物业行政工作制度:采购管理规定

　　物业行政工作制度：采购管理规定

　　9采购管理规定

　　9.1目的

　　规范物管公司各管理处物品采购，物品入仓、出仓的程序，确保采购物品符合规定要求。

　　9.2适用范围

　　适用于物管公司各管理处有形产品采购工作，供应商管理及仓库管理等。

　　9.3职责

　　9.3.1各管理处行政助理负责编制管理处的月资金使用计划及采购清单，并负责仓库管理

　　作及货款报销、采购资料存档管理工作。

　　9.3.2各管理处主任负责审核本管理处的月资金使用计划及采购清单。

　　9.3.3公司资源部负责收集有关供应商信息及资料，负责审核各管理处的月资金使用计划及采购清单，并汇总编制物管公司的月资金使用计划，报总经理审批，负责落实供应商的评审管理工作。

　　9.3.4财务部负责资金审核及调拨。

　　9.3.5总经理负责审批各管理处及物管公司的月资金使用计划及采购清单。

　　9.3.6仓管员负责物品的验收、领用，库存物品的管理。

　　9.4采购制度要点

　　9.4.1维修物料的采购原则：实行补仓制，由各管理处行政助理与仓管员核准仓库最高库存量及最低库存量。每月保持物品库存量在仓库最高库存量及最低库存量之间。仓存金额最高限额在10,000元内，零星或补储备仓的采购每月的次数不超过（含）三次。

　　9.4.2采购行为分类

　　9.4.2.1固定资产类

　　指单位价值在1000元以上（含1000元）且使用期不少于2年的、在广州zz物业管理有限公司及辖下各管理处内使用的资产。包括电脑网络设备、办公家具、办公设备、车辆、工程设备、电机等物品。

　　9.4.2.2非固定资产物品/费用类

　　指单位价值在1000元以下（物品的使用期不限）的物品/费用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、办公设备的维修费、办公室绿化费、公务交通费、饮用水费、邮递费及其它杂项品。

　　9.4.3采购方式

　　9.4.3.1长期协议范围：

　　员工宿舍租赁、办公设备的维护、保养（协议期限一般为一年）等。

　　9.4.3.2固定供应商范围：

　　文具/办公用品、工程物料、制服洗涤、对讲机购置维保、电脑设备购置及维保、消防保安用品、制服制作、饮用水供应商等。

　　9.4.3.3一般供应商

　　经市场调查，固定供应商无法供应的、或在同等条件下固定供应商的价格高时，临时寻找的供应商，采购品单价在300元（含）以上，或总价值在1,000元(含)，要求有3家或3家以上供应商来进行比较、核价。

　　9.4.4采购审批权限按《广州zz物业管理有限公司财务审批权限》执行。

　　9.5其他采购要求:

　　9.5.1尽量要求按时送货，如需外出采购，行政助理应安排集中物品采购。

　　9.5.2采购物品均要求供应商提供正式的商品销售发票。

　　9.5.3对于批量货品或大宗物品，均要求供应商送货上门。

　　9.6采购程序一般分请购、询/比/议价、呈核订购、验收、报销及存档跟踪管理六个阶段。

　　9.6.1请购

　　9.6.1.1仓管员于每月月底编制好仓库存量报表，以便审核各部门提交的请购计划，并于每月25日前汇总本管理处下月的资金使用计划（附请购清单），依权限逐级报批。

　　9.6.1.2资源部汇总审核各管理处的资金使用计划，并交总经理批准。

　　9.6.1.3急需及临时需采购的小件物品价值在人民币五百元以下，由申请部门填写《请购表》交行政助理审核，经管理处主任批准后交行政助理统筹采购，价值在人民币五百元以上，一律报公司资源部及总经理批准。

　　9.6.1.4大件贵重物品除按照资金使用程序报批外，仍需由使用管理处拟写书面详细申请报告报总经理批准。

　　9.6.1.5固定资产（1000元以上）采购需填写《固定资产采购申请表》。

　　9.6.2询价、比价、议价

　

