管理处物业档案管理流程

　　（四）监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。

　　第七条 库房管理：

　　一、库房内的档案柜要同样编号，入库的档案要按大类有系统地上架排列，做到存放有序，查找有据，实行科学管理。

　　二、要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要即使修补。

　　三、要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠等"七防"措施，严格控制库内的温度，保持库内清洁，每月全面清扫一次。

　　四、档案库要实行专人管理，无关人员未经许可不得进入库房。

　　五、库房工作人员要熟悉与档案库有关的供水、供电、供热系统情况，并经常检查是否完好，离开库房时要注意关闭落锁，关闭电源。

　　六、认真办理档案入库和查阅，借阅党纪手续、案卷借出时要以代卷卡补位，案卷归还后，要及时放回原处，每两年全面检查馆藏档案情况，档案管理人员调动时，必须办理档案交接手续。

　　七、阅览室内禁止吸烟，不要大声喧哗，不准靠近阅档桌喝水。

　　八、利用档案资料要注意保守机密，不得传播档案内容；要保证案卷的完整与安全，严禁拆卷、折叠、剪裁和涂改；要保证案卷清洁，不得弄脏，划道。

篇3：物业管理公司档案管理标准作业规程(5)

　　物业管理公司档案管理标准作业规程(五)

　　1.0目的

　　规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

　　2.0适用范围

　　适用于物业管理公司各类档案的管理。

　　3.0职责

　　3.1总经理审批档案的借阅申请及销毁清单。

　　3.2行政部主管监督档案管理的实施工作。

　　3.3档案管理员负责档案的日常管理工作。

　　4.0程序要点

　　4.1档案的编号。

　　4.1.1公司编号为：CSHY

　　4.1.2部门编号：

　　a)行政部编号为：*Z

　　b)人力资源部编号为：RL

　　b)财务部编号为：CW；

　　c)管理部编号为：GL；

　　d)工程维修部编号为：GC；

　　e)市场拓展部编号为：SC

　　f)品质督察部编号为：PZ；

　　4.1.3年份编号：引用年份序号2000、20**、20**……

　　4.1.4档案顺序号：采用阿拉伯数字取三位有效数字-001、002、003……

　　4.2档案的分类。

　　4.2.1区分全宗，按问题分类法划分，全宗可分为以下八类。

　　a)业主档案，包括：

　　--经业主签署后的《业主公约》；

　　--经业主签署后的《消防安全责任书》；

　　--《业主家庭情况登记表》；

　　--《钥匙领用登记表》；

　　--《业主证领用登记表》；

　　--《业主入住验房表》；

　　--《装修申请表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料；

　　--《违章处理通知单》及处理结果资料；

　　--业主的有关证件复印件；

　　--业主产权确认登记（产权证书）；

　　--其他应保存的业主资料。

　　b)工程档案，包括：

　　--物业产权资料（项目开发批准报告；规划许可证；投资许可证；土地使用合同；建设工程开工许可证；用地红线图等）；

　　--综合竣工验收资料（竣工图：包括总平面布置图、总竖向布置图、建筑、结构、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图；

　　建设工程竣工验收证书；建设消防验收合格证；公共配套设施综合验收合格书；供水合同；供电协议书、许可证；供气协议书、许可证；有线电视合格证；通信设施合格证；电梯准用证等）；

　　--施工设计资料（地质报告书；全套设计图纸；图纸会审记录；设计变更通知单；工程预决算报告书；重要的施工会议纪要；隐蔽工程验收记录；沉降观测记录；其他可能会影响将来管理的原始记录等）。

