某大学后勤处档案管理办法

>　　大学后勤处档案管理办法

　　第一章总则

　　第一条为了加强后勤处档案管理工作，充分发挥档案在后勤处各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》、《广东EE大学档案管理办法》，结合我处实际，制订本办法。

　　第二条后勤处在党政管理、工程项目管理、招投标管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子文档、实物档案等不同载体的文件材料，均属后勤处档案。

　　第三条后勤处档案是全处职工各项工作的真实记录，是重要的信息资源，是历史的凭证。

　　第四条　后勤处档案工作是办好后勤各项工作的重要基础之一，也是衡量后勤处工作质量和管理水平的重要标志。后勤处各部门应加强对档案工作的管理，切实把它纳入部门管理工作职责之中。各部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。

　　第二章管理体制及职责

　　第五条本处档案工作遵守统一领导、分级管理、集中保存的原则。后勤处在计划科设档案室，集中存放各类档案资料，后勤处档案室受学校综合档案室指导和本处主管领导分管，计划科专(兼)职档案工作人员负责处理日常工作。

　　第六条分管处领导职责：指导全处档案工作;协调各部门落实档案工作“四同步”(布置、检查、总结、验收其它工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作);负责对各部门档案工作进行监督、检查和考核;负责档案的划密、解密和档案归档的领导工作;研究决定档案工作的重大事宜。

　　第七条后勤处档案室的基本任务：

　　(一)贯彻执行国家和学校关于档案工作的政策法规，规划全处档案工作。制订后勤处档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况;

　　(二)对后勤处档案和有关资料进行接收、收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

　　(三)执行保密制度，做好档案密级划控和守密工作。

　　(四)做好档案利用工作，主动为后勤处各项工作服务，为职工服务。

　　(五)做好档案编研工作和信息开发交流工作，发挥档案的信息源作用。

　　(六)做好防火、防盗、防虫等工作，确保档案安全。

　　(七)围绕后勤处中心工作，完成后勤处交办的任务。

　　第八条后勤处确定一名处领导负责分管后勤处的档案工作，计划科设专(兼)职档案员，负责后勤处档案的收集、整理，并根据学校要求向学校综合档案室移交档案。后勤处各部门负责人及工作人员都有配合专(兼)职档案员做好本部门及自身档案工作的职责。

　　第三章档案的形成和归档

　　第九条对全处档案实行集中统一管理，特殊载体档案可实行分室管理。后勤处各项工作应与档案工作实行“三纳入”、“四同步”，即纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入党政管理人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时布置、检查、总结、验收档案工作。

　　第十条后勤处专(兼)职档案员应按《广东EE大学档案综合管理工作规范》的要求，对形成的文件材料认真积累、整理，按时移交学校综合档案室。

　　第十一条对于个人在从事党政管理职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按规定归档，任何个人和部门不得据为已有。

　　第十二条提倡个人向后勤处捐赠在非职务活动中形成的档案材料，后勤处档案室应做好此类档案的接收和管理。

　　第十三条归档范围：

　　依据《广东EE大学后勤处目标管理责任书》和我处档案工作实际情况，我处归档范围分为八个方面：

　　(一)基本建设、维修工程方面：

　　主要有工程(或维修)项目的立项、规划、设计、施工、竣工等各阶段产生的文字、图表、声像、电子等载体的原始记录;

　　如：可行性研究、规划方案、立项申请、批复、设计、施工图纸、

　　招投标资料、水、电扩容的方案、施工现场记录、设计与施工修改变更的请示和批复及施工变更通知书、施工合同、施工组织设计、进度计划、施工措施、设备、材料人员进场安排、预(结)算报告、施工监理的合同、监理日记、监理报告等有关资料;

　　(二)各部门房产方面：

　　各部门房屋平面图、使用面积、租金、房屋使用、维修情况等相关学校的固定资产统计数据;

　　(三)大型设备方面：

　　大型设备如：水泵房、高压电房中的设备、各类汽车等。后勤设备的开箱记录、使用说明书、保修卡、用户的使用、维修记录、水泵房、高压电房的运行记录、值班记录等等;