　9.6.2.1行政助理按月资金使用计划中的采购清单或《请购表》的缓急，参考市场行情及过去采购记录进行询价作业，若因特殊情况（独家制造或代理等原因）应于《请购单》上注明并填报《独家特约委托方/供应商审批表》外，原则上应精选三家以上的供应商办理比价，或经分析后议价。

　　9.6.2.2行政助理应获取正式书面的报价资料，内容须详细、真实，除包括产品的必要信息外（如货号、规格、产地、价格、货期等），还须显示供应商的详细资料，必要时要有盖章确认，并附上公司简介、产品样板、技术参数资料、质检证明等。

　　9.6.3呈核、订购

　　9.6.3.1行政助理须将经议价后的报价资料汇总，归纳整理报价分析，并将拟选定的产品、最终价格及供应商资料填制于《请购单》上，依权限逐级报批。

　　9.6.3.2于议价后商定的货品规格与采购清单上载明的有出入或属代用品，行政助理应在《请购单》上注明并附上详细资料，一同呈报使用部门核准后，再依权限逐级报批。

　　9.6.3.3采购材料较专业复杂时，行政助理需密切联系使用部门，并先把《请购单》交使用部门确认无误后，才依权限逐级报批。

　　9.6.3.4《请购单》经核准后，如数量、金额发生变更尤其增加时，行政助理应重新依权限报批。

　　9.6.3.5行政助理接到核准后的《请购单》后，应密切跟进交货事宜，并及早做好相关的收货准备工作。

　　9.6.4验收

　　9.6.4.1验收原则上应有行政助理和仓管员会同使用部门人员共同检验，专业产品还需要专业人员陪同验收，验收合格后验货人需在《送货单》上签名确认收货，如不合格，由验货人填写《不合格产品验收表》要求供货商签名，交人事资源部存档备案，月底总结，如《不合格产品验收单》超过一定数量，取消供货资格，另换其它供货商。

