住宅区物业档案的建立和管理

　　住宅区物业档案的建立和管理

　　住宅区的档案资料是物业管理的重要资源，建立完善的档案并进行科学的管理是十分必要的。因此，我们将在接管CC名门物业管理的同时，对CC名门所有物业管理档案进行接管，包括建筑施工、竣工验收图纸、资料、和业主、住户档案资料等。在原来档案的基础上，进行科学分类，并不断进行补充完善，应用计算机实施规范化管理，从而建立完整的资料档案库。

　　一、档案的接管

　　1、成立管理处档案资料室，专门负责CC名门档案的接管与管理工作。

　　2、制定档案接管与管理的工作流程，档案资料管理规章制度，档案资料管理员(兼)岗位责任制。

　　3、对于CC名门的工程技术、小区管理、经营财务、人事管理、规章制度及往来文件、质量管理文件档案资料及其他档案，进行分类编号、科学建档，具体内容见附表。

　　二、档案的管理

　　1、充分运用计算机技术进行管理。在现代信息社会，广泛地应用计算机，参与各行业、各方面的工作，已成为现代化管理的重要手段。在档案管理上，充分发挥计算机所具有的数据处理快、贮存信息量大、安全可靠、易于保存、方便使用等优势，实现档案管理的科学化和现代化。

　　2、采用计算机贮存与原始文书档案双轨制，实现档案资料贮存方式多元化。尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑磁盘贮存，以利于保存、查找和利用。同时，运用录像带、录音带、胶卷、照片、图纸、图表、幻灯片等多种形式贮存信息，使抽象的档案资料具体、形象化，更易于运用与接受。

　　3、做到档案组卷分类科学化。编制统一的档案组卷分类说明书，规定应按部门分类，以内容分类，按同一年度，同一保存期限，同一保密程度的顺序进行组卷，逐一编号、登记造册、编辑目录，分柜保存。住户档案资料分类原则是每组团按柜、每栋按位、每单位按盒、每户按册建档，但要充分考虑原接管档案分类的实际。

　　4、加强档案的安全、保密工作。应符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮的要求。贯彻执行国家保密法，管理处部分档案按其泄露、遗失会使住户、管理处利益受到重大、较大损失和不良影响分为绝密、机密、秘密三级，其他为普通档案，不同密级的档案在保管和运用方面将区别对待。

　　三、档案的运用

　　1、员工因工作需要借阅档案，应办理借阅登记手续，并规定借阅期限。

　　2、档案的销毁，应填写销毁单，并经管理处主任批准后方可执行，销毁单由档案室管理员保存。

　　附表：

　　CC名门档案资料分类目录

　　项目 内容

　　住宅管理 1、业主委员会工作：业主委员会的章程、文件、通知、资料、历次活动记录等

　　2、住户管理：住户资料(入伙通知单、购房合同、住户登记表、业主公约、住户证件、验房签收表、钥匙发放记录等)、住户投诉、回访记录，住户意见调查、统计记录

　　3、社区文化：社区文化活动计划、记录(简报、照片、录像带、录音带等)、活动总结

　　4、清洁卫生：清洁卫生检查结果及记录，垃圾清运合同，消杀合同及记录

　　5、绿化管理：绿化工作记录及检查记录，消杀、病虫害检查防治记录、绿化设备清单、使用及保养记录

　　6、车场管理：入住户办理停车卡记录、办卡车辆档案、巡视路线、记录、丢失车辆处理记录、交接班、值班记录，搬/入出记录

　　7、消防、治安管理资料：上级消防文件精神，本区消防设施的管理情况及有关消防治安状况记录。

　　工程技术管理 1、CC名门建设竣工资料：报建资料、CC名门红线图、规划图、总平面竣工图、、建筑物竣工图(建筑、结构、给排水、电气、煤气等)、构筑物竣工图、公共设施竣工图、室外管网竣工图(水、电、电话、煤气、消防、有线电视、智能化系统配线、排雨排污等)、绿化工程竣工图等

　　2、CC名门改造变更资料：各类改造竣工图、装修及验收资料(装修申请表、责任书、装修图、施工队资料、验收资料等)、CC名门改造计划

　　3、房屋及公共设施维修(维护)：房屋重大维修资料、公共设施重大维修资料、日常维修资料(申请记录、回访记录、维修派工单等)、大修改造计划、故障事故报告、公共设施巡检记录等

