某物业企业档案管理办法
某物业企业档案管理办法
01 目的
为了规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作，特制定本办法。
02 范围
适用于xx物业总公司及所属子(分)公司。
03 职责
3.1子(分)公司综合管理部为所属公司档案管理工作的归口部门，负责所属公司的档案管理工作。
3.2总公司综合管理部为全公司档案管理工作的归口部门，全面负责公司的档案管理工作。
04 方法和过程控制
4.1档案的分类：详见档案目录分类方案。
4.2立卷与编制目录
4.2.1立卷：就是按照单份文件类别和价值大小组合成案卷。档案管理人员按以上分类方法，用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷：
1)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标贴纸;
2)在档案标贴纸上打印出档案类别名称;
3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中;
4)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹)内。
4.2.2编制目录：
1)档案管理人员在档案盒内首页位置准备活页《档案资料储存清单》;
2)每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案资料储存清单》(内容包括档案名称、归档编号、份数、页数、归档时间、保存期限等项目)中，以便查阅。
4.3档案的保管期限
4.3.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种，其中定期保存一般又分长期保管(15年以上)、中期保管(5—15年)、短期保管(5年以下等)。
4.3.2综合管理部门在编制档案目录分类方案时，应标明档案保管期;档案的保存期限必须经总经理批准。
4.3.3各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关作业规范，对档案的保存价值进行鉴定及标注。
4.4档案的保管
4.4.1档案保管的工作任务是：
1)便于查阅;
2)保证档案的安全;
3)防止档案的损坏;
4)采取修复技术，延长档案寿命。
4.4.2档案保管的责任部门：
1)财务部门负责保管财务档案;
2)人力资源部门负责保管人事档案;
3)管家部负责保管业主及住户档案;
4)综合管理部门负责保管除人事档案、财务档案、业主档案以外的所有档案。
5)各部门原则上不保管档案，因工作需要经常使用的部分资料可使用影印件，如运营中心可保存设备设施使用说明书、工程图纸等影印件。
4.4.3档案的保管程序：
1)各部门应指定专人负责保管尚未到达归档期的档案。
2)档案归档期由各档案保管责任部门制定，总经理批准后执行。
3)各部门应按档案的归档期，及时将档案移交至档案保管责任部门保管。
4)档案保管人员应将该资料登记在《档案资料储存清单》中，归入相应案卷并统一编号。
5)档案保管人员可定期将《档案资料储存清单》输入电脑，以便查询;
6)档案原则上保管原件。
4.4.4档案的密级
1)绝密档案包括：公司股份构成、投资情况、总体发展规划、经营战略、营销策略、商务谈判内容及载体、获得竞争对手情况的方法与渠道、招投标文件、正式合同和协议文书以及重大经营与管理决策。
2)机密档案包括：项目规划、管理方案、体系文件、顾客档案与资料、员工档案与资料、财务预决算报告、财务报表与统计报表、薪酬制度与员工工资、保险柜密码与计算机密码、尚未确定的公司重要人事调整及安排情况、人力资源部门对干部的考评材料、重要的会议记录(纪要)等。
3)秘密档案包括：消费层次调查情况、市场潜力调查预测情况、顾客投诉与回访记录、工程图纸、维修记录、检查记录与结果、计划总结、收发文件(如通知、通告等)、会议纪要(重要会议纪要除外)、员工手册等普通性文件。
4.4.5档案的查阅权限
1)总经理可查阅公司所有档案。
2)分管领导可查阅分管业务范围内的档案和分管部门员工的档案。
3)综合管理部门经理可查阅除财务、业主档案、人事档案以外的所有档案。
4)财务部门经理可查阅除业主档案、员工档案以外的所有档案。
5)人力资源部门经理可查阅全体员工的档案和部门业务范围内的档案。
6)部门负责人可查阅该部门业务范围的档案。
7)其他人员根据审批查阅有关档案。
4.4.6档案的查阅、借阅、复制
1)查阅、借阅人须填写《档案查(借)阅申请单》，按审批权限批准后，方可查阅、借阅。
2)各类档案的审批权限：属部门(财务类除外)的档案，由部门负责人审批;属公司的档案，由分管领导审批;非财务人员查阅财务类档案时，由总经理审批;非人力资源部门员工查阅人事档案时，由总经理审批
3)若需复制，还应在《档案查(借)阅申请单》备注栏中注明，并在权限内使用。
4)档案管理人员应对借出的记录进行跟进，并及时收回归档。
4.5档案的销毁
4.5.1超过保管期限的档案，应及时作废、销毁。档案管理人员应适时对超过保管期限的档案进行整理，定期编制《档案销毁申请表》，经档案管理部门经理、分管领导、总经理审批后执行销毁。
4.5.2经审批同意后由档案管理部门指定1-2名监销人员将超过保存期限的档案销毁。
4.5.3监销人员确认销毁文件无误后，选择安全地点销毁档案。
4.6附录A《档案目录分类方案》。
05 附则
5.1总公司综合管理部负责本办法的解释和修改。
5.2各子(分)公司可根据本办法制定具体的实施细则，并报总公司备案。
5.3本办法自2009年3月1日起生效施行。
06 记录
记录名称记录编号保存期限(年)
6.1《档案查(借)阅申请单》SMS 01-02-002-F13年
6.2《档案资料储存清单》SMS 01-02-002-F2长期
6.3《档案销毁申请表》SMS 01-02-002-F3长期
篇2：集团公司档案管理办法
集团公司档案管理办法范本
第一章 总 则
第一条为了加强EE公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为EE公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和(总公司办公制度》有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条凡总公司各部门、专业公司(下称各单位)在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向总公司机要档案室移交，集中管理，任何单位和个人不得据为已有。