　　(四)地下隐蔽工程方面：

　　校园内水网、电网、煤气管网及电视、电信、宽带网络等隐蔽工

　　程的设计、施工、平面布置图、维修记录及竣工资料。

　　尤其重要的有：给水、排水、弱电、地下电缆、煤气管网等的设计、管网布置图、施工合同、施工进度、预付款情况及工程结算书、竣工图纸、竣工报告等资料。地下管网工程的维修、检测记录、工程材料取样试验、水质化验及检验报告等;

　　(五)医疗、病例方面：

　　主要有学生及教职工相关的体检记录、重大疾病、病例资料、有关的数据统计、药房(医生)处方、医护值班记录、重大疾病的预防措施、紧急情况处理预案及突发事件的处理结果、报告等;

　　(六)党建与思政工作方面：

　　主要内容包括党的建设、思想宣传工作、廉政建设等工作中有保存价值的不同载体的文件材料。

　　(七)财务管理方面：

　　主要内容包括财务管理工作中具有保存价值的会计账薄、报表、票据等不同载体的原始文件材料。

　　(八)综合管理方面：

　　主要内容包括日常管理、校园美化、绿化、物业管理、保障安全稳定工作中有保存价值的文件材料。

　　后勤处档案室对应归档的文件材料要进行认真审查，凡归档材料不完整、不齐全、不规范的将不予接收。并及时告知文件材料形成部门负责人按有关要求报送需存档的文件材料。

　　第十四条归档要求：

　　(一)立卷人按照文件材料自然形成的规律，保持彼此之间的有机联系，符合便于利用的要求，进行整理组卷，编写页号、件号，填写卷内目录、备考表、案卷目录，注明保管期限和密级，应归校档案室的报主管领导审核签字后，由后勤处统一移交学校综合档案室。

　　(二)归档的文件材料同一类的应格式一致、装订工整、字迹图橡清晰等符合规范要求。禁用圆珠笔、铅笔书写，禁用复写。归档的文件材料原则上要求必须是原件。

　　第十五条归档时间：

　　(一)党政类，能按年度归档的文件材料，在次年四月底前归档;

　　(二)设备类、财务类的档案，每学期结束前整理检查完毕，开学的第一个月内归档。

　　(三)工程项目等科技档案归档，应于项目竣工后一个月内及时归档。

　　第十六条注意做好电子文件和特殊载体档案的管理工作。在电子文件归档时，实行电子版和纸质版双套制管理，做到逻辑归档和物理归档时有相关信息的移交登记。反映后勤处重大活动、重要事件的声像档案，由后勤处档案室和形成部门各存一套。

　　第四章档案管理

　　第十七条后勤处档案室接收档案时，要按照规定的分类编号方法进行统一分类、编目、排架等。按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、学校有关保密规章，对所存档案实行密级保管。

　　第十八条档案保管期限分为永久、长期、短期(财会档案)，对保管期限已满的档案依据有关规定进行鉴定销毁。

　　第十九条单位撤消、合并和人员调动时，必须办理档案移交手续，不得私自带走和销毁档案材料。

　　第二十条后勤处档案室定期对保存期满的档案进行鉴定。和有关部门负责人组成鉴定小组，对到期的档案提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，经分管处领导批准后，方可存、毁。

　　第二十一条严格执行档案管理制度和做好档案统计工作。做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光工作和统计工作，确保档案的安全和利用。

　　第五章档案的开放利用

　　第二十二条后勤处档案材料开放时间与上班时间一致。档案管理人员应主动做好提供利用和服务工作。我校教职工在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅档案，并可摘录和复制;因工作需要和有正当的理由，按规定办理有关手续，经分管处领导批准可调阅属控制范围的档案。

　　第二十三条外单位人员需借阅档案，需经处领导批准。

　　第二十四条档案材料原则不可外借出室，特殊情况要经处领导批准。对借出档案，档案管理人员要做借阅登记，定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，并及时报告处领导，确需借出档案，须经分管处领导批准。借出档案要妥善保管按时归还，属控制范围档案需公布或携带出境，要按规定办理手续。

　　第二十五条本办法自公布之日起执行，由后勤计划科负责解释。

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篇2：酒店凭证档案管理办法（7）

　　酒店凭证档案管理办法(七)