　　--其他应保存的工程资料。

　　c)设备档案，包括：

　　--设备台账；

　　--设备出厂合格证；

　　--设备使用说明书（要求中文）；

　　--设备安装、调试报告；

　　--保修卡、保修协议；

　　--设备运行记录；

　　--设备维修、保养记录；

　　--设备更新改造记录；

　　--设备管理制度；

　　d)物业管理运作档案，包括：

　　--公司管理运作档案（物业接管记录；对外经营记录；质量体系文件；行政人事日常管理文件；其他相关运作记录）；

　　--管理处运作档案（各部门运作相关记录；业主违章、投诉、报修处理记录；回访记录；有偿服务记录；社区文化活动记录；达标创优记录；其他相关运作记录）。

　　e)来往文书档案，包括：，管理公司及管理处日常对外、对内发出及收取的文件。

　　f)合同档案

　　g)员工人事档案，包括：员工人职、在职、离职期间与其个人相关的各类记录。

　　h)财务档案，包括：固定资产类资料；会计报表及账册；审计报表及账册等记录。

　　4.2.2全宗内档案的分类原则：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排他性和伸缩性。

　　4.3立卷与编制目录。

　　4.3.1立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷。

　　a)根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标贴纸。

　　b)在档案标贴纸上打印出标准黑1号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：

　　--物业管理有限公司员工人事档案：CSHY-RL-员工档案；

　　--物业管理有限公司财务部报表：CSHY-CW-报表；

　　c)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3厘米位置处，并排列在档案柜中。

　　d)将需归档的资料按其所属类别及人档时间先后顺序存放于相应档案盒（或文件夹）内。

　　4.3.2编制目录：

　　a)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》；

　　b)每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目）中，以便查阅。

　　4.4档案的保管期限。

　　4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。

　　4.4.2各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业规程，对档案的保存价值进行鉴定及标注。

　　4.5档案的保管。

　　4.5.1档案保管的工作任务是：

　　a)便于查阅；

　　b)保证档案的安全；

　　c)防止档案的损坏；

　　d)采取修复技术，延长档案寿命。

　　4.5.2档案保管的责任部门：

　　a)财务部保管财务档案；

　　b)行政部保管物业管理运作档案、公司设备档案、工程档案、往来文书档案（公司部分）、合同档案;人事部保管员工人事档案、员工绩效考评档案；品质部督察部保管ISO9000质量体系文件、资料、质量记录。

　　c)客户服务中心保管业主档案；

　　d)各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。

　　4.5.3档案的保管程序：

　　a)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员；

　　b)档案管理员将该资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号；

　　c)档案管理员定期将《档案目录》输人电脑，以便查询；

　　d)档案原则上保管原件。

　　4.6档案的密级。

　　4.6.1档案的密级分为三级：绝密、机密、普通。

　　a)绝密档案包括：合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案。

　　b)机密档案包括：员工人事档案、IS09000质量体系文件、重要的会议记录要）、物业管理运作档案和其他属机密的档案。'

　　c)普通档案包括：设备档案，如运行维修记录；工程档案，如工程图纸；计划总结、通知、通告等普通性文件及其他不属于绝密及机密的档案。

　　4.7档案的查阅权限。

　　4.7.1总经理可查阅公司所有档案。

　　4.7.2副总经理（总经理助理）可查阅分管工作的档案。

　　4.7.3部门负责人可查阅该部门所有档案。

　　4.7.4其他人员根据审批查阅有关档案。

　　4.8档案的查阅／借阅／复制。

　　4.8.1查阅／借阅／复制人到档案室在《文件查阅／借阅／复制登记表》中登记。

　　4.8.2档案管理员审核其查（借）阅资格。

　　a)权限内（经授权／审批）的按正常手续办理。

　　b)权限外的机密（含）级以上档案，由档案管理员开具《档案查阅／借阅l复制审批单》给查阅人办理审批手续：属部门（财务类除外）的档案，由部门负责人审批；属管理处的档案，由管理处经理审批；属公司的档案，由总经理审批；

　　财务类的档案也应由总经理审批。

　　4.9在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。

　　4.10须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由分管该项工作的副总经理审批；普通档案由部门负责人审批。

　　4.11档案的销毁。

　　4.11.1超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限（详见各部门标准作业规程）每年编制销毁计划及清单，报行政部主管审核。

　　4.11.2行政部部主管审核无误后报总经理审批。

　　4.11.3总经理审批同意后由行政部部指定三名监销人员（档案管理员、人事部文员、行政部文员）将超过保存期限的档案销毁。

　　4.11.4监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。

　　5.0记录

　　5.1《档案查阅／借阅／复制审批表》。

　　5.2《档案查阅/借阅／复制登记表》。

　　5.3《档案销毁清单》。

　　6.0相关支持文件

　　6.1《文书管理标准作业规程》。

　　6.2各部门有关《标准作业规程》。

篇4：物业公司行政工作制度:收发文档案管理

　　物业公司行政工作制度：收发文及档案管理

　　3收发文及档案管理

　　3.1文件定义

　　3.1.1本规定所提的文件是指：证照、合同、函件、图纸、传真、以部门/管理处/物管公司名义发出的电子邮件等文件。

　　3.1.2公司正式文件不可以电子邮件方式传递，即收到和发出的电子邮件不具有法律效力。

　　3.2收发文管理

　　3.2.1收文

　　3.2.1.1收到的文件（包括通过前台之外来文件，以及内部各部门/管理处文件（密件除外），由物管公司秘书或各管理处行政人员负责收文登记；另物管公司秘书必须在项目管理中心内部网页进行收文登记。无具体收文部门的文件，由资源部负责收文登记。

　　3.2.1.2收文登记后，及时报公司总经理/管理处主任或授权人签署意见，再转交收件人/跟进人处理。无总经理/管理处主任签署意见的文件，可不予处理。

　　3.2.1.3文件执行或处理完毕后，由收件物管公司秘书/管理处行政人员存档，重要的文件正文（如有）物管公司秘书须定期交到档案室归档。

　　3.2.1.4管理处行政人员负责每月填写《收文登记表》。

　　3.3发件

　　3.3.1起草：由需要发件的部门/管理处起草文件。

　　3.3.2编号：对外公文由物管公司秘书上公司网登记索取编号。管理处内部发文由管理处行政人员负责统一编号及填写《发文登记表》。

　　3.3.3打印：由发文部门/管理处负责。

　　3.3.4校对、签署

　　由发文部门/管理处负责，部门/管理处/物管公司归档的文件需有发件人、管理处主任及物管公司总经理的签名；以管理处名义发出的电子邮件，则打印后由管理处主任签名，留作归档。

