物业管理文件和资料的管理程序

　　文件和资料的管理程序

　　1.目的

　　对公司文件和资料进行规范化管理、控制，以满足规定的要求。

　　2.适用范围

　　2.1本程序适用控制公司物业管理中如下文件:

　　A.政府法规、法律、标准等外来文件;

　　B.程序文件;

　　C.作业指导书;

　　D.公开文件;

　　E.技术资料。

　　3.引用文件

　　3.1质量手册4.5文件和资料的管理。

　　3.2ISO9002标准4.5文件和资料的管理。

　　4.职责

　　4.1程序文件由ISO9000工作小组负责制定,并由相关授权人员批准，作业指导书由各职能部门编制，报经理批准。

　　4.2ISO9000工作小组负责质量手册、程序文件和作业指导书的发放修改和控制。

　　4.3物管部负责政府法律、法规、标准等外来文件和技术资料的接收和借阅。

　　5.程序

　　5.1文件和资料的编制和存档

　　5.1.1程序文件由ISO9000工作小组组织编制，管理者代表审核后，报总经理批准。作业指导书由各职能部门归口编制，部门经理批准，公司质量体系文件原件由ISO9000工作小组存档保管。

　　5.1.2国家法律/法规、专业技术标准等外来文件和技术资料由物管部统一接收存档。

　　5.1.3公司文件由各职能部门编制，部门经理批准，存档在各职能部门。凡是以物业管理公司名义对外发放的文件，必须填好发文审批单由总经理或副总经理审批并盖章。

　　5.1.4物管部负责存档文件和资料分类、编目、登记、上柜。

　　5.2文件和资料的发放

　　5.2.1公开文件由各职能部门发放,并填制公开文件发放登记表。

　　5.2.2 ISO9000工作小组负责编制《质量体系文件清单》和《质量体系文件发放登记表》，经管理者代表批准后发放。

　　5.2.3物管部负责编制法律、法规、标准等外来文件目录清单，经部门负责人审批后发至各部门。

　　5.2.4工程部编制技术资料目录清单，经部门负责人审批后发放至各部门，并负责借阅管理。

　　5.3 文件和资料的借阅及归还。

　　5.3.1各部门需借阅文件和资料时，应填用《文件/资料借阅登记表》、经部门经理批准后，方可办理借阅手续。

　　5.3.2归还借阅资料时,借阅人应如数归还资料,经管理员清点无误后,在《文件/资料借阅登记表》注销。

　　5.4 文件和资料的更改。

　　5.4.1 文件需修改时，各相关部门提出修改申请，说明建议修改内容，经原审核批准的人员审核批准，并按照5.2文件和资料的发放程序予以发布，同时收回作废文件集中销毁。

　　5.4.2作废文件原件加盖“作废”章后，由物管部、ISO9000工作小组存放于过期档案柜。

　　6.支持文件和质量记录。

　　6.1 外来文件清单

　　6.2公开文件发放登记表

　　6.3质量体系文件发放登记表

　　6.4深圳融发物业管理有限公司发文审批单

　　6.5文件/资料借阅登记

　　6.6质量体系文件清单

　　6.7 文件修改申请表

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篇2：物业公司质量体系文件和资料管理标准作业规程

　　物业公司质量体系文件和资料管理标准作业规程

　　1.0目的

　　规范质量体系文件和资料的管理，确保质量体系文件和资料使用的有效性。

　　2.0适用范围

　　适用与质量体系文件、相关外来文件的管理。

　　3.0职责

　　品质拓展部负责质量体系文件和资料的管理。

　　4.0要点和实施

　　4.1质量体系文件的编写、审核、批准、发布、发放按《质量体系文件编制标准作业规程》执行。

　　4.2质量体系文件的使用。

　　4.2.1品质/拓展部应确保凡授权范围内的人员均能及时得到有效版本的文件。

　　4.2.2各部门及所有工作人员应确保不持有、不使用作废/失效的文件。

　　4.2.3文件的持有部门和持有人员不得将持有的文件转借、复印或作非授权的涂改。

　　4.3质量体系文件的保管。

　　4.3.1文件的保管环境应适宜于防止文件的丢失、损坏和涂改。

　　4.3.2文件保管方法应便于存取查阅。

　　4.3.3应保持文件夹的完整、齐全。

　　4.3.4文件的持有部门或持有人员应持有经批准的带现行更改状况的有效文件的清单，以便于了解文件变动的情况和检索。

　　4.4质量体系文件更改的控制。

　　4.4.1文件的更改必须由文件的原编写部门负责填写相关表格，经文件原审核人和批准人审核、批准后方可进行更改。若原审核人、批准人发生变动，则应由其职务的接任人负责审核、批准。文件更改的内容由文件原编写部门拟定。

