集团分公司办公室管理职务说明书

　　集团分公司办公室管理职务说明书

　　岗位名称 办公室管理 岗位编号

　　所在部门 分公司 岗位定员

　　直接上级 分公司经理 职系 行政事务

　　直接下级 分公司办公室行政事务

　　所辖人员 岗位分析日期 20**年9月1日

　　本职：负责分公司日常行政工作、图纸归档管理、对外接待

　　职责与工作任务：

　　职责一 职责表述：负责分公司的日常行政事务 工作时间百分比：40%

　　工作任务 负责与上级公司对口部门之间的工作协调及公司规章制度、文件精神的贯彻执行

　　负责分公司公务用车调度和管理

　　负责分公司的对外接待工作

　　职责二 职责表述：负责分公司档案管理工作 工作时间百分比：20%

　　工作任务 做好公司下发文件、重要资料的归档工作

　　负责工程成套图纸的整理、归档工作

　　负责经济合同资料的归档工作

　　负责招投标相关资料的归档工作

　　职责三 职责表述： 配合业务部门做好行政后勤支持 工作时间百分比：25%

　　工作任务 配合管理室做好产品市场推广过程中的资料准备及相关行政事务工作

　　配合生产室做好技术处理、工程交接、质量验收等方面的会议准备、行政后勤支持

　　职责四 职责表述：配合公司有关部门做好相关工作 工作时间百分比：15%

　　工作任务 负责组织对本部门人员的业务培训

　　负责对本部门人员的考核

　　负责对直接下级的工作安排

　　权力：

　　对所属下级的工作的监督、检查权

　　对所属下级的业绩考核评价权

　　对所属下级的工作争议裁决权

　　工作协作关系：

　　内部协调关系 分公司业务室/管理室、总经理办公室、行政后勤部、人力资源部、销售中心

　　外部协调关系 物资供应商

　　任职资格：

　　教育水平 大学专科以上

　　专业 行政管理学、管理学等

　　培训经历 建筑、档案管理、计算机等

　　经验 1年以上工作经历

　　知识 具有与行政管理相关的专业等知识

　　技能技巧 熟练使用WORD,E*CEL等办公软件

　　具有较强的领导能力、沟通能力、公关能力、协调能力、计划与执行能力

　　其它：

　　使用工具设备 计算机、一般办公设备(电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络)

　　工作环境 办公场所

　　工作时间特征 正常工作时间，偶尔加班

　　所需记录文档 政府文件、公司文件、汇报文件、各类档案或报告、总结等

　　备注：

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篇2：汽车制造厂办公室主任职务说明书（二）

　　汽车制造厂办公室主任职务说明书

　　基本情况 职务名称 办公室主任 职务编号

　　所属部门 朝阳制造事业部 直接上级 朝阳制造事业部总经理

　　直接下属

　　职务名称 行政管理专员、综合管理专员、技安环保员

　　核心职责 根据公司相关政策和规范，领导本部人员做好公文处理、行政人事管理以及技安环保管理等后勤保障工作;

　　工作职责 11.全面负责办公室业务管理工作;

　　12.负责组织朝阳事业部技安环保工作的开展与管理;

　　13.负责或参与组织事业部重要会议和重大活动;

　　14.负责组织事业部文秘工作与行政、人事管理工作，做好公文处理;

　　15.统一管理事业部办公用品、福利品的采购和发放;

　　16.负责组织事业部日常接待工作、处理朝阳事业部与地方关系;

　　17.指导办公室员工的工作，实施员工培训，不断提高员工的业务水平;

　　18.对下属员工的工作质量、纪律行为、工作秩序、整体精神面貌负责;

　　19.对事业部公文处理、政策规章传达以及会务组织等工作的及时、有效性负责;

　　20.完成朝阳事业部总经理交办的其他工作;

　　工作职权 1.对直接下属的绩效考核权;

　　2.对下属工作的安排权;

　　3.对直接下属的工作调动、任免、培训的建议权;

　　4.对直接下属之下员工的工作调动、任免、培训的审批权;

　　5.对下属的工作有监督、检查权以及工作争议的裁决权。

　　6.对事业部行政管理制度改进有建议权;

　　7.对办公室所提交的结果性文件有审核权;

　　8.对朝阳事业部总经理交办事宜的执行监督权;

　　办公设备 个人专用

　　部门共用

　　公司共用

　　工作关系 内部工作关系 汇报 职责范围内的工作直接向事业部总经理汇报;

　　定期向直接上级递交《月度工作计划》、《月度工作总结》;

　　定期向直接上级递交《部门内员工绩效考核结果》;

　　不定期向直接上级进行口头工作汇报;

　　督导 对办公室所承担的技安环保管理、行政管理、人事管理、公文处理、接待工作及相关事务工作进行监督和指导;

　　不定期确认直接下级的工作进展，并提出口头工作建议。

　　协调 协调处理朝阳制造事业部与地方关系;

　　对办公室与公司其它相关中心、事业部之间的工作进行协调;

　　对公司领导有关活动安排进行协调;