　　3.3.5申请盖章

　　由物管公司秘书负责申请盖物管公司公章，按项目中心有关图章的管理规定执行，文件的审批件由项目中心行政及信息管理部负责归档。

　　3.3.6发出：由发件部门/管理处负责，并作出发文、签收登记。

　　3.3.7内部传阅

　　收件人依据传阅批示尽快传阅，不应拖延。传阅并签名后的文件，交回归档。

　　3.3.8归档

　　具有保存价值的文件物管公司秘书应及时移交给项目中心资源部档案室；其他文件由物管公司秘书和各管理处行政人员负责保管和处理，做好文件类别、保存份数、存放方式和存放地址等情况的登记。

　　3.3.9管理处行政人员负责每月填写管理处的《发文登记表》。

　　3.4文件保管及处理

　　3.4.1物管公司秘书及各管理处行政人员负责文件的保管工作。

　　3.4.2管理处秘书/各管理处行政人员将所有收、发的文件按不同的类别进行分类，具体类别根据各自的具体情况制定，做到科学、系统、方便查阅和处理。并需将各自的文件分类的类别规则，每年一次或有改变时报物管公司资源部备案。

　　3.4.3文件必须存放在文件柜等安全的地方，不得随意或杂乱地堆放。

　　3.4.4定期组织清理文件（每年的6月和12月）。由各管理处指定专人负责，根据文件的内容和重要性，界定文件的存放期限和处理方法，例如：

　　3.4.4.1对于保管期限已到的文件，集中销毁，并做好注销的登记手续，包括文件名称、文件日期、来文单位/收文单位、文件编号、存放期限、注销日期、注销负责人、注销批准人（管理处主任/物管公司经理）等；

　　3.4.4.2对于保管期限未到、但不是经常使用的文件，按类别进行钉装、打包，集中存放到另外指定的位置上；

　　3.5档案管理

　　3.5.1文件的移交

　　3.5.1.1对于各部门/管理处在工作中形成的、具有保存价值的文件材料应在规定期限内由物管公司秘书移交至项目管理中心档案室，具体移交期限如下：

　　3.5.1.2重要文件如公司/管理处证书、合同、及其他法律文件，应在办妥后一周内由物管公司秘书移交项目管理中心档案室。

　　3.5.1.3一般工作性文件，可按工作进度作阶段性定期移交。

　　3.5.1.4文件移交人将符合归档条件的文件整理后，填写申请，交到项目管理中心档案管理员处，档案管理员清点无误后，予以签名确认。

　　3.5.2档案的保管

　　公司的档案由资源部指定专人进行保管，一般雇员不得私自保留档案。资源部根据公司档案编号的规则，将文件进行编号，分类存放。

　　3.5.3档案信息的使用

　　3.5.3.1复印档案

　　公司规定可按暨定的权限进行复印档案，但必须填写《档案复印记录表》。如所复印的文件属公司证照类，由物管公司秘书统一向项目中心行政及信息管理部办理。

　　3.5.3.2档案原件的借用

　　1）原则上公司档案原件不外借，但因工作需要必须外借的档案原件（例如办理公司年审所需资料等），可凭政府部门的通知填写《档案原件借用申请表》，交物管公司经理签批后由物管公司秘书向项目中心行政及信息管理部借出。

　　2）档案原件外借期一般不得超过一个月。如因工作需要未能及时归还的，须将其原因和档案的存放地点知会项目中心档案管理员，并由档案管理员作出追踪。

　　3）档案借用人应有高度责任感，保持档案的整洁和完整，不得涂污及损坏。

　　3.5.3.3档案原件的归

　　1）借用人将档案归还时，须经项目中心档案管理员检查所归还之档案是否完整，并签名确认。

　　2）档案管理员将《档案原件借用申请表》复印件退回借用人，证明已归还档案，完档案归还手续。

　　3.5.3.4档案原件的处理

　　由物管公司秘书统一交项目中心档案室存档。

　　4月报制度

　　4.1月报制度：每月25日前，各管理处以规定书面格式上报该管理处各部门工作情况至物管公司秘书。

　　4.2香港月报制度：每月28日前，各管理处以规定书面格式上报该管理处工作状况至物管公司秘书及项目。

篇5：物业项目档案管理制度(3)

　　物业项目档案管理制度（三）

　　档案管理作为物业管理的重要组成部分，应严格重视。切勿丢失、泄密，以确保工作的有序正常进行。

　　1.所有文档实行统一管理，并指派专人负责；

　　2.所有收、发文件由专人统一登记，文件传阅后应及时归档，其他人员不得擅自处理；

　　3.对性质不同的文件，实行分类立卷保管，以便日后查找；

　　4.对于客人档案应建立详细档案，未经上级领导同意，不得擅自将客人资料告知他人；

　　5.所有文件作到不泄密、不失密，定期检查所有文件；

　　6.对欲销毁文件必须经过部门经理批准后进行销毁工作，严禁向废品回收站出售。