别墅项目管理处档案管理措施

　　别墅项目管理处档案管理措施

　　1、档案的建立

　　（1）建立档案管理制度

　　（2）确定档案的内容

　　档案管理具体管理内容涉及建筑档案、业主及物业使用人档案、管理工作档案、社区志史档案、财务会计档案等。根据要求以下就建筑物档案、管理工作档案的管理具体说明。

　　a．建筑物档案：1）建筑物原始档案；2）建筑物维护、改造档案；3）业主装修、改造工程档案

　　b．业主档案：业主档案是指物业管理单位为了正常的管理工作需要，收集掌握的有关各业主的文件材料和信息。

　　1）收集业主/用户单位资料

　　2）业主/用户缴费记录包括各样应付之押金

　　3）业主/用户装修工程文件

　　4）业主/用户迁入时填具之资料

　　5）业主/用户资料补充

　　业主/用户联络资料

　　紧急事故联络人的资料

　　管理人员在日常职务常与业主/用户人事变迁资料

　　6）业主/用户与管理处往来文件

　　7）业主/用户违规事项与欠费记录

　　8）业主/用户请修记录

　　9）业主/用户投诉记录

　　10) 业主/用户单位有关的工程档案（与二次装修工程有关资料）

　　c．社区志史活动档案：社区志史活动档案是指物业管理区域作为一个区域社会，在举行或参与各项社会活动中形成并需要归档保存的，反映社区历史发展、文化发展精神文明进步的各类文件材料。

　　d．管理工作档案：管理工作档案是指管理公司在物业管理日常工作中产生形成和需要收集归档保存的文件材料。

　　（3）档案的产生收集、接收和移交

　　1）工程技术部负责收集、接收竣工验收资料、房屋的单体竣工图等项目建筑物的原始资料；

　　2）各组团协调管理处负责收集用户资料、装修管理资料、投诉及回访记录等；

　　3）客服部负责收集文书档案资料及社区志史活动档案；

　　4）其他档案资料和维修、巡视、运行及服务活动记录分别由各职能部门负责收集。

　　2、档案的管理

　　（1）档案的分类、编目及著录

　　（2）档案的整理装订

　　（3）档案的电脑化管理

　　3、档案管理的要求

　　（1）收集报刊应注意收集整份，尽量不要剪裁，并要备有复印件供使用。

　　（2）对收集到的档案资料，要逐件确定其保存价值，保存期限及是否需要补充相关资料。

　　a、对资料进行整理，即进行基本的分类、组合、排列和编目。

　　b、装订之前，要将文件上的订书钉、回形针等铁物全部拆除，以免锈蚀案卷。

　　c、档案保管工作的中心任务是维护档案的完整和安全。要做到：防火、防光、防潮、防霉、防尘、防虫。

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篇2：小区管理处档案管理措施

　　小区管理处档案管理措施

　　一、档案资料管理作业流程

　　1、档案资料的收集

　　（1）设立档案资料，采取系统化、电脑化的手段，设兼职档案管理员，建立相应的管理制度，对所有的档案资料进行严格管理。

　　（2）资料的收集，坚持内容丰富的原则，根据实体资料的内容，以实际工作需要出发。信息资料的来源渠道：规划设计到工程竣工验收的全部工程技术，维修资料；物业构成的方面，到房屋主体，公共设施，小到一树一木全有详细的资料。

　　2、资料的分类整理：收集的所有住处资料，统一由档案管理员集中整理、分类，整理的重点是去伪存真，根据资料信息的来源，内容，表现形式的特点，做到条理清晰，分类合理。

　　3、资料的归档管理

　　（1）资料归档管理采用原始档案和电脑档案的双轨管理制，采用多种形式的文档储存方式，便于原始资料信息的保存，如：胶卷、照片、图景等档案组卷按不同的业务性质，编号，造册，编辑并分柜保存，运用计算机的先进管理手段，尽可能把其他形式的档案资料转化成为电脑储存，便于查找和调用。

　　（2）档案管理环境做好三防工作，即防火、防潮、防变质。

　　二、档案资料的分类

　　1、外来文件

　　■规划档案

　　■验收竣工档案

　　■其他档案

　　2、内部档案

　　■房屋维修档案

　　■装修管理档案

　　■机电设备档案

　　■配套设施设备维修工程档案

　　■消防管理档案

　　■车辆管理记录档案

　　■保安服务管理档案

　　■日常服务管理档案

　　■日常维修档案

　　■卫生保洁管理档案

　　■绿化管理档案

　　■VIP档案

　　■其它档案

篇3：住宅小区物业档案管理措施

　　住宅小区物业档案管理措施

　　1、建立档案管理制度

　　根据档案资料初建的情况，拟首先制定如下制度：

　　<物业档案管理制度><档案查询制度>

　　<库房管理制度><档案移交验收制度>

　　2、确定档案的内容

　　物业管理中档案管理具体管理内容涉及建筑物、业主档案、管理运作、历史档案。根据要求以下仅就建筑物档案，管理工作档案的管理具体的说明。

　　①建筑物档案

　　A、建筑物原始档案

　　包括竣工验收资料、房屋单体竣工图，具体清单如下：

　　产权资料。包括：项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。

　　(1)产权资料。包括：项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。

　　(2)技术资料。包括：竣工图-总平面图、建筑图、结构图、附属工程及隐蔽管的全套图纸、地质勘察报告、工程预算决算分项单、图纸会审记录、工程设计变更通知及技术核定书、隐蔽工程验收记录、沉降观察记录及沉降观察点布置图。

