xx物业服务集团有限公司档案管理工作办法

　　档案管理办法 GT-BF-ZHGL-005-20**(A/0)

　　1目的

　　为加强xx物业服务集团有限公司档案管理工作，实现档案的科学管理，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》结合公司实际，特制定本办法。

　　2适用范围

　　适用于集团职能部门、在杭区域、分公司及控股子公司，参股公司遵照执行。

　　3职责

　　3.1 集团综合管理部为档案管理的归口管理部门，负责集团本部的档案管理，对其他职能部门、在杭区域、分子公司、专业公司的档案管理工作进行检查、监督、指导等，并负责本办法的解释和修订。

　　3.2 集团各职能部门为本部门档案的管理部门。

　　3.3 在杭区域、分子公司、专业公司综合管理部为本单位档案管理的管理部门。

　　3.4 集团本部、在杭区域、分子公司、专业公司应设立档案管理员，负责本单位、本部门、本系统档案的管理工作，并保持人员的相对稳定。文书档案管理员一般由综合管理部人员担任;合同档案管理员一般由物业管理部人员担任;业主档案由各物业服务中心指定专人担任;特种载体档案管理员由企业文化部人员担任，其他单位统一由综合管理部人员担任。档案管理员工作职责主要包括：

　　3.4.1 统筹规划档案管理工作，协助制定、实施档案管理办法;

　　3.4.2 负责文书档案、合同档案、业主档案、特种载体档案收集、整理、鉴定、归档、保管、统计、利用、销毁工作。

　　4. 工作程序

　　4.1 定义

　　4.1.1 档案

　　档案是指公司在各项经营管理活动中形成的具有查考和利用价值的，以不同载体形式存在，并有不同内容特征的历史记录和原始凭证(包括文字、图表、图纸、声像、电子文件等)。包括文书档案、合同档案、业主档案和特种档案四大类。档案是记录与反映公司发展状况的重要依据和可靠凭证，任何部门与个人不得擅自处理或长期积压资料。档案管理分为收集、整理、鉴定、归档、保管、统计、利用、销毁八大操作程序。

　　4.1.2 文书档案

　　文书档案是指公司在经营管理过程中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值并按一定的归档制度归档保存起来的各种书面文件材料。

　　4.1.3 合同档案

　　合同档案是指《顾问咨询服务合同》、《早期介入服务合同》、《前期物业服务合同》、《物业服务合同》及涉及较大金额的委托合同、采购合同、房屋租赁合同和其它会对公司有重大影响不能即时履行完毕的合同。不包括劳动合同及其它内部责任承包管理协议。

　　4.1.4 业主档案

　　业主档案是指与业主有关的各类信息材料，包括业主购房资料、业主领房资料、业主房屋装修资料、业主入住资料、业主基本信息、业主健康信息、重大事项记录等。

　　4.1.5 特种档案

　　特种档案是指公司在经营管理活动中直接形成的，具有保存价值的，一般以非纸质材料为信息载体的历史资料，主要分为声像档案、电子档案、实物档案三大类。

　　4.2 档案管理的构成

　　档案管理是指对档案进行收集、整理、归档、保管、统计、利用、鉴定、销毁等一系列过程的管理。

　　4.2.1 档案收集，是指对凡是反映公司经营管理活动、具有查考利用价值的书面文件材料收集的过程。

　　4.2.2 档案整理，是指遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，并区别不同的价值，以便于保管和利用的整理过程。

　　4.2.3 档案归档，是指在工作中形成的具有保存价值的应归档的文件材料的归档过程。

　　4.2.4 档案保管，是指档案置于档案库房中保管过程。

　　4.2.5 档案统计，是指与档案管理各项工作同步进行统计的过程。

　　4.2.6 档案利用，是指填写利用登记表单、审批、借阅、归还等环节形成的系列活动。

　　4.2.7 档案鉴定，特指对已超过保管期限的档案进行再次鉴定的活动。

　　4.2.8 档案销毁，是指对鉴定无利用价值的档案进行销毁的活动。

　　4.3 档案管理的内容

　　4.3.1 档案的收集

　　凡是反映公司经营管理活动、具有查考利用价值的文件、载体材料均属档案范围。集团综合管理部档案管理员负责集团本部及本部门档案的收集;集团各职能部门档案管理员负责本部门及本系统档案的收集;各单位档案管理员负责本单位档案的收集。

