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嘉达物业客服中心管理方案

编辑:物业经理人2017-04-28

  嘉达物业客服中心管理方案

  一、培训工作

  1、新员工培训:集中一周培训,由老员工每人轮流培训一天,从专业知识、操作技巧、礼仪礼节、小区概况、案例分析等方面进行培训;培训资料由老员工自备;培训时间:晚上6:30-8:30;

  2、新员工工作实践:分别由现场与前台人员进行一对一带班学习;一周后进行互换;新员工每天作好工作日记;

  二、客服主管:房屋租赁、社区文化、处理投诉、检查员工工作情况、协调部门之间工作事项、拟写相关单位工作联系函、通知、不断优化客服工作流程、培训工作、

  三、前台(2人)

  1、岗位职责分前台接待、物业收费两大块。机动事项由客服人员主动承担,包括:开物品放行条、办理出入证、办理装修手续、其他工作安排;

  2、前台接待日常工作包括:处理客户咨询、来访接待、一般投诉、有偿服务与维修项目的跟踪、钥匙管理;发布广播通知;

  3、物业收费日常工作包括:收费、办理退还押金手续、相关费用催缴、物业收入统计、邮件代办、预订报刊杂志、档案管理;

  四、现场(3人)

  1、装修巡视:李宙华4、5组团;金仁科1组团兼其他事项机动(如:图纸审核);另一人2、3组团;

  2、工作制度:每日上班后30分钟内及下班前到客服中心,便于与前台客服之间进行有效沟通,落实下一步工作的开展;工作情况制度;及时将工作发现的装修违章事件报客服中心,严重违章上报客服主管。

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篇2:物业客服中心员工服务管理标准作业规程

  物业客服中心员工服务管理标准作业规程

  1.0目的

  规范客户服务中心员工的服务行为,确保公司的良好形象,为住户提供优质的服务。

  2.0适用范围

  适用于客户服务中心所属各部门员工的服务工作。

  3.0职责

  3.1客户服务中心主管负责监督、考核员工的服务行为。

  3.2客户服务中心全体员工负责按照本规程开展服务工作。

  4.0程序要点

  4.1总则。

  4.1.1客户服务中心主管每天至少巡视一次所属部门员工的着装、仪容仪表及工作情况并将检查结果记录在《工作日记》中,作为员工绩效考评的依据之一。

  4.1.2服务的"十二字"方针:礼貌、热情、友善、乐观、主动、平等。

  4.2仪容仪表。

  4.2.1服饰着装。

  a)上班时间必须穿工作服,工作服要整洁,纽扣要扣齐,不允许敞开外衣,非工作需要不允许将衣袖、裤管卷起,不允许将衣服搭在肩上;

  b)制服外衣衣袖、衣领不显露个人衣物,制服外不显露个人物品,服装衣袋不装过大过厚物品,袋内物品不外露;

  c)上班统一佩戴工作牌,工作牌应端正地戴在左胸襟处;

  d)非当班时间,除因公或经批准外,不穿着或携带工衣外出;

  e)鞋袜穿戴整齐清洁,鞋带系好,不允许穿鞋不穿袜,女员工不允许穿高跟鞋,非工作需要不允许打赤脚或穿雨鞋到处走。工作完毕应在工作场所将鞋擦干净再走;

  f)女员工应穿肉色丝袜,男员工不允许穿肉色丝袜;

  g)非特殊情况不允许穿背心、短裤、拖鞋;

  h)男女员工均不允许戴有色眼镜。

  4.2.2须发:

  a)女员工前发不遮眼,后发不超过肩部,不梳怪异发型;

  b)男员工后发根不超过衣领(其中:保安员头发不得长于5cm),不盖耳,不留胡须;

  c)所有员工头发应保持整洁光鲜,不允许染除黑色以外的其他颜色;

  d)所有员工不允许剃光头。

  4.2.3个人卫生:

  a)保持手部干净,指甲不允许超过指头两毫米,指甲内不允许残留污物,不涂有色指甲油。

  b)员工应经常洗澡防汗臭,勤换衣服。衣服因工作而弄湿、弄脏后应及时换洗;

  c)上班前不允许吃有异味食品,保持口腔清洁,口气清新,早晚刷牙,饭后漱口;

