有限公司档案管理办法

　　有限公司档案管理办法

　　依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，制定本办法。

　　第一章 总则

　　第一条 公司档案工作管理的基本原则：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即公司各类档案由经理办公室统一管理，以便于及时利用、维护档案的完善与保证档案安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件材料，由承办单位主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。

　　第二条 经理办公室设立专门的档案工作人员负责管理公司的文书、科技(部分)、财务、基建等档案，接受上级部门档案局的业务指导、监督和检查。其任务是：

　　(一)收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的档案;

　　(二)积极开展档案的提供利用工作;

　　(三)进行档案鉴定、统计;

　　(四)认真学习《中华人民共和国档案法》有关制度，档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。

　　第二章 归档材料的形成与要求

　　第三条 归档文书

　　(一)公司与有关单位的来往信件，各种协议书、合同等。

　　(二)公司会议原始记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度)

　　(三)公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。

　　(四)公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话，文件和协议总结纪要。

　　(五)国际交流和合资(作)企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。

　　(六)公司各部门的发文。

　　(七)其他具有保存价值的文件材料，重要的工作经验材料。

　　(八)外单位直接发送给公司各部门的信件。

　　第四条 文书归档要求：

　　(一)归档的文件材料，应按照自然形成，保持历史联系的原则和归档要求守则及文件内容进行归档。

　　(二)在一个卷内要按问题或文件形成的时间系统排列。

　　(三)案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期(15年以上)、短期(15年以下)3种。

　　(四)按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备查表。

　　第五条 科技材料的归档范围：

　　(一)设备方面的图纸、文件资料。包括各种原理图、布线图、方框图、说明书及维护手册等。

　　(二)工程方面：与工程有关的请示、报告、批复文件，设计任务书、设计原始材料：包括选线、选地、勘测、业务预测、调查分析、申请用地、城市规划部门的审批文件、红线图，与各方签订的合同、协议书、初步设计、工程概算、技术设计、工程预算、施工图、施工记录、隐蔽工程验收、记录、质量检查资料、对外交涉联系的重要文件、竣工图、验收书、决算等。

　　(三)技术革新、科研方面：上报审批文件，技术革新图纸及批文、专利、证书等。

　　第六条 科技材料归档要求：

　　(一)各部门应建立健全科技文件的形成、积累、整理归档制度，做到每项工程、技术活动、引进项目等都要完整、准确、系统地归档保存。

　　(二)对每项基建工程、产品试制、科研、技术创新、引进项目等，进行鉴定验收。设备开箱时，应有档案人员参加。

　　第七条 财务档案归档范围与要求：

　　(一)财务档案是指会计凭证、会计财簿和会计报表等会计核算专业材料。

　　(二)公司每年形成的财务档案，都应由财务部按照归档要求，整理立卷或装订成册，当年的财务档案可暂由财务部保管一年，转年初由财务部编造清册移交档案保管。

　　第八条 档案借阅管理：

　　(一)查借阅档案，必须到档案室填写借阅申请单后经本部门领导签字后方可查借阅，秘密以上的档案文件须经经理级领导批准方能查借阅。

　　(二)借阅期限不得超过一星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。

　　(三)借阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。否则，按违反《保密法》追究当事人责任。

　　(四)借阅档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。

　　(五)外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。

　　第三章 附则

　　第九条 本办法由经理办负责解释，自经理办公会议审定通过后施行。

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篇2：绿谷集团会计档案管理办法

　　绿谷集团会计档案管理办法

　　第一条 为了加强集团会计档案管理，统一会计档案管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，更好地为集团发展服务，根据<中华人民共和国会计法>和<中华人民共和国档案法>以及<绿谷集团财务体系文件>的规定，制定本办法。

　　第二条 集团及各下属各子公司财务部门应当依照本办法管理会计档案。

　　第三条 集团财务部负责对各下属子公司会计档案工作指导、监督和检查。

　　第四条 集团及各下属各子公司必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

　　第五条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据。具体包括：

　　(一)会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其它会计凭证。

　　(二)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其它会计账簿。

　　(三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其它财务报告。

　　(四)其它类：银行存款余额调节表，银行对账单，其它应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

　　第六条 集团及各下属各子公司每年形成的会计档案，应当由各公司财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

　　当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满之后，应当由财务部门编制移交清册，移交本公司档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在财务部门内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

　　移交本公司档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同财务部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

　　第七条 集团保存的会计档案不得借出或被携带外出。如有特殊需要，经本公司负责人批准，能够提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

　　各公司应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

　　第八条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、、、25年5类。

　　会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　　第九条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

　　各公司会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，能够比照类似档案的保管期限办理。

　　第十条 保管期满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，能够按照以下程序销毁：

　　(一)由本公司档案机构会同财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

　　(二)公司负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

　　(三)销毁会计档案时，应当由档案机构和财务部门共同派员监销。

　　(四)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本公司负责人。

　　第十一条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其它未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