　　4.3.1.1 文书档案、合同档案具体收集对象如下：

　　a)政府机关或行业管理部门的文书材料等。

　　b)公司董事会、监事会形成的各种决议、决定等文件资料。

　　c)公司控股、参股的分子公司、专业公司的股东会、董事会、监事会形成的各种文件资料。

　　d)公司总经理办公会议记录、纪要，专题会议纪要以及其它会议的文件材料。

　　e)公司印发的各种正式文件的签发单、审核稿。

　　f)公司给上级部门的情况汇报及请示等。

　　g)公司下属各单位、部门的请示和公司的批复文件。

　　h)公司各部门及所属公司的工作计划、工作总结、报告等。

　　i)公司各类调研工作形成的文件材料。

　　j)公司汇总及所属公司报送的资金计划、财务、成本等各类数据资料。

　　k)各类投诉处理材料。

　　l)公司法律纠纷处理材料。

　　m)公司的工商登记资料，所属公司报送的工商登记备案资料。

　　n)公司各类资质、权属证书，所属公司报送的各类资料、权属证书的备案资料。

　　o)公司大事记、简介。

　　p)公司《章程》及规章制度等文件资料;所属公司报送的规章制度备案文件。

　　q)公司重要财产物资登记、档案等的交接凭证、清册。

　　r)公司固定资产的购置批文、使用说明书、维修卡或保修单等。

　　s)公司文书材料、合同、协议等。

　　t)公司重要的各类协议合同，所属公司报送的重要的各类协议合同的备案资料。

　　u)其它各类相关资料。

　　4.3.1.2 业主档案具体收集对象如下：

　　收集与业主有关的各类信息材料，包括业主购房资料、业主领房资料、业主房屋装修资料、业主入住资料、业主基本信息、业主健康信息、重大事项记录等。具体收集的种类详见《业主档案管理办法》。

　　4.3.1.3 特种档案具体收集对象如下：

　　a)声像档案指公司在经营活动中形成的，具有保存价值的以音响、影像等方式记录、辅以文字说明能并反映公司的主要职能活动和工作成果的历史资料。包括照片、录音带、录像带等，其中照片档案由底片、照片及文字说明构成;公司领导、各级党政领导和著名人物参加的与公司有关的重大活动;公司组织或参加的重要会议、公司领导参与的重要活动等;记录公司重大事件和其他特殊现象;反映公司业务质量的情况;其他经典楼盘的物业管理调研资料;公司广告宣传内容;其他具有保存价值的声像资料。

　　b)电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案，其存储介质主要有磁盘(硬盘、软盘)、磁带、光盘和U盘等。电子档案需实行纸质文件和电子文件双套归档。具体收集范围：公司行政管理与业务管理活动中形成的各种文本文件;利用计算机辅助设计等技术形成的具有查考利用价值的图形文件和模型文件;公司使用的各种数据文件;设备运行所需要的操作系统。

　　c)实物档案是指公司在经营活动中，形成的一些反映公司工作史实的实物材料，如锦旗、奖杯、牌匾及其他具有历史和纪念意义或保存价值的实物材料。各单位综合管理部负责公司特种档案的收集工作，公司其他职能部门应配合做好特种文件的整理、收集工作。

　　4.3.1.4 收集时间

　　a)各单位、部门档案管理员对各类档案应随时收集。

　　b)各单位档案管理部门应随时查询、收集特种文件，相关职能部门应在工作完成后的一个月内将基础材料整理成符合收集要求的特种资料，其中电子档案需一式二份(一份供存档，一份供调阅)，相应的文字资料应同时交本档案管理部门。

　　4.3.1.5 收集要求

　　a)各类档案要收集齐全，包括档案的事由、时间、地点、人物、背景等。

　　b)特种档案除收集齐全外，应在档案上标明名称、数量、编制部门、编制日期、密级等。

　　c)照片档案的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等。

　　d)磁带(软盘)盒上应标明软件名称、文件数、编制部门、编制日期、密级等。

　　e)录音带盒上应标明讲话人姓名、职务、主要内容、讲话时间、录制日期和密级等。

　　f)录像带盒上需标明摄制时间、摄制部门、规格、制式、密级等;奖杯、牌匾等应写明背景情况。

　　g)电子文件必须是可读文件，若有加密，应告知密码。

　　h)所有准备归档的特种文件必须在有关的设备上演示检测，运转正常才能归档。

　　i)声像档案或电子档案中如存放多份文件，资料提供部门应建立文件目录清单。

　　4.3.1.6 各单位综合管理部门确认归档资料符合要求后，应填写移交清单一式两份，由双方经办人签字，一份由相关部门保存，一份由各单位综合管理部门接收。

　　4.3.2 档案的整理

　　档案整理，是指遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，并区别不同的价值，以便于保管和利用的整理过程，一般包括档案的分类、排列、编号、编目等过程。

