XX物业公司档案管理制度

　　XX物业公司档案管理制度

　　为严格XX物业公司档案管理制度，保证档案管理有效性、规范性，特制定如下管理制度。

　　(一)档案范围

　　1.各部门制定的管理规章制度。

　　2.工程维修保养合同。

　　3.物业社区文化。

　　4.人事调动。

　　5.经理级以上管理人员的调动、晋级、变动。

　　6.重大事故报告。

　　7.重大采购合同。

　　(二)各部门档案分类

　　1.行政人事部

　　行政方面

　　(1)通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、讨论通过的文件、重要照片、文化活动。

　　(2)公司年度、季度、月份工作计划、总结。

　　(3)公司部门经理及以上级别人员调动、任免报告。

　　(4)公司重大投诉报告、处理决定。

　　(5)机构设置、改名称、印章合并和启用，扩大营业范围报告、批复。

　　(6)公司颁布的各种规章制度、条例、决定、规定。

　　(7)公司大事记、简报、信息、通讯及报刊剪辑。

　　(8)公司固定资产说明书及维修记录。

　　(9)采购合同。

　　(10)政府部门或有关行政管理机构来文。

　　人事方面

　　(11)员工个人档案资料。

　　(12)员工花名册。

　　(13)职工试用、转正、定级、调资、考核等文件。

　　(14)员工的奖励、处分的决定和通报。

　　(15)员工工资管理办法、方案、规定和实施细则。

　　(16)员工培训计划、培训实施方案、考核规定。

　　(17)上级机关对劳动工资、人事制度的指示、通知、计划。

　　2.安管部

　　(1)上级主管单位(消防局、公安部局、派出所等)发来的通知、批复等。

　　(2)物业重大消防、治安报告及相关文件。

　　(3)分局、保安办、保卫科、消防局授予的先进集体及先进个人称号资料。

　　3.财务部

　　(1)上级、本公司关于财务管理，各种费用开支的规定、办法、通知。

　　(2)物业服务费调整的请示、通知。

　　(3)上级及本公司关于清点、财税大检查、验收等的通知。

　　4.机电部

　　(1)工程维修保养承包合同

　　(2)工程重大技改项目、图纸

　　(3)工程重大事故报告

　　(4)工程重大投诉处理资料

　　(5)外判工程合同

　　(6)物业维修资料。

　　5.物业部

　　(1)项目资料(包括项目规划、配套、总建面积、平面布局、验收证照等方面资料)

　　(2)物业管理规章制度(商/租户手册、管理规约、装修指南及其他相关管理规定)

　　(3)商户/租户档案(商/租户个人资料、租赁合同复印件及其他相关资料)

　　(4)合同文件(绿化、清洁等)

　　(5)出入管理(收楼、迁入、迁出)

　　(6)装修管理(装修申请、审批、办证、巡查等)

　　(7)车辆管理(租赁车位、缴交租金和服务费等)

　　(8)投诉管理(投诉记录、处理、跟进、回访、汇总等)

　　(9)报修管理(报修记录、处理、跟进、回访、汇总等)

　　(10)有偿服务(有偿服务登记、预约、跟进、回访、汇总等)

　　(11)计划总结(本部门每周/每月的工作总结及下月的工作计划)

