医学院教学档案管理办法

　　都成医学院教学档案管理办法

　　第一章 总则

　　第一条 教学档案是反映学校教学水平和教学质量的重要依据，也是学校档案管理工作中的重要组成部分。为进一步规范本专科教学档案管理工作，根据《都成医学院档案管理办法》和学校实际情况，特制定本办法。

　　第二条 教学档案管理应作为教学管理制度纳入部门工作责任，作为考核教学管理水平的依据之一。各级部门应确定一名管理干部或教师管理本单位的教学文件材料，并定期按要求移交指定的档案材料。

　　第三条 教学档案管理要做到“四同步”，即：下达教学任务与提出归档要求同步，检查教学工作与材料的形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。

　　第四条 教学档案实行分工负责制。在本专科教育教学工作中形成的对学校工作有永久或长期保存价值的档案由学校档案馆保存;在较短时间内对教学具有参考利用价值的短期保存档案由教学管理部门保存;各学院在教学活动中形成的有一定保存价值的材料由学院或教研室保存。

　　第二章 归档期限和范围

　　第五条 凡是在本、专科教学过程中直接形成的，以文字材料、图表、录音、影像等形式存在，具有保存价值的教学材料均属于教学档案。

　　第六条 教学档案保管期限划分为永久、长期和短期三种：

　　1.凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设和历史研究有长远利用价值的教学档案，列为永久保管。

