赛迪大厦业主档案管理规程

　　赛迪大厦业主档案管理规程

　　1．目的

　　建立健全业主档案,掌握用户动态，便于用户管理与针对性服务。

　　2．范围

　　适用于赛迪大厦内所有用户的档案管理。

　　3．职责

　　3.1客务主管负责客户档案的建立与管理。

　　4．程序

　　4.1用户档案内容

　　4.1.1入驻资料

　　A.用户姓名、单元号及其他有关资料；

　　B.用户签字的《赛迪大厦业主公约书》副本；

　　C.用户其他资料复印件。

　　4.1.2迁出资料

　　业主、搬迁登记单。

　　4.2客户档案管理

　　4.2.1用户由物业部上门办理入驻登记，并向业主（用户）提供《赛迪大厦业主公约书》及《用户手册》等文件。

　　4.2.2客务主管与用户签定《管理公约书》。

　　4.2.3客务主管将各种资料按顺序编号登记在《卷内文件目录》。

　　4.3用户档案的保管及查阅

　　4.3.1用户档案分入驻档案及迁出档案，按统一编号存放。

　　4.3.2文件柜钥匙由客务主管保管。

　　4.3.3用户档案只允许赛迪大厦管理人员查阅。

　　4.3.4查阅人必须进行登记后方可查阅。

　　5.监督执行

　　由物业部经理监督执行。

　　6.支持性和相关性文件

　　JC/ZY4.9-0406-1998(1)《管理公约书》

　　7.质量记录及表格

　　JC/JL4.5-0103-01-1998(1)《卷内文件目录》

　　JC/JL4.5-0103-02-1998(1)《档案查阅登记表》

　　JC/JL4.5-0103-03-1998(1)《赛迪大厦用户档案目录》

　　JC/JL4.5-0103-04-1998(1)《用户档案》

　　JC/JL4.5-0103-05-1998(1)《赛迪大厦业主（用户）情况统计表》

　　JC/JL4.9-0402-01-1998(1)《用户迁出登记单》

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篇2：业主档案管理标准作业规程(6)

　　业主档案管理标准作业规程（六）

　　1.0目的

　　规范业主档案的保管与跟踪工作。

　　2.0适用范围

　　适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。

　　3.0职责

　　3.1公共事务部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

　　3.2管理员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

　　4.0程序要点

　　4.1业主档案内容

　　4.1.1　经业主签署后的《业主公约》。

　　4.1.2经业主签署后的《消防安全责任书》。

　　4.1.3《业主家庭情况登记表》。

　　4.1.4《钥匙领用登记表》。

　　4.1.5《业主证领用登记表》。

　　4.1.6《业主入住验房表》；

　　4.1.7《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。

　　4.1.8《违章处理通知单》及处理结果资料。

　　4.1.9业主的有关证件复印件。

　　4.1.10其他应保存的资料。

　　4.2档案盒（夹）的制作

　　4.2.1根据档案盒（夹）的规格准备相应的档案标贴纸。

　　4.2.2在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：

　　╳╳╳--╳·╳--S·W-业主档案：表示物业管理有限公司╳╳管理处公共事务部管理的业主档案。

　　4.2.3将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。

　　4.3业主档案袋的制作

　　4.3.1准备适量的26cm╳34cm左右尺寸的档案袋。

　　4.3.2将写有“栋号、楼层号、房号”的标贴纸贴在档案袋封面上。

　　4.4将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。

　　4.5将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。

　　4.6按档案盒（夹）内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

　　4.7业主档案的跟踪

　　4.7.1当发生下列情况变化时，公共事务部管理员应将情况记录在业主档案中：

　　通讯电话联络方式发生变化时；

　　业主发生更替时。

　　4.7.2业主档案跟踪管理，由公共事务部管理员每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。

　　4.8业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅需报管理处经理批准，经公共事务部档案管理员办理登记手续后方可查阅。

