物业管理档案的建立管理

　　1.资料收集

　　资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要和服务的角度出发，扩大信息的收集来源，从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料，从空间上讲是指物业构成的全部，大到房屋本体公共设施，小到花草苗木都应有详细的资料。

　　2.资料分类整理

　　(1)分辨真伪。

　　(2)分类排序。

　　(3)组编档号。

　　(4)装订精美。

　　3.档案资料管理(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。

　　(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。

　　(3)建议尽可能的采用电脑储存，便于查找调用，以便更好地保护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。

　　(4)建立健全的档案外借管理规定，档案管理必须专人负责，应做到保管、保密，工作细致;如有破损，应及时修补。

　　(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的“三防”标准。

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篇2：X小区物业管理处档案制度

　　X小区物业管理处档案制度

　　1.职责

　　管理处档案工作坚持集中统一管理、分级负责保管的原则，由办公室负责管理处主体档案的管理工作，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。

　　2.范围

　　管理处的建档工作分为：工程技术档案(基建工程项目档案、工程改扩建档案)、文书档案、人事档案、业主档案四部分。

　　3.执行过程

　　3.1管理处接待部门负责管理处文书档案、人事档案和业主档案，工程部门负责工程技术档案。

　　3.2各部门收集、整理、立卷、保管工作由指定专人负责，按归档范围将有保存价值的文件、资料、图纸等材料按规范要求立卷归档，并要做好档案的保密安全工作。

　　3.3各级管理人员要支持资料保管人员员对档案资料的收集整理保管工作，在管理处和经营活动中形成的有保存价值的资料，不能作私有资料由个人占用保存。工作需要，可办手续借阅和复印有关档案资料。

　　3.4销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造清册，提出销毁报告，报管理处领导审批，并报送上级档案机关备案。销毁档案材料时严格执行保密规定。

　　3.5档案管理部门要积极同有关职能部门配合，利用现代化的管理手段，做好档案管理工作。

　　3.6根据归档范围，积极做好遗留材料的补缺工作和有关材料的复制工作，同时要做好由保存价值的开业准备资料、设备资料、各种验收资料、工程技术资料的收集工作。

　　3.7管理处将根据实际情况不断补充和完善归档制度。

　　3.8物业交接文件和技术资料、土建工程和设备设施质量验收记录和客户(业主)更替资料要长期保存;仓库保管资料等一般资料和记录保管三年;财务资料按国家有关规定保管。

篇3：创建郑州市物业管理样板档案室评审办法

　　创建郑州市物业管理样板档案室评审办法

　　第一章 总　则

　　第一条为进一步提升物业服务企业的服务品质，提升物业行业的档案管理，用典型榜样的力量，推动全市档案管理工作的规范化、标准化，提升行业的社会地位和形象，实现业主和物业服务企业的双赢，郑州市物业管理档案专业委员会，在全市物业服务企业中，开展创建物业服务样板档案室评选活动。

　　第二条 “样板档案室”称号，是物业行业在档案管理工作方面的重要荣誉奖励。凡申报此项荣誉的企业或项目，管理水平应达到行业一流，具有榜样标杆作用。

　　第三条 本办法适用于物业企业样板档案室硬件建设，以及物业档案内容等软件规范。

　　第四条 参加申报样板档案室的企业，必须是郑州市物业管理协会的会员。

　　第五条 样板档案室评选办法采用评分制。按照“公平、公正、客观”的原则，坚持好中选好、优中选优。

　　第二章　评选程序

　　第六条 样板档案室的评选按照自愿申报、予以初审、综合考核的程序进行。

　　(一)自愿申报。凡按照样板档案室创建标准，制订创建规划，落实创建措施，并取得显著成效的单位，需填写申请表，并附反映档案室特色的照片三张，向协会档案专业委员会办公室提出申请。(电话：0371一67182916)

　　(二)予以初审。档案专业委员会各小组分别对企业自愿申报的“样板档案室”的企业档案室进行考核，形成初审评估意见。

　　(三)综合考核。档案专业委员会主任、副主任组成评审委员会，根据申报材料和初审评估意见，评出行业样板档案室。

　　第三章表彰奖励

　　第七条 对获得样板档案室的单位和项目，进行表彰奖励，发放样板档案室奖牌，并在《郑州物业报》、“郑州市物业管理协会网站”上公布。

　　第八条 样板档案室奖牌须置放在所在项目显著位置，以接受业主参观。

　　第九条 样板档案室的称号实行期限制，有效期为三年，期满重新进行申报。未申报或申报后未被批准的不再享受样板档案室的称号，并由协会档案专业委员会收回铜牌。

　　第十条 样板档案室实行动态管理。对管理质量下滑，不能体现先进和示范作用的，视情节轻重给予批评、警告、限期整改，直至摘牌、撤销荣誉称号。

　　第四章附则

　　第十一条 本规定解释权属于郑州市物业管理协会档案专业委员会。

　　第十二条 本规定自发布之日起实施。

　　郑州市物业管理协会档案专业委员会

　　20**年11月10日