（3）客户服务中心编码为：K·H；

　　（4）环境景观部编码为：J·J；

　　（5）工程部编码为：G·C；

　　（6）秩序维护部编码为:Z·H；

　　（7）品质拓展部编码为:P·Z；

　　（8）经营部编码为:J·Y；

　　4.2档案的分类

　　4.2.1档案的分类，按服务性质和查阅方便的角度可分为以下四类：

　　（1）业主档案，包括：

　　a、经业主签署后的《业主公约》、《前期物业管理服务合同》；

　　b、经业主签署后的《消防安全责任书》；

　　c、《业主家庭情况登记表》；

　　d、《业主物品领用登记表》；

　　e、《业主入住验房表》；

　　f、《装修申请审批表》、《装修安全责任书》、装修设计图纸、原始结构平面图及装修施工队资料；

　　g、《违章处理通知单》及处理结果资料；

　　h、业主的有关证件复印件；

　　i、业主产权确认登记（产权证书）；

　　j、其他应保存的业主资料。

　　（2）工程技术档案，包括：

　　a、物业产权资料（项目开发批准报告、规划许可证、投资许可证、土地使用合同、建设工程开工许可证、用地红线图等）；

　　b、综合竣工验收资料（竣工图：包括总平面布置图、总竖向布置图、建筑、结构、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图；建设工程竣工验收证书；建设消防验收合格证；公共配套设施综合验收合格证书；供水合同；供电协议书、许可证；供气协议书、许可证；有线电视合格证；通信设施合格证；电梯准用证等）；

　　c、施工设计资料（地质报告书、全套设计图纸、图纸会审记录、设计变更通知单、工程预决算报告书、重要的施工会议纪要、隐蔽工程验收记录、沉降观测记录、其他可能会影响将来管理的原始记录等）。

　　d、设备出厂合格证；

　　e、设备使用说明书（要求中文）；

　　f、设备安装、调试报告；

　　g、保修卡、保修协议；

　　h、物业接管记录。

　　i、其他应保存的工程资料。

　　（3）服务档案，包括：

　　a、设备台账；

　　b、设备运行记录；

　　c、设备维修、保养记录；

　　d、设备更新改造记录；

　　e、对外经营记录；

　　f、各部门运作相关记录，业主违章、投诉、报修处理记录，回访记录，有偿服务记录，社区文化活动记录，达标创优记录，其他相关运作记录。

　　（4）行政档案，包括：

　　a、行政文件：公司日常运行资料（办公用品资料、物资管理文件）、合同文件（采购合同、多种经营合同、物业接管类各种合同、保险类合同等）、来往文书文件（政府下发文件、公司下发文件、各部门平等文件等）、员工人事档案（员工入职、在职、离职期间与其个人相关的各类记录）。