　　2.凡是反映学校一般活动，对学校和社会有长期查考利用价值的教学档案，列为长期保管，保管期限为十六至五十年(具有长期保存价值的文书档案定为三十年)。

　　3.凡是短期内对学校工作有查考价值的教学档案，列为短期保管，保管期限为十五年以下(具有短期保存价值的文书档案定为十年)。

　　第七条 教学档案归档范围：

　　1.上级主管理部门及学校制定的有关教学建设和改革的重大决策、决议、规章制度等。

　　2.体现学校社会地位、声誉的有关教学活动成果的文件或实物(如个人、集体奖状等)。

　　3.学校向上级主管部门递交的有关本科教学的重要请示、申报材料和工作报告等相关材料。

　　4.用于认定学生学籍、学业情况的重要文档，如学籍异动文件、试卷、毕业(设计)论文等。

　　5.反映教师从事教学工作经历、业绩水平的重要文档，如课表、获奖文件等。

　　6.按照学校档案管理必须留存的其他教学工作文档。

　　第八条 各类文件材料的具体归档范围见《都成医学院教学档案归档范围和保管期限表》。除本办法规定的存档内容外，各部门、学院可根据实际情况具体增加存档内容。

　　第三章 归档要求

　　第九条 凡需归档的教学文件材料，必须遵循材料的自然形成规律，保持归档材料之间的联系，根据便于保管和利用的原则进行系统整理。

　　第十条 凡需归档的教学文件材料，采用原件(纸质档、电子档同步)归档，规格相对统一。

　　第十一条 教学档案材料一般要求长期保存。

　　第四章 收集、鉴定与管理

　　第十二条 教学档案的收集。

　　(一)收集工作必须贯彻集中统一管理的原则，遵循教学档案的自然形成规律，按归档范围分类收集。

　　(二)必须保证归档教学文件材料收集的完整性和准确性。

　　(三)所收集的教学文件材料按各大类分别积累，进行预立卷，并按时间先后顺序排列。

　　第十三条 教学档案归档前的鉴定。

　　(一)鉴定所收集的档案是否具有价值和具有怎样的保存价值。

　　(二)决定保存价值有两个因素。一是档案自身的特点和状况，例如档案的内容、来源、形成等是决定保存价值的基础;二是档案向社会提供利用的效果。

　　第十四条 教学档案的保管和利用。

　　(一)教学档案必须由专人负责管理，不得丢失。

　　(二)教学档案必须存放在安全可靠、防火、防盗、防潮的地点，并有专门的资料柜。

　　(三)学校档案馆及教学管理部门向本单位教职工提供查询、借阅服务。

　　第十五条 教学档案移交。

　　教学管理部门和各学院要归档的教学档案由各单位档案员负责收集、整理，需要移交的材料于每年5月前完成，不需要移交的教学档案由各单位妥善保管。

　　第五章 附 则

　　第十六条 本细则自发布之日起施行，由教务处负责解释，原《都成医学院教学档案管理办法》(院教务〔20**〕131号)同时废止。

　　都成医学院教学档案归档范围和保管期限表

分类号

类目名称

保管期限

保存部门

1.综合类

上级下达的有关教学工作的文件材料

长期

档案馆、教务处

教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法

永久

档案馆、教务处、学院

教学规划、实施计划和有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结

永久

档案馆、教务处、学院、教研室

教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料

长期

档案馆、教务处、学院、教研室

教育教学研究及教学成果奖等高等教育研究方面的材料。

长期

档案馆、教务处、学院、教研室

统计报表

永久

档案馆、教务处、学院

2.学科与实验、实践教学基地建设

上级有关学科、专业设置及实验室、实践教学基地建设的批复及文件材料

永久

档案馆、教务处、实验与设备管理处、学院

学科、专业、实验室、实践教学基地论证、申报、审批材料

永久

档案馆、教务处、实验与设备管理处、学院

重点学科、专业、实验室、实践教学基地建设

永久

档案馆、教务处、实验与设备管理处、学院

学科、专业、实验室、实践教学基地的建设计划、简报、总结材料

长期

档案馆、教务处、实验与设备管理处、学院

学科、专业、实验室、实践教学基地统计报表

永久

档案馆、教务处、实验与设备管理处、学院

3.学籍管理

新生入学登记表

永久

档案馆、教务处

学生学籍薄

永久

档案馆、教务处

学生成绩总表

永久

档案馆、教务处、教研室

在校学生名册

永久

档案馆、教务处、学院

学生学籍变更材料（升学、留级、休学、复学、借读、转学、出国、退学）

长期

档案馆、教务处、学院

学生奖惩材料

长期

档案馆、学生工作部（处）、学院

学生补（缓）考、重修等材料

短期

教务处、学院、教研室

4.课堂教学与教学实践

各专业教学计划、教学大纲、考试大纲、教学工作总结

永久

档案馆、教务处、学院、教研室

课程建设要求及安排、校历表、课表

长期

档案馆、教务处、学院、教研室

集体备课、教学工作会议等活动的记录；典型教案、重要备课记录

长期

档案馆、教务处、学院、教研室

课堂教学、教学进度表等材料

长期

学院、教研室

各系、科、专业课程的试题库

长期

教务处、学院、教研室

教师调（停）、补课及落实情况材料

短期

教务处、学院、教研室

教学事故情况及处理结果

短期

教务处、学院、教研室

课程考试安排、考场记录；各专业课程空白试卷、审批表、评分细则、试卷分析等课程考核材料

短期

教务处、学院、教研室

教学实习（见习）教学大纲、安排、计划、总结及有关材料

短期

教务处、学院、教研室

实验报告、实习鉴定，有代表性的实习、实验材料等

短期

教务处、学院、教研室

社会调查、社会实践计划、总结及有关材料

短期

学院、教研室

毕业（设计）论文工作计划、检查、评审、评优等材料