　　第十二条 采用电子计算机进行会计核算的公司，应当保存打印出的纸质会计档案。

　　对于采用电脑存储介质保存会计档案的，必须存放在性能安全可靠的服务器上，并由公司网络管理员定期备份。如果条件达不到也能够刻录成电脑光盘备份(要求使用保管时间较长的刻录金盘)。

　　第十三条 公司因撤销、解散、破产或者其它原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止公司的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。

　　第十四条 公司分立后原公司存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其它方可查阅、复制与其业务相关的会计档案;公司分立后原公司解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或称交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。公司分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

　　公司因业务移交其它公司办理所涉及的会计档案，应当由原公司保管，承接业务公司可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接公司保存，并按规定办理交接手续。

　　第十五条 公司合并后原各公司解散或一方存续其它方解散的，原各公司的会计档案应当由合并后的公司统一保管;公司合并后原各公司仍存续的，其会计档案仍应由原各公司保管。

　　第十六条 各个公司之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。

　　移交会计档案的公司，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

　　交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的公司负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

　　第十七条 本办法由上海绿谷(集团)有限公司财务部负责解释。

　　第十八条 本办法报经批准后自 5月1日起施行。

篇3：绿谷集团员工人事档案管理办法

　　绿谷集团员工人事档案管理办法

　　第一条 适用范围：总部工作人员及总部外派工作人员

　　第二条 本公司现已委托上海市人才服务中心代为保管正式员工的人事档案。所有新进员工的人事档案也必须由上海市人才服务中心代为保管，但必须履行以下手续：

　　1、提供本人身份证(复印件);

　　2、提供劳动手册或退工单(原件);

　　3、提供本人档案所在地地址。

　　第三条 凡经过人力资源中心委托上海人才服务中心代为保管人事档案的费用均由公司承担。

　　第四条 公司录用沪籍应届毕业生，凭报到证由人才服务中心直接调档，非沪籍应届毕业生档案暂由其它机构保管的，其档案托管费用自行承担，保管期满调入公司托管地后一并报销。

　　第五条 非本市户籍具大专学历以上转正员工，按国家规定可申请办理<上海市人才居住证>享受本市员工同等待遇。

　　第六条 非本市户籍具本科学历，年龄35岁以下(具中级职称40岁以下，高级职称50岁以下)的部门经理级以下员工，在公司工作满两年后，可作为人才引进申请办理入沪籍事宜。特殊人才根据规定，另行个案办理。

　　第七条 非本市户籍具本科学历，年龄35岁以下(具中级职称40岁以下，高级职称50岁以下)的部门经理级及以上员工，不受工作年限限制，可随时作为人才引进申请办理入沪籍事宜。

　　第八条 费用

　　1、公司承担部份：

　　人才引进之后的档案托管费;

　　2、个人承担部份：

　　1)办理人才引进时的学历认定费、户口申报费;

　　2)查阅个人档案资料开据相关证明所涉及的费用;

　　3)其它一切费用。

　　第九条 本公司职称评定渠道由人才服务中心统一管理，具体办法由公司另行规定。

篇4：大学后勤管理处档案管理办法

　　档案管理制度--大学后勤管理处档案管理办法

　　为规范后勤管理处的档案管理，做好后勤管理处的工作规划、年度计划、统计资料、财务报表、劳动工资、人事档案、会议记录、决议、决定、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的各类档案资料的归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容，特制订本管理办法。

　　一、档案归档

　　1、后勤管理处各中心的档案资料需指定专人进行负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

　　2、后勤管理处各中心的档案要做到系统排列并建立案卷目录和索引，以便于查找和使用。

　　3、后勤管理处各中心的档案保管工作应做到四不：不散(不使档案分散)，不乱(不使档案互相混乱)，不丢(档案不丢失不泄密)，不坏(不使档案遭到损坏)。

　　4、后勤管理处各中心的档案柜应符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘的要求，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补，保持整洁、卫生。

　　二、档案借阅

　　1、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

　　2、后勤管理处正副级领导、办公室主任借阅后勤管理处重要文件和有密级档案，可直接通过办公室档案管理人员办理提档手续。

　　3、后勤管理处其他人员需借阅后勤管理处重要文件和有密级档案时，要经后勤管理处主管领导批准，方可通过办公室档案管理人员办理借阅手续。

　　4、后勤管理处各中心工作人员查阅本部门业务工作范围的档案资料，可直接与本部门档案管理人员联系借阅。

　　5、所有借阅人员对所借阅的档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

　　6、如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由后勤管理处处长批准方可摘录和复制。

　　三、档案的销毁

　　1、后勤管理处任何部门或个人非经允许无权随意销毁后勤管理处的档案材料;