　　9.6.4.2仓管员须及时做好货品的入仓进帐纪录，对退换及分批交货产品需及时反馈使用部门，并作出跟进。

　　9.6.4.3行政助理持手续完备的《请购表》、《入仓单》、相关申请报告及发票到财务部报销。

　　9.6.5存档跟踪管理

　　9.6.5.1购项目应设立档案，便于查阅，以及做好跟踪管理工作。

　　9.6.5.2货品的保修、使用说明等相关资料，须由行政助理统一管理。

　　9.6.5.3行政助理应定期整理资料，做好归类、数据统计工作，随时为管理处提供准确的记录信息。

　　9.6.5.4采购记录及规程须接受各部门、财务人员、总经理及业主的定期稽核监督。

　　9.7仓库管理

　　9.7.1.物品出仓

　　9.7.1.1各部门出仓物品范围：《请购单》中申购的物品；必需的办公用品。

　　9.7.1.2各部门根据出仓物品范围凭《工作任务单》向行政助理办理材料出仓手续。

　　9.7.1.3行政助理将每天出仓的物品数量登记在《库存物品盘点表》上。

　　9.7.2物品盘点

　　9.7.2.1每月25日前，人事行政助理对仓库内物品进行逐一清点。由财务部复核。

　　9.7.2.2根据清点结果，填写《库存物品盘点表》。

　　9.7.2.3将库存物品明细账的库存物品额和盘点表上的实物余额进行核对。

　　9.7.2.4在次月1日前将前月《库存物品盘点表》、《入仓单》、《出仓单》交人事资源部主任审核。

　　9.7.3仓库管理

　　9.7.3.1仓库物品应摆放整齐，由大到小、由重到轻、从上到下的顺序依次摆放；

　　9.7.3.2物品应分名别类，在物品前挂上物品标签卡；

　　9.7.3.3仓库除仓管员外，无特殊情况其他人员不准入内；

　　9.7.3.4仓库应通风良好，做好防鼠、防潮等措施，定期投放鼠药，对易腐烂、发霉的物品应定期晾晒；

　　9.7.3.5仓库内的机械设备应定期保养上油；

　　9.7.3.6仓库内应摆放足够的灭火器；

　　9.7.3.7仓库内应做好安全用电管理，不准在仓库内进行加工、烹调等作业，必须做到人走灯关；

　　9.7.3.8仓库内应做好防范措施，门、窗、锁保持完好；

　　9.7.3.9仓管员休息或不在岗位时，应将仓库房间钥匙及钥匙箱钥匙以封条形式交于最高当值主管，在此期间如需领用物品须有两人同往，并做好登记记录。

　　9.8物品供应商评审管理

　　9.8.1评审范围

　　9.8.1.1长期供货合作的供应商/委托方；

　　9.8.1.2成交标的大额的供应商/委托方

　　9.9行政助理应当对合格供应商及时建档，包括以下内容：

　　9.9.1供应商/委托方的名称、注册地址

　　9.9.2营业执照复印件

　　9.9.3资质等级证书

　　9.9.4评审结果和记录

　　9.9.5其他证明材料

　　9.10物管公司资源部每半年至少应当对各管理处所管理的合格供应商状况全面组织跟踪、评审一次，并编制成一览表报总经理阅示。具体要求：

　　9.10.1掌握委托方/供应商内部管理的状况

　　9.10.2委托方/供应商产品价格的变化

　　9.10.3社会信誉的变化

　　9.10.4同本管理处合作的情况跟踪

　　9.10.5其他应当跟踪管理的要素

　　9.11跟踪评审结果的处置

　　9.11.1资源部应当依据每半年的跟踪评审结果将委托方/供应商分为优等、良好、合格、不合格四等。

　　9.11.2委托方/供应商将作为管理处对外采购的优先合作对象，可在合作时享受付款方式、评审条件、货品验收方面的优惠和方便。

　　9.12物品采购流程

　　采购流程

　　预算内预算外

　　备注：每月22日前各管理处提交下月采购物品计划（注明到货时间），并填写好物品采购单。

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篇2：物业项目服务中心食堂物品采购管理规定

　　物业项目服务中心食堂物品采购管理规定

　　第一章总则

　　第一条为规范湛江zz物业服务有限公司zz城服务中心食堂（以下简称：食堂）的物品采购管理程序，保证所采购物品符合质量要求，特制定zz城服务中心食堂物品采购管理规定。

　　第二条服务中心是负责物品采购管理的职能部门。

　　第三条本规定适用于zz城服务中心。

　　第二章职责

　　第四条分管领导、服务中心经理逐级负责物品采购的审批。

　　第五条分管领导负责对所有物品的采购活动进行监管。

　　第六条食堂主管负责制定月度采购计划及零星、急需物品采购计划。

　　第七条食堂仓管员负责采购和验收工作，包括与供方联络供货、验货、费用结算等工作。

　　第三章采购计划审批

　　第八条采购员负责于每月月底，根据仓管员的《库房物品盘点清单》制定下个月物品采购计划，填写《物品需求计划表》，报食堂主管处审批。

　　第九条食堂主管将所报采购计划汇总后，按审批程序审批后，由采购员通知合格供货商供货。

　　第十条对于零星、急购的物品，部门可即时填写《物品需求计划表》，并于"备注"栏中注明"零星、急购"字样及申购原因，经授权人口头同意后实施采购，次日按规定补办采购申请手续。

　　第十一条 固定资产采购以报告形式逐级上报，经公司分管领导审批后由西丽山庄管家服务中心负责统一采购。

　　第五章采购实施与验收

　　第十二条 根据经批准的《物品需求计划表》，采购员通知指定的合格供方进行供货。

　　第十三条 无法在合格供方处购到的零星、急需物品可在其他供方处对实物质量验证后实施采购，但其后补签的《物品需求计划表》需经管理中心审价。

　　第十四条 采购物品由仓管员与相关专业人员联合进行验收，合格物品入库。

　　第十五条 验收时根据公司发放的供方价目表对价格进行核对，验收结果记录在《物品验收记录表》中。

　　第十六条 《物品验收记录表》由仓管员保存，对验收中发现的不合格品由验收人员及时标识和隔离，更换或退货。

　　第六章物品领用与费用结算

　　第十七条 由申领人持经分管领导批准后的《领料单》到仓管员处领取相关物品。

　　第十八条 仓管员需建立物品管理台帐，对物品的进库、出库、库存状态进行管理。

　　第十九条 确定合格供货商的物品采购由管理中心与合格供货商每月结算一次，由仓管员核实供方提供的送货清单、核实无误后，仓管员在《付款申请清单》上签字确认，由合格供方提供每月发票、送货清单及经签字确认的《付款申请清单》交给出纳，经管家服务中心经理审批，报公司领导批准后，交公司财务部付款。

