物业园区资料管理措施

　　物业园区资料管理措施

　　（1）工程资料

　　1）要求标准

　　①分门别类地接收整套（房屋、设施、设备、绿化等）接管验收资料，填写相关表格。

　　②每年年底对整套资料进行一次核对。

　　③资料由管理员负责，专人管理。

　　④借用、归还资料必须登记。

　　2）管理内容

　　所有工程技术、维修、改造资料，各种竣工图、各类设施设备使用、说明等资料、施工管线图及交接验收记录等。

　　（2）业主资料

　　1）要求标准

　　①每年年底核对一次，及时更新业主信息。

　　②资料由专人管理。

　　③建立业主档案目录。

　　④借用、归还资料必须登记。

　　2）管理内容

　　①《业主基本情况登记表》。

　　②《房屋交付验收清单》。

　　③《交付物品清单》。

　　④《领房手续书》。

　　⑤《装修前验收表》。

　　⑥《装修管理协议》。

　　⑦《装修检查表》。

　　⑧《业主意见征询表》。

　　⑨与该业主相关的资料。

　　（3）财务资料

　　1）要求标准

　　①保密性。档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

　　②除公司领导、公司财务负责人外，任何未经物业服务中心经理同意，他人不得查阅管理中心帐务。

　　③管理中心帐本隔年上交公司存档。

　　2）管理内容

　　财务相关资料。

　　（4）文件资料

　　1）要求标准

　　①收到、发出文件后进行留底存档。

　　②组织员工学习（经理负责）、传阅。

　　③受控文件对外保密。

　　2）管理内容

　　①外来文件。

　　②受控文件。

　　③公司发文。

　　④管理中心的申请、报告。

　　⑤管理中心致业主函。

　　⑥管理中心致开发公司函。

　　⑦管理中心致其他部门函。

　　（5）其它要求

　　①各类档案必须注意保密，各种档案未经许可不准外传、外借和随意翻动。

　　②文件、档案收集后，应编制档案目录按目录分类装订存放。

　　③每天应清理来往文件、各种档案，以免资料堆积。

　　④装订文件、档案要按序排列，每年2月份前将前年档案装订、归档。

　　⑤归档要注意整洁、资料分类能随手而得，避免盲目的查找。

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篇2：物业行政管理作业指导书:文件资料管理制度

　　物业行政管理作业指导书：文件、资料管理制度

　　1目的

　　规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

　　2适用范围

　　适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

　　3 职责

　　3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

　　3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。

　　3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

　　3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

　　4相关文件

　　《文件控制程序》Q/PH-QP-4.2.3

　　《质量记录控制程序》Q/PH-QP-4.2.4

　　5工作程序和管理办法

　　5.1 文件的产生

　　5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。

　　5.1.2总经理助理对文件进行审核。

　　5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件生效。

　　5.1.4办公室对生效的文件印制，必须使用[印制文件登记表]（QR-WD01-02-01）。

　　5.2文件、资料的类别

　　5.2.1 受控文件

　　a) 内业资料；

　　b）图纸资料；

　　c) 按照质量体系的控制要求进行管理的文件；

　　d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件；

　　e)与服务过程有关的合同协议；

　　f)业主档案（如：公共合约、用户登记表等，属于业主财产，由综合管理部管理与控制，具体执行[顾客财产控制程序]Q/PH-QP-7.5.4）。

　　管理与控制具体执行[文件控制程序]（ Q/PH-QP-4.2.3）。

　　5.2.2非受控文件

　　与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理，办公室应对其进行分类和编码，以便于归档，根据目前公司现有的非受控文件，可分为：

　　a)内行文、外行文: 1

　　b) 未被质量体系引用的外来文件: 2

　　c) 与服务过程无关的合同协议: 3

　　d) 未被质量体系引用的法律法规: 4

　　e) 行业标准性文件: 5

　　f) 照片、录像带:6

　　g) 电脑贮存:7

　　5.3文件、资料目录的索引号

　　*-*.*-**

　　文件盒编号

　　同号柜序列号

　　文件柜编号

　　文件类别编码

　　5.4文件、资料归档与管理

　　5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档，并汇总到办公室统一管理。

　　5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

　　5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护，文件、资料应分门别类包装和存放，对于需存档的文件、资料要及时存档，并建立[存档备案资料目录]（QR-WD01-02-02），注明文件类别、索引号、份数等，如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索，便于对文件资料的保管。

