X集团公司档案管理办法

　　*集团公司档案管理办法

　　第一条目的

　　为规范公司档案管理，特制定本办法。

　　第二条 归档范围

　　公司的规章制度、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

　　第三条 档案的保管

　　1、档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据的齐全完整，密级档案必须保证安全。

　　2、档案管理人员应对每份档案进行登记造册并编制查找目录。目录标题应简明、扼要、准确地反映档案内容，方便及时查找。

　　3、档案管理人员应及时将资料齐备的档案进行封存。

　　4、档案管理人员应精心管理档案，存放档案须用专用柜、架，排列方法要科学和便于查找。

　　第四条 档案的借阅

　　1、经理级以上人员借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。

　　2、公司其他人员借阅档案时，要经上级主管领导批准，并办理借阅手续。

　　3、借阅人须爱护所借档案，保持档案的整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自转借、遗失。

　　4、凡属密级档案，须经分管领导批准后方可借阅、摘录和复制。借阅者应保守秘密。

　　5、原则上所借档案不能带出公司，借阅的档案必须在规定的时间内归还。

　　第五条 档案的销毁

　　1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

　　2、若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经公司总裁批准后方可销毁，一般内部档案，须经部门主管批准后方可销毁。

　　3、经批准销毁的公司档案，档案管理人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

　　第六条 档案交接：

　　档案管理人员变更时，须履行档案的交接手续，经交接双方签字确认后，档案交接工作方可视为完成。

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篇2：宾馆饭店消防档案管理办法

　　宾馆饭店消防档案管理办法

　　火灾事故处理

　　1宾馆饭店发生火灾时，应立即报警，并立即实施灭火和应急疏散预案，迅速扑救火灾，及时疏散人员，并为公安消防机构抢救人员、扑救火灾提供便利和条件。

　　2发生火灾后，宾馆饭店应当保护火灾现场，接受事故调查，如实提供火灾事故的情况，协助公安消防机构调查火灾原因，核定火灾损失，查明火灾事故责任，不得擅自清理火灾现场。

　　3火灾发生的宾馆饭店应当对事故发生因素进行全面分析，研究制定改进对策，对有关责任者应当进行追查处理，教育全体员工。

　　消防档案

　　1一般规定

　　属于消防安全重点单位的宾馆饭店应当建立健全消防档案，确定消防档案信息录入维护和保管人员，并在互联网《消防安全重点单位信息系统》中及时主动填报本单位的消防安全重点单位信息。消防档案内容信息应详实、准确，并附有必要的图表，不应漏填，应根据情况变化及时更新和完善。其他单位应当将本单位的基本概况、公安消防机构填发的各种法律文书、与消防工作有关的材料和记录等统一保管备查。

　　2档案内容

　　2.1消防安全基本情况

　　消防安全基本情况应至少包括下列内容：

　　a)单位基本概况和消防安全重点部位情况;

　　b)建筑物或者场所施工、使用或者开业前的消防设计审核、消防验收以及消防安全检查的文件资料;

　　c)消防安全管理组织机构和各级消防安全责任人;

　　d)消防安全制度和消防安全操作规程;

　　e)消防设施、灭火器材情况;

　　f)义务消防队人员及其消防装备配备情况;

　　g)与消防安全有关的重点工种人员情况;

　　h)新增消防产品、防火材料的合格证明材料;

　　i)消防安全疏散图示、灭火和应急疏散预案。

　　2.2消防安全管理情况

　　消防安全管理情况应至少包括下列内容：

　　a)公安消防机构填发的各种法律文书;

　　b)消防设施定期检查记录、自动消防设施全面检查测试的报告以及维修保养的记录;

　　c)火灾隐患及其整改情况记录;

　　d)防火检查、巡查记录;

　　e)有关燃气、电气设备检测(包括防雷、防静电)等记录;

　　f)消防宣传教育、培训记录(消防宣传活动的计划、材料以及培训的时间、参加人员、内容、成绩、培训试卷等);

　　g)灭火和应急疏散预案的演练记录(应当记明演练的时间、地点、内容、参加部门、人员、见证资料以及演练总结等);

　　h)火灾情况记录;

　　i)消防奖惩情况记录。

　　j)灭火器档案(包括配置类型、数量、设置位置、检查维修单位或单位、更换药剂的时间等有关情况);