　　4.4.2文件更改应由品质/拓展部通知的形式发布，以使文件夹的持有部门和持有人了解文件的更改内容和更改后的标识。

　　4.4.3通知仅下达给公司持有该文件受控文本的部门和人员进行更改，但程序文件和质量手册换版时，则应将换版后的文件送达第三方认证机构。

　　4.4.4问更改的方式。

　　文件更改的方式在《文件更改申请表》上予以规定，并且由品质/拓展部进行。更改的方式可以采用划改、换页或换版的方式进行，但划改时，应能辨认更改前的内容。

　　4.4.5文件更改的标识和记录

　　文件更改后应在文件的版本标识、修改状态标识上予以识别，在文件更改记录上及时予以记录，以便核对、识别。

　　4.4.6文件的换版。下列情况之一，文件应予以换版：

　　（1）同一文件多次更改（如同一文件已更改5次以上）时；

　　（2）同一文件一次更改内容较多时。

　　4.5作废/失效质量体系文件处置。

　　4.5.1品质/拓展部应在更换新页或新版的同时，撤回旧页或旧版本文件。

　　4.5.2撤出的旧页或旧版本文件，品质/拓展部资料管理员应在《作废/失效文件清单》上予以记录，并在每页上加盖蓝色“作废”或“失效”印章。

　　4.5.3作废/失效文件在适当的时间（如一年）集中销毁的方式应考虑方便、适用、可行。销毁前在《作废/失效文件清单》上予以记录。

　　4.5.4留作资料以供法律/累计知识需要的作废文件，应经管理者代表同意，并在其每页上加盖蓝色“参考”印章。

　　4.6外来文件的管理。

　　4.6.1外来文件包括：

　　（1）本行业强制执行的法律、法规、条例；

　　（2）本公司选定执行的国家或行业标准；

　　（3）业主或其他单位提供的有关物业管理的来文、来函。

　　4.6.2属于本程序前条的第1、2项的外来文件一律应处于受控状态，既在其封面或首页上加盖蓝色“受控文件”的印章。需分发的，还应编号并办理发放签收。

　　4.6.3对于外来文件，品质/拓展部资料管理员应建立收/发台帐，以便追溯其来源和分布。

　　4.7文件的归档。

　　4.7.1质量体系文件和外来文件一律应归档。

　　4.7.2归档文件一律为正本且不加盖受控状态标识和编号（外来文件除外）。

　　4.7.3文件的发布、更改、处理的相关表格应随正本一起归档。

　　4.7.4文件的更改通知、更改换页、换版的文件一律归档。

　　4.7.5品质/拓展部应按本规程文件更改条款规定，对归档文件实施更改。但原归档文件不撤出，仅加盖“作废”或“参考”蓝色印章。

　　4.8文件的补发按《质量体系文件编制标准作业规程》的相关规定执行。

　　4.9质量体系文件的借阅。

　　4.9.1公司外部人员需借阅文件时应符合下列条件之一：

　　（1）是公司的服务对象；

　　（2）是公司的主管上级；

　　（3）是公司的承包方；

　　（4）按法律、法规或合同规定提供借阅的需方。

　　4.9.2公司可以借阅的文件应不涉及公司人事、商业

和技术机密，但上款第4项的除外。

　　4.10人员离开公司或工作岗位发生变化时，品质/拓展部负责回收所发文件，并在文件发放签收-记录中注明回收原因和时间。

　　4.11公开文件的控制。

　　4.11.1凡公开的文件如向业主或住户提交或发布的程序、手册、规定、收费标准等均属受控文件范围。

