集团分公司办公室行政事务职务说明书

岗

位

标

识

信

息

岗位名称

行政办主任

隶属部门

岗位编码

*Z01

直接上级

总经理

工资等级

三级

直接下级

本部门员工

可轮换岗位

分析日期

工作概述

全面负责公司行政事务的管理，确保公司各项工作正常运作。

工

作

职

责

与

任

务

1．负责制订公司行政事务管理计划和实施。

2．监控公司办公经费的使用和费用审核。

3．负责制定、完善与审核本部门的规章制度与工作流程。

4．负责实施与公安、市政等政府部门的公共关系。

5．领导、规模、考核直接下级的工作，审批直接下级的工作计划。

6．负责公司CI规范管理文件的制作和实施。

7．完成上级委派的其他任务。

工 作

绩效标准

1．保证公司管理工作合理、有序，为公司开发经营提供后勤保障。

2．确保公司安全文明的工作环境，对异常情况及时向上级汇报并采取措施。

3．严格执行公司文档、邮件及网络的管理规定，杜绝出现差错。

4．完善公司信息管理，组织搞好公司对外宣传工作。

岗

位

工

作

关

系

(一)内部关系

1．所受监督：在公司总体规划、重大决策及重要文件审批方面，接受总经理的指示和监督；

2．所施监督：在向部门内部人员下达工作任务和文件审批方面，对副主任、秘书、文书及内部管理人员施放监督。

3．合作关系：在公司行政事务的安排、处理等方面，以各部门经理发生协作关系。

（二）外部关系

1．公司事务方面与地方政府发生联系。

2．公安、市政等政府部门的公共关系。

工

作

权

限

1．所属人员工作岗位调动权、工作指导权、分配权、监督考核权；

2．对所属人员的违纪、违规纠正权、事实处理权或处理申报权；

3．行政事务经费的审核权或额度内审批权；

4．办公用品采购计划的审核权。

5．公司车辆的调度情况

工作时间

在规定时间内上班，有时需要加班加点。

工作环境

在办公室工作。

任

职

要

求

知识及

教育水平要求

拥有行政事务管理、经济法及公共关系等方面的专业知识。了解房地产经营管理方面的知识。熟悉计算机的的应用及操作技能。

技能要求

行政事务分析处理能力，外协关系的公关能力。

工作经验要求

大学本科以上，经济管理或行政事务管理专业。五年以上工作经验。

基本素质要求

具有健康的体魄，充沛的精力；强烈的责任心；仔细认真的个人特征；

岗

位

标

识

信

息

岗位名称

行政办副主任

隶属部门

岗位编码

*Z02

直接上级

行政办主任

工资等级

直接下级

可轮换岗位

分析日期

工作概述

协助主任搞好行政事务管理工作，确保公司安全文明环境。

全面负责公司办公楼的物业管理工作。

工

作

职

责

与

任

务

1．全面负责公司的安全卫生工作，监督、检查安全防护措施的实施。

2．负责公司的基础设施和食堂管理，统筹安排后勤工作。

3．负责公司办公楼的物业管理工作，制订完善的服务标准。

4．负责实施与公安、市政等政府部门的关系。

5．完成上级委派的其他任务。

6．主任外出时，负责日常行政事务工作。

工 作

绩效标准

1．保证公司安全无隐患，确保公司经营正常运行。

2．完善物业管理制度，提高物业服务标准。

3．搞好食堂管理工作，做到安全卫生、味美可口。

4．完善后勤保障制度，制定科学合理的工作流程。

岗

位

工

作

关

系

（一）内部关系

1．所受监督：在公司行政事务工作计划、安排及行政事务决策。接受行政办主任的指示和监督。

2．所施监督：向部门分管人员下达工作任务和分管工作任务文件的审批。对后勤人员及物业管理人员实施监督。

3．合作关系：物业管理、后勤管理等方面与部门经理发生协作关系

（二）外部关系

1．在安全卫生方面与公安及卫生管理等政府机构，发生联系。

2．在物业管理方面与水电等公共单位发生公共关系。