　　5.5 文件、资料的发放

　　5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放，由办公室制定[文件分发登记表]（QR-WD01-02-03），注明发放范围、数量、分发号等，并要求领用人在[文件分发登记表]上签领，以便对发放的文件进行统计和检查。

　　5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失，发现文件误发时应立即追回，同时作好文件的补救工作。

　　5.6 文件资料的调用、借阅与归还

　　5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表]（QR-WD01-02-04）上详细注明文件、资料的编号和图号，并按时归还和办理归还手续

　　5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

　　5.6.3借阅的文件、资料归还时，办公室应对文件资料是否完好进行检查，若文件、资料受损的，借阅者应阐述受损原因，并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明，因人为因素造成的应追究当事人的责任。

　　4机密性文件的调用与借阅规定

　　a） A级机密文件资料：公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议，公司

财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

　　b）B级机密文件资料：业主档案，公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

　　c）C级机密文件资料：内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

　　d) 行业主管借阅文件、资料的仅限于B级机密和C级机密文件、资料。

　　e) 业主（用户）因工作需要借阅文件、资料的，仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

　　f）外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门，如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的，可以给予协助与配合，但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件，由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

　　g) 以上文件资料的调用与借阅按5.5.1 、5.5.2和5.5.3条款执行。

　　5.7文件的复制、破损和丢失

　　5.7.1未经允许，不得随意复印公司的文件资料，如因工作需要复印文件，须经办公室主任批准，并在[文件复印登记表]（QR-WD01-02-05）上填写复印文件的名称，复印数量，并签名。

　　5.7.2 文件使用人应对文件妥善保管，当文件破损严重影响使用或丢失时，应填写[文件补发申请表]（QR-WD01-02-06），由办公室主任批准，办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件，并应给予新的分发号，新的分发号延续原来文件分发号。

　　5.8 文件、资料的更新

　　文件增加条款和更新时应及时更换，保证在使用处获得有效版本。

　　5.9 文件的作废与销毁

　　5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件，经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。

　　5.9.2 在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的，应向上级汇报，经总经理审批后，给予作废处理。

　　5.9.3 作废文件盖作废章，留一至两份备案，其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行，一人实施，一人监督。

　　5.9.4 办公室对于作废和销毁的文件，应在[作废、销毁文件登记表]（QR-WD01-02-07）上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废，并向各部门书面发布作废声明，防止误用。