　　4.11.2凡公开的文件均应注明文件编码、版本号、生效日期。

　　4.11.3负责实施公开文件的部门应指定专业人员负责此项工作。

　　4.11.4凡公开的文件夹发生更改时，应以原公开的形式，在原发放或公布的范围内今年性更改，以便更改的内容为业主或住户所了解。

　　4.11.5凡张贴于公司内部的程序文件、作业指导书，包括公开张贴文件其中的部分（外来文件除外），均应标明文件编码、版本号并加盖“受控文件”印章。

　　4.12品质/拓展部负责保存文件和资料管理形成的全套记录，各部门或文件持有人负责保存持有的记录，保存期为3年。

　　5.0记录

　　5.1《文件销毁申请表》文件编码：

　　6.0相关支持文件。

篇3：物业公司文件和资料控制工作程序(5)

　　物业公司文件和资料控制程序（五）

　　1．0目的

　　对质量体系文件和编写、审批、发放、更改、保管和作废等全过程进行控制，确保公司所有受控的场合使用的均为相应文件和资料的有效版本。

　　2．0适用范围

　　适用于公司质量体系文件和相关的外来文件（如强制执行文件或参考标准、合同、用户提供的图纸等）的控制。

　　3．0职责

　　3．1质管部负责对全公司有关质量体系的文件的总体控制。

　　3．2质管部负责质量手册、程序文件的发放控制和正本保管。

　　3．3各部门负责人（ISO9000负责人）负责或指定一名文件管理人员负责对本部门有关质量体系文件的管理。

　　4．0工作程序

　　4．1文件和资料的分类

　　本公司有关质量体系的文件和资料分受控文件和非受控文件两种。受控文件是指受更改控制的文件，本公司质量体系文件和与质量体系相关的外来文件均为受控文件；非受控文件是不受更改控制的文件，如为了投标等其他目的而分发的质量体系文件。

　　A本公司质量体系文件包括质量手册、程序文件和支持性文件，其层次结构如下图：

　　文件内容：

　　按本单位情况制定的质量方针、目标和适用标准描述的质量体系；

　　描述各职能部门为实施质量体系要素所开展的活动；

　　详细的工作文件，包括各类工作规程、表格、报告等。

　　B质量体系相关的外来文件包括政府部门或上级管理机构发布的各类强制性法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求，详细的工作文件等。

　　4．2质量体系文件的控制

　　4．2．1编制与审批

　　A质量手册和程序文件由质管部负责编写，相关部门负责人对初稿进行讨论后由管理者代表负责最终审核，总经理负责批准；

　　B工作规程由各部门负责人组织编写并审核，管理者代表或其指定人员负责批准。

　　4．2．2标识与编码

　　A受控的质量手册、程序文件和工作规程每页加盖蓝色"受控文件"专用印章，但正本（原稿）上不需盖单；非受控的质量体系文件每页均加盖蓝色"非受控文件"专用印章；

　　B没有"受控文件"标识或为非蓝色受控印章的质量体系文件在公司内禁止使用；

　　C文件的编码方法见《文件编码规定》。

　　4．2．3复制

　　受控文件未经批准不得复制，质量手册和程序文件的复印由各部门文件管理员填写《受控文件复印申请表》，经质管部核准，管理者代表批准后，同质管部负责执行；工作规程的复印由使用人向部门文件管理员申请，经本部门经理批准，由部门文件管理员负责执行。