工

作

权

限

1．分管工作人员的指导权、分配权、监督考核权。

2．对分管人员的违纪、违规纠正权、事实处理权或处理申报权。

3．物业管理经费及安全卫生经费的审核权。

4．食堂采购的审核权。

工作时间

在规定时间内上班，有时需要加班加点。

工作环境

物业管理办公室

任

职

要

求

知识及

教育水平要求

拥有物业管理、后勤管理、基础设施管理及经济法等各方面的专业知识。了解房地产基本知识，熟悉计算机的应用及操作。

技能要求

物业管理事务的处理能力，熟悉后勤计划的制订与监控。熟悉安全事故的处理程序。

工作经验要求

专科以上学历，经济管理或物业管理专业，三年以上相关工作经验。

基本素质要求

任职者需具有健康的体魄，充沛的精力，强烈的责任心；仔细认真的个人特征；

岗

位

标

识

信

息

岗位名称

行政办秘书

隶属部门

岗位编码

*Z03

直接上级

行政办主任

工资等级

直接下级

可轮换岗位

行政办文书

分析日期

工作概述

负责公司日常行政事务管理，确保公司事务不受影响。

工

作

职

责

与

任

务

1．负责公司印章的管理和使用。

2．负责公司办公器具的管理，确保公司经营办公正常运行。

3．负责员工提案资料的管理，立项、申报。

4．负责公司机房管理，保证公司网络安全使用。

5．负责公司考勤工作，按时提交打卡记录。

6．完成上级交给的其他任务。

工 作

绩效标准

1．严格控制办公经费使用，做到采购计划合理、适用。

2．严格机房管理制度，做到整洁卫生、安全舒适。

3．员工提案申报及时，立项准确。

4．严格考勤纪律，不弄虚作假。

岗

位

工

作

关

系

（一）内部关系

1．所受监督：在行政事务处理方面接受主任的指示和监督。

2．所施监督：公司员工出勤情况的监督权，办公用具、办公用品、公司网络及员工提案管理权、公司印章使用的管理监督权。

3．合作关系：公司的内勤、外勤及网络管理，与公司员工发生协作关系。

（二）外部关系

1．网络管理方面与公安部门发生协作关系。

工

作

权

限

1．公司员工出勤情况的监督权、登记权。

2．印章及办公用品的监督使用权。

3．公司网络系统及机房的管理权。

4．员工提案的立项申报权。

工作时间

在规定时间内上班，有时需要加班加点。

工作环境

在办公室

任

职

要

求

知识及

教育水平要求

拥有文书、计算机及经济管理方面的专业知识，了解房地产基本知识。熟悉计算机软件应用与操作。

技能要求

文书工作的处理能力，较强的文字书写能力。熟悉行政事务管理工作程序。

工作经验要求

专科以上学历，计算机、中文或经济管理专业。二年以上相关工作经验。

基本素质要求

身体健康、精力充沛、责任心强、仔细认真的个人特征。女性，30岁以下。

岗

位

标

识

信

息

岗位名称

行政办文书

隶属部门

岗位编码

*Z04

直接上级

行政办主任

工资等级

直接下级

可轮换岗位

行政办秘书

分析日期

工作概述

负责公司日常行政事务管理，确保公司事务不受影响。

工

作

职

责

与

任

务

1．负责公司会议记录及纪要整理，保证会议室清洁、有序。

2．负责公司图书、报刊装订、上架

3．负责公司文件档案的整理、传递、归档。

4．负责公司信息收集的整理和公司对外宣传工作，做到全面、及时、完整。

5．完成上级交给的其他任务。

工 作

绩效标准

1．会议记录全面，思路清晰，要点明确。

2．文档的管理整洁、有序、科学、合理。

3．图书管理完整无损，报刊装订整齐，资料保管齐全。

4．信息收集及时，对外宣传资料准备全面，发布及时，效果突出。

岗

位

工

作

关

系

（一）内部关系

1．所受监督：在行政事务方面，接受主任的指示和监督。