　　3保管

　　流动保管的记录应做好交接手续，不应缺损。往年的档案不应丢弃、毁损，应根据需要确定保存期限。重要的技术资料、图纸、审核验收和消防安全检查等法律文书等应永久保存。

篇3：人文学院档案管理办法

　　人文学院档案管理办法

　　总则

　　第一条 为了加强我校档案工作，提高各类档案的管理水平，有效地保护和利用档案，为学校各项工作服务，为社会服务。根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》、《上海市档案条例》、《高等学校档案管理办法》(27号令)、《上海市民办普通高等学校档案管理办法》，结合学校的实际，特制定本办法。

　　第二条 学校档案是指在办学过程中师生员工从事教学、科研和学校管理等各项活动所形成的有保存价值的各种载体形式的文件材料。

　　第三条 学校档案工作是办好学校的基础工作之一，是我校各项工作的组成部分，是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要事业。学校应把档案工作纳入事业发展规划、工作计划，制订有关管理制度，列入有关人员的工作职责和考核范围，并提供条件，落实责任，严格督查，保障档案工作有效开展。

　　管理体制与职责

　　第四条 学校由一位校长分管档案工作，各院部、处、室、中心、馆等部门应当由一位负责人分管本部门的档案工作，并确定兼职档案人员具体负责本部门档案材料的收集、整理和归档工作。

　　第五条 学校档案室是主管全校档案工作的职能部门，负责保管和提供利用学校档案，并指导学校各部门档案材料的管理，对所属机构档案工作进行监督和指导。

　　学校档案室履行以下工作职责：

　　(一)宣传和贯彻执行党和国家关于档案工作的法律、法规、方针、政策，规划学校的档案工作。

　　(二)建立健全并组织实施学校档案工作的规章制度。

　　(三)指导学校各部门档案材料的收集、整理、归档工作和学校所属机构的档案工作。

　　(四)对各类档案进行接收、整理、保管、鉴定、统计，确保档案的完整和安全。

　　(五)负责档案提供利用及相关的服务工作，配合学校中心任务积极开展档案编研工作。

　　(六)运用先进技术和手段加强档案现代化管理。

　　(七)组织学校专兼职档案人员的业务培训，开展档案学术研究。

　　(八)完成校领导交办的其他任务。

　　第七条 学校各部门档案人员，要配合校档案室宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策、规定及本校的档案工作规章;实施学校档案工作计划、规划;负责本部门形成的档案材料的收集积累，整理、立卷和向校档案室移交档案等工作。

　　档案材料管理

　　第八条 学校各部门和个人在从事党群、行政、教学、科研、设备、外事、财务等活动中形成的各种载体的文件材料，必须向本部门兼职档案人员移交，经本部门领导审核认定后，对应归档的文件材料进行整理并交学校档案室归档。任何部门和个人不得将属于学校归档范围的材料据为己有。

　　第九条 学校的各类档案材料应当由形成或承办部门收集齐全，并按照档案材料的形成规律进行系统整理。

　　第十条 学校档案材料的归档范围

　　党政档案

　　主要内容包括党政、工会、团委、妇联等组织的各种会议文件、会议记录和纪要，党政部门的工作计划、规划、方案、汇报、总结、领导讲话、会议纪要、规则章程、统计报表等，特别是全局性、综合性的文件材料及上级来文中针对学校的指令性、指导性的文件。

　　(二)学生档案

　　主要内容包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登

　　计表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

　　(三)教学档案

　　主要内容包括综合管理、学科与实训室建设、招生、学籍管理、课堂教育与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面反映教学管理、教学实践和教学研究活动中形成的文件材料，特别是教学实践各环节活动中形成的不同载体的文件材料。

　　(四)科研档案

　　主要内容包括综合管理、科研准备、科研成果、总结鉴定、申报奖励等方面活动中形成的文件材料。重点是本校承担的科研项目，特别是研究阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