　　(一)酒店凭证档案的保管

　　1.所有与营业有关的各类凭证由行政办公室统一管理。

　　2.部门的专项凭证因工作需要由部门单独管理和保存的，须将凭证和文字说明的复印件交行政办公室保管，并登记说明情况。

　　3.行政办公室外保管凭证的变更需在两日内通知档案室，更新档案室凭证副本的资料。

　　(二)归档要求

　　1.凭证档案一般由凭证正本、凭证副本和文字说明三部分组成，三部分相符。

　　2.文字说明详细准确，包括凭证名称、凭证简介和注意事项、颁证时间、颁证单位、领证经办人、审核时间、审核地点、审核经办人、下次审核时间。

　　(三)凭证管理

　　1.所有凭证设专门的设备和装具进行管理，保证凭证的安全。

　　2.凭证副本、正本和文字说明分别存放，建立有效的检索。

　　3.一般凭证由行政办公室负责经办颁证机关的定期和不定期审查，专项凭证可由相关业务部门负责经办审查事宜。

　　(四)凭证使用

　　1.凭证档案借出日期一般不超过三日。

　　2.凭证借用严格执行档案借阅管理办法。

篇3：酒店图片档案管理办法（5）

　　酒店图片档案管理办法(五)

　　(一)图片档案的收集和归档

　　1.图片档案由行政办公室集中统一保管，任何部门不得私存、私占，所有人员都有移交图片资料的义务。鼓励各部门、个人向行政办公室移交图片资料，移交和捐赠图片资料的部门和个人享有优先使用权，成绩显著的予以奖励，行政办公室维护图片作者的版权。

　　2.归档范围：凡是反映酒店历史面貌、主要职能活动和各项业务发展，具有保存价值的图片资料都应予以归档。

　　3.归档要求：

　　(1)照片应由底片、照片、文字说明等三部分组成，底片和照片影像相符;

　　(2)照片说明要详细准确，包括事由、时间、地点、人物、背景和摄影者等六要素;

　　(3)移交人应填写《图片档案移交单》和图片资料一并归档。

　　(二)音像资料档案管理参考图片档案管理方法执行

篇4：铁路公司工程档案管理办法（暂行）

>　　**铁路有限责任公司工程档案管理办法(暂行)

　　第一章 总 则

　　第一条 为加强工程档案管理，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等有关法律法规，特制定工程档案管理办法(暂行)。

　　第二条 本办法所称的工程档案，是指工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史纪录。

　　第三条 工程档案分工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。

　　(一)工程准备阶段文件：工程建设开工之前，在立项、审批、勘察、评估、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件及会议记录、纪要、合同、协议等。