　　4.9业主档案应永久保存。

　　4.10具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。

　　4.11本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。

　　5.0记录

　　《业主档案目录》

　　6.0相关支持文件

　　《档案管理标准作业规程》

篇3：住宅园区业主档案管理规定

　　住宅园区业主档案管理规定

　　第一条业主档案分类

　　1．住户档案：业主资料；装修资料；其他资料。

　　2．商业网点资料：业主资料；装修资料；其他资料。

　　第二条住户档案

　　1．业主资料：由开发商发出的《“商品房”入住通知单》原件，业主及家庭成员的照片；《业主及家庭成员的情况表》，业主及家庭成员身份证复印件，《入住验房表》，购房合同或租赁合同复印件，《业主临时公约》，《管理费用银行托收合同》，《入住申请表》，存折复印件，《房屋租赁情况一览表》，《入伙会签单》。

　　2．装修资料：《装修申请表》、《装修验收表》，室内装修平面示意图，施工队营业执照复印件，违章记录（《违章通知单》、《违章处理表》）。

　　3．其他资料。

　　第三条商业网点档案

　　1．业主资料：购房合同或租赁合同复印件，营业执照，商业单位基本情况简介（附有宣传简介的单位），业主或商业单位法人代表身份证复印件，《业主公约》。

　　2．装修资料：《装修申请表》，消防批文，特种行业（如：饮食）许可证（如：卫生许可证、环保证明等）复印件，《装修验收表》，装修图纸（如：水、电、空调、通风、装饰、招牌和隐蔽设施等），施工队的营业执照复印件，《装修许可证》，违章记录（《违章通知单》、《违章处理表》）。

　　3．其他：临时订立的其他协议等（如：饮食行业的垃圾清运协议或租用车位、公共场地设施等）。

　　第四条档案管理办法

　　1．按《文件与资料的控制程序》中规定的进行编号，分类管理。

　　2．建立档案目录，并整理成册。

　　3．个别资料业主（住户）有困难提供或不需提供的，经管理处主任同意，可以不提供。

篇4：小区业主档案管理制度(9)

　　小区业主档案管理制度（九）

　　管理处的服务过程是小区运营的最基本的组成部分。负责公共区域各地点的各项服务场地管理，也是面对业主各类服务关系。管理处的工作质量的优劣还会影响到日后业主对管理公司的形象。

　　1.管理处的主要业主管理任务：

　　管理处的主要任务就是“服务”。只有健全业主档案及服务内容，才可能更好的服务业主。

　　2.管理处业主管理的日常工作包括：

　　及时上行下达业主与管理之间的知识、报告、通知、通报，传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。

　　协调与业主之间的关系，加强横向沟通；

　　做好与业主有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进；

　　接听业主投诉，解决业主投诉；

　　接听业主工程报修电话，及时联系修复；

　　3.业主档案管理

　　业主档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。一般

　　业主档案包括以下的资料：

　　收集业主单位资料

　　业主缴费记录包括各样应付之押金

　　业主装修工程文件

　　业主迁入时填具之资料

　　业主资料补充

　　业主联络资料

　　紧急事故联络人的资料

　　管理人员在日常职务常与业主人事变迁资料

　　业主与管理处往来文件

　　业主违规事项与欠费记录

　　业主请修记录

　　业主投诉记录

　　10)业主单位有关的工程档案（与二次装修工程有关资料）

篇5：小区业主档案管理规定(6)

　　小区业主档案管理规定（六）

　　为规范本小区业户档案信息的管理，不断完善信息的内容，使客户档案信息准确、及时有效，便于开展工作，同时确保资料的保存完好，特制定本管理规定：

　　1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作；

　　2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立统一目录，同时建立电子档备份。各类信息详细排列，以便查阅；

　　3、客户信息档案的内容包括：业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件；

　　4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。及时跟进业主档案的变更，保证信息的准确性；

　　5、业主档案信息应严格管理，注意保密。严禁非相关人员查阅，以保护业主的隐私，维护公司良好形象；

　　6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作；

　　7、业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信息，保证其准确性。