物业回访工作规定

　　回访工作规定

　　1、回访形式由上门回访、电话回访、信函回访、公告等组成。

　　2、管理处应对下列三类工作进行回访：

　　1)对报修的回访。管理员按维修单的修复情况与业户联系，了解业户对维修结果的满意程度。

　　2)对投诉的回访。在日常接待中，征询投诉人对处理结果的反馈意见。

　　3)对意见、建议的回访。事务组在日常接待或巡视中收集的业户意见、建议，落实后了解业户的意见。

　　3、回访工作的责任人为管理处经理。回访中存在的问题由管理处经理负责协调、解决。

　　4、上门回访必须有业户的签名，电话回访不作此项要求，但在回访记录表中写明“电话回访”。

　　5、对回访中，业户又重新提出的意见、建议或投诉等：

　　1)对暂时无法作出明确答复的，应作好解释并约定时间回复;属投诉性质，按“物业投诉处理规定”执行。

　　2)对需要进行第二次、第三次甚至更多次回访的，对第二次以后的不属于投诉的回访可视情况采用电话回访形式。

　　6、需对多数业户就同一问题进行答复、回访时，管理处可采用公告的形式给业户答复。公告应存入回访档案。

　　7、对业户反映的问题做到“件件有着落，事事有回音”，回访处理率达100%。

　　8、对同一问题多次投诉(指投诉人向不同部门投诉)，应作一次记录。

　　9、对投诉人没留下姓名或上级部门只要求复函的投诉，可不进行回访，但应将复函情况附在投诉表后。

物业经理人网-www.Pmceo.com

篇2：PM集团业主回访管理规定

　　PM集团业主回访管理规定

　　为了确保公司质量管理体系的正常运行，通过回访活动接受业主的指导、聆听业主的意见，提高服务质量，创建公司品牌，特制定本管理规定。

　　一、 回访形式

　　1、上门回访

　　2、电话回访

　　3、信函回访(公开信)

　　二、经营部应对下列三类工作进行回访

　　1、对业主意见征询的回访：

　　按“业主意见征询控制程序”的规定进行发放、回收、回访。

　　2、对投诉的回访：

　　日常工作中接待的投诉、上级单位转呈的投诉等。

　　3、对意见、建议的回访：

　　(1)管理人员在日常巡视中所收集的业主意见、建议。

　　(2)经营部工作人员接待过的业主(住户)的意见、建议。

　　4、 向业主(住户)提供维修服务的回访。

　　维修质量的回访，每月抽查派工单的5%(当月抽查总量≤总户数的5‰)，由经营部工作人员进行电话回访，将回访情况录入“回访记录”中。

　　三、回访工作的要求

　　1、责任人：经营部全体人员。

　　2、上门回访必须有业主的签名，电话回访作好记录。

　　3、经营部经理对其他人员的回访工作进行检查并签署意见。

　　4、对回访中业主重新提出的意见、建议或投诉等：

　　(1)不能立即解释清楚或暂时无法做出明确答复的，应预约时间回复;

　　(2)对需要进行二次回访的必须进行二次、三次或更多次的回访，在第二次以后的不属于第三类投诉的回访可采用电话回访形式。

　　5、当需要对同一问题进行回访工作时，经营部可以用公开信的形式给住户答复，公开信应存入回访档案。

　　6、对业主反映的问题做到“件件有着落，事事有回音”，回访处理率达100%。

　　7、对同一问题多次投诉(指投诉人向不同部门投诉)，应作一次记录。

　　8、对投诉人没留下姓名或上级部门只要求复函的投诉，可不进行回访，但应将复函情况附在投诉表后。

　　四、回访频率

　　(1) 对“业主意见征询”和投诉的回访处理率100%，有业主签名的上门回访记录不少于40%。

　　(2) 意见、建议的回访率，经营部可根据需要进行。

　　(3) 电话回访率和信函回访率不超过年回访总数的70%。

篇3：矿山机械公司客户回访管理规定

　　矿山机械公司客户回访管理规定

　　1 目的

　　为了及时、真实掌握销售的情况，全面了解客户的服务需求，及时发现销售中存在的各种问题，使上海龙阳品牌得到更多客户的认可、提升客户满意度，特制定本管理规定。

　　2 适用范围

　　本规定适用于客户回访人员对客户进行的例行回访和针对特别客户的特定回访。

　　3 职责

　　3.1 客服人员根据询盘统计表生成客户资料资料制订《客户回访名单》 ，包括询盘详细信息、回访方式、回访时间、回访问题与内容等。

　　3.2 客服人员根据公司情况结合客户特点选择适合的回访方式。全面了解客户的需求和对服务的意见，并认真填写《客户回访记录表》 ，回访结束后汇总形成《客户回访报告》 。