　　(五)设备档案

　　主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料，开箱验收、安装调试、运行维修随机图样等文件材料，特别是价值50万元以上的仪器设备项目各环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机技术文件。

　　(六)外事档案

　　主要内容包括综合管理材料，本校人员出国(境)与外籍和港澳台专家教师来校在任教、讲学、进修、访问、考察，参加国际会议、国际合作，特别是重大的涉外和国际合作项目等活动中形成的不同载体的文件材料。

　　(七)财会档案

　　主要内容包括综合管理文件、会计帐簿、会计报表、工资注册等。

　　第十一条 学校文件材料的归档时间

　　(一)党、政部门和能按年度归档的部门，在每年6月底以前完成上一年度各种载体文件材料的归档工作。

　　(二)教学部门产生的文件材料在次学年寒假前归档。

　　(三)科研项目文件材料在科研项目完成后及时归档。

　　(四)设备仪器文件材料在开箱验收登记后及时归档。

　　(五)财务档案在会计年度终了一年后归档。

　　第十二条 学校有关部门在组织科研、贵重仪器设备等项目验收、鉴定时，应当通知学校档案室参加，对应归档文件材料进行检查验收，并指导监督有关部门按时做好文件材料的归档工作。凡未经档案人员验收或验收不合格的，或者项目承办部门不按归档将文件材料归档的，项目不予验收、鉴定，不予上报成果、评奖，设备不得进行固定资产登记及财务报销。

　　第十三条 归档文件材料应当内容完整、书写工整(蓝黑墨水书写)，声像清晰、材质优良、格式规范、整理有序，符合有关技术标准和业务规范要求。

　　第十四条 文件材料移交归档时，归档部门与档案室应当严格办理交接手续。

　　档案管理

　　第十五条 档案室应当对保管的档案进行分类、编号、上架排列、编制检索工具。

　　第十六条 学校应当设置专用的档案库房，配备温湿度调控设施，加强档案防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防有害生物等的安全防护工作。

　　第十七条 档案室用房应当符合国家有关规定，力求做到库房、阅档室、办公室三分开。

　　第十八条 学校应当成立档案鉴定工作小组，对超过保管期限的档案及时进行鉴定，对确无继续保存价值的档案经学校主管领导批准后销毁。

　　第十九条 学校档案室应对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，并编制档案工作统计报表。

　　第二十条 学校应当积极推进档案室现代化管理，建立档案信息管理系统，逐步实现档案数字化和网络化管理。

　　第二十一条 学习档案室应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为学校领导、有关部门以及各项工作提供及时、有效的服务。

　　第二十二条 查阅利用本校档案必须遵循下列规定：

　　(一) 本校人员查阅本人所形成的档案或其他非密级档案时，办理查阅登记手续后，即可查阅。

　　(二) 本校人员查阅其他部门的档案，须经校办主任或档案形成部门领导同意。

　　(三) 本校人员查阅其他保密档案，须经定密单位和校办主任同意，方可查阅。

　　(四) 校外人员前来查阅档案均需持单位介绍信。查阅某些文书档案和要求出具证明材料者，须持基层党委以上党组织开具的介绍信，方可查阅和出具证明。

　　(五) 外国组织或个人利用本校已经开放的档案，应经市有关主管部门介绍和校办主任同意。

　　(六) 利用者要求复印档案等由学校档案室负责办理，并按规定收费。

　　第五章 奖励和处罚

　　第二十三条 学校应当加强对档案工作的检查考核工作，切实将文件材料归档和档案管理工作作为学校对各部门进行总结、考核、评估的重要内容，对工作成绩突出的部门和人员给予表彰和奖励。

　　第二十四条 学校档案管理中凡发现违反规定拒绝向档案室移交应当归档的文件材料，涂改、伪造和擅自赠送、出售档案或者泄露档案内容，以及其他档案违法行为，由学校和有关主管部门依法追究当事人的责任。

　　第六章 附则

　　第二十五条 本办法自发布之日起执行。

篇4：PM公司声像档案管理办法

　　PM公司声像档案管理办法

　　(一)总则

　　第一条 为加强本公司的声像档案，特制定本办法。

　　第贰条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

　　声像 档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。

　　第三条 声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。

　　(二)声像档案资料的收集

　　第四条 收集范围

　　1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料;