　　第二十条 在临时供货方处进行的零星、急需物品采购，由采购部门与临时供货方即时结算，经办人以临时供方为单位填制报销凭证，附发票、送货清单、经审批的采购计划，按原批准程序进行审批，报公司领导批准后交公司财务部付款。

　　第七章附则

　　第二十一条 本规定由西丽山庄管家服务中心负责解释。

　　第二十二条 本规定自签发之日起实施。

篇3：物业小区管理处物资采购管理规定

　　物业小区管理处物资采购管理规定

　　为了加强管理处对物资采购的管理，采购资金合理周转，提高工作效率，使物资采购过程程序化、标准化，特制定本办法：

　　1.物资采购的申请：

　　1.1.物资采购申请有三种：

　　1.1.1.每月由仓管员根据仓库中受用物资消耗情况，填写的《物资申请单》；

　　1.1.2.由各部门主管根据经理安排的整改计划所需材料，填写的《物资申请单》，单价在2000元以上的资产或设备及配件须附《物资申请报告》；

　　1.1.3.工作人员因处理突发事件所需材料，填写的《物资申请单》；

　　1.2.仓管员填写的常用物资的《物资申请单》必须于每月25日前报采购员处，整改项目及突发事件所需物资的《物资申请单》可随报采购员；

　　1.3.各部门填报的《物资申请单》上必须写明所需物资的名称、规格、单位、数量、用途及需要时间。

　　2.物资采购申请的批准：

　　2.1.采购员在收到由管理处经理审批过的《物资申请单》方可予以采购；

　　2.2.单价在2000元以上的资产或设备及配件，将《物资申请单》报告递交公司人事行政管理部审核，按体系要求的审批权限审批后方可采购；

　　2.3.若属紧急采购，经理不在时，须与经理联系同意后，先行采购之后填补《物资申请单》说明购买原因，由经理审批。

　　3.物资的采购：

　　3.1.A类物资必须到公司指定供应商处采购；

　　3.2.B类物资的采购应按公司指定的供应商处采购；

　　3.3.单品种商品采购资金达1000元以上的，不能使用现金，必须使用转帐支票支付。

　　3.4.物资采购申请在获得经理批准之后，采购员必须在一周内完成采购任务，紧急采购需当天完成，物资采购均由专职人员执行，非专职人员采购的物资，原则上将不予报销；

　　3.5.采购员应以供应商所售商品的质量、品牌、规格、价格进行详细的了解，与《物资申请单》上该商品的质量要求进行核对，准确无误后方可购买。

　　4.采购物资的验收：

　　4.1.物资采购完成后，采购员应及时通知各类物资的专项检验员、仓管员进行验收，并将验收结果及时填入《物资申请单》或《物资申请报告》中交资料室归档；

　　4.2.各物资的专项检验员负责对物资的质量进行验收，对于包装物资出现无标志、有受潮、水迹、破损等异样，必须打开包装进行验收，如出现不合格物资，由所验物资的专项检验员填写《不合格物资处理单》并呈请部门经理审批，不合格物资的处理由采购人员按部门经理意见执行；

　　4.3.仓管员按照《物资申请单》上的要求及经理的批复对采购回来的商品数量进行验收，按重量计算的全部过秤，按件数计算的全部点数，按理论换算的，全部检尺换算，以实际检验结果数量为实收数量，并填写《物资入库单》，将商品入库；

　　4.4.采购员凭《物资申请单》、采购商品发票和《物资入库单》到财务人员处报销；

　　4.5.采购完成后，采购的有关文件记录交资料室存档，以备查询。

篇4：物业公司采购管理规定(十三)

