中建三局记录控制工作程序

　　中国建筑第三工程局程序文件

　　记录控制程序

　　1目的

　　对记录进行有效的控制，保证记录的真实性、准确性、完整性、有效性和可追溯性，为工程质量符合规定要求和质量管理体系的有效运行情况提供客观证据，为质量管理体系改进提供依据。

　　2适用范围

　　本程序对记录的填写、收集、标识、保管、归档、借阅、保存期限和处置等作出了具体规定，适用于与质量管理体系、工程质量有关的所有记录的控制。

　　3引用文件

　　3.1 中建三局ZJS.QM101 《质量手册》

　　3.2 中建三局ZJS.QM202 《文件控制程序》

　　4术语

　　本程序采用 GB/T19000-2000 《质量管理体系基础和术语》中有关的术语和定义。

　　5职责

　　5.1 局企业管理部负责质量管理体系运行记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置的控制。

　　5.2 局科技部、工程部负责工程施工质量记录的控制、检查和管理。

　　5.3 各有关部门、公司、项目经理部负责执行本程序，使之达到相应规定要求，包括：

　　a)如实、按规定填写有关的记录；

　　b)编制记录清单，建立资料档案；

　　c)保存各种记录、对借阅情况登记、督促到期的记录的销毁；

　　d)收集来自供方的记录并注意保存。

　　6措施和方法

　　6.1 记录的产生和范围

　　本工程局所有质量活动均形成各种记录或报告，这些记录和报告为及时准确提供工程质量和质量管理体系运行符合规定要求提供证据，为有追溯性要求的场合提供可靠依据。在本工程局所执行的各程序文件和各种规范、标准中，均规定了形成记录的范围。

　　6.2记录的分类、标识和编目

　　6.2.1 记录的分类：

　　a)施工记录:与工程质量、技术管理有关并最终形成工程竣工资料的记录；

　　b)质量管理体系运行记录：除施工记录之外的其它所有记录。

　　6.2.2 本工程局范围内所有记录采用统一标识和具体编码，记录表格的标识和编码的方式见《文件控制程序》，形成记录后每份记录编顺序号(流水号)。

　　6.2.3 各部门、单位和项目经理部根据实际情况将已形成的记录进行编目，以便于分类保管和查找。

　　6.3记录填写

　　6.3.1 记录填写时做到字迹清晰、能准确辨认，内容完整、准确。

　　6.3.2 记录填写后严禁随意涂改，若确因笔误而错填、误填时，用两条平行细线将错误部分划去，在其上方补填正确内容。

　　6.3.3 记录中有关责任人员签名必须使用真实姓名或有文件确定的代号，不得随意用简写、缩写，一般也不宜盖章。

　　6.4 记录的收集

　　6.4.1 施工记录在工程技术部门指导下由项目经理部负责收集。项目经理部指派专人负责将已发生的施工记录按竣工技术资料的有关要求收集齐全，并整理造册，于单位工程结束后交工程技术部门审核。

　　6.4.2 与质量管理体系运行有关的记录在局企业管理部指导下由各部门、各单位、各项目经理部分别指定专人负责收集。各部门、各单位、各项目经理部将发生的质量管理体系运行记录收集齐全，并整理造册、分类编目后按规定的保管年限妥为保管。

　　6.4.3 供方与施工有关的记录由有关项目经理部督促供方指定人员收集齐全后收归本项目技术资料内。

　　6.5 记录的归档、保管

　　6.5.1 记录归档前，由各发生部门、单位和项目经理部负责管理。

　　6.5.2 施工记录在工程施工阶段，由项目经理部指定的专门人员收集、分类、整理，工程完工后由工程技术部门按规定途径移交或归档；质量管理体系记录由产生部门、单位、项目经理部自行保管。

　　6.5.3 归档的记录分类存放,编制清单,以便于查找。保管作到环境适宜，防火、防潮、防虫蛀鼠害。

　　6.6 记录的查询借阅

　　6.6.1 查询和借阅记录须经部门负责人同意。

　　6.6.2借阅记录时要办理手续，在表 203-01 《记录借阅登记表》上注明借阅的记录名称、借阅人和归还时间。

　　6.6.3当合同有要求时，记录可以在商定期限内提供给业主及其代表查阅。

　　6.7 记录的保存期限

　　施工记录按档案管理的规定予以保存，质量管理体系运行记录的保存期限为三年。

　　6.8 记录的处置

　　归档的记录由档案室按照档案销毁的要求进行销毁，不需归档的记录在保存期满后，各部门根据需要按表 203-02 填报《记录处置审批单》经主管领导批准后，自行销毁，对仍有参考价值的记录要标明“作废”字样。

