职业学院档案综合管理工作实施办法

　　职业学院档案综合管理工作实施办法

　　为了认真贯彻《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案管理办法》，进一步加强本院档案业务建设，提高科学管理档案水平，使档案更好地为学院领导决策和各项工作服务，结合本院机构职能和档案形成特点，特制定本办法。

　　一、总则

　　(一)本院档案是学院在教学、党政管理和其它各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料。其构成是以党政文书档案为主体，包括教学、科研、财会、基建、声像、出版、仪器设备等档案。

　　(二)学院档案工作是办好学院的重要基础工作之一，是衡量学院教学质量和管理水平的一个重要标志，是维护学院历史真实面貌的一项重要工作。

　　(三)坚持集中统一管理的原则，对本院形成的各种门类和载体的档案实行综合管理。

　　(四)严格实行部门立卷归档制度，逐步做到“三纳入”，即：纳入学院发展计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围。

　　二、管理体制

　　(一)根据《高等学校档案工作规范》规定，设立学院综合档案室，列入院内机构编制，由学院主要领导分管，日常工作由学院办公室管理，业务上接受市档案局的监督和指导。

　　(二)综合档案室的专职档案员，由具有大专以上文化程度并具有一定档案专业知识的干部担任。系、部、处、室、中心以及工会、团委等均应设置兼职档案员，以加强对全院档案资料的管理。

　　三、综合档案室基本任务

　　(一)贯彻实施《档案法》和上级有关档案工作的方针政策规定。

　　(二)拟定本院档案工作计划、总结和规章制度。

　　(三)负责学院文书(即党群、行政类)、声像、出版、仪器设备类等档案的立卷归档工作。

　　(四)负责各种门类、载体档案的管理、收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、利用和编辑资料、编制检索工具、开发档案信息资源等工作。

　　(五) 积极参加档案界的学术研究和交流活动，积极参加档案协作组的织各项活动。

　　(六) 办理领导交办的其它有关档案业务工作。

　　四、档案综合管理范围

　　(一)党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

　　(二)行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

　　(三) 教学类：主要包括反映教学管理、教学实践、教学研究和招生等工作中形成的有关文件材料。

　　(四) 科研类：主要包括科研活动中形成的成果奖励、论文专着等材料。

　　(五) 基本建设类：主要包括兴建办公楼、教学楼、宿舍楼工程及房屋产权档案，即从立项开始至竣工过程形成的文字、图表、图纸和购房材料。

　　(六) 仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

　　(七) 出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

　　(八) 财会类：主要包括财务统计报表、账簿、凭证、工资表及其它。

　　(九) 声像类：指反映学院各项工作、活动的照片、录像、录音磁带和影碟等。

　　(十) 外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学等的材料;学校授予境外人士名誉职务、称号等的材料。

　　五、档案材料的收集整理及案卷质量要求

　　(一)学院各部门在履行职责的过程中，由各部门兼职档案员做好文件材料的收集、整理后交综合档案室立卷、归档。

　　1、出版、声像、仪器设备档案材料，由主办单位经办人将一个项目及一期刊物的材料收集完整后，交综合档案室立卷、归档。

　　2、教学、科研、会计、基建、房改类档案，分别由各单位兼职档案员收集、整理、立卷归档。

　　(二)案卷质量要求

　　1、文件材料用纸必须规范整洁。纸质文件材料一律用A4(2 10×297mm)规格。

　　2、遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同的价值，便于管理和利用。

　　3、卷内文件材料必须准确反映我院教学和管理活动的真实内容，手续完备。书写统一使用不脱色的炭素墨水或蓝黑墨水;电脑打印材料应避免颜色偏淡，以利于档案保存。

　　4、每个案卷必须按规定的格式打印卷内目录;卷内有情况需说明的，应填在备考栏内。若无说明的，也应将立卷人、检查人的姓名及时间写上。检查人应是立卷单位的负责人。

　　六、档案管理

　　(一)我院根据国家教委发布的《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》对档案进行管理，由综合档案室集中统一管理。