　　6 使用的记录表格

　　序号名称编号存放地点存放时间

　　1[印制文件登记表] QR-WD01-02-01办公室一年

　　2[存档备案资料目录] QR-WD01-02-02办公室长期

　　3[文件分发登记表] QR-WD01-02-03办公室一年

　　4[文件、资料借阅登记表] QR-WD01-02-04办公室一年

　　5[文件复印登记表]QR-WD01-02-05办公室一年

　　6[文件补发申请表] QR-WD01-02-06办公室一年

　　7[作废、销毁文件登记表] QR-WD01-02-07办公室一年

　　起草人：审核人：审批人：

　　日期：日期：日期：

篇3：物业程序文件:文件资料管理程序

　　物业程序文件：文件资料管理程序

　　1.目的

　　规范公司和各管理处/部门文件资料的管理，确保文件资料处于受控状态。

　　2.范围

　　适用于公司各管理处/部门文件资料的管理。

　　3、定义

　　无

　　4.职责

　　部门/岗位工作职责频次/时间

　　总经理审批公司红头文件，必要时对各管理处/部门收到的外来公文提出处理意见。1个工作日

　　分管负责人必要时对分管管理处、部门收到的外来公文提出处理意见。1个工作日

　　管理处/部门负责人审批以本管理处/部门名义发布的文件。

　　对本管理处/部门收到的外来公文提出处理意见。及时

　　经办人员编制需发布的文件、办理文件规定的相关事项。及时

　　文件管理员文件的管理、控制。及时

　　办公室负责对物业公司级行政文件、其他文件、外来公文的管理、控制及时

　　5.方法及过程控制

　　5.1文件的分类

　　5.1.1行政文件：公司级人事任免、奖惩决定、对内外发文等以红头文件形式发布，公司日常往来函、公司级会议纪要、管理处/部门级行政文件以非红头文件形式发布。

　　5.1.2业务文件：包括各类管理制度、组织架构、职务说明书等。

　　5.1.3其他文件：包括新闻稿件、宣传海报等（不需编号）。

　　5.1.4外来文件：包括外来公文和外来标准/法规。外来公文指政府部门、上级公司下发的公文。外来标准/法规指政府部门制定的与公司业务有关的各种行业标准、管理/技术标准、法律法规；上级公司下发的各种管理制度等。

　　5.2文件的编码及格式

　　5.2.1公司级行政文件编号方法为：物总字【年度】序号，序号为三位数。须经办公室审批、统一管理。红头文件格式如下：

　　红色文件头

　　编号（小四宋体）

　　文件名称（小二号黑体、加粗）

　　文件内容（小四号宋体）

　　签署人（四号宋体）

　　（小四号宋体）zz物业管理有限公司

　　（小四号宋体，中文数字）二○○五年六月七日

　　5.2.2部门级行政文件编号方法为：部门/管理处简称【年度】序号，序号为三位数。部门/管理处简称如：办公室、品质、财务、经管、世贸、城花、都花、新城、美树、水晶城、东丽湖、西青，如增加新部门/管理处，由品质管理部确定部门简称。格式为：

　　物业公司文件（小三号黑体、加粗）

　　文件编号（四号黑体）

　　文件名称（小二号黑体、加粗）

　　文件内容（小四号宋体）

　　（小四号宋体）zz物业管理有限公司

　　（小四号宋体）部门/管理处名称

　　（小四号宋体）签名：

　　（小四号宋体，中文数字）二○○五年七月十五日

　　注：业务部门文件的字体须符合以上要求，字号可根据具体情况确定，但须保持文件各部分字号大小的协调性。

　　5.2.3业务文件格式

　　5.2.3.1组织架构和职务说明书

　　*****组织架构/职务说明书（三号黑体、加粗）

　　部门/管理处简称-年度-编号（每年从01开始）（小四黑体）

　　文件内容（宋体）

　　编制：审核：审批：（宋体）

　　年月日年月日年月日（宋体）

　　5.2.3.2各类管理制度

　　A.文件表头样式

　　***（管理处/部门名称）管理制度编号TJzzWY（部门简称）-***

　　名称版本

A/0第页 共页

　　编制更改审核批准生效期年　月　日

　　B.管理处/部门可根据需要将管理制度分为"顾客关系"、"环境"、 "职能"、 "安全"、"工程"等类别，并通过文件编号予以区分，如：花园新城"客户关系"类文件编号为"TJzzWY（新城）- K**（**：为序号，从01开始）"。

　　C.版本控制：按体系文件控制方法执行。

　　5.3文件的发布

　　5.3.1所有文件均需经过审批后方可发布。通过宣传栏向顾客公布的信息须保存审批记录。

　　5.3.2重要文件送达开发商、业主/业主委员会及相关业务单位时，须请对方在《文件发放签收表》签收，并保存签收记录。

　　5.4文件的更改

　　5.4.1文件如需更改，须由原文件拟定部门进行更改并按文件原审批程序重新报批。

　　5.5外来文件的处理

　　5.5.1当管理处收到外来公文需处理时，填写《文件处理表》，由管理处负责人提出处理意见，同时抄送办公室、品质管理部，必要时报相关职能部门提出处理意见后进行处理，处理完后由文件管理员负责存档。