　　7支持性文件

　　7.1 《工程技术资料管理规定》

　　7.2 《记录清单》

　　8记录

　　8.1 表 203-01 《记录借阅登记表》

　　8.2 表 203-02 《记录处理审批单》

采编：www.pmceo.cOm

篇2：工程项目质量记录控制工作程序

　　工程项目质量记录的控制程序

　　1、质量记录的范围和格式

　　1.1质量记录包括工程质量记录（如检验和试验记录、不合格品报告等）和质量体系运行记录（如质量体系审核报告、纠正措施记录等）。

　　1.2质量记录的格式和填写要求按本项目的《项目管理手册》中的有关规定执行。

　　1.3各部门在制定支持性文件时，应根据《项目管理手册》中的有关规定明确质量记录的格式和填写要求。

　　2、质量记录的收集

　　2.1工程质量记录

　　2.1.1物资采购部负责收集进货验证记录、物资检验和试验记录等。

　　2.1.2工程部负责收集：

　　施工检验和试验记录；

　　工程质量验收记录，包括分包商的质量检验及评定记录；

　　工程质量评定记录。

　　技术管理工作记录，如图纸会审、技术交底记录等。

　　2.1.3物资采购部和工程部应将其收集到的质量记录按时交给技术准备部汇总、整理并保存。

　　2.2质量体系运行记录

　　2.2.1质量部负责收集整理不合格品报告、纠正和预防措施、工程回访保修、统计技术应用、内部审核和外部审核等记录。

　　2.2.2合约估算部负责收集整理招标文件评审、合同评审、分包商评价与选择等记录。

　　2.2.3物资采购部负责收集整理供应商评价与选择等记录。

　　2.2.4技术准备部负责收集整理检验、测量及试验设备校准等记录。

　　2.2.5安全文明部负责收集整理施工机械维修保养、特殊工种人员培训和考核等记录。

　　3、质量记录的标识、编目

　　3.1所有质量记录应字迹清晰，写明编号、记录日期、记录内容，并及时准确。

　　3.工程质量记录的标识、编目应按《北京市建筑安装工程施工技术资料管理规定》（京建质〔1996〕418号）要求或相应的管理规定组卷。

　　3.3质量体系运行记录采用项目文件中指定的、有项目标志和统一编号的表式，质量体系运行记录的编目和组卷按规定要求执行。

　　3.4来自分包商的质量记录也应按上述规定管理。

　　4、质量记录的归档与贮存

　　4.1每年底各部门将其收集、整理好的质量记录移交技术准备部归档。

　　4.2部门收集的质量记录在归档前，应分类收录在文件夹（盒）中、放入文件柜，部门经理应指派专人负责保管，以防记录损坏或丢失。

　　4.3保存的档案应建帐，做到帐、物对应，便于查阅。

篇3：建筑公司环境管理记录控制工作程序

　　建筑集团公司环境管理程序文件

　　程序文件名称：记录控制程序

　　1.目的

　　对记录进行控制和管理，为保证工程、环境质量符合规定要求，实现产品、相关活动或服务的可追溯提供客观证据。

　　2.适用范围

　　适用于管理体系运行记录、施工技术资料和施工现场检查评分记录的控制。3.职责

　　3.1企管部负责本程序的编制并监督实施，同时填写、保存监督检查记录。

　　3.2工程部负责对施工技术资料进行监督检查。

　　3.3各部门负责本部门管理体系运行记录的编制整理，并负责对与本部门主管要素相关的管理体系运行记录进行监督检查。

　　3.4分公司、项目部负责施工技术资料和本单位管理体系运行记录的编制整理。

　　4.控制程序

　　4.1记录分类

　　4.1.1 施工技术资料（执行《建筑安装工程资料管理规程》的规定）

　　4.1.2施工现场检查评分记录（填写施工现场检查评分记录表1-8）

　　4.1.3质量管理体系运行记录（见质量管理体系运行记录清单）

　　4.1.4环境管理体系运行记录（见环境管理体系运行记录清单）

　　4.2 记录的填写要求

　　4.2.1记录的填写应做到正确、清晰、及时、项目完整。填写时一律用钢笔或签字笔，不得用油笔、铅笔或复写纸，也不得随意补造、涂改。