　　3.3 主管领导负责审阅《客户回访记录表》 、 《客户回访报告》 ，对回访记录和结果进行审查，并提出指导意见。

　　3.4 客服人员负责对《客户回访计划》 、 《客户回访记录表》 、 《客户回访报告》进行汇总存档，按照客户分类后建立客户档案，以备参考。

　　4 流程

　　4.1 调取客户资料

　　(1)客服人员根据公司客户询盘建立资料库和客户回访的相关规定，对所保存的客户信息进行分析。

　　(2)客服人员或客户服务人员根据客户资料确定《客户档案》 。

　　4.2 客户拜访准备

　　(1)制订回访免单客服人员或客户服务人员根据《客户 档案》制订《客户回访名单》 ，包括询盘详细信息、回访方式、回访时间、回访问题与内容等。回访的目的要明确。一般地，回访有四大目的：

　　1)客户对公司整体情况的了解，通过回访确定客户对公司整体形象、业务人员各类意见和建议;

　　2)回访的第二目的是为了建立客户档案，延伸对客户的服务，增强公司在客户思维中的记忆与提高公司在客户思维中的认知度、美誉度;

　　3)回访的第三个目的是找出公司销售过程中存在的不足之处，提高询盘成交能力。

　　4)回访的第四个目的是确定询盘有效性，为市场营销决策提供数据支撑。

　　(2)回访时间回访时间要充分考虑客户的时间安排，以不打扰客户为基本准则。

　　(3)准备回访资料

　　1) 客服人员根据《询盘统计表》准备客户回访的相关资料，包括客户基本情况(姓名、联系方式、询盘内容等)、客户服务的相关记录等。

　　2) 确定回访主体内容。回访工作人员在与客户沟通中，客服是公司的“发言人” ，他所讲的内容代表公司。因此，回访的内容，必须要注意维护公司形象。严禁与客户发生争执。

　　4.3 实施回访

　　(1)回访的方法优先采用电话通讯方式回访。回访方式优先级从大到小分别是电话、在线沟通工具(QQ、MSN、Skype 等) 、邮件.

　　(2)回访行为要求在回访中，要认真处理客户的投诉、不满、疑惑等，应诚实、可信，并且对公司负责，对客户负责。

　　(3)回访信息记录回访人员要热情、全面了解客户的需求和对服务的意见，并认真填写《客户回访记录表》 。回访工作人员必须要日清日结，对所回访的客户基本信息、要求以及服务评价都要有书面记录，对于回访客户所提出的问题、建议都要有原始记录。

　　4.4 整理回访记录和处理

　　(1)客服人员或客户服务人员编制回访报告

　　1)按时根据《客户回访记录表》记录的回访过程和结果，对客户的回访过程和回访结果进行汇总和评价形成《客户回访报告》 。

　　2)回访结束后，回访人员应将一周回访的相关资料提交部门主管审核。

　　(2)部门主管领导审阅主管领导对下属人员提交的《客户回访记录表》 、 《客户回访报告》进行审查，并提出指导意见。及时对回访结果提供处理意见，并按时上交《客户回访记录表》 、 《客户回访报告》公司领导审阅。如发现问题，及时与公司领导沟通。

　　4.5 资料保存和使用

　　(1)客服人员对《客户回访计划》 、 《客户回访记录表》 、 《客户回访报告》进行汇总，按照客户分类后建立客户档案，以备参考。

　　(2)销售部门根据《客户回访记录表》 、 《客户回访报告》改进销售方式，提高成单效率。

　　(2)相关市场部参考客户回访的相关资料制定市场营销策划。

　　附件一：客服部回访工作流程工作目标 知识准备 关键点控制 细化执行 流程图

　　1.查询“询盘统计表”回访人员查询询盘统计表，详细分析客户资料内容和客户服务需求《询盘统计表》

　　2.明确回访对象根据客户资料确定客户回访名单《客户名单》

　　3.准备回访资料根据《客户资料》准备客户回访的相关资料，包括客户基本情况、客户服务的相关记录和客户特点等《客户回访资料表》

　　4.制订《客户回访资料表》根据客户资料制订《客户回访资料表》 ，《客户回访资料表》

　　5.1 实施回访

　　5.2 回访人员要热情、全面地了解客户的需求和对售前、售中、售后服务的意见，并认真填写《客户回访记录表》《客户回访记录表》

　　6.整理回访记录回访人员在客户回访结束后，及时整理《客户回访记录表》 ，从中提炼主要结论《客户回访报告》

　　7.主管领导审阅主管领导对《客户回访记录》以及《客户回访报告》进行审查，并提出指导意见指导意见1.及时掌握客户需求信息

　　2.提高客户满意度

　　3.提升企业形象 加深客户认知

　　4. 为市场营销决策提供数据支撑

　　1.了解客户的基本信息与要求

　　2.掌握客户交谈的技巧和策略

　　8.保存资料销售或客服部文员对客户回访资料进行汇总，并经过分类后予以保存，以备参考《客户档案》

　　1.查询《询盘统计表》

　　3.明确回访对象

　　4.准备回访资料

　　5.实施回访

　　6.整理回访记录

　　7.主管领导审阅

　　8.保存资料

　　2.制订《客户回访资料表》