　　(二)监理文件：工程监理单位在工程设计、施工等阶段监理过程中形成的文件及会议记录、纪要、合同、协议等。

　　(三)施工文件：工程施工单位在工程施工过程中形成的文件件及会议记录、纪要、合同、协议等。

　　(四)竣工图：工程竣工验收后，真实反映工程项目施工结果的图样。

　　(五)竣工验收文件：建设工程竣工验收活动中形成的文件及会议记录、纪要、合同、协议等。

　　第四条 工程档案的类型：

　　(一)纸质载体：以纸张为基础的载体形式。

　　(二)缩微品载体：以胶片为基础，利用缩微技术对工程资料进行保存的载体形式。

　　(三)光盘载体：以光盘为基础，利用计算机技术对工程资料进行存储的形式。

　　(四)磁性载体：以磁性记录材料(磁带、磁盘等)为基础，对工程资料的电子文件、声音、图象进行存储的形式。

　　第五条 工程档案管理部门必须对工程档案进行依法管理、有效保护、积极开发档案信息资源，确保工程档案的完整、安全、规范。

　　第二章 档案管理部门及其职责

　　第六条 公司综合管理部门负责公司工程档案的管理工作。其主要职责如下：

　　(一)贯彻执行档案工作的法律、法规和各项方针政策。

　　(二)制定档案管理工作的规章制度，并组织实施、推行档案管理标准。

　　(三)对档案的日常管理进行监督和指导。

　　(四)集中管理档案，维护档案的完整和安全，开展档案的利用工作，做好档案的鉴定和编目。

　　(五)对工程建设过程中各类文件的形成和积累进行监督、催办，并指导业务部门负责的工程档案的及时归档和日常管理、临时借阅。

　　(六)对档案的收进、移交、保管、利用等情况进行统计。

　　第七条 各业务部门的档案管理职责：

　　(一)项目前期工作部门负责工程项目准备阶段(工程建设动工前)形成的工程前期文件的收集、整理、分类和移交归档，并对其移交归档前的完整、安全负责。

　　(二)工程技术部门负责工程建设过程中监理、施工、竣工等阶段(工程建设动工后)形成的工程文件的收集、整理、分类和移交归档，并对其移交归档前的完整、安全负责。

　　(三)合同管理部门负责工程前期准备阶段和建设过程中形成工程合同的收集、整理、分类和移交归档，并对其移交归档前的完整、安全负责。

　　第八条 工程档案的原件必须移交公司档案管理部门归档，各业务部门不得留存或拒绝(超期)归档

　　第三章 档案的管理

　　第八条 工程档案应按照国家档案的分类规则，所有的工程文件，由档案管理部门催办、各业务部门收集整理，按照文件形成后7日内完成移交归档的要求办理。列入工程档案分类管理的档案目录如下：

　　(一)工程准备阶段文件

　　1、工程立项及审批文件。

　　2、工程勘察、评估、测绘、设计文件。

　　3、建设用地、征地、拆迁文件。

　　4、招投标文件及合同。

　　5、工程开工审批文件。

　　6、财务文件(工程投资估算材料、工程设计概算材料、施工图概算材料、施工预算等)。

　　7、工程建设、施工、监理机构及负责人。

　　8、工程准备阶段形成的其他文件。

　　(二)监理文件

　　(三)施工文件

　　1、施工技术准备文件。

　　2、施工现场准备文件。

　　3、工程图纸变更记录。

　　4、施工材料质量证明文件及复验报告。

　　5、施工实验记录。

　　6、隐蔽工程检查记录。

　　7、施工纪录。

　　8、工程质量事故处理记录。

　　9、工程质量检查记录。

　　(四)竣工图

　　(五)竣工验收文件

　　1、工程竣工总结。

　　2、竣工验收记录。

　　3、财务文件。

　　4、声像、微缩、电子档案。

　　第九条 工程档案编制质量要求：

　　(一)归档的工程文件应为原件。

　　(二)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

　　(三)工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

　　(四)工程文件应采用耐久性强的书写材料(如碳素墨水、蓝黑墨水)。

　　(五)工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

　　(六)工程文件中的文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm×210mm);图纸宜采用国家标准图幅。

　　(七)工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张;图纸采用计算机出图，出图必须清晰，不得使用计算机所出图纸的复印件。

　　(八)所有竣工图均应加盖竣工图章。

　　(九)利用施工图改绘的竣工图，必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

　　(十)不同幅面的工程图纸应统一折叠称A4幅面，图标栏露在外面。

　　(十一)工程档案的照片(含底片)及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明准确。

　　第十条工程档案的组卷要求：

　　(一)组卷原则

　　1、工程准备阶段文件按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷。

　　2、监理文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

　　3、施工文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

　　4、竣工图按单位工程、专业等组卷。

　　5、竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

　　(二)组卷的原则、要求和卷内排列、编目、目录编制、封面等按《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定执行。

　　第十一条 工程档案的保存价值、鉴定和保管期限确定，销毁失去保存价值的档案，必须依照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》确定的原则、标准、程序和方法进行。

　　第十二条 工程档案的借阅实行审批登记制。借阅人(公司内部业务部门)在借阅前到档案管理部门填写档案借阅审批单(注明借阅原因、借阅期限、是否复印等)，经公司分管领导签批，档案管理人员进行借阅登记后，方可借阅。公司外部人员借阅工程档案的，由公司业务部门填写档案借阅审批单，按上述程序办理，但审批单必须经公司主要领导签批。

　　第十三条 借阅档案由公司档案管理部门负责限期收回。

　　第十四条 对违反本规定，在档案管理过程中弄虚作假、失职渎职等行为，一经查证属实，对责任人一律解聘或除名。给公司造成经济损失的，由责任人依法赔偿。构成犯罪的依法追究刑事责任。