2．所施监督：文件档案、图书借阅实施监督。

3．合作关系：在文档管理、图书管理及信息收集等方面，与员工发生协作关系。

（二）外部关系

1．在对外宣传方面与政府及相关部门发生联系。

2．在信息收集方面与客户发生联系。

工

作

权

限

1．会议的记录权和纪要的整理权。

2．文档、图书的管理权。

3．信息收集的报告权。

4．公司对外宣传权。

工作时间

在规定时间内上班，有时需要加班加点。

工作环境

在办公室

任

职

要

求

知识及

教育水平要求

拥有文书、计算机及经济管理方面的专业知识，了解房地产基本知识。熟悉计算机软件应用与操作。

技能要求

文书工作的处理能力，较强的文字书写能力。熟悉行政事务管理工作程序。

工作经验要求

专科以上学历，计算机、中文或经济管理专业。二年以上相关工作经验。

基本素质要求

身体健康、精力充沛、责任心强、仔细认真的个人特征。女性，30岁以下。

岗

位

标

识

信

息

岗位名称

图书管理员

隶属部门

岗位编码

*Z05

直接上级

行政办主任

工资等级

直接下级

可轮换岗位

分析日期

工作概述

负责公司图书、报刊的编辑管理，图书室的环境管理。

工

作

职

责

与

任

务

1．负责公司图书、报刊、资料的收集整理、编排、登记。

2．负责制订公司图书的借阅办法，管理流程及措施。

3．负责制订公司图书、报刊、资料的订购计划。

4．负责图书室的管理、监督，维持好室内管理秩序。

5．完成上级交给的其他任务。

工 作

绩效标准

图书、报刊、资料完整无损，摆放整洁、有序。

室内环境整洁有序、舒适明亮。

岗

位

工

作

关

系

（一）内部关系

1．所受监督：在图书室管理方面接受主任或文书的指示和监督。

2．所施监督：公司图书、报刊、资料的借阅管理监督和保管。

3．合作关系：在图书室与借阅员工发生协作关系。

（二）外部关系

一般不与外界发生关系。

工

作

权

限

1．图书、报刊、资料的归档和管理权。

2．对借阅员工违反借阅制度的纠正权和申报权。

3．图书室的管理权。

工作时间

在规定时间内上班。

工作环境

在图书室

任

职

要

求

知识及

教育水平要求

拥有图书管理、档案管理等方面的专业知识。了解房地产基本知识。熟悉计算机的应用与操作。

技能要求

较强的分析和记忆能力。熟悉图书管理的方法和技巧。

工作经验要求

中专以上学历，图书、中文或计算机管理专业。二年以上工作经验。

基本素质要求

身体健康、精力充沛、责任心强、仔细认真的个人特征。女性，30岁以下。

岗

位

标

识

信

息

岗位名称

驾驶员

隶属部门

岗位编码

*Z06

直接上级

行政办主任

工资等级

直接下级

可轮换岗位

分析日期

工作概述

负责公司车辆管理、维修与保养。

工

作

职

责

与

任

务

1．负责公司车辆的管理与存放。

2．负责公司车辆的使用和驾驶。

3．负责车载物品的搬运和送货。

4．负责公司车辆保养、维修和清洁。

5．负责公司车辆外租收费核算和登记。

6．完成上级交给的其他任务。

工 作

绩效标准

1．安全驾驶，不违章操作。

2．车内清洁、舒适，服务周到、热情大方。

3．合理收费，不弄虚作假。

岗

位

工

作

关

系

（一）内部关系

1．所受监督：在行政事务方面接受行政办主任的指示和监督。

2．所施监督：对公司车辆的管理、使用及保养等方面实施监督。

3．合作关系：在车辆运输使用方面，与员工发生协作关系。

（二）外部关系

1．在车辆管理方面，与公安交通部门发生联系。

2．在车辆使用方面，与相关部门或客户发生公共关系。

工

作

权

限

1．公司车辆的监督管理权。

2．违章乘车的纠正权、实施的申报权。

3．违规物品的拒载权。