　　档案分类：按年度分类，指根据文件形成和处理的年度对档案进行分类。一般档案以文件签发日期(落款日期)为准，跨年度形成的文件，统一以办结年度为准;文件没有标注日期的，通过分析、对照等方法，考证和推断文件的日期;按问题分类，指按照文件内容所说明的问题对文书档案进行分类。按保管期限分类，指按照时间分永久、长期、短期三种。永久保存，就是无限期地尽可能长远地保存下去。长期保存，一般是指档案须保存五年至二十年左右;短期保存，一般是指五年以下。后两者称为定期保存。定期保存的计算方法，一般是从文件产生后的第二年起计算，有些特殊文件和专门文件可以从其失效、结案后算起。所有确定为定期保存的档案，到保管期满后还须复查一次，如发现有继续需要保存的，仍应保存下去，有的延长保管期限，有的转为永久保存，特种档案的保存方式一般为永久保存。具体划分参见《文书档案归档范围及保管期限表》。

　　档案的排列，指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

　　档案编号，应根据类目和排列顺序逐件编号。档案整理时，在文件首页上端中间位置加盖归档章或左上角包角，并填写相关内容。归档章或包角应设置“全宗号”、“年度”、“保管期限”、“件号”、“问题”等项。

　　全宗号年度室编件号

　　问题保管期限*馆编件号

篇2：客户档案管理制度

　　客户档案管理制度

　　1.0本部门的主要户档案管理任务

　　本部门的主要任务就是“服务”。只有健全客户档案才能准确、及时地为客户服务。

　　2.0本部门客户档案管理的日常工作包括

　　2.1及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报、传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。

　　2.2做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询跟进；

　　3.0客户档案管理

　　客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。一般客户档案包括以下的资料：

　　3.1收集客户资料

　　3.2客户缴费记录包括各样应付押金

　　3.3客户装修工程文件

　　3.4客户迁入时填具之资料

　　3.5客户资料补充

　　3.5.1客户证件资料

　　3.5.2客户联络资料

　　3.5.3紧急事故联络人的资料

　　3.5.4管理人员在日常职务常与客户人事变迁资料

　　3.6客户与物业公司往来文件

　　3.7客户违规事项与欠费记录

　　3.8客户报修记录

篇3：长春市城市建设档案管理条例(2014)

　　长春市城市建设档案管理条例(20**)

　　（20**年10月30日长春市第十四届人民代表大会常务委员会第六次会议通过20**年11月29日吉林省第十二届人民代表大会常务委员会第五次会议批准20**年12月13日长春市人民代表大会常务委员会公告[十四届]第7号公布自20**年1月1日起施行）

　　长春市城市建设档案管理条例

　　第一章 总则

　　第一条 为了加强城市建设档案的管理，发挥城市建设档案在城市规划、建设、管理中的作用，根据有关法律、法规，结合本市实际，制定本条例。

　　第二条 本条例适用于本市行政区域内城市建设档案的管理。

　　本条例所称城市建设档案（以下简称城建档案），是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种载体的文件材料。

　　第三条 市、县（市）建设主管部门负责本辖区城建档案管理工作，其档案业务受同级档案主管部门的监督、指导。

　　有关部门应当按照各自职责，依法做好城建档案管理的相关工作。

　　第四条 市、县（市）城建档案管理机构受同级建设主管部门委托，负责下列城建档案管理工作：

　　（一）接收和保管应当永久和长期保存的城建档案；

　　（二）收集和征集重要的城建档案；

　　（三）采用现代科技手段修补、完善、管理城建档案；

　　（四）编制各种检索工具，开展城建档案的利用工作；

　　（五）监督和指导城建档案业务工作，培训业务人员；

　　（六）参加建设工程竣工档案验收；

　　（七）组织和参与城建档案学术研究活动；

　　（八）宣传贯彻城建档案工作的法律、法规和规章；

　　（九）其他涉及城建档案管理的工作。

　　第五条 市、县（市）人民政府应当加强对城建档案工作的领导，把城建档案事业纳入国民经济和社会发展规划，建立健全城建档案管理机构。确定必要的人员编制，统筹安排城建档案事业所需经费。