　　第十五条 本办法(暂行)由河南**铁路有限责任公司负责解释，自印发之日起试行。

篇5：公司文书档案管理办法(6)

　　公司文书档案管理办法(六)

　　1 总则

　　为进一步加强文书档案的管理，规范文书档案的收集、归档、整理、保管、鉴定、销毁、统计、检查、利用、借阅及立卷归档等工作相关程序，特制定本管理标准。

　　2 适用范围

　　本标准适用于公司文书档案管理。

　　3 术语和定义

　　文书档案：是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议纪录、计划和总结等。

　　4 管理职责

　　4.1文书档案室管理部门为公司办公室，具体由公司办公室文秘科负责，并接受市主管机关业务指导。

　　4.2.负责公司党政文书，声像档案的保管。为公司生产、经营及各项工作提供文档信息资料。以党政机要文件保管为重点，同时保证文书档案的完整、保密和安全。

　　4.3负责文档的收集、整理、保管、签定和统计。

　　5 管理活动、程序及要求

　　5.1.文书档案收集

　　5.1.1文书档案收集的范围

　　5.1.1.1上级来文及资料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司历史档案。

　　5.1.1.4已撤消旧机构的档案。

　　5.1.1.5上级领导来公司检查工作及活动的音像资料。

　　5.1.1.6公司荣获的各项荣誉称号、奖牌、奖状、奖旗等资料和照片。

　　5.1.1.7公司发生的重大事件及各项重要活动的音像资料。

　　5.1.2文书档案的收集

　　5.1.2.1按照文书档案收集范围，收集与所保管档案有关的资料。

　　5.1.2.2交接档案的当事人在接收档案时根据移交目录清点核对，并由交接双方在目录上签字或盖章。

　　5.1.2.3各部门交文书档案室的文档需符合文书档案工作要求，并由各部门主管领导审核、签字后方可交接。不符合归档要求的，文书档案室有权拒收。

　　5.2.立卷与归档

　　5.2.1文件的立卷归档工作由公司办文秘科负责，具体工作按文档管理和上级业务规定执行。

　　5.2.2需归档的音像档案，要认真填写说明，编号登记。每半年对文档重新整理，时间在每年的1月份和7月份。

　　5.3文书档案的整理和保管

　　5.3.1文书档案以卷宗为单位进行分类、排列;涉密文件按涉密级别分类，单独保管。

　　5.3.2文书档案室在收集零散文件时，要认真区分，依照分类进行立卷。

　　5.3.3文书档案发现文件破损要及时修复或复制。

　　5.4.文书档案的统计和检查

　　5.4.1文书档案室要设立文书档案登记簿，档案的借阅、返还及时登记、注销，对档案的收进及提出情况进行数量统计。

　　5.4.2文书档案室对所保管的档案每年进行一次全面检查，遇到特殊情况及时检查，并及时上报检查结果。

　　5.4.3负责保管文书档案的人员调动工作时要办理移交手续。

　　5.5.文书档案的利用和借阅

　　5.5.1文书档案室所保管的档案，原则上一律在阅文室调阅，需要查阅档案时，由借阅单位提出借阅申请，经公司办公室主任批准后方可将档案借出。

　　5.5.2复制档案资料时，需经公司办公室主任批准，方可复制翻印。翻印时应说明翻印的单位、日期、份数和印发范围和用途，并由文书档案室进行复印。

　　5.6.文书档案的鉴定和销毁

　　5.6.1文书档案室定期对已过期的档案进行鉴定。根据档案的政治、历史，科学和现实价值确定其是否需要继续保存，并将不需要继续保存的档案剔出销毁。

　　5.6.2文书档案的鉴定销毁工作由公司办公室负责承办，对已过保管期限的档案提出销毁意见时，要经相关部门和人员具体核查，核查单位由公司办公室、党群工作部和企业发展部组成。

　　5.6.3文书档案室对予批准销毁的档案要在档案存储目录上注销，编制销毁清单，审查批准后对档案进行销毁，并由两人或两人以上监销。档案销毁后，监销人员在销毁清单上签名盖章，同时标注档案注销的日期，保证不丢失，不漏销。