长期

教务处、学院、教研室

学科竞赛立项申报、实施、获奖等材料

长期

档案馆、教务处、学院

5.学位

上级有关学位工作文件材料

长期

档案馆、教务处、学院

本校学位评定条例、办法及计划、总结

长期

档案馆、教务处、学院

学位委员会会议记录、决定

长期

档案馆、教务处、学院

学位委员会授予各层次学位清册

永久

档案馆、教务处、学院

本科生学位论文材料

长期

档案馆、教务处、学院

6.毕业生

上级有关毕业就业的文件材料

长期

档案馆、教务处、学生工作部（处）、学院

毕业就业工作计划、简报、总结

长期

学生工作部（处）、学院

毕业生供需统计、计划、合同

长期

学生工作部（处）、学院

毕业生正式分配方案及调配派遣手册

永久

档案馆、学生工作部（处）、学院

毕业证、学位证存根领取签收册

长期

教务处、学院

毕业生质量跟踪调查和就业后的信息反馈

长期

学生工作部（处）、学院

毕业生名册（应记载学生基本情况、毕业证编号、学生证编号）

永久

档案馆、教务处

7.教材

专业课程教材建设规划、总结；校级及以上立项资助、实施、总结等材料

长期

教务处、学院、教研室

自编、主编教材；教学指导书、实习指导书和习题集等

长期

教务处、学院、教研室

教材选用、评估；使用教材目录等材料

长期

教务处、学院、教研室

其他有保存价值的自编参考资料

短期

教务处、学院、教研室

8.教师类

教师工作量的规定及执行情况

短期

教务处、学院、教研室

教师教学质量评估及其他教学情况调查材料

短期

教务处、学院、教研室

教师教学奖励材料

长期

教务处、学院、教研室

教师教学经验总结

短期

学院、教研室

师资培养工作、进修工作的计划、规定、考核、总结等材料

长期

人事处、教务处、学院、教研室

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篇2：工学院教学院系(部)档案资料管理办法

　　原中工学院教学院系(部)档案资料管理办法

　　(试行)

　　为了加强我校教学院系(部)档案资料的管理，维护档案的完整与安全，更好地为教学、科研和各项管理活动提供及时有效的服务，依据《原中工学院档案管理办法》，结合我校实际情况，特制定本办法。

　　一、基本原则

　　(一)根据国家教育部《普通高校档案管理办法》关于“高校档案实行分级管理”的精神，我校档案分为校级综合档案和院系(部)级档案资料两级管理。

　　(二)凡是教学院系(部)在教学、科研、党政管理以及其它各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表和声像等各种载体的文件材料，均属院系(部)级档案资料范畴。

　　(三)教学院系(部)档案资料中，除按规定移交学校档案部门的，其余应归入院系(部)级档案。教学院系(部)档案实行统一管理的原则，确保完整、准确、系统和安全，便于学校各项工作的开发利用。

　　(四)院系(部)档案资料的管理实行“三纳入”，即：纳入院系(部)的工作计划;纳入院系(部)的管理制度;纳入院系(部)领导和管理人员的职责范围。做到“四同步”，即：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

　　二、领导体制及职责

　　(一)教学院系(部)档案工作由教学行政管理部门和有关业务主管部门领导，同时接受学校综合档案室的业务指导、监督与检查。

　　(二)各院系(部)必须明确1名领导分管本部门的档案工作，并配备1～2名兼职档案员。各院系(部)兼职档案员，应认真做好本部门档案资料的收集、整理、统计、利用等工作。

　　分管档案工作的院系(部)领导职责范围：

　　1.将档案工作纳入本院系(部)管理工作计划，制定有关制度并认真执行。

　　2.支持部门档案工作，定期检查、研究部门档案工作情况，并帮助解决档案工作中遇到的实际问题。

　　院系(部)兼职档案员的职责范围：

　　1.认真学习《档案法》和档案工作各项规章制度;

　　2.负责做好本部门的档案基础业务工作：

　　(1)统一管理本部门形成的全部档案材料;

　　(2)负责收集、整理、鉴定、保管、利用、统计本部门的档案资料工作;

　　(3)整理的案卷齐全、完整，质量符合规范;

　　(4)按期向学校综合档案室移交档案。

　　3.接受学校综合档案室的业务指导与监督，参加学校档案部门组织的有关活动;

　　4.会同学校综合档案室对本部门归档后的档案进行调整、补充、复制及鉴定、销毁工作。

　　三、教学院系(部)档案资料归档范围

　　教学院系(部)档案资料归档范围主要分为：党群类、行政类、教学类、研究生工作类、科研类及其它工作类。具体类目见附表。

　　教学院系(部)其它有保存价值的材料，除了应移交校综合档案室的材料外，可根据具体内容自行划定院系(部)保管类目。内部行文参照学校党字[20**]16号《原中工学院公文处理办法(修订)》执行。院系(部)保存教师个人基本信息资料，可依据各教学院系(部)具体情况设置分类。

　　四、教学院系(部)档案资料保管期限

　　除移交学校综合档案室的档案材料外，各类教学院系(部)的档案资料自产生之日起至少应在本部门保存5年，设备档案资料随设备保存。

　　五、教学院系(部)档案资料整理要求

　　(一)根据材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则，同时视档案资料的内容、数量和载体形式等情况，对档案资料进行系统整理，组成卷式或盒式;

　　(二)卷(盒)内材料一律拆掉金属物，对破损的材料应进行修补;

　　(三)同类纸质材料的纸型应保持一致，文中密不可分的插图、照片应插入文字材料内;

　　(四)按顺序编写页号;

　　(五)规范填写卷内文件目录;

　　(六)填写案卷标题，制作检索工具;