　　第六条 对在城建档案管理工作中做出突出贡献的单位或者个人，应当按照国家和省有关奖励规定给予表彰奖励。

　　第二章 报送、移交、接收

　　第七条 下列城建档案应当向城建档案管理机构报送或者移交：

　　（一）工业建筑、民用建筑、市政基础设施、公用基础设施、交通基础设施、园林建设、风景名胜建设、市容环境卫生设施建设、城市防洪工程、抗震工程、人防工程（机密级以上的工程除外）等建设工程档案；

　　（二）城市地下建（构）筑物以及供水、排水、燃气、热力、电力、电信、有线电视等各类管线工程档案及地下管网普查、补测、补绘成果档案。军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图；

　　（三）建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案；

　　（四）有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。

　　第八条 建设单位在办理建设工程规划许可证前，应当向城建档案管理机构登记，并与城建档案管理机构签订建设工程档案报送责任书。

　　相关部门在核发建设工程规划许可证、建设工程施工许可证时，应当查验建设工程档案报送责任书。

　　第九条 建设单位编制建设工程档案应当与工程进度同步，保证建设工程档案真实、准确、完整。因建设单位提供虚假档案，给利用单位或者个人造成损失的，由档案提供单位依法承担赔偿责任。

　　城建档案管理机构应当向建设单位提出报送工程档案的具体要求，并及时进行检查、指导。

　　第十条 报送城建档案应当符合下列要求：

　　（一）档案资料应当是原件。依照有关规定可以报送副本或者复制件的，复制件上应当注明原件的保存处，并加盖原件保存单位印章；

　　（二）建设工程文件、图纸签字不得使用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具；

　　（三）档案资料应当真实、齐全、完整、字迹清楚、规格统一；

　　（四）建设工程竣工图图样清晰，与工程实体相符，并加盖竣工图章；

　　（五）各种管线工程竣工图应当以竣工测量成果为依据。

　　建设单位在报送建设工程项目纸质档案的同时，应当将工程声像、电子档案一并报送城建档案管理机构。

　　第十一条 建设单位在申请办理建设工程规划许可证前，应当到城建档案管理机构查询并取得施工地段的地下建（构）筑物、管线工程现状资料；没有现状资料的，应当委托具有相应资质的测绘单位进行补测、补绘，并及时将测绘成果报送城建档案管理机构。

　　第十二条 建设单位在组织工程竣工验收前，应当向城建档案管理机构申请建设工程档案预验收。

　　城建档案管理机构应当自收到建设单位预验收申请之日起十个工作日内预验收完毕。建设工程档案符合要求的，出具建设工程档案认可文件；不符合要求的，建设单位应当按照城建档案管理机构提出的要求补充、完善，并重新提请预验收。

　　未进行建设工程档案预验收或者预验收不合格的，建设单位不得组织竣工验收。

　　建设主管部门在办理工程竣工验收备案时，应当查验城建档案管理机构核发的建设工程档案认可文件。

　　政府投资主管部门组织或者委托组织进行竣工验收的重大固定资产投资项目，由同级档案管理部门组织工程档案验收。

　　第十三条 建设单位应当自建设工程竣工验收合格之日起三个月内，向城建档案管理机构报送建设工程档案。

　　地下建（构）筑物、管线工程竣工验收前，建设单位应当组织竣工测绘，形成竣工测绘成果，并在竣工验收合格之日起十五日内，向城建档案管理机构报送测绘成果。

　　第十四条 停建、缓建工程的档案，暂由建设单位保管。建设单位被撤销或者注销的，建设工程档案应当向上级主管机关或者城建档案管理机构报送。

　　第十五条 改建、扩建的工程项目，建设单位应当组织勘察、设计、施工和监理单位据实修改、补充原建设工程档案。凡结构和平面布置等改变的，应当重新编制建设工程档案，并在工程竣工验收后三个月内向城建档案管理机构报送。

　　第十六条 地下管线普查、补测、补绘形成的档案，应当在普查、测绘结束后三个月内报送或者移交城建档案管理机构。

　　第十七条 城建档案管理机构在收到符合规定要求的建设工程档案后，应当在五个工作日内向建设单位核发建设工程档案合格证。

　　第十八条 建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案，以及其他单位形成的具有永久保存价值的城建档案，应当在三年内全部向城建档案管理机构移交。