　　2、对超过保存期限的档案，档案管理人员需填写《档案销毁申请单》，经后勤管理处处长批准方可执行。

　　3、经批准销毁的后勤管理处档案，档案管理人员须认真核对《档案销毁申请单》，由专人监督销毁。

　　本管理办法同人事档案管理制度一起配合执行。

篇5：电力科技公司档案管理办法

　　电力科技公司档案管理办法

　　第一章 总则

　　第一条 为规范公司文件材料的归档工作，完整、系统保存公司档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，制定本办法。

　　第二条 归档的公司文件材料指公司自筹建以来各种活动中形成的、具有保存价值的各种形式的记录。

　　第三条 公司各部门应根据工作实际情况建立文件材料归档制度，明确本部门文件材料的归档范围、时间、要求，各部门专(兼)职档案人员负责所形成的文件材料的收集、整理。

　　第四条 归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

　　第五条 公司档案实行统一领导、分级管理的原则。公司办公室负责公司归档工作的指导、监督和检查。

　　第二章 基建档案管理

　　第六条 基建档案是指在基本建设工程项目从可行性研究到建成投产(使用)全过程中形成的具有归档保存价值的经过整理归档的，不同形式和载体的文件材料。

　　第七条 基建档案的范围：

　　1、工程准备阶段文件：工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标文件等工程准备阶段形成的文件

　　2、监理文件：监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。

　　3、施工文件：施工单位在工程施工过程中形成的文件

　　4、竣工图：工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。

　　5、竣工验收文件：建设工程项目竣工验收活动中形成的文件

　　6、其它：有关建设和管理的法律、法规、规章和其他规范性文件，建设行政主管部门规定的其他文件材料。

　　第八条 基建档案整理的原则和方法：

　　1、应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

　　2、当建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位组卷

　　3、卷内不应有重份文件;不同载体的文件一般应分别组卷

　　第九条 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

　　第十条 对重要的基建档案，使用率较高的基建档案，应当进行复制，以保证基建档案的安全，更方便地提供利用。

　　第十一条 借阅基建档案必须履行借阅登记手续，查阅基建档案不得勾划、圈点、涂改、裁剪或转借。存档资料借阅须经部门主管领导批准方可借阅

　　第十二条 基建档案人员对需销毁的档案必须造具清册，经单位领导审定，并经指定的销毁人和鉴销人在销毁清册上签字后方可销毁

　　第三章 技术、设备档案管理

　　第十三条 归档范围包括：

　　1、订货合同及技术要求和发货日期一览表;

　　4、合格证、装箱清单和文件;

　　5、监制或验收人员关于设备质量问题的说明、报告;

　　6、安装协议、安装技术条件、验收文件、安装洽商记录、试车及试运转期产品质量问题及系统性能问题的原始记录，处理报告及有关文件;

　　7、经营及技术问题处理原始资料、报告、备忘录或相当的文件资料;

　　8、考察、专题调研、监制、验收、设计联络和学习形成的技术资料;

　　9、技术协议、设备采购合同等;

　　10、设备、仪器仪表的出厂文件，说明书、图样、随机单以及维修操作说明等有关文件资料等。

　　第十四条 归档要求：

　　1、技术、设备管理负责人应负责承担相关技术、设备资料的归档工作，并保证归档材料的完整性、准确性和系统性。

　　2、归档的资料文件均应是正本，符合国家有关标准要求 第十五条 技术、设备档案的保管：

　　1、档案管理人员在收集档案时，必须按照公司的工作特点及工程档案文件资料形成规律，及时组卷、分类、编号、登帐。对底图要妥善保管，防止损坏。

　　2、凡归档的文件资料，视条件应复制一份作为副本，供对外借阅，正本存档不外借。

　　第十六条 按有关规定，对已过保管期的档案要予以鉴定，确实无保存价值时，填写“档案销毁登记表”，经主管领导或总工程师批准后由档案管理人员办理销毁。

　　第十七条 档案的利用：

　　1、本公司技术档案只限于本公司有关人员查阅，不外借

　　2、档案归还时，档案管理人员须详细检查，如有丢失或损坏，要根据具体情况追究责任。

　　3、档案借阅执行相关规定

　　第四章  管理性文件的管理

　　第十八条  公司经营管理中形成的行政、人事、财务等具有保存价值的文件均应列入归档范围。

　　第十九条 下列管理性文件应随时归档：

　　1、变更、修改、补充的文件材料;

　　2、公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;

　　3、各种临时活动中形成的文件材料。

　　第二十条  会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管二年后向办公室移交。

　　第二十一条 电子文档归档应实时进行，与纸质文件归档时间一致。

　　第二十二条  磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

　　第二十三条  归档的文件应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。

　　第二十四条  各部门设专(兼)职档案人员，负责检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理并编制清册以便随时查阅。

　　第二十五条  本办法解释权属办公室。