　　4.2.2记录的形式可以是表格、图表、报告，也可以是磁带、软盘或胶片等。

　　4.2.3签字应按表格规定的人员亲笔签名，不得由他人代签。

　　4.2.4记录表格须采用程序文件和作业指导书及其他文件规定的标准样式。标准表格的批准、发布、修改执行《文件和资料控制程序》。

　　4.2.5记录的填写份数由各要素主管部门根据实际需要在程序文件和作业

　　指导书中规定。

　　4.3记录的标识、收集整理、贮存、保管、归档、处理、查阅

　　4.3.1记录的标识

　　记录的标识以记录的名称、表格编号、表式等表示。

　　a.施工技术资料的标识执行《建筑安装工程资料管理规程》和《建筑安装工程质量检验评定统一标准》的有关规定。管理体系运行记录的标识执行公司程序文件和作业指导书中的规定要求。

　　b. 施工现场检查评分记录的标识，执行《北京市文明安全工地检验评定办法》的规定。

　　4.3.2记录的收集整理

　　各单位均需设专（兼）职资料员，构成集团公司记录的管理网络。资料员根据实际情况及时对单位在质量、环境管理活动中形成的记录进行收集，并分类别、专业、项目或发生时间顺序、施工顺序进行整理，编写资料目录。

　　4.3.3记录的保存、归档、处理

　　a.记录应保存在安全、干燥的地方，防止丢失、损坏、变质。对保存在磁带、软盘中的记录做好防压、防磁、防晒等措施，并及时备份，防止贮存的内容丢失。

　　b. 施工现场检查评分记录由填写部门保存，到期后自行处理。

　　c.施工技术资料的保存、归档、处理执行《建筑安装工程资料管理规程》和集团公司《档案管理办法》中的有关规定。

　　d.各单位的管理体系运行记录至少保存三年，并按集团公司《档案管理办法》中的有关规定进行归档和处理。

　　4.3.4记录的查阅

　　查阅记录时，由查阅人填写《记录（文件）借阅登记表》（EMS/12-1）。查阅人应爱护记录，不得在记录上写字、涂改或标记，不得撕页、拆装，不得损坏或丢失，应妥善保管及时归还。资料员对归还的记录进行核对，确认无误才能注销。查阅登记。

　　5.相关文件

　　W*/EMSC/A-20**《环境管理手册》

　　W*/EMS/C*/A/07-20**《文件和资料控制程序》

　　DBJ01-51-2000《建筑安装工程资料管理规程》

　　*J/QP/*Z/01-20**《档案管理办法》

　　GBJ300-88《建筑安装工程质量检验评定统一标准》

　　《北京市文明安全工地检验评定办法》

　　6.标准表格

　　EMS/12-1 《记录（文件）借阅登记表》

　　EMS/12-2 《质量（环境）管理体系运行记录监督检查表》

篇4：建筑公司记录控制工作程序

　　建筑公司记录控制程序

　　1 目的

　　通过记录的形式来验证质量、职业健康安全和环境管理体系的有效运行，使生产活动在受控的条件下进行，同时为审核和管理评审提供依据，达到持续改进的目的。

　　2 适用范围

　　适用于公司的质量、职业健康安全和环境管理体系中记录的控制和管理。

　　3 职责

　　3.1 综合管理部负责记录的编号、收集、归档、标识、保管与处置。

　　3.2 各职能部门负责各部门记录编写、保管及定期上交存档。

　　4 管理内容与方法

　　4.1 记录的形式分为：

　　--文字（表格）；

　　--电子媒体形式（磁盘、磁带等）；

　　--照片及胶片等。

　　4.2 记录的分类：

　　法律、法规及其他要求要求的记录

　　质量、职业健康安全和环境标准所要求的记录

　　体系文件规定的记录

　　相关方要求的记录

　　其他公司管理记录

　　4.3 记录的标识、收集、编目、查阅、归档、储存和保管：

　　4.3.1 记录由各部门按《文件控制程序》附录A《文件记录编号规定》进行统一编号，并标明名称，确保标识一致、统一。

　　4.3.2 各部门负责填写记录的人员，应按要求进行填写，内容真实，不得涂改，可以划改（划改人需在划改处签字）。记录要用钢笔或圆珠笔填写，做到字迹清晰，填写及时、准确、完整。