　　物业公司采购管理规定（十三）

　　1.0目的

　　保证供方提供的物资和服务符合组织要求达到的规定标准，对产品服务的最终实现提供优质保障；

　　2.0适用范围

　　适用于公司对物资采购的控制及对评价、选择供方服务的管理；

　　3.0职责

　　3.1管理部根据实际情况，选择物资供应商和供方，并进行供方评审确定物资供应商和供方名单；

　　3.2办公室负责员工标识、办公用品等物资的采购，管理部负责其它物资的采购；并分别制定《物资采购计划单》；；

　　3.3各相关责任部门负责物业管理过程供方提供服务的控制；

　　3.4各仓库由各部门（管理处）负责管理，仓管员负责各类已采购物资的质量、数量、验收及采购物资的保存；

　　3.5总经理负责审批《物资采购计划单》；

　　4.0程序

　　4.1供方评审

　　4.1.1相关专业人员配合管理部选择物资供应商或服务供方，选择依据包括但不限于：

　　a)公司现状及发展目标；

　　b)供方基本情况，例如服务态度、营业执照及地理位置等，服务供方还应考察人员基本素质及服务水平是否能达到公司要求；

　　4.1.2管理部组织人员进行供方评审，评审内容包括但不限于：

　　a)营业执照和产品经营资格证书或执业资质证书；

　　b)顾客满意率及行业中的声誉和口碑；

　　c)有人员和设备能保证及时提供配件和售后服务，从业人员的持证上岗率合格；

　　d)评审时的物资样品质量达到100%，现场操作人员服务质量达到100%的合格；

　　e)在保证质量的前提下考虑价格；

　　f)评审完毕，管理部填写《供方评审报告》；

　　4.1.3评审合格的物资供应商在《合格物资供应商名单》中登记，合格服务供方在《合格供方名单》中登记。不合格者，由管理部填写《不合格报告》不予登记，《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》由管理部编制，总经理审批；

　　4.1.4管理部对评审合格的物资供应商和供方每年进行复评，填写《物资供应商评价报告》和《供方评价报告》以保证其持续提供合格产品的能力，复评不合格者，应从《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》中除名。

　　4.2各部门、小区与合格的服务供方签订服务分包合同时在合同中应明确：

　　a)提供服务的范围、期限、质量要求；

　　b)公司对供方所提供服务的监督方法和供方的保证措施；

　　c)双方的权利和义务；

　　d)违约责任，赔偿等事项；

　　4.3当合格物资供应商和供方在提供产品或服务中出现问题时，各责任部门应会同采购人员采取以下措施，以保证产品、服务符合要求：

　　a)与供应商或供方沟通，要求其采取纠正措施将出现不合格产品的机率降至最低，必要时向其提供一定的帮助。

　　b)严密采购的验证或检验过程，严格监控供方提供服务的过程。

　　c)根据合同限制或停止物资供应商供货／供方的服务，并从《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》中另选供应商或供方以保证产品实现。

　　4.4 采购

　　4.4.1每月底各部门（管理处）制定下月《物资需求计划》交综合办；

　　4.4.2综合办根据各部门（管理处）的《物资需求计划》制定公司下月，

　　《物资采购计划单》，《物资采购计划单》应包括：采购物资的名称、型号、规格、数量及所购物资的质量等级和要求；

　　4.4.3采购人员根据《物资采购计划单》内容在《合格物资供应商名单》中选购，如果该物资无法在合格的物资供应商中选购时，采购人员应上报综合办经理，由综合办经理组织人员重新选择物资供应商进行临时评审，临时评审准则根据实际情况而定，至少应包括供方评审内容中的"a、d"项；

　　4.4.4各部门（管理处）每月初按本部门（管理处）本月《物资需求计划》到公司仓库领取本月所需物资，如遇突发事件需另外购买时，部门（管理处）负责人可决定临时购买，但应向综合办经理说明，各小区管理处主任可决定单价在200元（含200元）以下物资的采购，大厦管理处主任可决定单价在500元（含500元）以下物资的采购；