  d)保持眼、耳清洁,不允许残留眼屎、耳垢。

  4.2.4女员工应淡妆打扮,不允许浓妆艳抹,避免使用味浓的化妆品。

  4.2.5每天上班前就注意检查自己的仪表,上班时不能在住户面前或公共场所整理仪容仪表,必要应到卫生间或工作间整理。

  4.3行为举止。

  4.3.1服务态度:

  a)对住户服务无论何时都应面带笑容,和颜悦色,热情主动;

  b)在将住户劝离工作场所时要文明礼貌,并做好解释及道歉工作;

  c)谦虚和悦接受住户的评价,对住户的投诉应耐心倾听,并及时向主管领班汇报。

  4.3.2行走:

  a)行走时不允许把手放入衣袋里,也不允许双手抱胸或背手走路;

  b)在工作场合与他人同行时,不允许勾肩搭背,不允许同行时嬉戏打闹;

  c)行走时,不允许随意与住户抢道穿行;在特殊情况下,应向住户示意后方可越行;

  d)走路动作应轻快,但非紧急情况不应奔跑、跳跃;

  e)手拉货物行走时不应遮住自己的视线;

  f)尽量靠路右侧行走;

  g)与上司或住户相遇时,应主动点头示意。

  4.3.3就座时姿态要端正,入座要轻缓,上身要直,人体重心要稳,腰部挺起,手自然放在双膝上,双膝并拢,目光平视,面带笑容,男员工满坐,女员工一律半坐,严禁将双手夹在腿中间。就座时不允许有以下几种姿势:

  a)坐在椅子上前俯后仰,摇腿跷脚;

  b)在上司或住户面前双手抱着胸前,跷二郎腿或半躺半坐;

  c)趴在工作台上或把脚放于工作台上;

  d)晃动桌椅,发出声音。

  4.3.4其他行为:

  a)不允许随时地吐痰,乱扔果皮、纸屑;

  b)上班时间不允许吃零食,玩弄个人小物品或做与工作无关的事情;

  c)在公共场所及住户面前不吸烟、掏鼻孔、掏耳朵、搔痒、不允许脱鞋、卷裤角衣袖、不允许伸懒腰、哼小调、打哈欠;

  d)到住户处进行工作时,不允许乱翻乱摸,更不允许拿住户的东西、礼物;

  e)谈话时,手势不宜过多,幅度不宜太大;

  f)不允许口叼牙签到处走。

  4.4语言。

  4.4.1问候语:您好、早安、午安、早、早上好、下午好、晚上好、路上辛苦了、你回来了。

  4.4.2欢迎语:欢迎您来我们住宅小区、欢迎您入住本楼、欢迎光临。

  4.4.3祝贺语:恭喜、祝您节日愉快、祝您圣诞快乐、祝您新年快乐、祝您生日快乐、祝您新婚快乐、祝您新春快乐、恭喜发财。

  4.4.4告别语:再见、晚安、明天见、祝您一路平安、欢迎您下次再来。

  4.4.5道歉语:对不起、请原谅、打扰您了、失礼了。

  4.4.6道谢语:谢谢、非常感谢。

  4.4.7应答语:是的、好的、我明白了、谢谢您的好意、不要客气、没关系、这是我应该做的。

  4.4.8征询语:请问您有什么事?我能为您做什么吗?需要我帮您做什么吗?您有别的事吗?

  4.4.9请求语:请你协助我们……、请您……好吗?

  4.4.10商量语:……你看这样好不好?

  4.4

.11解释语:很抱歉,这种情况,公司的规定是这样的。

  4.4.12基本礼貌用语10字:您好、请、谢谢、对不起、再见。

  4.5对来访人员。

  4.5.1主动说:"您好,请问您找哪一位"或"我可以帮助您吗";"请您出示证件"(保安专用)。

  4.5.2确认来访人要求后,说"请稍等,我帮您找"并及时与被访人联系,并告诉来访人"他马上来,请您先等一下,好吗"。

  4.5.3当来访人员不理解或不愿出示证件时,应说:"对不起,先生/小姐,这是公司规定,为了住户的安全,请理解!"(保安专用)