　　b、管理指导文件：质量体系文件。

　　c、财务文

件：固定资产类资料，会计报表及账册，审计报表及账册等记录。

　　4.2.2档案资料的分类原则：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排他性和伸缩性。

　　4.3立卷与编制目录。

　　4.3.1立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷。

　　（1）根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标贴纸。

　　（2）在档案标贴纸上打印出标准黑1号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：

　　物业管理有限公司员工人事档案：※※※—R·Z—员工档案；

　　物业管理有限公司财务部报表：※※※—C·W—报表；

　　物业管理人事行政部客户服务中心档案：※※※—K·H—运作档案。

　　（3）将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3厘米位置处，并排列在档案柜中。

　　（4）将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒（或文件夹）内。

　　4.3.2制目录：

　　（1）档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》；

　　（2）每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目）中，以便查阅。

　　4.4档案的保管期限。

　　4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。

　　4.4.2各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关规程，对档案的保存价值进行鉴定及标注。

　　4.5档案的保管。

　　4.5.1档案保管的工作任务是：

　　（1）便于查阅；

　　（2）保证档案的安全；

　　（3）防止档案的损坏；

　　（4）采取修复技术，延长档案寿命。

　　4.5.2档案保管的责任部门：

　　（1）财务部保管财务档案；

　　（2）人事行政部保管公司管理运作档案、设备档案、工程档案、往来文书档案（公司部分）、合同档案、员工人事档案；

　　（3）品质拓展部保管ISO9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案；

　　（4）人事行政部行政内勤保管人事行政部往来文书档案；

　　（5）项目部保管本项目工程技术、业主、服务、行政档案；

　　4.5.3档案的保管程序：

　　（1）各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员；

　　（2）档案管理员将该资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号；

　　（3）档案管理员定期将《档案目录》输入电脑，以便查询；

　　（4）档案原则上保管原件。

　　4.6档案的密级

　　4.6.1档案的密级分为三级：绝密、机密、普通。

　　（1）绝密档案包括：合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案。

　　（2）机密档案包括：员工人事档案、ISO9000质量体系文件、重要的会议记录（纪要）、物业管理运作档案和其他属机密的档案。

　　（3）普通档案包括：设备档案，如运行维修记录；工程档案，如工程图纸；计划总结、通知、通告等普通性文件及其他不属于绝密及机密的档案。

　　4.7档案的查阅权限

　　4.7.1总经理可查阅公司所有档案。

　　4.7.2副总经理（总经理助理）可查阅分管工作的档案。

　　4.7.3部门负责人可查阅该部门所有档案。

　　4.7.4其他人员根据审批查阅有关档案。

　　4.8档案的查阅/借阅/复制。

　　4.8.1查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。

　　4.8.2档案管理员审核其查（借）阅资格。

　　（1）权限内经授权(审批)的按正常手续办理。

　　（2）权限外的机密（含）级以上档案，由档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续：属部门（财务类除外）的档案，由部门负责人审批；属人事行政部的档案，由人事行政部经理审批；属公司的档案，由总经理审批；财务类的档案也应由总经理审批。

　　4.9在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。

　　4.10须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由分管该项工作的副总经理审批；普通档案由部门负责人审批。

　　4.11档案的销毁。

　　4.11.1超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限（详见各部门规程）每年编制销毁计划及清单，报人事行政部、公司经理审核。

　　4.11.2人事行政部/公司部门经理审核无误后报总经理审批。

　　4.11.3总经理审批同意后由人事行政部/公司指定三名监销人员（档案管理员、公司文员、人事行政部文员）将超过保存期限的档案销毁。

　　4.11.4监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。

　　5.0相关记录表格

　　5.1《文件借阅/复制登记表》文件编码：

　　5.3《文件销毁申请单》文件编码：

　　5.4《外来文件台账》文件编码：

　　5.5《合同台账》文件编码：

　　6.0相关支持性文件

篇5：物业管理公司档案管理制度(9)

　　物业管理公司档案管理制度（九）

　　第一条 总则

　　1.为规范公司档案管理,更有效地为公司的各项工作的顺利开展服务，特制定本制度。

　　2.本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料，包括：国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案（人事档案等）。

　　3.公司对档案实行集中统一管理。

　　第二条 档案管理架构

　　1.公司档案管理由办公室主管，设立综合档案室。

　　2.综合档案室由办公室档案管理员负责管理，各管理处设兼职档案管理人员。

　　3.综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各管理处由兼职档案管人员负责档案的收集、整理和移交工作。

　　第三条 档案分类：

　　1.文书类档案

　　1）政府部门各类文件

　　2）公司对外、对内各类正式发文

　　3）法律公文

　　4）广告策划文案

　　2.工程技术类

　　1）设备设施档案

　　2）招投标档案

　　3.财务类档案

　　4.合同类档案

　　5.公司各类证照

　　6.影音类文件

　　第四条 归档工作流程

　　1.档案工作分为八个环节：收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。

　　2.各管理处以管理项目为单位，按档案分类要求，在第一时间将文件、证照原件整理后，负责移交至公司综合档案室归档。

　　3.各管理处按要求建立档案，做好档案登记目录，经管理处负责人审签后，及时交送公司综合档案室备查，并依据要求将档案原件移交公司综合档案室。如管理处确需留存原件的，应与公司综合档案室办理档案借阅手续。

　　第五条 归档要求

　　1.归档文件必须完整齐全。

　　2.归档文件必须按规定分类、整理、编目。

　　3.档案编目

　　1）文书类档案：年度+（项目）部门或管理处+案卷号

　　如：20**/市场/001

　　2）工程类档案：年度+项目+档案分类+案卷号

　　如：20**/百事可乐/项目/001

　　3）财务类档案：会计年度设置

　　4）合同类档案：部门（项目）+合同类型+年份+案卷号

　　4.归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档。

　　5.音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版；计算机软盘、光盘要可运行。音像档案采取总登记方式（登记表见附件2）：

　　1）照片、底片要求清晰完整，并附有说明文字材料，包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。

　　2）录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明：题目（内容）、制作日期、制作人、盘数、序号等。

　　第六条 档案借阅、移交

　　1.公司档案室档案原则不外借其他单位，如确需外借需经公司主管副总批准。

　　2.借阅档案、证照一律办理借阅手续。档案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。

　　3.各管理处只能借阅本部门形成档案，若跨部门借阅，须经档案主管部门负责人批准。

　　4.公司档案管理人员在调离岗位、或离职时，由办公室主任负责监督办理档案的交接工作,将档案移交表填写清楚。

　　第七条 保管和保密制度

　　1.存放档案的档案柜排放整齐；采用统一的档案盒，且要求标识明确。

　　2.档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。

　　3.档案的保密严格执行档案保密制度，采取相应保管措施。销毁档案要由专人监销，防止泄密。

　　4.节假日期间，档案库房、档案柜要加封条。

　　第八条 附则

　　工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制定。