　　4.4.5服务供方项目应由相关部门根据顾客要求进行评审，并填写《服务分包申请计划》、《服务分包申请计划单》包括：服务项目范围、质量要求、期限等，经授权人审批后报管理部。

　　4.4.6综合办根据《服务分包申请计划单》内容在合格的供方名单中选择适当的供方。

　　4.5物资的验证与接收。

　　4.5.1所有采购的物资，由有关采购部门或申购部门根据具体产品验收的必要性和采购文件、资料和验证标准分别对产品进行验证，并记录验证结果，及时通知仓管员进行检验和入库，仓管员按《采购物资检验规程》进行验收。

　　4.5.2如果有必要在供方现场检验时，应检验合格后进行记录才给予放行。

　　4.5.3对于服务分包项目应由分管部门在服务过程中对其服务质量进行定期和不定期检查，其中属一次性分包服务项目如：外墙清洗，管理处必须加强过程的连续监控和采取竣工验收，明确其是否符合有关规定和合同的要求。

　　5.0相关文件

　　a)《合格物资供应商名单》QR-C

　　b)《合格供方名单》QR-C

　　c)《服务分包合同》

　　d)《物资供应商评价报告》QR-C

　　e)《供方评价报告》QR-C

　

　f)《物资采购计划单》QR-C

　　g)《服务分包申请计划单》QR-C

　　h)《采购物资检验规程》

　　i) 《供方评审报告》QR-C

篇5：医院加强政府采购管理规定

　　医院关于加强政府采购管理的有关规定

　　各科室：

　　为进一步规范政府采购行为，确保医院政府采购工作的顺利进行，根据《政府采购法》的有关精神，结合医院的实际情况，特制定如下规定：

　　一、建立组织机构，加强职能管理

　　加强医院日常政府采购的管理工作，成立政府采购工作领导小组，由书记**任组长，副院长**、**任副组长，有关职能科室分管政府采购工作有关事项，财务科为主要职能科，负责制定医院政府采购管理实施办法，编制政府采购计划，协调、管理和监督政府采购的有关活动。

　　二、定期编制采购计划

　　每年9月底前有关职能科室按照实际情况，在财力允许的范围内确定下一年度政府采购物资，由财务科将各职能科室上报的采购情况汇总后报院政府采购领导小组审核，经院长办公会议研究确定下一年度医院物资采购计划。采购计划须经市卫生局审核同意，纳入医院当年财务预算计划。

　　三、按要求填报采购计划申请表

　　有关职能科室在物资采购前（每月30日前），先填报《政府采购计划申请表》，填报内容必须详细、明了，由相关科室上报市卫生局、市财政局审批。

　　四、及时搜集采购物资的信息

　　经办科室应对医院采购物资的特点、价格、质量等认真查阅，进行市场调查，掌握第一手资料，全面了解价格信息和质量情况。

　　五、认真编制招标文本

　　经办科室采购物资前需编制好招标文本，送政府采购中心审核后报市招标办备案。对技术要求较高、专业性较强、采购金额较大的项目，应组织有关专家审议，提供详细的技术标准，编制好完整的招标文本。

　　六、严格签订采购合同

　　各种合同签订内容必须符合合同法规定，合同初稿及有关资料须经总务科、财务科及分管领导初审后由政府采购领导小组对重点条款进行审核，集体讨论通过。

　　七、按规定支付物资采购款

　　物资采购款支付由采购部门递交验收结算书、合同、正式发票及验收入库单，按照合同的规定，经相关人员、领导签字后由财务部门将采购款划入采购办账户办理支付手续。

　　八、严格工作人员纪律

　　政府采购经办人员要加强廉洁自律，严格遵守《政府采购法》及财经纪律规定，属于政府采购的物资、工程、服务项目必须全部进入政府招投标程序运作，做到采购物资无闲置现象，采购人员不得利用职务之便吃、拿、卡、要，不得化整为零规避政府采购监管，不得未经审批擅自采购，违反上述规定将视情节给予党纪、政纪处分，触犯刑法的移交司法部门处理。

　　九、本规定自发文之日起执行。