  4.5.4当来访人员忘记带证件必须进入区域时,应说:"先生/小姐,请稍候,让我请示一下好吗?"此时应用对讲机呼叫干部前来协助处理。

  4.5.5当确认来访人故意捣乱,耍横硬闯时,应先说"对不起,按公司的规定,没有证件不允许进入小区,请配合我的工作"。当对方执意要硬闯时,立即用对讲机呼叫就近干部,但应注意尽量保持冷静克制,只要对方没危及他人安全或进行破坏,均应做到冷静克制。

  4.5.6当来访人员出示证件时,应说:"谢谢您的合作,欢迎光临。"

  4.5.7如果要找的人不在或不想见时,应礼貌地对对方说"对不起,他现在不在,您能留下卡片或口讯吗"。

  4.5.8当来访人员离开时,应说:"欢迎您再来,再见!"

  4.6对住户。

  4.6.1为住户提供服务时,无论何时均应面带微笑。和颜悦色、给人以亲切感;与住户谈话时,应聚精会神、注意倾听,给人以受尊重感;应坦诚待人,不卑不亢,给人以真诚感;应神色坦然、轻松、自信、给人以宽慰感;应沉着稳重,给人以镇定感。

  4.6.2对住户要一视同仁,切忌有两位住户同时有事相求时,对一位住户过分亲热或长时间倾谈,而冷落了另一位住户。当值时有住户有事相求时,应立即放下手中工作,招呼住户。

  4.6.3严禁与住户开玩笑、打闹或取外号。

  4.6.4住户之间交谈时,不要走近旁听,也不要在一旁窥视住户的行动。

  4.6.5对容貌体态奇特或穿着奇异服装的住户切忌交头接耳或指手画脚,更不许围观,不许背后议论、模仿、讥笑住户。

  4.6.6当住户提出不属于自己职责范围内的服务要求时,应尽可能为住户提供力所能及的帮助,切不可说"这与我无关"之类的话。

  4.6.7与住户交谈时,要全神贯注用心倾听,要等对方把话说完,不要随意打断对方的谈话。对没听清楚的地方要礼貌地请对方重复一遍。

  4.6.8对住户的问询应尽量圆满答复,若遇"不知道、不清楚"的事,应请示有关领导尽量答复对方,不许以"不知道、不清楚"作回答。回答问题要尽量清楚完整,不许不懂装懂,模棱两可、胡乱作答。

  4.6.9在与住户对话时,如遇另一住户有事相求时,应点头示意打招呼或请对方稍等,不能视而不见,同时尽快结束谈话招呼住户。如时间较长,应说:"对不起,让您久等了"。

  4.6.10与住户交谈,态度和蔼,语言要亲切,声调要自然、清晰、柔和、亲切,音量要适中,不要过高,也不要过低,以对方听清楚为宜,答话要迅速、明确。

  4.6.11需要住户协助工作时,首先要表示歉意,并说"对不起,打扰您了"。事后应对住户帮助或协助表示感谢。

  4.6.12对于住户的困难,要表示充分的关心、同情和理解,并尽力想办法解决。

  4.6.13对于住户质询无法解释清楚时,应请上级处理,不许与住户争吵。

  4.6.14见住户搬出大宗物品时,应先主动打招呼:"先生/小姐,您好!"然后再履行手续,"对不起,请出示放行条!(保安专用)"当住户搬运物品有困难时,要主动帮忙,住户表示谢意时,有"不用谢或不客气,没关系"回答。

  4.6.15当遇到熟悉的住户回来时,应说"你好,××先生/小姐,您回来了。"

  4.6.16当熟悉的住户经过岗位时,应说"你好,××先生/小姐"。

  4.6.17当住户有事咨询时,应热情接待,并说"有困难直说,但愿我能给您帮助"。当遇到住户施以恩惠或其他好处时说,应说"谢谢您的好意,公司有规定不能收取,请您理解"。

  4.6.18当发觉自己和对方有误解时,应说"不好意思,我想我们可能是误会了"。

  4.6.19当发觉自己有失误时,应立即说"噢,对不起,我不是那个意思"。

  4.6.20对来咨询办事的住户,值班员应立即起立,神态热情,主动问好:"先生/小姐,您好!请问有什么事需要我们帮助的?"