　　4.3.3 各部门应及时对职业健康安全和环境记录进行收集，保存方式便于存取，应有适当的存储环境，以防损失、变质和丢失。

　　4.3.4 各部门记录应定期整理，按《档案管理办法》交档案室归档保存。

　　4.3.5 记录的查阅需经该记录的保管部门主管批准。合同有要求时，可提供给相关供方或其他部门。

　　4.3.6 对来自供方的记录，由各相关职能部门负责搜集整理，作为公司记录予以保存，并应在合同中明确交接方法及内容要求，必要时应列出清单。

　　4.4 记录的处理

　　综合管理部负责制定并根据《档案管理办法》，制定公司记录的保存期限。合同有要求时，按合同规定执行。保存的记录达到保存期后，经各记录归口管理部门主管审核，主管副总经理批准，可在作好销毁记录后销毁，需要继续保留使用的，盖上"保存留用"章，并应明确保留期限。

　　5 相关文件

　　《文件控制程序》

　　《档案管理规定》

　　6 相关记录

　　《记录清单》

　　7 附录

　　附录A 流程图

　　附 录 A（资料性附录）流程图

篇5：管理处工作记录控制工作程序

　　管理处工作记录控制程序

　　为加强对工作记录的标识、收集、整理、编目、借阅、归档、存储、防护、处理、检查等工作的管理，保证管理处工作记录资料的完整性、有效性。

　　1.工作记录的定义

　　1.1各部门工作记录的形式包括各类文稿、打印稿、录音带、录像带、照片、胶片等。

　　1.2各部门工作记录包括一切与服务质量有关的记录，如人员资格证书和培训记录、分承包方的有关合同、协议书和资格证明、各类现场工作记录、闭路监控系统录像带、顾客来信等。

　　2.管理职责

　　2.1综合管理部负责监督、检查各部门工作记录控制情况。

　　2.2各部门文件主管指定专人负责本部门工作记录的管理。

　　3.现场工作记录的管理

　　3.1现场的工作记录应装在文件夹中，并在文件夹上标明该记录名称。

　　3.2现场工作记录应字迹清晰，无污损或破损等现象。各业务班长应负责对现场的工作记录进行检查，并于每月初将上月的工作记录收集整理后，送至综合管理部文件管理员处存档。

　　4.已收集的工作记录的管理

　　4.1文件管理员应在每月5日前将上月本部门填写完毕的工作记录收集齐全。

　　4.2文件管理员应检查本部门各岗位使用的工作表格的有效性，防止过期表格的误用，并对已失效的表格即时进行作废处理。

　　4.3对已收集的工作记录，文件管理员应按照不同岗位、专业的类别进行排序，确保序号的连续性（有断号的需注明），并对已收集的工作记录，进行合理地编目、标识，以便于工作记录的查找和检索。

　　4.4结合管理处的实际情况，对已收集的工作记录进行归档。一般可按月/季/年度定期将工作记录归档，但须于首日后进行。对于数量较少或延续性不强的工作记录，每年归档一次，于每年一月份进行；对于数量较多或延续性不强的工作记录，每月或每季归档一次，于每月或每季15日前进行。

　　4.5如工作记录是传真件，应复印后保存复印件。如工作记录破损，应即时修补。

　　5.已归档工作记录的管理

　　综合管理部应安排适当的地点对已归档的工作记录进行存放，并标识工作记录的名称、产生的时间段、保存期限和存档人。并在《工作记录存储清单》上进行登记。《工作记录存储清单》须定期校正，一般每月进行一次，以确保准确性。

　　工作记录的保管应注意防潮、防火、防虫蛀、鼠害。

　　6.工作记录的借阅

　　工作记录的借阅由文件管理员负责。借阅工作记录须在《借阅登记表》上登记。如借阅时间超过1天（隔夜外借）时，须经部门主管批准后方可借出。借出的工作记录由文件管理员负责跟进，并及时收回归档。

