z物业人事档案管理制度

　　z物业人事档案管理制度

　　第一章 总 则

　　第一条 为加强公司员工的人事档案管理，使公司人事档案得到有效保护和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《浙江zz物业管理有限公司人事管理制度》等有关规定，特制定《浙江zz物业管理有限公司人事档案管理制度》。

　　第二条 员工人事档案是记载员工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察、了解和正确任用员工的重要依据，是本公司档案的重要组成部分。

　　第三条 本公司的人事档案工作任务：

　　1、保管员工人事档案;

　　2、收集、鉴别和整理员工人事档案材料;

　　3、办理员工人事档案的查阅、借用和转递;

　　4、通过人事档案了解熟悉员工，为人事工作提供情况;

　　5、逐步实现员工人事档案管理手段的科学化和现代化。

　　第四条 本公司的员工人事档案管理由公司综合服务部负责。

　　第二章　人事档案的收集和归档

　　第五条 员工人事档案材料的收集、归档，是公司综合服务部与其他各部门的共同任务，必须按照有关规定，互相配合，认真做好。

　　第六条 员工人事档案材料的收集归档范围，严格按照公司的人事档案管理要求执行。员工人事档案材料内容：

　　1、员工登记表(含照片)。

　　2、个人简历。

　　3、考核材料(如试用期满考核鉴定、见习期满考核鉴定以及近三年的年度考核记录、素质测试记录等)。

　　4、各类证书复印件、原件：(包括：①学历证书复印件;②各类资格证书复印件;③身份证复印件;④职务聘免复印件;⑤体检表、干部身份表;⑥其它等)。

　　5、奖惩材料。

　　6、兼职情况(包括出任董监事情况<原件或复印件>、担任社会职务情况<原件或复印件>等)。

　　7、承诺书、劳动合同(应做到文本齐全完整，时间连续及时)、各类因公出国协议或培训协议、担保书等。

　　8、各类审批材料(复印件，包括⑴应聘材料;⑵面试材料;⑶录用审批材料;⑷职务聘免审批材料;⑸调整工资审批表;⑹因公出国审批材料;⑺用工性质晋升审批表;⑻离职审批表<原件>，辞职批复;⑼离退休审批表;⑽调令单、分配单;⑾其它)。

　　9、其它可供参考材料(如近三年内的员工个人年度工作总结或述职报告、各类培训总结、培训成绩、出国培训总结等)。

　　第七条 收集归档的人事档案材料必须是文字、内容清楚完整，印章手续完备，且办理完毕的正式审核、审批、签署、落款文字材料。

　　第八条 员工人事档案材料必须用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水和复写纸书写。

　　第九条 形成员工人事档案材料的部门，在形成正式材料后的一个月内，负责按要求把应归档的材料送交综合服务部归档。

　　第十条　公司综合服务部发现送交的人事档案材料不符合归档要求时，要及时通知形成档案材料的部门，补送材料或补办手续。形成材料的部门要按规定认真办理。

　　第十一条　员工人事档案管理人员要经常了解和掌握干部人事档案材料来源的信息、沟通渠道、及时收集应归档的材料。同时，要熟悉收集归档工作的各项规定，对收集到的材料，认真鉴别，严格把关，及时入卷归档。

　　第十二条　形成员工人事档案材料的部门，向公司综合服务部送递材料时，如其他档案管理部门也需要收集归档，则材料形成部门要事先考虑制作材料的数量，必要时协商联系，以防造成员工人事档案材料的短缺。

　　第三章　　人事档案的保管

　　第十二条　员工人事档案由公司综合服务部设专人妥善保管，不得泄密。

　　第十三条　员工人事档案应存入保险柜，有防盗、防火、防潮等安全措施。

　　第十四条　档案管理人员应对保管的档案逐一登记编号，并每年进行一次检查、核对，防止错放或丢失。发现丢失或问题，应及时查找并采取措施，以保证档案的完整和安全。

　　第十五条　档案移交要填写清单，交接双方应共同清点并签字留据。

　　第十六条　严格防止任何人私自保存他人的档案材料，对造成泄密或其它后果的，视情节轻重，给予严肃处理。

　　第十七条　档案管理人员调动时，必须严格履行交接制度，未交接清楚，不得离去。

　　第十八条　建立坚固、安全的库房，配置符合要求的档案柜。防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温六项措施落实到位。