　　5.5.2 收到外来标准/法规时，按《质量记录及文档管理程序》处理。

　　5.6文件的存档

　　按照《质量记录及文档管理程序》执行。

　　5.7电子文档的管理

　　按照《质量记录及文档管理程序》执行。

　　5.8文件的保密

　　5.8.1公司需严格保密的文件包括：总经理办公会议纪要、公司经营战略性会议纪要、重大事故分析报告、薪金福利制度、奖金分配数额及其它重要文件等。

　　5.8.2保密文件以电子文档形式传送时，须加密码。

　　5.8.3有权阅读保密文件的公司职员对保密文件负有保密责任。

　　6.支持性文件

　　TJzzWY4.2.4-Z01《质量记录及文档管理程序》

　　7.质量记录表格

　　TJzzWY4.2.3-Z01-F2 《文件发放签收表》

　　TJzzWY4.2.3-Z02-F1 《文件资料存储清单》

　　TJzzWY4.2.3-Z02-F2《文件处理表》

篇4：物业管理公司档案资料管理制度(4)

　　物业管理公司档案资料管理制度（4）

　　一、重视档案资料的整理及管理工作，设置专职人员进行专业化管理。

　　二、办公室根据“档案管理目标责任”要求，按期、按年、按月、按时将公司各项年度方针、工作目标、各项工作建立档案，指派档案管理人员详细分类，进行归档。

　　三、档案资料员工作职责

　　1、负责做好收件登记、编号、运转和检查未归档文件的催办工作。

　　2、按规定及时、正确地办理各种资料的动态注记。

　　3、按时收集好各类档案资料，不散失，不遗留，做好立卷归档，分类要准确，装订要工整，符合立卷标准。

　　4、及时制订工作计划和做好年终总结，特别是要做好为领导提供各种资料的参考、查找工作。

　　5、严格执行查阅资料的规定办法和资料保密纪律。

　　6、妥善保管好各类档案资料，严厉杜绝由于个人疏忽或麻痹大意而使档案丢失及由于档案室内温度不适而受潮或干燥造成的损失。

　　四、公、检、法部门或房管部门和上级主管机关因办案需要，需查阅有关房产资料，按规定凭介绍信查阅。

　　五、律师事务所要有关了解当事人资料的，同样按其介绍信并出示“聘请律师合同书”为准，由资料员代为查阅，并根据不同情况采取口头或书面方式给予回复。

篇5：物业公司作业指导书:文件资料管理制度

　　物业公司作业指导书--文件、资料管理制度

　　1目的

　　规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

　　2适用范围

　　适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

　　3职责

　　3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

　　3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。

　　3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

　　3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

　　4相关文件

　　《文件控制程序》Q/PH-QP-4.2.3

　　《质量记录控制程序》Q/PH-QP-4.2.4

　　5工作程序和管理办法

　　5.1文件的产生

　　5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。

　　5.1.2总经理助理对文件进行审核。

　　5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件生效。

　　5.1.4办公室对生效的文件印制，必须使用[印制文件登记表]（QR-WD01-02-01）。

　　5.2文件、资料的类别

　　5.2.1受控文件

　　a)内业资料；

　　b）图纸资料；

　　c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件；

　　d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件；

　　e)与服务过程有关的合同协议；

　　f)业主档案（如：公共合约、用户登记表等，属于业主财产，由综合管理部管理与控制，具体执行[顾客财产控制程序]Q/PH-QP-7.5.4）。

　　管理与控制具体执行[文件控制程序]（Q/PH-QP-4.2.3）。

　　5.2.2非受控文件

　　与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理，办公室应对其进行分类和编码，以便于归档，根据目前公司现有的非受控文件，可分为：