　　7.工作记录的报废

　　文件管理员应参照制定的《工作记录一览表》确定工作记录的保存期限。超过保存期限的工作记录可填写《工作记录报废申请表》并经综合管理部主管批准后作报废处理。

　　闭路监控系统录像带的保存期限至少为一个月。

　　8.工作记录的检查

　　综合管理部主管每月至少一次对工作记录进行一次抽查，每季度至少一次对工作记录进行一次全面检查。并将检查情况记录在《工作记录检查记录表》上。

　　三、工作记录一览表

　　序号文件名称保存时间

　　1合同登记表合同失效后1年

　　2借阅登记表至少2年

　　3文件资料存储清单至少2年

　　4文件处理表同该文件保存期

　　5公章证照登记表永久

　　6公章证照使用申请表至少1年

　　7物资申请报告至少3年

　　8物资申请单至少1年

　　9CI制作申请表至少1年

　　10消杀工作记录表至少3年

　　11洗手间定时清洁记录表至少1年

　　12泳池、泳乐设施运行记录表表至少1年

　　13安全管理员交接班记录表至少1年

　　14安全管理员巡查记录表至少1年

　　15安全管理员巡逻签到表至少1年

　　16装修现场监控记录表至少1年

　　17出入卡不存

　　18来访人员登记表至少1年

　　19物资搬运放行条至少3年

　　20管理处进出人员登记表至少1年

　　21装修申请表永久保存

　　22装修管理责任书永久保存

　　23装修施工人员登记表永久保存

　　24装修许可证永久保存

　　25装修违章通知书至少1年

　　26停车场车位租用协议书失效后保存1年

　　27停车场管理协议书失效后保存1年

　　28停车场车辆情况登记表至少2年

　　29驶出车辆异常情况记录表至少3年

　　30停车卡不存

　　31车辆进出凭证至少1月

　　32未收费车辆登记表至少1年

　　33拾遗物品登记表处理后保存1年

　　34监控中心交接班记录表至少1年

　　35值班记录表至少5年

　　36消防演习情况记录表至少2年

　　37消防设施清单永久保存

　　38公用设施保养

维修记录表至少3年

　　39停水/电/气/试消防设施通知至少1年

　　40分承包方设备保养维修记录表失效后保存1年

　　41设备（工具）汇总表失效后保存1年

　　42设备（设施）检查记录表至少5年

　　43机电设备年度检修计划至少5年

　　44设备抢修（大修）记录表永久保存

　　45分承包方保养效果评估表至少3年

　　46电力运行记录表至少3年

　　47智能门禁系统检查表至少1年

　　48电缆绝缘测试记录表永久保存

　　49闭路监控系统维护保养记录表至少1年

　　50业主(住户)资料卡永久保存

　　51委托银行代收款协议书永久保存

　　52____房屋交付验收表永久保存

　　53物品领用登记表永久保存

　　54租户管理协议书永久保存

　　55工程遗留问题处理记录表至少5年

　　56求职表员工离职后1年

　　57转正审批表员工离职后1年

　　58面谈表员工离职后1年

　　59家庭服务情况记录表至少5年

　　60代客购物登记表至少5年

　　61邮件签收登记表至少1年

　　62家庭服务协议书至少5年

　　63客户服务情况统计分析报告至少5年

　　64家庭服务回访记录表至少5年

　　65前期介入情况周记录表N01-NO9至少2年

　　66入住须知永久保存

　　67夜间查岗计划安排表至少2年

　　68夜间查岗情况登记表至少2年

　　69钥匙配制申请表至少3年

　　70钥匙使用登记表至少3年

　　71钥匙清单至少3年

　　72商户管理协议书至少5年

　　73商铺消防管理责任书至少5年

　　74商铺从业人员情况登记表至少5年

　　75商铺设施检查记录表至少5年

　　76员工申诉表至少1年

　　77调动通知书员工离职后1年

　　78人员编制申请表至少2年

　　79交接清单至少2年

　　80房屋移交验收情况通报表至少5年

　　81房屋验收记录表永久保存

　　82职员（工）即时奖惩通知书至少2年

　　83普通员工考核评分汇总表（月）至少2年

　　84__年__季度职员（工）考核评分表员工离职后1年

　　85内务管理情况检查记录表至少1年

　　86技术维修类人员等级考核个人申报表员工离职后1年

　　87技术维修人员部门考核评分表员工离职后1年

　　88员工过失通知书员工离职后1年

　　89员工警告通知书员工离职后1年

　　90员工奖励通知书员工离职后1年

　　91解除劳动合同审批表员工离职后1年

　　92解除劳动合同通知书员工离职后1年

　　93离职人员完善手续表员工离职后1年

　　94业务管理部绿化(地)养护巡查周记表至少2年

　　95保洁工作检查记录表至少1年

　　96紧急集合情况记录表至少2年

　　97顾客投诉（建议）记录表永久保存

　　98紧急事件登记表永久保存

　　99紧急事件处理表永久保存

　　100物资领(借)用单至少2年

　　101仓库物资盘点表至少2年

　　102工作记录存储清单至少2年

　　103工作记录检查情况记录表至少2年

　　104工作记录报废申请表至少2年

　　105新员工试用情况反馈表员工离开后1年

　　106培训(会议)记录表至少1年

　　107岗位证书登记表失效后1年

　　108培训计划至少2年

　　109社区文化活动记录表至少2年

　　110管理报告至少5年

　　附工作记录表格：

　　1、《工作记录存储清单》

　　2、《工作记录检查记录表》

　　3、《工作记录报废申请表》