　　4、设备资料：设备管理(维修保养规范、设备台帐及更新记录、工程验收资料等)、设备技术(设备使用说明书、图纸)、设备运行、维修保养资料(通讯、水电、智能化系统、消防等)

　　5、科技图书及资料：各类技术手册、标准、规范、 产品样本和资料、其他技术信息和资料等

　　经营财务 1、经营管理资料：房产面积资料、经营收费标准等

　　2、合同管理资料：物业委托管理合同、购房合同、垃圾清运合同、消杀合同、采购合同、工程维修合同及其他经营合同，合同更改、评审记录

　　3、财务管理：各类会计凭证、账簿、报表等

　　人事劳资 1、人事：员工花名册、资质证明资料、员工体检表、考核表、工伤保险资料、各类统计报表等

　　2、劳资：员工工资、考勤、各类休假、奖金发放记录、各类统计报表等

　　3、培训：培训计划、员工培训记录、培训考核记录等

　　规章制度及往来文件 1、管理及运作规章制度

　　2、政府、主管部门颁发的法律法规文件

　　3、×××物业管理公司文件

　　4、其他外来文件

　　5、本管理处发出的通知、公告、报告、信函等公文

　　质量管理文件 1、质量体系文件：质量手册、运作程序文件、作业指导书

　　2、质量管理资料及记录：内部质量审核资料、管理评审资料、纠正和预防措施报告、其他记录及资料

　　档案管理资料 1、档案销毁报告及清单

　　2、档案接管、移交记录

　　其他

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篇2：校园后勤物业档案的建立与管理

　　校园后勤物业档案的建立与管理

　　一、物业档案建立的内容

　　档案建立的内容包括：校区主要单位资料;客户联系电话：包括：正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话，如单位电话、手机、呼机、E-mail地址等;项目工程与设施设备管理：工程竣工图纸与资料、装修过程情况记录、管线变动情况等;日常维修资料包括：维修、维修回访等记录情况;客户反馈资料包括：服务质量回访记录、客户投诉及处理记录、客户意见征询、统计记录等。

　　二、物业档案管理的具体措施

　　档案资料在接管项目前的交接时以及接管后的日常管理过程中逐步建立起来，主要的措施有：

　　· 设立档案室，建立相应规章制度，对客户档案进行严格管理。资料收集坚持内容丰富的原则。在实际工作中从需要出发，扩大资料来源，从时间上讲是在项目接管前开始收集归档，管理过程资料实行每周定期归档。

　　· 从接管项目前开始，应着手项目工程与设施设备方面的资料的收集工作，资料的收集、整理、归档，应做到条理清晰、完整齐全，便于查阅。管理和使用好权籍资料，动态反映校区公共部位与公用设施设备的状况，为客户需求提供服务。

　　· 各个业务范围上收集到的信息资料，统一交档案员集中整理，整理的重点根据资料内容、来源进行分类，做到条理清晰、便于查阅。

　　· 服务中心的日常运行过程中的各种资料每周五定期由各部门主管负责提交办公室专人负责存档。办公室档案员按照项目物业管理自身的内在规律和联系，将资料分类有序地保存，并输入计算机存档，运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。

　　三、档案的利用

　　为项目的物业管理服务工作及时提供档案资料，直接或间接地为客户管理服务，从而有效地提高服务质量和服务水平。

　　四、档案的管理制度

　　· 档案的使用有严格的规定，借阅必须由具备规定条件的人员经登记后方可借出。

　　· 归还时须由专人进行检查，如有破损，立即修复，严重时追究有关人员的责任。

　　· 档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作，计算机使用时应防止电脑病毒侵入。

　　· 属于接管项目客户方的资料在项目委托期限结束后原物交还，其他档案在合同期内保留，重要过程资料保留至合同期后两年。

篇3：住宅物业档案资料建立管理

　　住宅物业档案资料的建立与管理

　　（一）资料的收集

　　我们将通过三个途径进行收集；一是在物业接管移交时，尽可能的与原设计单位、施工单位联系，力争全面、准确地收集到工程建设及工程技术等原始资料；二是在业主入住阶段，对业主的基本情况进行登记造册收集；三是在日常管理中建立社区维修档案、设备运行档案、业主投诉回访记录等以及其它相关资料，并将档案的收集形成制度。