　　(二)综合档案室对已经归档的档案进行分类、编号、排列及保管。

　　(三)档案综合管理范围：学院及各单位在履行职责过程中形成的档案，包括党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、出版、财会、声像、外事等十种门类档案。

　　(四)建立健全各种档案管理制度，学院办公室定期做好检查、考核工作。

　　(五)档案保管

　　l、学院综合档案室设立专门库房，并具备良好的卫生环境和防盗、防火、防尘、防虫、防潮、防光、防鼠、防高温等设施，室内保持温度14-24°C，相对湿度45-60%。

　　2、档案部门纳入学院现代化管理系统计划，根据工作需要逐步配置计算机、扫描仪、刻录机、空调机、去湿机、复印机、摄像机、照相机、录音机等。

　　3、综合档案室对档案的安全定期组织检查，记录在案，发现破损褪变档案要及时修补复制。

　　七、档案鉴定

　　(一)综合档案室根据档案主管机关的规定，制订本院各种门类档案保管期限。档案保管期限分为永久、长期、短期三种。确定保管期限的原则是：

　　1、对本院有长远利用价值的档案应永久保存。

　　2、对本院在一定期限内有利用价值的档案分别作长期和短期保存。

　　(二)在本院分管领导的领导下，组织有关人员参加鉴定小组，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查;对到期的档案，提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，经分管院长批准后，方可延长保管期限或销毁。

　　八、档案统计

　　(一)建立健全统计台帐，掌握档案的收进、保管、移交、销毁等数据。

　　(二)按上级档案部门的要求及时报送学院档案工作情况、统计报表等。

　　九、档案利用与开放

　　(一)学院档案按国家的有关法令法规和学院情况逐步向全院和社会开放。开放档案按下列规定执行：

　　l、利用人需持有合法证明，说明利用的目的和范围;

　　2、利用人需求复制档案，一般由综合档案室负责复制，并按规定收取复制费用;

　　3、未经学院授权或主管领导批准，任何组织或个人均无权公布档案;

　　4、出版和公布档案，须经档案形成部门的同意，并报请院领导批准;

　　5、对于重要的档案资料，按国家规定办理，一般不提供原件的交换或转让。

　　6、档案原则上不借出室外，个别特殊情况需要借出的，须经主管档案工作的领导同意，履行借出手续，借出期限为3天。对借出档案，综合档案室定期催还，发现损坏、丢失、涂改等情况，应即根据不同情节，写出书面报告，报学院领导进行处理，直到追究法律责任。

　　(二)综合档案室积极开展档案编研工作，采取多种形式，开展档案宣传，充分开发利用档案信息资源。

　　十、考核、奖励与处罚

　　(一)学院综合档案室应建立健全档案工作检查、考核、评估制度，明确岗位职责。对优秀的档案工作人员(包括兼职档案人员)和领导，及对他们完成的优秀服务成果或科研、编研成果，给予表彰和奖励。

　　(二)对于违反《中华人民共和国档案法》或有关的档案政策、法规的，按《中华人民共和国档案法实施办法》、《档案执法监督检查工作暂行规定》及其他有关法规给予处罚。

　　十一、附则

　　本办法适用于全院各单位。

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篇2：职业学院档案综合管理分类方案

　　职业学院档案综合管理分类方案

　　为适应档案事业的发展，更好地开发利用档案信息资源，实现我院档案管理与全国高校档案标准、规范的统一，使档案实体分类、编号、排列上架、检索符合标准和规范化，便于学院档案的保管、利用、统计、鉴定，加强档案工作的科学管理，充分发挥档案工作的作用，根据《高等学校档案实体分类法》，结合我院情况，编制本方案。

　　一、为使我院档案的实体分类与《高等学校档案实体分类法》相协调，从20**年度生成的档案开始，我院档案实体分类一律按本方案执行。

　　二、建立我院统一的分类编号，充分突出教学、科研档案在学院档案中的中心地位和党政管理档案统率全局的作用，体现我院职能活动的新情况、新特点。档案实体分类将遵循各类档案室的自然形成规律，保持各类档案之间的有机联系，便于保管和利用。