　　(12)对外收发文

　　(13)对内收发文

　　(14)收费管理

　　(15)重大投诉、重大事故处理意见。

　　(三)文件材料归档要求

　　1.各部门在管理工作中形成的文件资料，要根据不同年限要求，归档存放在部门。各部门将原件交公司行政人事部归档。

　　2.文件材料要准确地反映各项管理的相关内容和过程。

　　3.文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

　　4.文件材料要符合文件格式及书写标准，禁用圆珠笔、铅笔起草和批改。

　　(四)归档时间

　　1.每年的12月29～30日各部门按归档范围将文件集中上报公司行政人事部统一归档。

　　工程类文件材料在任务完成或工程竣工后一个月内必须整理归档。

　　2.管理工作中的文件资料，应在第二年3月前将上年度超过部门保管期的文件资料归档集中管理。

　　3.公司重大会议和活动的文件材料应在结束后7天内归档。

　　4.会计档案由财务部保存3年，期满后集中管理。

　　5.声像文件材料应在各项活动后将即时归档。

　　(五)档案保存期的鉴定。

　　1.公司的档案按保存期分为永久和短期两种。划分的基本原则为：

　　(1)对公司有长远利益价值的档案应永久保存。

　　(2)对公司在一定时期内有利用价值的档案应短期保存，按年限分为1年、2年、3年、5年、10年。

　　(3)凡介于两种年限保存期限之间的档案，其保管期限一律从长。

　　2.公司的档案鉴定由档案鉴定小组物业总经理任组长，行政人事部和各部门有关人员组成鉴定小组。

　　3.鉴定工作一般为2年进行一次。

　　4.销毁档案必须从严掌握，慎重从事。对经鉴定确定无保存价值的档案，由行政人事部提出销毁报告，经鉴定小组鉴定，鉴定小组组长签名后销毁。

篇2：客户档案管理制度

　　客户档案管理制度

　　1.0本部门的主要户档案管理任务

　　本部门的主要任务就是“服务”。只有健全客户档案才能准确、及时地为客户服务。

　　2.0本部门客户档案管理的日常工作包括

　　2.1及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报、传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。

　　2.2做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询跟进；

　　3.0客户档案管理

　　客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。一般客户档案包括以下的资料：

　　3.1收集客户资料

　　3.2客户缴费记录包括各样应付押金

　　3.3客户装修工程文件

　　3.4客户迁入时填具之资料

　　3.5客户资料补充

　　3.5.1客户证件资料

　　3.5.2客户联络资料

　　3.5.3紧急事故联络人的资料

　　3.5.4管理人员在日常职务常与客户人事变迁资料

　　3.6客户与物业公司往来文件

　　3.7客户违规事项与欠费记录

　　3.8客户报修记录

篇3：公司会计档案管理制度

　　公司会计档案管理制度

　　1、公司的会计档案是指会计凭证、会计帐簿（含备查帐簿）、财务报表、财务计划、财务分析等会计核算专业的文字、图表和电脑软盘资料。它是记录和反映经济业务的重要资料和证据，必须切实加强对会计档案的管理。

　　2、会计档案由公司财务部负责管理，由主办会计组织有关人员，严格按照《会计人员工作规则》要求，对会计档案进行定期收集，审查核对，分类装订成册或整理成卷、编制目录及序号进行登记，严防毁损、散失和泄密。年度的会计资料归档时间为次年的2月底以前。

　　3、会计档案由主办会计负责保管，做到不丢失、不缺损、不烂、不被虫蛀等，财务部定期不定期检查会计档案保管情况，及时处理档案保管中存在的问题。

　　4、会计档案管理人员应将归档的会计资料，按年、季、月顺序立卷登记存放。

　　5、财务人员因工作需要查阅档案时必须向档案管理人员打招呼，阅后近规定顺序及时归还原处。

　　6、公司各部门因公需要查阅会计档案时，必须经财务部负责人同意，由档案管理人员接待查阅。

　　7、外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信及工作证，经公司领导批准，财务部负责人指定由档案管理人员接待查阅，并要详细登记查阅会计档案人的工作单位，查阅日期，会计档案名称及查阅事由。

　　8、会计档案，原则上不对外借，如有特殊情况需要，须经公司领导或财务部负责人批准后方能外借或复印，并办理有关手续，外借期间不得转借他人，不得拆散原卷册，要限期归还。

　　9、会计档案的保管期限，根据其特点和使用价值，分为永久、定期二类，定期保管期分为三年、五年、十五年、二十五年。具体保管期限详见附表。

　　10、会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，由公司领导、财务部负责人及有关人员共同签定，严格审查，编制会计档案销毁清册，报上级方管部门批准后执行销毁。销毁时应派人监毁，并在销毁清单上签名或盖章。应保存的资料，按上级有关规定执行。

　　11、由于单位人员的变动，会计档案需要移交时，由移交人办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

　　12、撤销、合并单位和建设单位完工后，会计档案应随同单位的全部档案一并移交指定单位，并按规定办理交接手续。

　　13、公司分设新单位时，由老单位根据帐面数编制财务移交表，双方签字作为新建单位建立新帐册的依据，原凭证、帐册等会计资料必须留在老单位。