　　(七)按规定应移交学校综合档案室的案卷,需办理移交手续。一式二份填写移交目录，部门和学校综合档案室各执一份备查。

　　附表：教学院系(部)档案资料积累范围

　　附表：

　　教学院系(部)档案资料积累范围

　　党群类

　　序号类目名称

　　1总支工作计划、总结、会议记录、重要报告、调查材料

　　2总支改选工作请示、批复

　　3党建工作及有关材料

　　4人员奖惩及有关材料

　　5师德师风建设材料

　　6其它有保存价值的材料

　　行政类

　　1上级部门及学校领导到院系(部)检查工作的记录及整改方案

　　2工作计划、总结、请示、报告、批复、会议记录

　　3开展各类重要学术活动和工作调研的文件材料

　　4与外单位签订的合同、协议及协作材料

　　5基础数据统计、大事记及重要资料

　　6师资建设规划

　　7学校及本院系(部)各项工作规章制度

　　8学生二课活动材料

　　9毕业生合影照片

　　10学生思想工作、奖惩等材料

　　11内部自办的刊物、简报

　　12其它有保存价值的材料

　　教学类

　　1专业综合培养计划、教学执行计划、教学大纲、教学进程表、总课表

　　2院(系)级学位评定委员会名册及学位委员会会议记录、决定、计划、总结

　　3专业建设、课程建设、实验室建设规划

　　4专业设置、专业调整的请示、报告、批复(复印件)

　　5毕业设计(论文)题目及成绩汇总

　　6课程设计、毕业设计(论文)及评审意见、优秀实习报告、总结

　　7教师工作量核算表及相关登记材料

　　8教学检查、评估和各类教学竞赛评奖材料

　　9修改教学执行计划审批单、教学日历、典型教案

　　10各专业校考课程试卷样卷、标准答案及评分标准

　　11学生原始成绩单、期末考试试卷、期初补考试卷，试卷分析，更改学生成绩申请单，系考课程评分依据

　　12本部门任课教师名册、班级学生名单(各学期学籍异动后的空白名单)、各学期学籍异动资料(各类审批表及汇总表)

　　13各专业毕业答辩工作计划、总结、答辩记录

　　14学科竞赛有关材料(通知、进程安排、试卷、结果)

　　15有关学科建设、实验室建设的方案、评估材料

　　16实习基地建设有关材料

　　17听课记录等有关材料

　　18各专业教材使用一览表，本院系(部)教师自编、主编教材、教学指导书、实习指导书样书及获奖情况

　　19教学改革方案、项目评奖材料

　　20实验室任务及人员增减变动情况

　　21其它有保存价值的材料

　　研究生工作类

　　1学校及本院(系)研究生工作发展规划、培养计划、教学大纲、方案

　　2学校及本院(系)研究生学位工作、学科建设的规定、办法、条例

　　3博士、硕士学位授权点、重点学科申报和管理工作请示、批复、检查、评估材料

　　4本部门研究生工作计划、总结及各类统计表

　　5院(系)级研究生学位评定委员会名册及会议记录、决议

　　6研究生导师名册

　　7研究生培养工作量核算材料

　　8硕士学位答辩工作计划、总结、答辩记录、毕业审批及学位授予材料

　　9研究生学位论文及题目、成绩汇总

　　10研究生教学专题会议记录、纪要

　　11研究生奖惩及学籍处理有关材料

　　12研究生名册

　　13其它有保存价值的材料

　　科研类

　　1院系(部)教职工科研项目、著作、作品及发表论文一览

　　2学校及本院系(部)关于科研工作的规章制度

　　3教师申请专利的受理通知书、授权证书(复印件)及统计表

　　4教师科研奖励有关材料(包括奖状、证书复印件)

　　5教师科研项目和成果应用于教学过程及学生培养的有关材料

　　6教学院系(部)学术委员会记录、决定等材料

　　7其它有保存价值的材料

　　设备类

　　1开箱记录及装箱单

　　2安装调试记录和双方签字移交文件、保修单

　　3验收报告及文件材料

　　4索赔来往函件及结果文件

　　5设备说明书及全套随机文件

　　6使用、检修、故障事故记录

　　7重大事故的调查分析及处理意见

　　8技术改造和开发过程中形成的技术文件

　　注：此类特指单价在5万元以下的仪器设备材料