　　三、为使我院档案的实体分类做到准确、简明、易记，我院按三级类目进行划分;一级类目为学院档案实体分类的最高层次，根据学院档案产生的领域范畴，结合档案记述的实质确定，用两个关键汉语拼音字母来表示(例：教学档案用J*来表示);二级类目是对一级类目的细分，根据该类档案形成的规律和特点，结合档案反映的内容实质进行设置(例：教学档案、综合类为J*11); 三级类目主要表示案卷号(例：教学档案综合类第一卷J*11-1)。

　　四、学院档案的模式

　　年度号+分类号(一二级类目)+案卷号(三级类目)

　　五、为维护学院档案的整体性并方便利用，我院档案的实体排架一二三级类目的标识符号、名称和主要内容如下：

　　z职业学院档案实体分类表

　　DQ 党群

　　11党务综合

　　12纪检

　　13组织

　　14宣传教育

　　15统战

　　16工会

　　17团委

　　*Z 行政

　　11综合(教职工代表大会和院、系等单位材料)

　　12人事(师资培养材料)

　　13监察审计

　　14武装保卫

　　15总务

　　16档案、图书

　　J*教学

　　11综合

　　12学科与实验室建设

　　13招生

　　14学籍管理

　　15课堂教学与教学实践

　　16毕业生

　　17教材

　　KY 科研

　　11综合

　　12按科研课题阶段类目

　　JJ 基本建设

　　11综合

　　12按单项工程设置类目

　　SB 仪器设备

　　11综合

　　12按仪器设备种类或型号设置类目

　　CB 出版

　　11综合

　　12报纸

　　13刊物

　　14书稿

　　CK 财会

　　11综合

　　12会计报表

　　13会计账簿

　　14会计凭证

　　15工资清册

　　S* 声像

　　11照片

　　12录音带

　　13录像带

　　14幻灯片

　　15磁盘

　　16影视胶片

　　17缩微胶片

　　18光盘

　　WS 外事

　　11综合

　　12出国(出境)

　　13来校

　　14国际合作与会议

　　六、档号的编制

　　(一)档号是存取档案的代号，排架的依据。必须反映我院档案的分类体系和物理位置。

　　(二)档号的结构：档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。其模式为：档号=年度号+分类号+案卷号。