第三条各单位的领导应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
第四条EE公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由总公司办公室负责监督和指导。
第二章 归档范围
第五条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片J员片等)均属归档范围。
第六条上级机关文件材料应归档的有。
(一)上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料;
(二)党和国家领导人及上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。
(三)代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。
(四)其他文件材料。
第七条公司文件材料应归档的有。
(一)公司颁发的(包括转发及其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。
(二)公司的请求与上级机关的批复文件，各部门、各专业公司、各子公司及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件;
(三)公司及各部门的工作计划、总结、报告;
(四)公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料;
(五)公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料;
(六)公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本;
(七)反映公司经营和管理的专业文件材料，如实业投资项目、房地产开发、贸易、证券、信贷、租赁、世行贷款、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等;
(八)公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等);
(九)公司及各部门、各专业公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料;
(十)公司及各部门、各专业公司制定的规章制度等;
(十一)公司的历史沿革(包括公司简介)、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料;
(十二)公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本;
(十三)公司及各部门、各专业公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料;
(十四)公司干部、工人、党员、团员名册、报表;
(十五)公司干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根;
(十六)公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等;
(十六)公司解决法律纠纷问题形成的文件材料;
(十八)公司或部门、专业公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料;
(十九)公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证;
(二十)公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。
第八条同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有：
(一)同级机关和非隶属机关颁发的非本公司经营范围但需要执行的法规性文件;
(二)有关业务机关检查本公司工作形成的重要文件;
(三)同级机关和非隶属机关与本公司联系、协商工作的来往文件。
第三章 立卷归档要求
第九条公司各单位应在每年3月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向总公司办公室移交。
第十条各单位必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。
第十一条各单位向总公司办公室移交档案时，要严格履行移交手续。
第十二条归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
(一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照(复印件)、章程、项目人员任兔文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等。
(二)在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开;文电应全在一立卷。
(三)卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;
(四)卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
(五)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内;卷内文件目录放在卷目。
(六)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
(七)本公司各部门及各专业公司立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由总公司办公室统一发给。
第四章 档案保管期限
第十三条文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。
第十四条确定公司档案保管期限的原则
(一)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。
(二)凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
(三)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。
第五章 档案的鉴定与销毁