　　第十九条　档案库房是机要重地，无关人员不得随意出入;查阅人员须在档案管理人员陪同下方可进入。

　　第二十条　逐步实现员工档案管理工作的科学化、现代化。

　　第四章　人事档案的查阅和借用

　　第二十一条　公司员工查阅或借阅人事档案，经公司综合服务部总经理同意，办理登记手续后方可查阅或借阅本人人事档案。

　　第二十二条　外单位人员凭介绍信等证件经公司综合服务部总经理批准后方可查阅员工档案;档案原则上不外借，确因特殊情况必须外借时，应写明原因并经执行总裁批准同意方可。

　　第二十三条　查阅或借用员工档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定。员工阅档后摘录的材料应由档案工作人员与原文核对无误后，写明材料出处和时间，并加盖公司公章。严禁对档案进行圈划、涂改、拆换员工档案材料，不得向无关人员谈论或泄露员工档案内容，违犯者将视情节轻重，给予批评教育甚至纪律处分。

　　第五章　人事档案的转递

　　第二十四条　员工人事档案的转递是一项严谨、细致的工作。档案管理人员应具有高度的责任感。在办理档案转递过程上，要认真细致，有条有理，切不可匆忙、马虎，防止出现丝毫的差错。

　　第二十五条　人员内部调动，档案转递要做到"档随人走"，公司综合服务部应将其档案密封转到新的归口单位。

　　第二十六条　档案转递必须填写《员工人事档案转递通知单》，并通过机要转递或由档案管理员专程送取，严禁个人携带。对个人携带档案的，公司综合服务部应拒绝接收。

　　第二十七条　转递的档案必须是经过鉴别、清理、整理的档案。转递档案必须一次转出，不能分批转出。

　　第二十八条　对转进的档案在核对无误后，及时将《员工人事档案转递通知单》回执退回。

　　第二十九条　对违反转递规定，造成档案丢失或发生抽取，更换材料等问题的要追究、当事人和有关管理人员的责任。

　　第六章　附　则

　　第三十条 本制度由综合服务部负责解释。

　　第三十一条　本制度自颁布之日起实施。

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篇2：管理处人事档案管理制度

　　管理处人事档案管理制度

　　第一条 凡新聘员工转正后须在两个月内将人事档案及社会保险关系转入人事代理公司，并签订劳动合同。

　　第二条 所有员工应提交个人人事信息资料，包括求职应聘表、个人简历、个人身份证复印件、学历复印件、职称证明复印件，并张贴个人1寸彩色照片，行政部装订保存。

　　第三条 行政部根据员工个人人事资料建立电子版员工信息，包括员工个人基本信息、入职时间、任职部门、任职岗位。

　　第四条 所有录用员工必须如实提供个人基本信息、学历证明、职称证明、身份证信息、如有隐瞒及虚报，一经查实，将被解除劳动关系。

　　第五条 员工入职后，个人资料信息如发生变动，须于变更后一个星期内通知行政部并提供有关证明资料。

　　第六条 人事档案管理人员应注意人事档案信息的安全和保密工作，不得擅自向外透露所管人事档案的相关信息。

　　第七条 员工个人人事资料自其离职后，保存期限不得少于2年。

篇3：企业人事档案管理制度

　　1、目的

　　为了将企业人事档案管理工作制度化，规范化，维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏便于相关人事档案材料的借阅和使用。

　　2、适用范围

　　适合公司全体员工

　　3、人事档案分类

　　员工人事档案分为以下八大类：

　　3.1 入职档案

　　3.2 个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。

　　3.3 员工更改姓名、民族、年龄、工作时间等过程中形成的个人申请表，上级领导批复以及所依据的证明材料。

　　3.4 劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。

　　3.5 培训档案

　　3.5.1 新员工入职培训试卷、培训心得。

　　3.5.2 参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。

　　3.6 职位档案

　　3.6.1 职位说明书、职务说明书、职务任命书。

　　3.6.2 职务变动申请、职位、职务变更记录。

　　3.7 薪酬考核档案

　　3.7.1 试用期考核表、员工试用期总结表。

　　3.7.2 季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。

　　3.7.3 工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。

　　3.8 其他档案

　　3.8.1 各类奖励、处罚记录。

　　3.8.2 离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根其他补充协议。

　　4、人事档案的归档

　　4.1 首先对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。

　　4.2 按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。

　　4.3 在目录上补登材料名称及有关内容。

　　4.4 将新材料放入档案。

　　5、人事档案的核查核对

　　5.1检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。

　　5.2检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：

　　5.2.1突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。

　　5.2.2对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

　　5.2.3发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

　　6、人事档案的转递

　　6.1 档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下：

　　6.1.1 取出应转走的档案。

　　6.1.2 在档案底账上注销。

　　6.1.3 填写《转递人事档案材料的通知单》。

　　6.1.4 按发文要求包装、密封。

　　6.1.5 在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。

　　6.1.6 收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

　　7、人事档案利用的方式

　　7.1 查阅

　　设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。

　　7.2 借出使用

　　相关人员为完成某项工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。

　　7.3 出具证明材料

　　一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后方能生效。

　　8、人事档案利用的手续

　　8.1 查阅手续

　　查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况;其次，查阅部门负责人签字;最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