　　(三)各类档案档号的模式和标识

　　1、党群类档案档号=年度号+党群档案分类号+案卷号

　　其模式如下：

　　20×× - DQ 0 0 – 1 - n

　　党群档案三级类目代号案卷号

　　党群档案二级类目代号

　　党群档案一级类目代号

　　年度号

　　2、行政类档案档号=年度号+行政档案分类号+案卷号

　　其模式如下：

　　20×× - *Z 0 0 – 1 - n

　　行政档案三级类目代号案卷号

　　行政档案二级类目代号

　　行政档案一级类目代号

　　年度号

　　3、教学类档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号

　　其模式如下：

　　20×× - J* 0 0 – 1 - n

　　教学档案三级类目代号案卷号

　　教学档案二级类目代号

　　教学档案一级类目代号

　　年度号

　　4、科研类档案档号=年度号+科研档案分类号+案卷号

　　其模式如下：

　　20×× - KY 0 0 – 1 - n

　　科研档案三级类目代号案卷号

　　科研档案二级类目代号

　　科研档案一级类目代号

　　年度号

　　5、基建类档案档号=年度号+基建档案分类号+案卷号

　　其模式如下：

　　20×× - JJ 0 0 – 1 - n

　　基建档案三级类目代号案卷号

　　基建档案二级类目代号

　　基建档案一级类目代号

　　年度号

　　6、仪器设备类档案档号=年度号+仪器档案分类号+案卷号

　　其模式如下：

　　20×× - SB 0 0 – 1 - n

　　仪器档案三级类目代号案卷号

　　仪器档案二级类目代号

　　仪器档案一级类目代号

　　年度号

　　7、出版类档案档号=年度号+出版档案分类号+案卷号

　　其模式如下：

　　20×× - CB 0 0 – 1 - n

　　出版档案三级类目代号案卷号

　　出版档案二级类目代号

　　出版档案一级类目代号

　　年度号

　　8、财会类档案档号=年度号+财会档案分类号+案卷号

　　其模式如下：

　　20×× - CK 0 0 – 1 - n

　　财会档案三级类目代号案卷号

　　财会档案二级类目代号

　　财会档案一级类目代号

　　年度号

　　9、声像类档案档号=年度号+声像档案分类号+案卷号

　　其模式如下：

　　20×× - S* 0 0 – 1 - n

　　声像档案三级类目代号案卷号

　　声像档案二级类目代号

　　声像档案一级类目代号

　　年度号

　　10、外事类档案档号=年度号+外事档案分类号+案卷号

　　其模式如下：

　　20×× - WS 0 0 – 1 - n

　　外事档案三级类目代号案卷号

　　外事档案二级类目代号

　　外事档案一级类目代号

　　年度号

篇3：职业学院档案管理员岗位责任制

　　职业学院档案管理员岗位责任制

　　一、热爱本职工作，努力学习，不断提高思想和技术业务水平。

　　二、根据档案管理制度，积极及时做好档案收集、整理、立卷、保管工作，及时补写档案资料目录和检索工具。归档文件材料必须完整、准确、系统。归档率达到98%以上;永久、长期保存的档案完整率达95%以上，准确率达100%。

　　三、正确处理保管和利用关系，根据急需情况，积极开展利用工作，并做好利用统计工作。

　　四、切实做好档案的“八防”工作(防盗、防火、防水、防虫、防潮、防尘、防光、防霉)，维护档案的完整、安全、整洁、美观。谢绝无关人员进入档案库房，室内严禁吸烟。

　　五、严守国家机密，如发现泄密或遗失，应及时报告。

　　六、熟悉自已保管的档案，协助有关领导，定期对档案的存毁提出处理意见。

　　七、负责处理文书资料的人员做到及时、准确，急件随到随送。

　　八、及时收集学院各种重要会议及各种活动的文件资料，参加重要设备、仪器的验收。

篇4：职业学院档案库房管理制度

　　职业学院档案库房管理制度

　　一、库房内档案柜、密集架，要根据需要按照顺序整齐排列，有显著的标识，不得随意挪动。

　　二、案卷应以全宗为单位，按编号顺序从上至下，从左至右，科学地存放在档案柜、密集架内。

　　三、严格按照库房“八防”要求，做好库房管理。

　　四、严格档案出入库手续，外借及归还的档案一律进行登记。

　　五、库房内严禁吸烟和存放易燃易爆等非档案用品。

　　六、要每日查看温湿度表，并进行登记。如温度超出14-24℃，相对湿度超出45%-60%范围要及时采取相应措施。

　　七、经常检查档案是否有虫蛀和鼠害迹象，定期投放防虫、防鼠药品。

　　八、工作人员离开库房时，要关闭照明电源，锁好库房门。

　　九、库房钥匙应妥善保管，不得随意转借他人，发现丢失，应立即采取措施。

　　十、经常打扫库房卫生，保持室内清洁。

　　十一、非工作人员未经批准不得进入库房。

　　十二、节假日值班人员，应每日检查库房安全情况。

篇5：职业学院档案管理统计工作制度

　　职业学院档案管理统计工作制度

　　一、档案室要健全统计工作制度，按规定填写档案文件材料收进、移出的登记表册。

　　二、档案室要做好档案管理基本情况、档案数量、档案提供利用及其效果等方面的统计和分析工作。

　　三、档案人员要掌握实际情况，做好月、季、年统计工作，编制统计年表，及时上报有关部门及单位的主管领导。统计报表、登记本要做到规格统一，填写认真，书写整洁，不用易褪色墨水填写。

　　四、档案人员应经常检查档案管理情况，按统计调查、统计整理、统计分析的步骤，通过统计分析来发现管理工作中存在的问题，以便及时解决问题，改善档案管理工作。

　　五、档案部门要做到月有报表、年有汇总，及时准确地掌握档案数量和管理工作基本情况。