　　第十九条 县（市）城建档案管理机构应当在每年第一季度，向市城建档案管理机构报送上年度城建档案目录。

　　第二十条 开发区的建设工程档案由所在地市、县（市）城建档案管理机构接收；跨市、县（市）的建设工程档案，由市城建档案管理机构接收。

　　第二十一条 市、县（市）人民政府应当组织相关单位，有计划地收集、征集、恢复、完善缺失的以及具有保存价值的历史城建档案。

　　第三章 保护、利用

　　第二十二条 市、县（市）人民政府应当加强城建档案保护利用设施建设，建立城建档案信息动态管理系统。

　　城建档案信息动态管理系统的基础地理信息数据由城市规划主管部门负责提供并及时更新。

　　第二十三条 城建档案管理机构应当将建设工程档案信息及时导入城建档案信息动态管理系统，实现城建档案信息的动态管理。

　　第二十四条 城建档案管理机构应当遵守下列规定：

　　（一）档案馆馆库选址、设计、建设符合国家规定的建设标准；

　　（二）配置适宜安全保存档案的专门库房，配备恒温、恒湿、防盗、防火、防虫、防磁、防尘、防有害生物和防污染等必要设施；

　　（三）需要永久保存的档案，采取光盘、磁盘及其他现代技术手段备份保存和保护；

　　（四）电子档案的存放，符合信息安全要求，具备载体存放环境。同时进行异地备份；

　　（五）建立档案资料信息库、目录库，汇编档案综合信息。

　　第二十五条 城建档案形成单位，应当建立健全档案管理制度，配备档案管理人员，做好城建档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、报送、移交和利用工作。

　　第二十六条 城建档案管理机构出具的载有本单位印章的档案复制品，具有与档案原件同等的效力。

　　第二十七条 城建档案管理机构应当按照国家有关规定，向社会公开馆藏档案结构、案卷目录信息，方便社会公众利用。

　　第二十八条 向城建档案管理机构移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，城建档案管理机构应当维护其合法权益。

　　第二十九条 公民、法人和其他组织持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用已开放的城建档案。

　　利用城建档案应当遵守有关规定，不得有损毁、涂改等行为。

　　第三十条 城建档案管理机构依照有关规定。可以收取城建档案服务费。其服务费标准由价格主管部门核定。

　　第四章 法律责任

　　第三十一条 违反本条例第十三条、第十五条、第十六条规定的，由建设主管部门责令改正，并按照下列规定予以处罚；

　　（一）逾期三个月以下的，处一万元以上三万元以下罚款；

　　（二）逾期三个月以上六个月以下的，处三万元以上五万元以下罚款；

　　（三）逾期六个月以上九个月以下的，处五万元以上八万元以下罚款；

　　（四）逾期九个月以上的，处八万元以上十万元以下罚款；

　　（五）给予单位罚款处罚的，对单位直接负责的主管人员处单位罚款额的百分之五以上百分之十以下罚款。

　　第三十二条 违反本条例第二十九条第二款规定的，由建设主管部门处一千元以下的罚款；造成损失的，应当依法赔偿。

　　第三十三条 建设单位有下列情形之一的，由建设主管部门责令限期改正；逾期未改正的，由建设主管部门记入建设行为不良信用记录：

　　（一）未与城建档案管理机构签订建设工程档案报送责任书的；

　　（二）未按照工程进度编制、收集建设工程档案材料的；

　　（三）报送的建设工程档案不符合本条例规定的；

　　（四）未在规定时间内报送建设工程档案的。

　　第三十四条 城建档案管理工作人员有下列行为之一的，按照有关规定给予处理；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

　　（一）损毁、丢失城建档案的；

　　（二）擅自提供、抄录、公布、销?城建档案的；

　　（三）涂改、伪造城建档案的；

　　（四）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成城建档案损失的；

　　（五）其他玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊的。

　　第五章 附则

　　第三十五条 本条例施行前已验收合格的建设工程，其建设工程档案未向城建档案管理机构报送的，建设单位应当按照本条例的有关规定报送。

　　第三十六条 房地产权属档案的管理，按照国家有关规定执行。

　　第三十七条 本条例自20**年1月1日起施行。