第十五条公司办公室秘书处对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。
第十六条档案鉴定工作由办公室主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。
第十七条档案材料鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，方可销毁。
第十八条销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。
第六章 档案的借阅
第十九条公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到公司办公室秘书处机要室填写档案借阅单，方可借阅。
第二十条公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司领导批准。
第二十一条借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。
第二十二条借阅档案的同志，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任批准。
第二十三条借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。
第二十四条借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，按本制度第七章第三十一条进行处罚。
第二十五条凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。
第七章 罚 则
第二十六条公司各单位凡违反制度第三章第九条，无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评。
第二十七条公司各单位凡违反制度第六章第十四条，泄露秘密，按《公司保密工作条例)进行处理。对涂改、拆散或未经办公室领导批准转借、复印或携带档案外出的;视具体情况，对其单位领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。
第二十八条公司各单位凡违反本制度第六章第二十五条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。
第二十九条公司各单位凡违反本制度第六章第二十六条，遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，按《公司保密工作条例》进行处理。
第八章 附 则
第三十条本办法由总公司办公室负责解释。
第三十一条各子公司应根据本办法，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。
第三十二公司以往的相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。
篇3：公司文书档案管理办法(6)
公司文书档案管理办法(六)
1 总则
为进一步加强文书档案的管理，规范文书档案的收集、归档、整理、保管、鉴定、销毁、统计、检查、利用、借阅及立卷归档等工作相关程序，特制定本管理标准。
2 适用范围
本标准适用于公司文书档案管理。
3 术语和定义
文书档案：是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议纪录、计划和总结等。
4 管理职责
4.1文书档案室管理部门为公司办公室，具体由公司办公室文秘科负责，并接受市主管机关业务指导。
4.2.负责公司党政文书，声像档案的保管。为公司生产、经营及各项工作提供文档信息资料。以党政机要文件保管为重点，同时保证文书档案的完整、保密和安全。
4.3负责文档的收集、整理、保管、签定和统计。
5 管理活动、程序及要求
5.1.文书档案收集
5.1.1文书档案收集的范围
5.1.1.1上级来文及资料。
5.1.1.2公司文件。
5.1.1.3公司历史档案。
5.1.1.4已撤消旧机构的档案。
5.1.1.5上级领导来公司检查工作及活动的音像资料。
5.1.1.6公司荣获的各项荣誉称号、奖牌、奖状、奖旗等资料和照片。
5.1.1.7公司发生的重大事件及各项重要活动的音像资料。
5.1.2文书档案的收集
5.1.2.1按照文书档案收集范围，收集与所保管档案有关的资料。
5.1.2.2交接档案的当事人在接收档案时根据移交目录清点核对，并由交接双方在目录上签字或盖章。
5.1.2.3各部门交文书档案室的文档需符合文书档案工作要求，并由各部门主管领导审核、签字后方可交接。不符合归档要求的，文书档案室有权拒收。
5.2.立卷与归档
5.2.1文件的立卷归档工作由公司办文秘科负责，具体工作按文档管理和上级业务规定执行。
5.2.2需归档的音像档案，要认真填写说明，编号登记。每半年对文档重新整理，时间在每年的1月份和7月份。
5.3文书档案的整理和保管
5.3.1文书档案以卷宗为单位进行分类、排列;涉密文件按涉密级别分类，单独保管。
5.3.2文书档案室在收集零散文件时，要认真区分，依照分类进行立卷。
5.3.3文书档案发现文件破损要及时修复或复制。
5.4.文书档案的统计和检查
5.4.1文书档案室要设立文书档案登记簿，档案的借阅、返还及时登记、注销，对档案的收进及提出情况进行数量统计。
5.4.2文书档案室对所保管的档案每年进行一次全面检查，遇到特殊情况及时检查，并及时上报检查结果。
5.4.3负责保管文书档案的人员调动工作时要办理移交手续。
5.5.文书档案的利用和借阅
5.5.1文书档案室所保管的档案，原则上一律在阅文室调阅，需要查阅档案时，由借阅单位提出借阅申请，经公司办公室主任批准后方可将档案借出。
5.5.2复制档案资料时，需经公司办公室主任批准，方可复制翻印。翻印时应说明翻印的单位、日期、份数和印发范围和用途，并由文书档案室进行复印。
5.6.文书档案的鉴定和销毁
5.6.1文书档案室定期对已过期的档案进行鉴定。根据档案的政治、历史，科学和现实价值确定其是否需要继续保存，并将不需要继续保存的档案剔出销毁。
5.6.2文书档案的鉴定销毁工作由公司办公室负责承办，对已过保管期限的档案提出销毁意见时，要经相关部门和人员具体核查，核查单位由公司办公室、党群工作部和企业发展部组成。
5.6.3文书档案室对予批准销毁的档案要在档案存储目录上注销，编制销毁清单，审查批准后对档案进行销毁，并由两人或两人以上监销。档案销毁后，监销人员在销毁清单上签名盖章，同时标注档案注销的日期，保证不丢失，不漏销。