  4.6.21当对方挑衅时,应说:"请尊重我们的工作,先生/小姐。"

  4.6.23当遇到行动不便或年龄较大的住户经过时,应主动上前搀扶。

  a)与住户交谈时,应注意:

  b)对熟悉的住户应称呼其姓氏,如××先生,××小姐;

  c)与住户对话时宜保持1米左右的距离,应使用礼貌用语;

  d)与住户谈话时,应专心倾听住户的意见,眼神应集中,不浮游,不应中途随意打断住户的讲话;

  e)应在不泄露公司机密的前提下,圆满答复住户的问题,若有困难时应积极查找有关资料或请示领导后答复住户,不可不懂装懂;

  f)当住户提出的要求超过服务范围时,不要拖泥带水;

  g)与住户打交道应遵循不卑不亢、坦诚自然、沉着稳重的原则;

  h)任何时候都不得对住户有不雅的行为或言语。

  4.7接听电话。

  4.7.1铃响三声以内,必须接听电话。

  4.7.2拿起电话,应清晰报道:"您好,××部门。"

  4.7.3认真倾听对方的电话事由,若需传呼他人,应请对方稍候,然后轻轻搁下电话,去传呼他人;如对方有公事相告或相求时,应将对方要求逐条记录在《工作日记》内,并尽量详细回答。

  4.7.4通话完毕,应说:"谢谢,再见!"语气平和,并在对方放下电话号码后再轻轻放下电话,任何时候不得用力掷听筒。

  4.7.5接电话听不懂对方语言时,应说:"对不起,请您用普通话,好吗?"或"不好意思,请稍候,我不会说××话。"

  4.7.6中途若遇急事

需暂中断与对方通话时,应先征得对方的同意,并表示感谢,恢复与对方通话时,切勿忘记向对方致歉。

  4.7.7接听电话时,声调要自然清晰、柔和、亲切,不要装腔作势,声量不要过高,亦不要过低,以免对方听不太清楚。

  4.8拨打电话。

  4.8.1电话接通后,应首先向对方问候,如:"您好,并作自我介绍。

  4.8.2使用敬语,将要找的通话人姓名及要做的事交待清楚。

  4.8.3通话完毕时,应说"谢谢,再见"。

  4.9进行工作操作。

  4.9.1进行室外工作可能影响到住户的工作、生活时,应摆放警示牌。

  4.9.2室内进行维修、种植等工作时,应在地面铺一层报废床单或毛巾等保护地面,不允许弄脏家具、地面、墙身等。工作完毕要彻底清理工作现场恢复原样。

  4.9.3工作操作时应注意走路轻、工作轻、说话轻。

  4.9.4工作进行中若有住户走过工作区域应暂时停止工作,并面带微笑面对住户,等住户走过后再继续工作。

  4.9.5无论何时不允许坐在地上操作。

  4.10与顾客同乘电梯。

  4.10.1主动按"开门"钮。

  4.10.2电梯到达时,应站在梯门旁,一只手斜放在梯门上,手背朝外,以免梯突然关闭,碰到顾客;另一只手微微抬起放在胸前,手心朝上,五指并拢,指向电梯,面带微笑地说"电梯来了,请进"。

  4.10.3顾客进入电梯后再进电梯,面向电梯门,按"关门"钮。关闭电梯时,应防止梯门夹到他人的衣服、物品。

  4.10.4等电梯门关闭呈上升状态时,转过身与梯门呈45?面向顾客。

  4.10.5电梯停止,梯门打开后,首先出去站立在梯门旁,一只手斜放在梯门上,手背朝外,另一只手五指并拢,手心向上,指向通道,面带微笑地说:"到了,请走好"。

  4.11当值时接到投诉、咨询的处理。

  4.11.1对住户的投诉咨询要细心聆听,不允许有不耐烦的表现。

  4.11.2对于投诉,应指引住户到"客户服务中心"反映;对于误解,如自己能解释清楚时应尽量向住户解释;如自己无法解释清楚应立即请求上司协助或指引住户到"客户服务中心"咨询。

