业主档案建立管理规程

　　业主档案建立、管理规程

　　1.0目的

　　规范业主档案的管理，确保业主档案保存完好率100%。

　　2.0范围

　　适用于客服部业主档案的管理。

　　3.0工作流程

　　3.1业主档案的建立;(一个工作日内完成)

　　3.1.1业主档案包含内容：入住通知单、购房合同、户型图、业主身份证复印件、业主资料(入住手续、业主自然情况登记表、业主临时公约、装修管理协议、业主入住资料及物品领取确认书、房屋验收单);

　　3.1.2签字要求：入住手续、资料组、协议组、收款组、钥匙组、验房组必须有相关负责人签字;业主自然情况登记表：尽量留全业主的相关信息;业主临时公约：必须有业主签字;装修管理规定：在业主办理装修申请同时业主签字;业主入住资料及物品领取确认书：必须有业主签字及物业经办人签字;房屋验收单：必须有业主及物业经办人签字;应交费用：必须有业主、物业经办人及财务人员签字;

　　3.1.3建档要求：档案管理员将业主档案按房号进行整理，归档并制成电子版材料;

　　3.1.4验房问题处理：业主验房后将存在问题的验房单复印件及业主留存的A钥匙转交到地产客服做好接收记录(钥匙借用/领用登记表)，并告知业主维修完成时间(大约1周时间);

　　3.2业主档案的检查。

　　档案管理员在收到业主档案时要认真查验，若未按要求填写及时与相关负责人联系补充;建档便意味着档案签字手续完全;同时将业主档案的目录制成电子版材料;

　　3.3业主档案的更新。(一个工作日内完成)

　　随着业主的进住，将于物业管理处签订一系列的申请、协议、维修单等，档案管理员负责归档及电子版材料的更新工作。

　　3.4业主档案的管理

　　3.4.1保密管理：客服所有人员有义务为业主保密，未经业主认可不允许向外透露任何业主信息。档案管理员负责档案柜钥匙保管，休息时负责与专人交接，确保档案管理具有连续性。

　　3.4.2借阅管理：原则上业主档案非客服人员不可查阅，如需查阅必须由借阅部门负责人签字借阅(装修管理部签订装修管理协议时除外)，并负责借阅期间的档案保密管理。

　　4.0支持文件及记录

　　《档案借阅登记表》编号：DW/客服记录-04

　　《业主档案卷内目录》编号：DW/客服记录-05

篇2：物业知识培训：业主入伙装修档案建立

　　物业知识培训：业主入伙装修档案建立

　　入伙装修期的档案建立

　　第一节业主入伙档案

　　一、业主入伙资料,主要包括：

　　1、《入伙通知书》；

　　2、房产证或购房合同复印件；

　　3、业主身份证复印件和代办人份证复印件及授权委托书；

　　4、营业执照复印件、法人授权委托书及法人代表和办理人的身份证复印件(业主属法人单位)；

　　6、《业主(临时)公约》；

　　7、《收楼书》存根；

　　8、《整改项目报告》。

　　二、业主家庭情况资料,主要包括：

　　1、业主档案(身份证明文件复印件及《业主/住户情况登记表》)；

　　2、随住人员档案(身份证明文件复印件及《业主/住户情况登记表》)；

　　3、暂住人员档案(身份证明文件复印件及《业主/住户情况登记表》)；

　　4、业户车辆情况资料(《车辆情况登记表》)；

　　5、办理停车手续资料(《车位有偿使用协议书》)。

　　第二节 业主装修档案

　　一、装修申请审批资料,主要包括：

　　1、《装修申请/验收表》；

　　2、《装修审批通知书》；

　　3、装修图纸及审批资料；

　　4、装修施工单位营业执照及资质证书复印件；

　　二、装修管理档案,主要包括：

　　1、《装修管理协议》；

　　2、装修施工人员档案(《施工出入证办证登记表》)；

　　3、装修巡查记录(《装修巡视检查记录表》)；

　　4、《违反装修规定整改通知书》及《装修验收整改通知书》；

　　5、装修竣工验收单(《装修申请/验收表》)。

　　以上业主入伙档案及业主装修档案合并为业主档案,按档案管理规程由兼职档案员进行管理。

　　附件一：以下为入伙装修期间所使用的文件及表格

　　1、入伙通知书

　　2、收楼须知

　　3、入伙预交费用一览表

　　(1)业主/住户情况登记表(个人)