　　8.2 外借手续

　　首先，借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似;其次，借档人员(部门)盖章，负责人签字;再次，人事档案部门对其进行审核、批准，然后进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字;最后，归还时及时在外借登记上注销。

　　8.3 出具证明材料的手续：

　　单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关人员(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由;其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料;最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

　　9、人事档案保密规定及保存期限

　　9.1 公司由人力资源部门负责管理人事档案的工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。

　　9.2 公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。

　　10、附则

　　10.1此制度解释权归人力资源部。

　　10.2本制度自发文之日起开始执行。

　　附表：

　　《人事档案借阅登记表》

　　《人事档案借档申请表》

　　人事档案借/查阅登记表

　　部门查阅人

　　姓名岗位查阅对象目的材料名称理由份数原/复印件借阅时间归还时间

　　人事档案借/查档申请表

　　查/借档人部门查/借档人姓名查/借档人岗位

　　查/借档对象查/借档时间预计归还时间

　　借/查档理由：

　　部门负责人审核：人力资源部审核：总经理审批：

篇4：物业公司人事档案制度

　　物业公司人事档案制度

　　一、人事档案是全面、准确地反映人力资源状况的历史记录，人力资源部统一负责全公司人事档案的建立、利用、保存等管理工作。

　　二、人事档案实行以人立卷，所有员工从进入本公司之日起，即为其建立员工档案。

　　三、员工档案一般包括两个部分，一是员工进入本公司前已经形成的档案材料，二是员工在进入本公司后逐渐形成的档案材料。后者为管理的重点。

　　四、员工进入本公司后逐渐形成的档案材料主要包括：应聘人员登记表、体检表、身份证、学历证明、特种作业操作证等证书的复印件(验原件);劳动合同，续约合同，录用、转正、晋级、任免职务的命令或通知，工伤和大病鉴定及处理手续，年度考核材料，奖励、处分审批表，入党入团志愿书及材料等。

　　五、应当归入员工档案的材料，在其形成一个月内要进入本人的档案案卷。

　　六、员工档案的案卷要装订成册，案卷封面后首页为卷内目录，卷内目录记载、介绍卷内档案材料的主要内容、形成时间、排列顺序等。

　　七、员工档案的存放地点和存放器具应当满足防潮、防霉、防蛀、防失密等档案安全要求。

　　八、除公司人力资源部工作人员外，借阅员工档案要经过人力资源部经理批准，并办理借阅手续。

　　九、档案关系在本公司集体户头的员工离开本公司，员工本人必须将档案关系转出方可办理离职结算。

　　十、失去保存价值的员工档案，经人力资源部经理批准予以销毁，销毁时做好记录。

篇5：XZ物业公司人事档案管理制度

　　XZ物业公司人事档案管理制度

　　第一章总 则

　　第一条为加强公司员工的人事档案管理，使公司人事档案得到有效保护和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《浙江zz物业管理有限公司人事管理制度》等有关规定，特制定《浙江zz物业管理有限公司人事档案管理制度》。

　　第二条员工人事档案是记载员工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察、了解和正确任用员工的重要依据，是本公司档案的重要组成部分。

　　第三条本公司的人事档案工作任务：

　　1、保管员工人事档案;

　　2、收集、鉴别和整理员工人事档案材料;

　　3、办理员工人事档案的查阅、借用和转递;

　　4、通过人事档案了解熟悉员工，为人事工作提供情况;

　　5、逐步实现员工人事档案管理手段的科学化和现代化。

　　第四条本公司的员工人事档案管理由公司综合服务部负责。

　　第二章　人事档案的收集和归档

　　第五条员工人事档案材料的收集、归档，是公司综合服务部与其他各部门的共同任务，必须按照有关规定，互相配合，认真做好。

　　第六条员工人事档案材料的收集归档范围，严格按照公司的人事档案管理要求执行。员工人事档案材料内容：

　　1、员工登记表(含照片)。

　　2、个人简历。

　　3、考核材料(如试用期满考核鉴定、见习期满考核鉴定以及近三年的年度考核记录、素质测试记录等)。

　　4、各类证书复印件、原件：(包括：①学历证书复印件;②各类资格证书复印件;③身份证复印件;④职务聘免复印件;⑤体检表、干部身份表;⑥其它等)。

　　5、奖惩材料。

　　6、兼职情况(包括出任董监事情况<原件或复印件>、担任社会职务情况<原件或复印件>等)。

　　7、承诺书、劳动合同(应做到文本齐全完整，时间连续及时)、各类因公出国协议或培训协议、担保书等。

　　8、各类审批材料(复印件，包括⑴应聘材料;⑵面试材料;⑶录用审批材料;⑷职务聘免审批材料;⑸调整工资审批表;⑹因公出国审批材料;⑺用工性质晋升审批表;⑻离职审批表<原件>，辞职批复;⑼离退休审批表;⑽调令单、分配单;⑾其它)。