　　4．2．4发放与保管

　　4．2．4．1受控文件的发放与保管

　　A质量手册

　　--质管部将质量手册发放于相关部门负责人，做好发放记录

　　--质量手册正本存放在质管部

　　B程序文件

　　--由质管部按照《文件发放范围清单》发放到有关的场所和人员，并做好发放记录；

　　--程序文件正本存放在质管部，各部门持有的程序文件由文件管理员或批准的使用人负责保管，同时保证使用的程序文件必须是有效版本；

　　C工作规程

　　--由各部门文件管理员按《文件发放范围清单》进行发放，并建立发放记录；

　　--工作规程正本由发放部门文件管理员保存，各部门及各管理处持有的工作规程由文件管理员或批准的使用人负责保存，并保证相关场所或人员现场使用的文件是最新有效版本；

　　D文件管理员在发放文件时，应注意文件分发号的确定

　　--质量手册的分发号按《质量手册发放控制员》中控制序号，对应每一个使用部门/人员，该分发号固定不变；

　　--其他受控文件的分发号按照文件的发放顺序，由文件管理员确定，要求每份文件只有一个对应的分发号。

　　4．2．4．2非受控文件的发放由有需要的部门提出书面申请，经管理者代表批准后，由文件管理员做好发放登记。

　　4．2．5更改

　　A各级人员在工作实践中发现有必要对受控文件作出修改，需填写《文件修改建议表》报原文件编制部门/人员或所在部门负责；

　　B修改建议被采纳实施时，原文件编制部门的文件管理须将《文件修改建议表》复印一份交质管部备案；

　　C文件的更改由原文件编制部门或人员负责执行，必要地应附有更改说明；

　　D更改后的文件按本程序4．2条款执行；

　　4．3外来文件的控制

　　4．3．1评审与批准

　　对为顾客提供服务所需的外来文件如政府部门或上级管理机构发布的强制性各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等，在使用前由各部门经理进行评审后批准使用。

　　4．3．2标识

　　各部门文件管理员在批准后的《外来文件清单》上加盖蓝色受控文件专用印章。

　　4．3．3发放与保管

　　各部门的文件管

理员负责外来文件的发放和保管，必要时也可张贴在有关的作业场所，但须做好发放登记。

　　4．3．4外来文件如需复印，须填写《受控文件复印申请表》，经部门经理批准，由所在部门文件管员负责复印和登记。

　　4．3．5更改

　　各级文件管理员收到新版的外来文件后应及时将其发放到相关部门、场所。若新版文件是旧看到文件替代，则收回旧版文件；若新版文件是旧版文件的补充，则将新、旧版文件存放在一起。

　　4．4公开文件的控制

　　4．4．1每份公开文件（如用户须知、收费标准、服务项目清单通知等）上均应注明版本号和生效日期，版本号用英文大写字母（A，B，C…）表示。

　　4．4．2有固定张贴、发放地点或人中的公开文件，由文件管理员负责做好发放登记。

　　4．4．3公开文件的内容每发生一次更改，版本号和生效日期就随之变更一次。文件管理员负责对有固定张贴、发放地点的公开文件进行更换，同时管理处必须发出公开告示，确保更改后的公开文件内容能及时传达给用户及有关人员。

　　4．5质量记录的控制

　　见《质量记录的控制程序》

　　4．6质量记录表格的控制

　　4．6．1质管部保存所有质量记录表格式样一份，各部门文件管理员保存所需使用的质量记录表格式样一份。

　　4．6．2文件管理员负责填写《质量记录表格清单》，其中"审核人"、"批准人"即为相应文件的审批人，"日期"即为相应文件的生效日期或更改生效日期。

　　4．6．3质量记录表格有更改时，文件管理员须随之更改《质量记录表格清单》，经审、批人签名确认后，从生效之日起使用新表格，并要求文件管理员将更改后的表格与清单复印一份交质管部备案。

　　4．7对用电脑保存的文件，如质量体系文件、停车场收费系统、财务管理系统等，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由有使用权的人员进行操作。

　　5．0相关文件

　　5．1《质量手册》

　　5．2《受控文件清单》

　　5．3《文件发放登记表》

　　5．4《受控文件复印申请表》

　　5．5《文件修改建议表》

　　5．6《外来文件清单》

　　5．7《文件编码规定》

　　5．8《质量文件编写导则》

　　5．9《质量记录的控制程序》

篇4：物业管理公司质量体系文件：文件和资料控制程序

　　物业管理公司质量体系文件：文件和资料控制程序

　　1.0 目的

　　确保现场所使用的文件和资料都是现行有效的，防止误用失效或作废的文件和资料。

　　2.0 适用范围

　　适用于质量体系所形成的文件和资料。

　　3.0 职责

　　3.1行政部是文件和资料的归口管理部门。

　　3.2各部门(管理处)负责本部门(管理处)所使用文件和资料的管理。

　　4.0 工作程序

　　4.1文件和资料的分类

　　4.1.1质量体系文件(质量手册、程序文件、作业文件、质量记录)

　　4.1.2外来文件(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)

　　4.1.3其它资料(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等)