　　(2)业主/住户情况登记表(单位)

　　4、收楼手续流程条

　　5、收楼证明书

　　6、业主公约

　　7、委托银行代收费协议书

　　8、业户手册

　　9、装修指南

　　10、住宅质量保证书

　　11、住宅使用说明书

　　12、收楼书

　　13、整改项目报告

　　14、其它入伙代办手续签约表格

　　15、装修申请/验收表

　　16、装修审批通知书

　　17、房屋装修管理规定

　　18、装修管理协议

　　19、施工出入证办证登记表

　　20、单元施工许可证

　　21、出入证

　　22、动火许可证

　　23、违反装修规定整改通知书

　　24、装修验收整改通知书

　　25、装修巡视检查记录表

篇3：物业管理员试题《物业管理档案建立与管理》

　　物业管理员试题《物业管理档案建立与管理》

　　一、单选题

　　228、物业中的公共设施和房屋公共部位是多个产权人共有财产，其维修养护费用应由()

　　A、共有人按产权比例分担B、共有人按人口数量分

　　229、物业档案资料是指人们在物业的开发和管理活动中形成的，作为()保存起来以备查考的各种文件。

　　A、原始记录B、业主档案C、管理制度D、用户信息

　　230、客户投诉记录应每年更新，旧的记录一般()后可以销毁。

　　A、半年B、1年C、2年D、3年

　　231、制作房地产分幅平面图应按照()的比例

　　A、1:200B、1:500C、1:1000D、1:5000

　　232、物业管理档案中的()是指在物业管理活动过程中形成的各种文字资料

　　A、图B、表C、档D、册

　　233、物业管理档案中()的特点是内容浓缩，检索方便。

　　A、图B、表C、卡D、册

　　234、一个有序的物业管理资料库是一个完整的()。

　　A、树形图B、菱形图C、矩形图D、环形图

　　235、在管理档案的各个环节中，()的重点是去伪存真，留下物业管理有用的资料。

　　A、收集B、整理C、归档D、利用

　　236、归档就是按照资料本身的()进行科学地分类与保存。

　　A、大小顺序B、字母排列C、内在规律D、图表卡册

　　237、物业资料归档要做到()。

　　A、去伪存真B、尽可能完整C、尽可能准确D、十清

　　二、多选题

　　238、在物业管理工作中，用户档案的建立与管理是通过()完成的。

　　A、收集档案资料B、分类存档C、建立管理制度D、建立使用制度

　　239、档是物业管理档案资料的主要成分，包括()。

　　A、房屋接管验收记录B、房屋分户平面图

　　C、管理合同副本D、房屋产权证副本

　　240、物业档案资料的作用有()。

　　A、制约作用B、凭证作用C、参考作用D、协调作用

　　241、物业档案资料是()

　　A、销售、出租物业时的凭证B、前期建设开发成果的记录

　　C、实施物业管理时工程维修和配套发行的依据D、更换物业管理企业是必须移交的内容之一

　　242、计算机在物业管理中的应用包括()。

　　A、编辑、处理、打印、保管各种文书和资料B、制作规划设计图纸，存储各项基础资料

　　C、确保物业具备正常的使用功能D、建立网络，沟通信息，实现资料、设备共享

　　243、有物业管理系统中的计算机技术主要用于()等方面。

　　A、电子数据处理B、管理信息系统C、决策系统D、消防系统

　　三、判断题

　　244、()房地产的权属登记和产权备案是物业管理中的重要环节。

　　245、()在对物业管理档案进行分类时，通常是采用一种方法比较好。

　　246、()档案资料的建立主要抓住收集、整理、归档、利用四个环节。

　　247、()使用电子数据处理技术不仅可以节省人力、物力，而且使管理工作更加科学化、规范化和现代化，从而提高服务水平。