　　(3)竣工验收证明书。包括：基建工程竣工验收书、建筑消防验收合格证、电信局电话工程竣工验收证书、主要材料的质量保证书、新材料、构配件的鉴定合格证书，水、电、卫生器具等设备及卫生洁具的检验合格证书、砂浆、混凝土试块试压报告、供水、供暖管道的试压报告、物业公司代管的设备。

　　(4)房屋使用资料。包括：业主名单、地址、电话清单、建筑面积计算书。

　　(5)供电、供水系统如需物业公司临时代管的，竣工验收后加办以下协议及证书。包括：供用电协议书、用电许可证、委托银行代收电费合同书、变压器报停申请表、用水申请审批表、月供水计划报告单。

　　B、建筑物维护、改造档案

　　建筑物维护、改造档案是指物业管理单位在物业管理工作中对所管物业建筑本体进行维护、改造的有关资料：

　　(1)维护改造申请表及批准文件

　　(2)维护改造工程施工许可证

　　(3)维护改造方案

　　(4)维护改造工程合同

　　(5)维护改造工程预算书及批准文件

　　(6)维护改造工程验收说明书

　　(7)维护改造工程结算(核算)表

　　(8)各设备及工程使用维护说明书]

　　(9)各设备及工程使用许可证(政府规定需要申办的应全部具有)

　　(10)维护改造工程施工设计图及竣工图

　　C、用户装修、改造工程档案

　　用户装修改造档案是指住户对自己拥有产权或经业主授权的房屋进行装修、改造工程所产生的文件和图纸材料，一般内容如下：

　　(1)装修、改造申请表及审查意见

　　(2)装修设计图

　　(3)装修、改造过程中的管理、监理资料

　　(4)完工后的验收意见

　　②管理工作档案

　　管理工作档案是指物业管理公司在物业管理日常工作中产生形成和需要收集归档保存的文件材料，主要为：

　　(1)政府颁发的物业管理各项法规、条例、通知等;

　　(2)制订的各种管理规定、公约;

　　(3)公司 ISO体系文件

　　(4)财务资料

　　(5)工作计划、方针、目标记录

　　(6)各项管理工作日志

　　(7)纠正和预防措施方案

　　(8)质量/环境/安全控制记录

　　(9)设备设施保养规程，巡查、维修、养护记录

　　(10)满意度调查记录、回访记录日志及回访登记表

　　(11)投诉及投诉处理记录

　　(12)其他需要收集归档的工作记录、服务记录。

　　3、档案的管理

　　(1)档案的分类、编目及著录

　　(2)档案的整理装订

　　(3)档案的电脑化管理

　　4、管理条件：

　　(1)库内温度不超过20摄氏度，湿度不超过5%，密闭防光、防鼠防虫，严禁烟火，配气体或干粉灭火设备。

　　(2)办公条件，适量的存储和查阅空间，符合规定的整理装订设备、工具和装具。

　　(3)管理人员要求：经过档案管理专业培训。

篇4：物业档案管理具体措施

　　业户档案资料是在业户入伙以后逐步建立起来的,其内容包括业户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。

　　业户档案的收集

　　××物业设立档案室,建立相应规章制度,对业户档案进行严格管理。资料收集坚持内容丰富的原则。在实际工作中从需要出发,扩大资料来源,从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档,实行业户一户一档。

　　业户权籍资料管理

　　从业户入伙开始,应着手权籍资料的收集工作,权籍资料的收集、整理、归档,应做到条理清晰、完整齐全,便于查阅。管理和使用好权籍资料,动态反映业户权籍状况,为业户需求提供服务。

　　业户档案的整理

　　各个业务范围上收集到的信息资料,统一交档案员集中整理,整理的重点根据资料内容、来源进行分类,做到条理清晰、便于查阅。

　　业户档案的归档

　　××广场××号楼项目(---)管理处的业务接待将收集到的业户资料每月五日前提交档案中心。××物业档案中心员www.pmceo.com按照物业管理自身的内在规律和联系,将资料分类有序地保存,并输入计算机存档,运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。

　　档案的利用

　　为业户服务工作及时提供档案资料,直接或间接地为业户管理服务,从而有效地提高服务质量和服务水平。

　　业户档案的管理

　　业户档案的使用应有严格的规定,借阅必须由具备规定条件的人员经登记后方可借出,归还时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,严重时追究有关人员的责任。业户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作,计算机使用时应防止电脑病毒侵入。