　　2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料;

　　3.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。

　　4.涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。

　　5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。

　　6.其它具有保存价值的声像资料。

　　第五条 收集时间

　　1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档;如有特殊情况可以适当延长归档时间。

　　2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。

　　第六条 收集要求

　　1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失;

　　2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件;

　　3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

　　第七条 声像档案资料的征集

　　1.档案部门有责任随时征集重要声像资料;

　　2.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。

　　第八条 声像档案费用的报销

　　本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。

　　(三)声像档案的整理

　　第九条 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

　　第十条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。

　　第十一条 分类、编号

　　1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。

　　2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

　　3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。

　　第十二条 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

　　第十三条 文字说明的编写

　　1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。

　　2.编写文字说明的要求：

　　(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全;

　　(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：

　　(3)文字简洁、语言通顺;

　　(4)时间用阿拉伯数字表示。

　　第十四条 编制格式

　　1. 照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。

　　2. 2.录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。

　　第十五条 案卷要求

　　1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。

　　2.卷内目录：

　　照片、底片以自然张为单元填写卷内目录;

　　录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。

　　3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。

　　第十六条 编目

　　声像档案的著录依照GB3792.5-85《档案、著录规则》进行。

　　(四)声像档案的保管

　　第十七条 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。 第十八条 保管条件

　　底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%;

　　照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%;录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。

　　第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm;存放磁带最好不用铁皮柜。

　　第二十条 对库存的照片档案，要两年检查一次。

　　第二十一条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。

　　第二十二条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。

　　(五)声像档案的开发利用

　　第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。

　　第二十四条 建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。

　　第二十五条 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。

　　第二十六条 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借;外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。

　　第二十七条 在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案。

篇5：PM集团档案管理办法

　　PM集团档案管理办法

　　为加强PM集团档案管理工作，严格工作制度、规范工作秩序、严肃工作纪律，提高档案管理水平，特制定本管理办法。

　　第一节 总则

　　第一条 为了加强PM集团档案管理，有效地保护和利用档案，为PM集团的经营和发展服务，进而带动PM集团档案管理水平上台阶，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，结合本PM集团实际情况，制定本管理办法。

　　第二条 PM集团的档案管理分为PM集团和分公司两部分。PM集团的档案是指公司在基本建设、经营发展、行政管理、会计工作等各项活动中形成的具有利用、保存价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其他不同载体，不同形式的历史记录。分公司的档案是指公司在进行主营业务以及基本建设、行政管理、经济活动、会计工作中形成的具有利用、保存价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其他不同载体，不同形式的历史记录。

　　根据PM集团的实际情况和档案目标管理的要求，将档案统一划分为十六大类作为档案管理的范畴。它们分别是：党群工作类、决策类、监督类、行政管理类、经营管理类、营销贸易类、生产管理类、产品类、科学技术类、设备仪器类、基本建设类、会计档案类、员工档案类、实物档案类、声像档案类及电子档案类。各分公司参照执行。

　　第三条 PM集团及分公司档案工作的基本任务是贯彻国家关于档案工作的方针、政策和指示精神，遵循档案工作统一领导，分级管理的原则，维护PM集团及分公司档案的完整、准确、系统、安全，为发展PM集团的事业服务。

　　第四条 PM集团和分公司的档案工作是PM集团及分公司各项管理工作的重要组成部分，纳入PM集团工作的发展规划和年度工作计划中，保证档案管理职能、人员编制和经费适应整个PM集团档案工作发展的需求。

　　第二节 管理体制与职责

　　第五条 PM集团应设置专人专岗负责档案管理工作，分公司可参考总部，根据公司自身的情况设立专岗对档案进行管理。

　　PM集团的档案工作在总经理的领导下，实行档案工作集中统一管理。行政部是PM集团档案工作的行政管理部门，对档案工作实行统一管理，统筹规划、组织协调、统一制度;同时又是收集、保管PM集团档案和提供利用服务的职能部门，并对各部门立卷归档工作进行指导和监督。