　　a)内行文、外行文:1

　　b)未被质量体系引用的外来文件:2

　　c)与服务过程无关的合同协议:3

　　d)未被质量体系引用的法律法规:4

　　e)行业标准性文件:5

　　f)照片、录像带:6

　　g)电脑贮存:7

　　5.3文件、资料目录的索引号

　　*-*.*-**

　　文件盒编号

　　同号柜序列号

　　文件柜编号

　　文件类别编码

　　5.4文件、资料归档与管理

　　5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档，并汇总到办公室统一管理。

　　5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

　　5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护，文件、资料应分门别类包装和存放，对于需存档的文件、资料要及时存档，并建立[存档备案资料目录]（QR-WD01-02-02），注明文件类别、索引号、份数等，如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索，便于对文件资料的保管。

　　5.5文件、资料的发放

　　5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放，由办公室制定[文件分发登记表]（QR-WD01-02-03），注明发放范围、数量、分发号等，并要求领用人在[文件分发登记表]上签领，以便对发放的文件进行统计和

　　检查。

　　5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失，发现文件误发时应立即追回，同时作好文件的补救工作。

　　5.6文件资料的调用、借阅与归还

　　5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表]（QR-WD01-02-04）上详细注明文件、资料的编号和图号，并按时归还和办理归还手续

　　5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

　　5.6.3借阅的文件、资料归还时，办公室应对文件资料是否完好进行检查，若文件、资料受损的，借阅者应阐述受损原因，并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明，因人为因素造成的应追究当事人的责任。

　　5.6.4机密性文件的调用与借阅规定

　　a)A级机密文件资料：公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议，公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

　　b)B级机密文件资料：业主档案，公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

　　c)C级机密文件资料：内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用

与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

　　d)行业主管借阅文件、资料的仅限于B级机密和C级机密文件、资料。

　　e)业主（用户）因工作需要借阅文件、资料的，仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

　　f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门，如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的，可以给予协助与配合，但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件，由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

　　g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。

　　5.7文件的复制、破损和丢失

　　5.7.1未经允许，不得随意复印公司的文件资料，如因工作需要复印文件，须经办公室主任批准，并在[文件复印登记表]（QR-WD01-02-05）上填写复印文件的名称，复印数量，并签名。

　　5.7.2文件使用人应对文件妥善保管，当文件破损严重影响使用或丢失时，应填写[文件补发申请表]（QR-WD01-02-06），由办公室主任批准，办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件，并应给予新的分发号，新的分发号延续原来文件分发号。

　　5.8文件、资料的更新

　　文件增加条款和更新时应及时更换，保证在使用处获得有效版本。

　　5.9文件的作废与销毁

　　5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件，经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。

　　5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的，应向上级汇报，经总经理审批后，给予作废处理。

　　5.9.3作废文件盖作废章，留一至两份备案，其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行，一人实施，一人监督。

　　5.9.4办公室对于作废和销毁的文件，应在[作废、销毁文件登记表]（QR-WD01-02-07）上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废，并向各部门书面发布作废声明，防止误用。

　　6使用的记录表格

　　序号名称编号存放地点存放时间

　　1[印制文件登记表]QR-WD01-02-01办公室一年

　　2[存档备案资料目录]QR-WD01-02-02办公室长期

　　3[文件分发登记表]QR-WD01-02-03办公室一年

　　4[文件、资料借阅登记表]QR-WD01-02-04办公室一年

　　5[文件复印登记表]QR-WD01-02-05办公室一年

　　6[文件补发申请表]QR-WD01-02-06办公室一年

　　7[作废、销毁文件登记表]QR-WD01-02-07办公室一年

　　起草人：审核人：审批人：

　　日期：日期：日期：