　　9、其它可供参考材料(如近三年内的员工个人年度工作总结或述职报告、各类培训总结、培训成绩、出国培训总结等)。　　第七条收集归档的人事档案材料必须是文字、内容清楚完整，印章手续完备，且办理完毕的正式审核、审批、签署、落款文字材料。　　第八条员工人事档案材料必须用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水和复写纸书写。

　　第九条形成员工人事档案材料的部门，在形成正式材料后的一个月内，负责按要求把应归档的材料送交综合服务部归档。

　　第十条　公司综合服务部发现送交的人事档案材料不符合归档要求时，要及时通知形成档案材料的部门，补送材料或补办手续。形成材料的部门要按规定认真办理。

　　第十一条　员工人事档案管理人员要经常了解和掌握干部人事档案材料来源的信息、沟通渠道、及时收集应归档的材料。同时，要熟悉收集归档工作的各项规定，对收集到的材料，认真鉴别，严格把关，及时入卷归档。

　　第十二条　形成员工人事档案材料的部门，向公司综合服务部送递材料时，如其他档案管理部门也需要收集归档，则材料形成部门要事先考虑制作材料的数量，必要时协商联系，以防造成员工人事档案材料的短缺。

　　第三章　　人事档案的保管

　　第十二条　员工人事档案由公司综合服务部设专人妥善保管，不得泄密。

　　第十三条　员工人事档案应存入保险柜，有防盗、防火、防潮等安全措施。

　　第十四条　档案管理人员应对保管的档案逐一登记编号，并每年进行一次检查、核对，防止错放或丢失。发现丢失或问题，应及时查找并采取措施，以保证档案的完整和安全。

　　第十五条　档案移交要填写清单，交接双方应共同清点并签字留据。

　　第十六条　严格防止任何人私自保存他人的档案材料，对造成泄密或其它后果的，视情节轻重，给予严肃处理。

　　第十七条　档案管理人员调动时，必须严格履行交接制度，未交接清楚，不得离去。

　　第十八条　建立坚固、安全的库房，配置符合要求的档案柜。防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温六项措施落实到位。

　　第十九条　档案库房是机要重地，无关人员不得随意出入;查阅人员须在档案管理人员陪同下方可进入。

　　第二十条　逐步实现员工档案管理工作的科学化、现代化。

　　第四章　人事档案的查阅和借用

　　第二十一条　公司员工查阅或借阅人事档案，经公司综合服务部总经理同意，办理登记手续后方可查阅或借阅本人人事档案。

　　第二十二条　外单位人员凭介绍信等证件经公司综合服务部总经理批准后方可查阅员工档案;档案原则上不外借，确因特殊情况必须外借时，应写明原因并经执行总裁批准同意方可。

　　第二十三条　查阅或借用员工档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定。员工阅档后摘录的材料应由档案工作人员与原文核对无误后，写明材料出处和时间，并加盖公司公章。严禁对档案进行圈划、涂改、拆换员工档案材料，不得向无关人员谈论或泄露员工档案内容，违犯者将视情节轻重，给予批评教育甚至纪律处分。

　　第五章　人事档案的转递

　　第二十四条　员工人事档案的转递是一项严谨、细致的工作。档案管理人员应具有高度的责任感。在办理档案转递过程上，要认真细致，有条有理，切不可匆忙、马虎，防止出现丝毫的差错。

　　第二十五条　人员内部调动，档案转递要做到"档随人走"，公司综合服务部应将其档案密封转到新的归口单位。

　　第二十六条　档案转递必须填写《员工人事档案转递通知单》，并通过机要转递或由档案管理员专程送取，严禁个人携带。对个人携带档案的，公司综合服务部应拒绝接收。

　　第二十七条　转递的档案必须是经过鉴别、清理、整理的档案。转递档案必须一次转出，不能分批转出。

　　第二十八条　对转进的档案在核对无误后，及时将《员工人事档案转递通知单》回执退回。

　　第二十九条　对违反转递规定，造成档案丢失或发生抽取，更换材料等问题的要追究、当事人和有关管理人员的责任。

　　第六章　附　则

　　第三十条本制度由综合服务部负责解释。

　　第三十一条　本制度自颁布之日起实施。