　　（二）资料的整理和分类

　　在收集到原始资料后，统一由负责档案管理文员集中整理。剔除作废的和无效的记录，修补破损的文档，然后按类别进行装订并整理成册，做到条理清晰、分类合理、易于查找。

　　（三）资料的归档管理

　　1、在社区的档案管理中我们将实行原始资料和电脑档案双轨制，确保储存方式的多元化，尽可能将资料转化为电脑磁盘储存以便于查找。同时运用录像带、录音带、照片等多种形式保存，使抽象的档案资料具体化、形象化。

　　2、对和物业管理服务中心利益影响较大的档案应加密保存。这些档案在电脑中按授权级别检索、对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。

　　3、档案管理员应编制统一的档案分类说明书及档案总目录，并按内容、部门、年度、保存期限及保密程序的分类顺序进行组卷、逐一编号，登记造册、编制目录、分柜保存。

　　4、为保证档案的安全和完善，档案室应随时保持干燥、通风、清洁，并加装安防设施。同时配备合适的文件柜、文件盒以及消防器材等，确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。

　　档案室应避免无关人员任意进出，档案室钥匙交由档案管理员专门保管。

　　（四）档案的使用

　　物业管理服务中心内部员工可在文件档案授权范围内进行查阅。对借阅原始资料的使用者，按档案的不同密级由相关负责人批准方可借阅，并办理借阅手续。

　　（五）档案的销毁

　　根据文档的保存期限和性质，定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁，防止档案的堆积和混淆。对于已过存档期的档案经主管领导批准可销毁，同时建立已销毁文档清单备查。

　　（六）档案资料的分类管理

　　1、工程技术资料

　　（1）项目规划图纸、项目批文、用地批文

　　（2）建筑许可证、投资许可证、开工许可证

　　（3）拆迁安置资料

　　（4）红线图、竣工总平面图

　　（5）地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告

　　（6）工程合同、工程预决算

　　（7）工程设计变更通知

　　（8）竣工图：单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图，消防、燃气等工程及地下管网竣工图

　　（9）房屋、消防、燃气竣工验收证明书

　　（10）主要材料质量保证书，新材料、构配件的鉴定合格证书，水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料