　　4.2文件和资料的编号

　　按《文件和资料的编号规则》执行。

　　4.3文件和资料的受控状态

　　4.3.1质量手册分为受控和非受控两种，受控文件和资料在第一页加盖"受控文件"印章，注明受控号，非受控文件一般只进行编号。

　　4.3.2质量体系文件均为受控文件，加盖"受控文件"印章。

　　4.3.3质量记录除原版文件应加盖受控章留存外，其它现场使用的可不盖受控章。

　　4.4文件和资料的编写、审批

　　质量体系文件由管理者代表组织相关部门编写;质量手册、程序文件由管理者代表或物业管理公司经理审批;作业文件由主管领导组织改编、编写，管理者代表或物业管理公司经理审批。

　　4.5文件和资料的发布

　　4.5.1受控文件发放由行政部确定分发部门和数量，领用人在《文件和资料领用签收表》上签名，领取注有受控号和加盖"受控文件"印章的文件和资料。

　　4.5.2使用部门受控文件如有丢失，可提出书面申请，说明原因和理由，管理者代表批准后，重新发放，注明丢失的原因;破损的以旧换新。

　　4.6文件和资料的更改

　　4.6.1文件和资料更改时，由提出部门人员填写《文件和资料更改申请单》，审核批准由原审批人进行，当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批。文件资料的更改，增删在《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》中要有记载汇总。

　　4.6.2文件和资料更改审批通过后，由行政部实施，资料管理员按《文件和资料领用签收表》的名单，到领用了需改文件的人员处更改。手写更改文件和资料在更改处签上更改人姓名、日期及更改状态方才有效;若发放换页、换版后的新文件，应同时收回作废的旧文件和资料，并留下记录。

　　4.7文件和资料的管理

　　4.7.1文件和资料经编、审、批签名后，原件交管理者代表归档，列入《质量文件清单》受控。

　　4.7.2各部门保管的文件和资料要求建立《质量文件清单》受控。

　　4.7.3借阅文件和资料(原件一律不能外借)时，登记在《借阅登记簿》上，按规定的时间归还。

　　4.7.4其它文件资料的管理参见《文书、档案、资料管理办法》。

　　4.8文件和资料的换版与作废

　　4.8.1文件和资料每版更改不超过五次，修改次数号用"正"字的笔划数表示，"一"表示第一次更改，"T"表示二次更改......"正"表示第五次更改，若1次更改内容较多也可换版。版本号用A、B、C......表示，A表示第1版，以此类推。

　　4.8.2作废的文件和资料由行政部按《文件和资料领用签收表》及时收回并记录，立即盖上"作废"印章，统一销毁。为积累知识或涉及法律需要的作废文件和资料，在第一页上盖上"保留资料"印章方可留用。

　　5.0 支持性文件

　　5.1 《文件和资料的编号规则》

　　5.2 《文书、档案、资料管理办法》

　　6.0 相关记录

　　6.1 《文件和资料领用签收表》

　　6.2 《文件和资料更改申请表》

　　6.3 《质量文件清单》

　　6.4 《借阅登记簿》

　　6.5 《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》

　　编写： 审批：

篇5：物业顾问项目文件资料签发制度

　　物业顾问项目文件、资料签发制度

　　为使公司顾问管理工作的有序进行，保证公司相关人员对顾问项目的知情和协调一致，所有对外的文件、资料在发放前需执行文件会签制度：

　　一、顾问文件、资料必须按规定格式排版、制作。

　　二、技术性文件、资料、规划书、策划书、建议书、工作联系函、答疑函等由顾问团团长审阅后，盖公司或咨询部公章后发放。

　　三、用电子邮件发出的文件，需经技术处理。一般情况应将审批盖章后的书面文件用扫描仪扫描后，以图形文件形式由电子邮箱发出。严禁将*.doc，*.txt，*.htm后缀的文件以电子邮件形式发出。

　　四、以公司名义发出的关于顾问事宜公文，顾问合同签订、报价、合同变更、补充协议等重要文件、资料的发放，需经过公司会签，并由总裁签字后才能对外发放。

　　五、未经公司许可，咨询顾问不得以个人名义向发展商发放文件，不得未经批准以公司名义向外发放文件。