  4.12在服务过程中,应注意事项。

  4.12.1三人以上的对话,要用互相都懂的语言。

  4.12.2不允许模仿他人的语言、声调和谈话。

  4.12.3不允许聚堆闲聊,高声喧哗或高声呼喊另一个人。

  4.12.4不与住户争辩。

  4.12.5不讲有损公司形象的言语。

  4.12.6不允许在任何场合以任何借口顶撞、讽刺、议论住户。

  4.12.7不讲粗言恶语或使用歧视或污辱性的语言。

  4.12.8对住户一律行注目礼。

  4.13与服务有关的技能与"顾客满意"在物业管理中的运用。

  4.13.1业主的基本消费心理:

  a)花钱买服务;

  b)我的困难总是最重要、最紧迫的;

  c)消费就是追求心理或生理上的满足感;

  d)我需要尊重。

  4.13.2员工服务的六个基本技能:

  a)学会同情业主,遇事要换位思考。

  b)记住业主的姓名、学会正确称呼业主:

  第二次和业主见面时能说出业主姓名;

  男士有职位时,一律称职位;

  没有职位的一律称"先生";

  不可以随便称"老板";

  女士已婚,可以称"太太";

  弄不清楚时一律称"小姐";

  不可以随便使用太亲近的语言。

  c)学会给业主留面子。尊重业主的隐私和习惯。

  d)学会忍耐。努力做到心平气和地工作。

  e)尽量少干扰业主。

  f)学会赞美业主。

  4.13.3物业管理的几种特殊服务制度。

  a)"三米微笑制"。员工和住户相遇时,在住户注意到自己的适当范围内,应保持善意的微笑。

  b)"唱诺制"。"唱"是指员工对住户无论何时都应该使用动听的语言,"诺"是指员工在提供管理和服务时,不允许说"不知道"、"不清楚"或干脆大包大揽,要树立"一诺千金"、"信誉良好"的服务形象。

  唱的语言包括以下几种:

  讲符合对方利益的语言;

  讲"双赢"的语言;

  讲"同伙"的语言;

  讲"赞美"的语言。

  c)"时效制"。在提供服务的过程中,时效制特别重要。要求在承诺的时间内,必须争分夺秒的完成,完不成就意味着无效劳动。

  4.14本规程作为管理处各部门员工绩效考评的依据之一。对于严重违反本规程的员工,还要按《行政奖罚标准作业规程》予以相应的处罚。

  5.0记录

  6.0相关支持文件

  《行政奖罚标准作业规程》。

篇3:物业客服中心回访管理标准作业规程(2)

  物业客服中心回访管理标准作业规程(二)

  1.0目的

  规范回访工作,及时验证管理服务工作的质量和效果,确保管理服务工作质量。

  2.0适用范围

  适用于客户服务中心服务工作效果的回访。

  3.0职责

  3.1管理处经理负责重大投诉的回访工作。

  3.2客户服务中心主管负责制定回访计划和组织、安排一般回访工作。

  3.3管理员负责依照本规程实施具体回访工作。

  4.0程序要点

  4.1客户服务中心主管制定回访计划,安排回访。

  4.1.1回访时效安排:

  a)投诉事件的回访,应在投诉处理完毕后的3天内进行;

  b)维修工程的回访,应在完成维修工程1天后,2天内进行;

  c)特约服务的回访,应安排在合同执行期的中期阶段和结束后进行;

  d)急救病人的回访,应安排在急救工作结束后的1周内进行;

  e)管理处发行的报刊、杂志及组织的文体活动的回访,应当在组织、发行完毕后1周内进行;

  f)其他管理服务工作的回访,应安排在完成管理服务工作的1周内进行。

  4.1.2回访率:

  a)投诉事件的回访率要求达到100%;

  b)维修服务、特约服务和求助服务的回访率要求分别达到30%;

  c)报刊、杂志及组织的文体活动的回访率要求达到10%;

  d)其他管理服务工作的回访率按当时情况由客户服务中心主管确定。

  4.1.3回访人员的安排:

  a)重大投诉的回访由管理处经理组织进行;

  b)一般投诉的回访由被投诉部门主管与客户服务中心管理员共同进行;

  c)维修服务、特约服务和求助服务的回访由管理员进行。

  4.1.4回访的内容:

  a)质量评价;

  b)服务效果的评价;

  c)住户的满意程度评价;

  d)缺点与不足评价;

  e)住户建议的征集。

  4.2客户服务中心主管依照回访计划,通知相关人员进行回访,回访人员应到客户服务中心领取《回访记录表》,并在《回访记录签收表》上签收。

  4.3回访人员在限定时效内进行回访,回访工作一般采用与住户面谈、现场查看的方式综合进行,将回访内容扼要记录在《回访记录表》上,并请住户对记录内容签名确认。

  4.4回访人员在《回访记录表》上签名确认,并将表格交回客户服务中心。

  4.5客户服务中心主管对处理完毕的《回访记录表》进行审核,并加注意见。对于回访内容反馈为不合格的事件应上报管理处经理,按《住户投诉处理标准作业规程》办理,并将处理意见记录在《回访记录表》上。