　　（11）浆、混凝土块试压报告

　　（12）绿化工程竣工图

　　（13）其他工程技术档案

　　2、业主居住档案

　　（1）业主详细资料登记表

　　（2）业主的维修档案

　　（3）业主装修巡视记录

　　3、维修资料

　　（1）维修申请记录、回访记录

　　（2）维修派工单

　　（3）设备、设施巡检记录

　　4、公共秩序维护资料

　　（1）日巡检记录、交接班记录、值班记录、巡逻路线

　　（2）日常抽检记录、查岗记录、闭路电视监控系统录象带

　　（3）搬入/出记录、突发事件处理记录

　　（4）车辆进出记录、车辆详细资料

　　5、设备设施管理资料（包括消防）

　　（1）设备设施使用计划

　　（2）设备使用申请、使用情况记录

　　（3）设备、设施维修保养计划

　　（4）设备、设施维修保养记录

　　（5）机电设备运行、巡查记录

　　（6）设备分承包档案

　　（7）设备、设施台帐及更新记录

　　6、绿化清洁资料

　　（1）清洁班检记录、清洁周检记录

　　（2）绿化工作记录、绿化周检记录

　　（3）

消杀记录、绿化病虫害检查记录

　　（4）水体巡检记录

　　（5）水体养护记录

　　（6）水体注水记录

　　7、社区文化资料

　　（1）文化活动计划及实施情况记录

　　（2）文化活动图片及录像记录

　　（3）传媒报导资料

　　（4）文化活动场所、设施台帐及使用记录

　　8、员工管理资料

　　（1）员工个人资料、聘用记录

　　（2）员工考核及奖罚记录

　　（3）员工培训计划、培训档案、考核记录

　　（4）员工晋升、薪金变动及内务管理记录

　　9、反馈资料

　　（1）服务质量回访记录

　　（2）业主意见调查、统计记录

　　（3）业主投诉及处理记录

　　10、行政文件资料

　　（1）项目值班及检查记录

　　（2）有关财务记录（由财务人员专职保管）

　　（3）公司下发文件

　　（4）内部管理规章制度、通知、通报等文件

篇4：荔园物业档案资料建立管理

　　荔园物业档案资料的建立与管理

　　档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及共用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指导和服务。针对碧桂园·荔园的物业管理形式，做到每一项管理工作有理论、有制度规范、有工作详实记录，计算机系统对原始文件资料进行管理，完善档案管理工作，从物业管理的角度记录每一个住宅单元的生活档案，配备专职档案管理人员，建章立制，对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。

　　一、碧桂园·荔园档案的建立

　　（一）主要思路

　　1.碧桂园·荔园档案资料分类：依据小区的具体情况，管理特点略有增减、各有侧重。在管理过程中，注重对资料的整理，找到过往管理中存在的缺陷和不足，并进行重新的分类和补充，使其符合对园区细致管理的需求。

　　2.档案建立抓住初次接管这一契机，从一开始就注重整理住户全面的原始资料，最大限度的明确物业状况和业主的自然状况，作为分户管理的档案基础，以方便接管后日常管理。

　　3.档案管理实行原始资料与电脑管理资料综合管理。原始资料包括：纸张、文字、卷宗、录像带、胶卷、照片、图表等形式；电脑资料包括：

　　电脑软、硬盘储存系统；做到各种档案资料并重，互相补充，形成小区管理的无盲点网络。

　　4.区内各项管理工作必须建立档案资料，依照"采取的管理方式"中制定的规范程序，逐一建档，形成标准化、制度化的档案管理体系。

　　二、碧桂园·荔园档案的管理

　　物业管理档案的种类繁多，我们拟采用建立档案、资料的分类检索的方式进行管理。

　　1.发展商提供的资料

　　1）产权资料

　　项目批准文件；用地批准文件；建筑执照；拆迁安置资料

　　2）技术资料

　　规划图；竣工图（a.总平面图b.单体建筑、结构、设备竣工图c.消防、附属工程及地下管网竣工图d.地质勘测报告e.工程合同开f.竣工报告g.工程预决算h.图纸会审记录i.工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）j.隐蔽工程验收签证k.沉降观察记录l.竣工验收证明书m.钢材、水泥等主要材料的质量保证书n/新材料、构配件的鉴定合格证书o.水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书p.砂浆、混凝土试块试压报告q.供水的试压报告r.绿化工程竣工图纸及相关资料s.其他技术资料）

　　2.管理处建立的资料

　　1）物业资料

　　住宅区基本资料；住宅区分区资料；商业网点资料；娱乐设施资料

　　2）住户资料

　　住户入住资料；入住通知书；入住协议书；家庭人员档案；住户情况登记表

　　3）管理资料

　　①保洁管理记录：日常巡查记录；绿化消杀记录

　　②保安管理记录：日常巡查记录；交接班记录；值班记录；物资搬运放行记录；紧急事件处理记录；车辆管理记录；夜间查岗记录

　　③出租屋档案：承租人员资料

　　④车辆管理档案：车位使用协议

　　⑤装修管理档案：装修申请表（附图纸）；装修工程队安全责任书；临时施工人员登记表；施工单位营业执照

　　⑥工程返修档案：住户情况登记表

篇5：项目物业档案建立管理计划

　　项目物业档案建立与管理计划

　　1.资料收集

　　资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要和服务的角度出发，扩大信息的收集来源，从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料，从空间上讲是指物业构成的全部，大到房屋本体公共设施，小到花草苗木都应有详细的资料。

　　2.资料分类整理

　　(1)分辨真伪。

　　(2)分类排序。

　　(3)组编档号。

　　(4)装订精美。

　　3.档案资料管理

　　(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。

　　(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。

　　(3)建议尽可能的采用电脑储存，便于查找调用，以便更好地保护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。

　　(4)建立健全的档案外借管理规定，档案管理必须专人负责，应做到保管、保密，工作细致；如有破损，应及时修补。

　　(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的“三防”标准。