　　分公司的档案工作在主管(总)经理的领导下，实行档案工作集中统一管理。其方法可参考PM集团执行。

　　第六条 PM集团及分公司均应明确一名公司领导分管本公司档案工作，在各部门应明确一名部门领导负责本部门档案工作，并负责本办法在该部门业务范围内的贯彻实施;各部门应设立一名兼职档案员，负责做好本部门档案工作，并定期将整理好的档案移交档案室。

　　第七条 本办法第二条所列档案大类，根据各部门业务范围，其具体负责的各类档案为：

　　(一)行政部负责行政管理类、经营管理类中经营决策档案、设备档案、实物档案、声像档案及电子档案的收集、积累、整理和归类;人事档案、劳动人事方面档案的收集、整理和归类，保管和利用。

　　(二)计划财务部负责监督类中审计管理、经营管理类中财务管理及会计档案的收集、积累、整理和归类;经营管理类财务管理中有关资金借款、担保等合同、协议的收集、积累、整理和归类;营销贸易类中经营贸易档案的收集、积累、整理和归类。

　　(三)企业文化部负责行政管理类、经营管理类中信息管理和声像档案及电子档案的收集、积累、整理和归类。

　　注：党群工作档案由党群组织负责人收集、积累、整理和归类。

　　分公司可参照总部的责任办法，制定公司内部各部门档案管理职责。

　　第八条 归档时间

　　(一)管理类、营销贸易类：一般每年三月各部门将上年度工作形成的文件材料收集、整理、立卷归档五月底前交档案室，由档案专管员统一编目。

　　(二)科研或产品项目：对于形成周期不长的课题研究或产品研制，可按项目结束时间归档;也可按工作阶段归档，是指当一项科技、生产活动按其工作程序完成一个阶段后，即将该阶段形成的科技文件归档。

　　(三)设备档案：应抓住设备开箱验收和安装、调试完毕两个环节，将随机文件材料和安装、调试过程中形成的文件材料由专人收集，交档案员归档。设备档案应保证该设备资料齐全，使用完毕后及时立卷归档，设备维修记录按年归档。

　　(四)建设项目：要分阶段收集、整理，并在竣工验收时完成全部档案立卷归档工作。工程项目验收结束后6个月内移交档案室。

　　(五)会计档案：由公司财会负责收集归档，在财会处保存一年后于次年五月底前送公司档案室统一保管，此外并重视收集相关法律、法规、享受优惠的政策等。

　　(六)实物档案：当证书、奖状、奖杯等实物档案形成时即进行收集、存档，或将其复印件存档，实物办理借出手续后进行张贴或悬挂。

　　(七)声像档案：平时将反映公司主要职能活动的照片、录音带、录像带及时收集、整理、归类，于每年六月将上一年度的声像档案进行归档。

　　(八)电子档案：每年三月将上年度形成的反映本公司主要职能活动、存有重要数据信息的磁盘、光盘进行收集、整理、归类，五月底前交档案室归档。

　　(九)分公司当年的文件资料于次年由分公司自行归档并留本公司提供利用，在后年的第一季度内上缴PM集团。

　　第九条 为完善PM集团档案管理工作，根据各自的特点，应制定一系列相关档案管理制度，做到公司的档案管理有法可依、有制度可依。

　　第十条 本办法所规定的工作制度有：各类档案的归档制度、管理制度、档案管理人员的岗位责任制、考核奖惩办法及档案的分类及编号办法。各部门、各分公司必须认真贯彻执行，不得违反。

　　第三节 档案管理队伍建设及培训

　　第十一条 根据PM集团业务发展和档案目标管理的要求，PM集团应配备专职档案人员，各部门及各公司档案管理人员在上岗前须经过档案岗位培训。培训的内容包括宣传贯彻《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理办法》等档案工作法规性文件，以及档案管理及保管等专业知识的培训。

　　第四节 文件材料的形成与归档

　　第十二条 文件材料的形成、运转、积累、整理和归档工作纳入PM集团经营管理、基本建设的计划和工作程序，实行“四同步”管理：在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作，并纳入部门领导和有关人员的岗位职责，作为各部门季度或年度考核的依据之一。