工作时间

在规定时间内上班，经常加班加点。

工作环境

外地流动

任

职

要

求

知识及

教育水平要求

拥有交通法规、机械维修、车辆驾驶等方面的专业技能。了解房地产基本知识。

技能要求

较强的分析记忆能力，熟悉交通法规和交通事故处理的各种方法。

工作经验要求

中专以上学历，机械制作或公共关系专业，三年以上驾驶经验。

基本素质要求

任职者具有健康的体魄，充沛的精力，强烈的责任心，仔细认真的个人特征。男性，35岁以下。

岗

位

标

识

信

息

岗位名称

门卫

隶属部门

岗位编码

*Z07

直接上级

行政部主任、副主任

工资等级

直接下级

可轮换岗位

分析日期

工作概述

负责公司门卫的值班、检查和监督。

工

作

职

责

与

任

务

1．负责公司出入人员的检查。

2．负责公司出入人员携带物品的检查和登记。

3．负责检查员工的出勤情况，监督打卡机的使用。

4．负责检查员工胸卡的佩戴情况。

5．完成上级交给的其他任务。

工 作

绩效标准

严格执行公司出入人员的管理制度，认真负责，态度认真。

严格考勤打卡制度，认真负责，不弄虚作假。

岗

位

工

作

关

系

（一）内部关系

1．所受监督：在公司行政事务管理中，接受主任、副主任的指示和监督。

2．所施监督：对公司出入人员及所携物品，实施检查监督。

3．合作关系：与上下班的公司员工发生协作关系。

（二）外部关系

1．与来公司参观或联系业务的客人发生联系。

工

作

权

限

1．公司员工出勤的监督情况。

2．公司员工出入所携物品的检查登记情况。

3．公司员工制服及胸章的检查权。

工作时间

在规定时间内上班，有时需要加班加点。

工作环境

门卫值班室

任

职

要

求

知识及

教育水平要求

拥有法律、保安等方面的专业知识和技能。了解房地产的基本知识。

技能要求

具备较强的事务的分析判断能力。熟悉安全防护措施的规定。掌握一定的武术技巧。

工作经验要求

中专学历或高职学历，武术专业或退伍军人，两年以上工作经验。

基本素质要求

任职者具有健康的体魄，充沛的精力，强烈的责任心，仔细认真的个人特征；男性，25岁以下。

岗

位

标

识

信

息

岗位名称

前台

隶属部门

岗位编码

*Z08

直接上级

行政办主任、副主任

工资等级

直接下级

可轮换岗位

分析日期

工作概述

负责公司前台服务、接待工作。

工

作

职

责

与

任

务

1．负责公司出勤记录和打卡机的使用。

2．负责公司来客的服务接待工作。做好来客询访内容记录。

3．负责公司外来领导、来客的引领工作。

4．负责班前班后公司办公楼内的检查工作。

5．完成上级交给的其他任务。

工 作

绩效标准

着装整齐、礼仪规范、礼貌大方

主动热情、服务周到

检查认真、不出差错、消除隐患

岗

位

工

作

关

系

（一）内部关系

1．所受监督：在公司事务方面接受主任或主任的监督。

2．所施监督：对公司员工上下班考勤及打卡机实施监督和登记。

3．合作关系：与出入公司的员工发生协作关系。

（二）外部关系

1．在外来领导来客发生联系。

工

作

权

限

1．对公司员工出勤情况的登记权。打卡机使用的监督权。

2．外来人员的询问权和登记权。

3．上下班后办公楼内的检查权。

工作时间

在规定时间内，有时需要加班加点。

工作环境

办公楼前台

任

职

要

求

知识及

教育水平要求

拥有公共关系和礼仪方面的专业知识，了解房地产知识。

技能要求

具备较强的事务的分析判断能力，较好的普通话基础。礼仪公关能力强。

工作经验要求

中专或高职学历，公关及相关专业，两年以上工作经验。

基本素质要求

身体健康，美观大方，精力充沛，责任心强，认真仔细的个人特征。女性，25岁以下。