  4.6管理员每季度末对回访结果进行统计、分析,对发现的回访不合格、连续就同一事项投诉两次以上、同一种维修三次以上的现象,写成统计分析报告,以书面形式经客户服务中心主管审核后,报管理处经理决定是否按照《不合格纠正、预防标准作业规程》办理。

  4.7《回访记录表》于下一季度10日前统一交由管理处存档保管2年。回访记录表每页应有编码,不允许撕毁。

  4.8本规程作为相关人员绩效考评的依据之一。

  5.0记录

  5.1《住户投诉/求助登记单》。

  5.2《住户投诉/求助记录表》。

  5.3《服务满意度调查表》。

  5.4《业主满意率调查统计表》。

  6.0相关支持文件

  《住户投诉处理标准作业规程》。

篇4:物业客服中心办公环境管理规范

  物业客服中心办公环境管理规范

  1.保持办公环境的安静,不得大声喧哗;

  2.保持办公环境的干净、整洁;

  3.每天对办公室进行一次清扫,每周对办公室进行一次大扫除;

  4.办公室的烟灰缸中的烟蒂应随时清理,一般不得超过三个;

  5.保持办公用品摆放整齐,不得存放与办公无关的物品;

  6.及时整理办公室报纸,保持报纸的有效性和完整性;

  7.保持办公室文件柜内的整齐,资料、文件摆放有序,保持文件的时效性;

  8.爱护办公用品和办公设备,节约办公用品,保持办公用品的干净;

  9.控制空调的使用, 30℃以上制冷,5℃以下制热;

  10.离开办公室时应将座椅摆放整齐;

  11.卫生间应及时清理,保持空气清新;

  12.避免在工作时间接待私人来访者,私人会客时间不得超过10分钟;

  13.办公室电话原则上不得公话私用,接听私人电话不得超过3分钟;

  14.下班前全面做好安全检查后离开。

篇5:客服中心员工仪容仪表管理规范

  客服中心员工仪容仪表管理规范

  1.着装

  1.1上班时间必须穿工作服,工作服要整洁,不许敞胸露怀,非工作需要不允许将衣袖、裤管卷起,不允许将衣服搭在肩上;

  1.2制服外衣衣袖、衣领不显露个人衣物,制服外不显露个人物品,服装衣袋无过大过厚的物品,袋内物品不外露;

  1.3上班统一佩带工作牌;

  1.4鞋袜整齐清洁,皮鞋颜色为深色,不允许穿鞋不穿袜,不允许穿高跟鞋,必须非工作需要不允许打赤脚或穿雨鞋到处走。工作完毕应将鞋擦净后离开;

  1.5非特殊情况不允许穿背心、短裤、拖鞋;

  1.6员工不允许戴有色眼镜。

  2.须发

  2.1女员工前发不遮眼,长发要束扎,不梳怪异发型;

  2.2男员工发长不超过衣领,不盖耳,不留胡须;

  2.3所有员工头发应保持整洁;

  2.4所有员工不允许剃光头。

  3.个人卫生

  3.1保持手部和指甲的干净,指甲不允许超过指头两毫米,不涂有色指甲油;

  3.2员工应经常洗澡防汗臭,勤换衣服。衣服因工作而弄湿、弄脏后应及时换洗;

  3.3上班前不允许吃有异味食品,保持口腔清洁,口气清新;

  3.4保持眼、耳清洁。

  4.女员工可淡妆,不允许浓妆艳抹,避免使用味浓的化妆品。

  5.上班前应注意检查自己的仪表,上班时不能在客人面前或公共场所整理仪容仪表,必要时应到卫生间或工作间整理。

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