　　第十三条 为了加强对公司设备管理，将固定资产中设备建档范围定为单位价值在2万元以上(含2万元)的设备要立卷归档。

　　第十四条 凡PM集团的员工在经营管理、外事、以及党政管理等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，在下一年度内均应向档案管理部门移交入库归档，上一年度的档案资料任何人不得私自占有。

　　第十五条 PM集团员工在工作变动和离职时，必须将属于归档范围(上述第十四条)的文件资料全部移交归档，不得据为己有或私自带到其他单位。

　　第十六条 文件材料一般归档一份，重要的或经常使用的可归档数份。

　　第十七条 归档要求

　　归档文件材料，应完整、准确、系统，签署齐全，确定密级，保管期限(保

　　管期限分永久、长期〈25~50年〉、短期〈10~15年〉三种)，填写移交清单，履行交接手续;

　　(二)归档的文件资料须制成材料优良、符合规定、字迹线条和图像清晰，手稿须用碳素或蓝黑墨水书写，粘贴、装订应符合档案保护的要求;

　　(三)归档的文件资料应是原件(文件里页允许打印，但封面必须手工签署完整)。

　　(四)档案的装具采用国家标准的科技档案卷皮、卷夹、卷盒和表式。会计档案按照会计档案的凭证、帐册、报表分类组卷,采用会计凭证、帐册盒。

　　第五节 档案的保管及库房管理

　　第十八条 PM集团各类档案由总部档案室库房集中统一保管。分公司按规定未到移交期的各类档案由分公司集中统一保管。保持归档文件的完整、系统、准确的反映PM集团及分公司各项经营管理活动的面貌，符合统一规范。

　　第十九条 PM集团及分公司档案管理部门应加强档案资料的收集工作，并对接收到的档案分门别类系统整理、登记和安全保管。

　　第二十条 对案卷保存情况应定期检查，定期更换防虫药物,发现霉变、破损等情况，应立即报告领导并及时采取抢救措施。

　　第二十一条 档案管理人员调动工作时，严格做好移交手续。

　　第二十二条 为确保档案的安全和有效提供利用，PM集团实行档案库房与行政部、阅览室三分开;档案库房须保持适宜的温、湿度，同时必须具备防火、防盗、防虫等应急安全措施。分公司应参照总部的标准，配备相应的档案管理硬件设施，确保档案管理工作顺利开展。

　　第二十三条 严禁在档案库房内吸烟及存放易燃易爆物品。

　　第二十四条 档案库房是机要重地，未经管理人员许可，不得擅自进入库房。档案库房应随手关门，妥善保管好库房钥匙，下班前要检查门窗，切断电源。

　　第六节 档案的密级设定与保密

　　第二十五条 PM集团的档案分为内部级和保密级二大类;保密级档案的密级由低到高依次分为：秘密级、机密级、绝密级。按国家有关规定，保密期限原则上为15年以内。具有一定密级的档案在超过保密时效后，自动解密--密级下调一个等级。

　　第二十六条 档案密级的设定由各归档部门经理与档案管理员协商决定，并报主管副总经理审核。

　　第二十七条 密级档案的查阅、借阅需经指定负责人批准后方可办理查阅、借阅手续。与利用目的无关的密级档案资料不得查阅、借阅。

　　第二十八条 销毁档案文件,必须严格履行批准手续。销毁时要严格检查、严格控制销毁现场，防止失密、泄密。

　　第二十九条 未经公司领导批准，不得多制和摘抄密级档案。

　　第三十条 确定秘密级以上的档案，必须严格保管。

　　第三十一条 密级档案要经常查对，发现丢失要及时报告有关部门处理。

　　第三十二条 对故意遗失档案或故意泄密者，必须依法追究责任。

　　第七节 档案的借阅与利用

　　第三十三条 PM集团内部级档案资料向所有员工开放，提供档案信息的利用，为公司经营发展服务。需要查阅时应向行政部档案管理人员办理查阅手续，查阅本部门内部级档案填写档案借阅登记表;查阅相关部门内部级档案，还需填写借阅申请单，详见档案借阅审批流程。

