物业公司行政工作制度:文件格式管理规定

　　物业公司行政工作制度：文件格式的管理规定

　　6文件格式的管理规定

　　6.1适用对象

　　本规定适用于公司/管理处所有对内和对外文件，包括打印版本和手写版本的文件。

　　6.2.公司标志

　　公司标志在文件上端的最左边，具体如下：

　　6.3文件编号的规则：

　　1）文件编号由：物管公司/项目物管处/发文部门/文件种类/档号组成

　　例如：G80/RMS/CW/M1/0001

　　档号

　　文件种类

　　发文部门

　　项目物管处

　　物管公司

　　诠释：

　　物管公司　G80文件类型内部工作联系单W

　　项目物管处时代RMA备忘录M

　　岭南RMS会议纪要MU

　　逸彩RMY电子邮件E

　　发文部门资源部ZY传真F

　　财务部CW物管公司0

　　工程部GC项目管理中心1

　　客服部KF合作公司2

　　保安部BA往来公司3

　　档号　`0001始

　　6.3日期的格式统一有以下两种

　　6.3.1中文式***年*月*日，例如：二零零五年一月三十一日（以下简称为中文

　　文字日期）、或20**年1月31日（简称为中文式数字日期）。

　　6.2.2英文式--年/月/日，例如：20**/1/31。

　　6.3使用规定

　　6．3.1对外的公文、信函、内部的备忘录等正式文件，其最后落款的文件日期，统一使用上述之中文式文字日期；正文内容提及到的日期，则可选择上述格式中的任一种。

　　6.3.2其他种类文件（包括电子邮件），其正文内容提及的日期和文件的日期，则可选择上述格式中的一种。

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篇2：房地产集团公司文件格式规定

　　房地产集团有限公司文件格式规定

　　第一章 总 则

　　第一条 为规范* 城房地产集团有限公司(以下简称公司)的文件(特指公文，下同)格式，提高办文质量，特制定本规定。

　　第二条 综合管理部为公司文件格式的归口管理部门，负责其他单位(部门)文件格式的指导工作。

　　第三条 本规定适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股　　项目公司、专业公司参照执行。

　　第二章 文件格式

　　第四条 文件眉首是指首页横线以上部分，包括发文单位标识、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人等内容。眉首部分一般占首页的1/3 到2/5。(见附件1)

　　(一)文件秘密等级或紧急程度的标识，注在文件首页右上角。“绝密”、“机密”公文在文件左上角标明文件份数序号。如需同时标识秘密等级和紧急程度的，秘密等级标识在右上角第l 行，紧急程度在右上角第2 行。

　　(二)发文单位标识分为二种，一种是由公司全称加“文件”组成;另一种仅为公司全称。

　　(三)发文字号由公司代字、年度、顺序号组成，置于发文单位标识之下，横线中央之上。

　　(四)上行文(即向政府机关或行业管理部门呈送的请示、报告)应标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

　　第五条 文件主体是指横线以下至主题词(不含)之间的各要素的统称。

　　(一)文件标题应位于横线下方空 1 行处，排列应遵循美观易懂的原则，字数不多可居中排成一行;如字数较多可排成两行，分行时不要将词组分开。上下排列可采用“两行等长”、“上短下长”、“上长下短”、“正梯形”、“倒梯形”、“上下短中间长”或“上下长中间短”的排列格式，照顾阅读的方便并保持页面的美观。

　　(二)主送单位应在标题下空 1 行处，左侧顶格，主送单位名称后标用全角冒号。

　　(三)文件正文在主送单位名称下 l 行处，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份、计量单位不能回行。

　　(四)文件附件目录在正文空 1 行处，左侧需空 2 字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应与主件一起装订，并在附件左上角第1 行顶格标识“附件”，并标识序号。

　　(五)成文日期应用汉字将年、月、日标全，“零”写成“O”。

　　(六)联合行文需加盖两个以上印章的，应将各发文单位名称排在发文时间和正文之间，主办单位印章在前，协办单位印章在后，印章之间互不相交或相切。

　　(七)文件落款通常应在正文或附件下空 2 行。当文件排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

　　第六条 版记是指位于主题词以下的各要素的统称。

　　(一)“主题词”标引在文件末页左下端、分送栏之上，居左顶格标识，后标全角冒号;主题词按类别词、类属词、文种的顺序排列，词目之间空1 字。

　　(二)分送栏设在主题词下 l 行，左空 1 字标识“呈报”或“抄送”，后标全角冒号;回行时与冒号后的抄送单位对齐;在最后一个抄送单位后标句号。

　　(三)印发栏(拟稿、核稿、打字)应设在文件末页最后一行。

　　第七条 专题会议纪要用于记录公司各种专题会议召开或评审的内容，发文单位应放在横线之上左侧，成文时间放在横线之上右侧。(见附件2)

　　第八条 其他会议纪要的发文单位放在横线之上左侧，成文时间放在横线之上右侧。根据会议内容和工作要求发、报有关领导或单位。(见附件3)

　　第三章 排版、印刷格式

　　第九条 文件用纸

　　文件用纸一般采用国际标准A4 型(210ram×297mm)，特殊文种用纸可根据实际需要确定。

　　第十条 文头与页边

　　文件的各页在印制时，均应在四边留出空白的余地。一般天头宽 25 毫米，地脚宽20毫米，订口宽28 毫米，翻口宽20 毫米。

　　第十一条字体与字号

　　文件标题用小2 号宋体加黑;发文字号、签发人、抄送单位、主送单位、正文、附件、落款等用 4 号仿宋体;签发人姓名用 4 号楷体标识;密级、紧急程度用4 号黑体;“主题词”三个字用4 号黑体，具体标引的主题词用4 号宋体。

　　如文件内容层次较多，可用分级标题标出。第一层大标题用小 3 号宋体加黑，第二层用 4 号黑体，第三层用 4 号楷体。规范性文件的章节名可用小 3 号宋体加黑居中，前后各空一行;条名用黑体或4 号仿宋加黑标出。

　　第十二条 字数排列与行间距

　　WORD字处理系统排列一般为每页25 行，每行35 个字符，行距为1.5 倍。

　　第十三条 页码

　　多页文件应逐页编出页码，用阿拉伯数字表示，在每页正面的右下角，背面写在左下角。

　　第十四条 装订

　　文件左侧装订，不掉页。

　　第四章 附 则

　　第十五条 本规定由综合管理部负责解释和修订。