　　第三十四条 档案查阅完毕，须及时归还，档案的借阅期限一般为一周，若有特殊原因需延长借阅期限者，应向档案管理人员办理需借手续。档案管理人员应及时催缴，以免档案材料遗失。

　　第三十五条 不得将档案材料拿给无关人员阅读或凭私人关系随意借阅。非档案管理人员不得随意进入档案库房，档案管理人员不得将档案带到室外，不得和外人谈论库内情况。分公司内部级档案向所有该公司员工开放，手续可参照上述办法执行。

　　第三十六条 保密档案的借阅规定

　　(一)凡借阅行为应在档案阅览室进行，任何人未经允许不得将保密档案带出档案室外。如有特殊情况需借出档案库房，必须在借阅手续中注明。

　　(二)PM集团各部门只能查阅本部门业务范围内的保密档案。具体程序为：填写借阅申请单，经本部门经理签字并报分管领导批准后，向档案管理人员办理查阅手续并查阅。

　　(三)查阅与本部门业务有关的其他类别的保密档案除办理第三十六条第二点的手续外，还需经相关部门经理签字并报相关部门的分管领导批准后方可查阅。查阅财务、投资类的保密档案以及其他绝密级的档案必须统一经总经理批准。

　　(四)摘录批准查阅的保密档案或对档案内容进行复制，应在查阅申请单中复制栏内加以说明(批准程序同上)，并由档案管理人员负责操作，在复制件上加盖“PM集团档案室”的标识章后，方为有效。

　　(五)分公司保密档案的查阅、复制办法可参照PM集团的规定执行。

　　第三十七条 外单位来PM集团调阅档案，必须持组织介绍信，写明查阅内容，由相关部门经理签字并经PM集团行政副总批准后，方可查阅。

　　第三十八条 党委档案只限党委领导查阅，其他部门不得调阅。外单位需调阅须经党委书记批准。

　　第三十九条 借阅人员必须爱护好档案。

　　(一)查阅档案的人员，必须爱护档案材料，维护档案的完整、清洁并注意摘录或复制材料的安全和保密。

　　(二)档案管理人员对调阅的档案材料，必须做到手续清楚，归还时详细检查，如有损坏、拆散、失窃等情况，应及时向行政部领导汇报追查处理。

　　第四十条 档案管理人员应严格遵守本制度以及其他档案相关制度。如有违反，将在本人绩效考核中视情节轻重予以扣分处罚;情节严重的，将赔偿经济损失，辞退直至追究法律责任。

　　第四十一条 凡单位或个人赠给总部的档案，PM集团按有关规定给予表彰和奖励外，该单位或个人还享有该档案的无偿优先利用权。

　　第八节 档案的统计

　　第四十二条 档案的统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠、内容齐全。

　　第四十三条 档案数量统计：

　　(一)对本公司案卷按档案的门类分别进行数量统计;

　　(二)对档案破损情况进行统计;

　　(三)按类别、保管期限做好销毁档案数量统计。

　　第四十四条 档案利用效果统计：

　　(一)档案借阅人次、卷次统计;

　　(二)档案利用社会效果、经济效果统计。

　　第九节 档案的鉴定与销毁

　　第四十五条 档案库房的档案鉴定、销毁工作由PM集团档案管理部门和有关业务部门组成工作小组实施，鉴定档案要按照“保存从宽”、“销毁从严”的原则。

　　第四十六条 档案库房销毁的档案，指己过保管期限案卷，经过鉴定确认无保存价值的档案材料。

　　第四十七条 档案需销毁时，应由档案管理人员提出初步书面意见，经工作小组提出鉴定销毁意见，由档案管理人员负责编制销毁清单，经主管领导审批后执行。

　　第四十八条 对批准销毁的档案，只能化为纸浆或焚毁，不能出卖或作其他用途。

　　第四十九条 销毁档案时，应派两人监销。销毁后，监销人员应在销毁清单上注明“已销”字样和销毁日期及销毁方式，并签名以示负责。

　　第五十条 销毁清单应一式两份，一份交档案室归档，一份交上级主管领导。

　　第十节 奖惩

　　第五十一条 对于在档案的收集、保管、提供利用和档案编研、管理等方面做出显著成绩的部门或个人，每年年底组织专项评比工作，由档案管理部门汇总材料报请PM集团领导给予表彰和奖励。

　　第五十二条 各部门、各分公司的档案工作列入对部门、公司负责人、兼职档案管理员的绩效考核内容。

　　第五十三条 有下列行为之一者，由PM集团档案管理部门、相关主管部门责令限期整改，并视不同情节，对直接负责的主管人员或其他直接责任人员报请PM集团领导给予行政处分;构成犯罪的，提请司法机关追究其刑事责任。

　　(一)损毁、丢失属于国家所有的档案的;

　　(二)涂改、伪造档案的;

　　(三)擅自出卖或转让档案的;

　　(四)倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送外国的;

　　(五)将职务活动中形成的应归档的文件、资料占为己有，拒不归档或不按规定期限向档案管理部门移交档案的;

　　(六)将具有一定密级的公司内部档案文件内容对外泄密，甚至造成PM集团损失的。

　　第十一节 经费

　　第五十四条 PM集团及各公司档案工作的经费，纳入PM集团财务管理的年度计划中，保证档案工作的正常开展。

　　第五十五条 各门类档案的归档所需经费从各相关业务的经费中支出。

　　第五十六条 档案人员培训经费由教育经费中支出。

　　第十二节 验收

　　第五十七条 PM集团在每年年底对总部及各分公司当年的档案管理工作进行验收。验收主要从以下几个方面进行：

　　(一)档案管理工作的领导负责制以及专人专岗的推行落实情况;

　　(二)根据制定的档案管理岗位职责，对PM集团和各公司的档案管理情况进行评定;

　　(三)检查PM集团及各公司档案管理制度的制定情况，是否达到制度配套、齐全;

　　(四)档案归档的落实情况：

　　1、完整、齐全度：

　　主要按照相关档案及其二、三级类目的归档范围进行检查，看归档文件是否按照归档范围进行归档，以及是否有所缺损，并如何解决。

　　2、归档档案的质量：

　　(1)文件、案卷的装订的质量：

　　每份文件是否已去除所有金属装订物，纸张是否折叠整齐，页面是否清楚、无污等。

　　(2)卷内文件目录的质量：

　　每一卷档案是否均备有卷内文件目录，目录编写是否清楚，有无遗漏卷内文件，目录中档号是否与文件上的档号相一致等。

　　(3)卷内页码的质量：

　　每卷档案是否均编有流水页码，每页的页码是否清晰无误等。

　　(4)档号的质量：

　　每份文件是否均编有相对应的独立且唯一的档号。档号的编制是否符合档号编制规范的要求，以及档号的书写是否清晰可辨等。

　　一般完整的验收程序如下：

　　首先，由PM集团及各分公司主要档案管理人员向PM集团提交档案管理年度总结报告，请求对PM集团及各分公司的档案工作进行评审验收。PM集团接受报告后，组成一个验收组，由主管档案工作的领导和在PM集团中形成各项档案的现行工作负责人员组成。随后，即召开验收工作会。其验收过程为：首先验收组听主要档案管理人员对于当年档案工作的情况小结，然后，验收组根据上述验收准则进行认真、细致的检查(检查可采用抽样形式)。档案人员对于在检查中发现的问题应及时进行记录，并于验收工作结束后立即实行整改。

　　在验收组对PM集团或各分公司的档案工作进行了较为全面的审查后，由验收组对该项工作作出最后的评审验收结论，并在PM集团内部以简报形式向各部门及各分公司通报该次档案工作的验收情况。至此，归档档案验收工作告一段落。

　　第十三节 附则

　　第五十八条 本实施办法适用于PM集团及各分公司的档案工作。

　　第五十九条 各分公司可根据本办法，结合公司实际情况，制定相应档案工作制度报行政部备案。

　　第六十条 本实施办法由集团行政部负责解释。