　　外部工作关系 与相关的政府机关保持良好的关系;

　　任职资格 学历 大专及以上学历 专业 行政、文秘等相关专业

　　年龄 25-50岁 性别 不限

　　工作经验 两年以上大中型企业行政管理工作经验

　　工作技能 熟悉行政管理、企业管理、文秘等基本知识;

　　良好的领导、组织、人际交往、协调沟通和策划能力，良好的书面和口头表达能力;

　　其他要求 要有学习热情、责任心强;

　　职前培训 公司相关规章制度;

　　修订履历 修订时间 修订内容 修订者 审核者 审批者

篇3：汽车制造厂办公室主任职务说明书

　　汽车制造厂办公室主任职务说明书

　　基本情况 职务名称 办公室主任 职务编号

　　所属部门 顺义制造事业部 直接上级 顺义制造事业部总经理

　　直接下属

　　职务名称 行政管理专员、综合管理专员、技安环保员

　　核心职责 根据公司相关政策和规范，领导本部人员做好公文处理、行政人事管理以及技安环保管理等后勤保障工作;

　　工作职责

　　1.全面负责办公室业务管理工作;

　　2.负责组织顺义事业部技安环保工作的开展与管理;

　　3.负责或参与组织事业部重要会议和重大活动;

　　4.负责组织事业部文秘工作与行政、人事管理工作，做好公文处理;

　　5.统一管理事业部办公用品、福利品的采购和发放;

　　6.负责组织事业部日常接待工作、处理顺义事业部与地方关系;

　　7.指导办公室员工的工作，实施员工培训，不断提高员工的业务水平;

　　8.对下属员工的工作质量、纪律行为、工作秩序、整体精神面貌负责;

　　9.对事业部公文处理、政策规章传达以及会务组织等工作的及时、有效性负责;

　　10.完成顺义事业部总经理交办的其他工作;

　　工作职权

　　1.对直接下属的绩效考核权;

　　2.部门内开支的审核权;

　　3.对下属工作的安排权;

　　4.对直接下属的工作调动、任免、培训的建议权;

　　5.对直接下属之下员工的工作调动、任免、培训的审批权;

　　6.对下属的工作有监督、检查权以及工作争议的裁决权。

　　7.对事业部行政管理制度改进有建议权;

　　8.对办公室所提交的结果性文件有审核权;

　　9.对顺义事业部总经理交办事宜的执行监督权;

　　办公设备 个人专用

　　部门共用

　　公司共用

　　工作关系 内部工作关系 汇报 职责范围内的工作直接向事业部总经理汇报;

　　定期向直接上级递交《月度工作计划》、《月度工作总结》;

　　定期向直接上级递交《部门内员工绩效考核结果》;

　　不定期向直接上级进行口头工作汇报;

　　督导 对办公室所承担的技安环保管理、行政管理、人事管理、公文处理、接待工作及相关事务工作进行监督和指导;

　　不定期确认直接下级的工作进展，并提出口头工作建议。

　　协调 协调处理顺义制造事业部与地方关系;

　　对办公室与公司其它相关中心、事业部之间的工作进行协调;

　　对公司领导有关活动安排进行协调;

　　外部工作关系 与相关的政府机关保持良好的关系;

　　任职资格 学历 大专及以上学历 专业 行政、文秘等相关专业

　　年龄 25-40岁 性别 不限

　　工作经验 两年以上大中型企业行政管理工作经验

　　工作技能 熟悉行政管理、企业管理、文秘等基本知识;

　　良好的领导、组织、人际交往、协调沟通和策划能力，良好的书面和口头表达能力;

　　其他要求 要有学习热情、责任心强;

　　职前培训 公司相关规章制度;

　　修订履历 修订时间 修订内容 修订者 审核者 审批者

篇4：物流分公司办公室文员职务说明书

　　物流分公司办公室文员职务说明书

　　1 部 门：北京分公司

　　2 职务名称：办公室文员

　　3 直接上级：内勤副经理

　　4 直接下属：厨师、清洁工

　　5 本职工作：文件档案、办公用品管理，食堂及环境卫生管理

　　6 基本职责：

　　6.1 负责分公司各部门文件的发放和跟踪工作。

　　6.2 负责分公司各部门办公用品、生活用品、部分票据及名片的采购、管理和发放，并做好相关的台帐，每月3日将各部门上月领用的所有物品发给各相关部门核对无误后提交给财务部;月末进行相关物品的盘点工作，做到帐物相符。

　　6.3按照ISO及5S的要求，管理分公司所有文件及记录，定期整理文档资料，确保各种文件、记录、票据按类别整齐摆放。

　　6.4负责分公司文件的打印工作及总公司相关文件的传达工作。

　　6.5 负责分公司通讯录的维护工作。

　　6.6 按办公室值日表做好值日工作及电话查询工作。

　　6.7 协助内勤副经理做好分公司内务管理，负责食堂的日常管理及公司的环境卫生管理。

　　6.8 做好会议通知、签到及记录，并做好记录保管。

　　6.9 做好员工的考勤工作，并于月底统计员工的考勤情况上报内勤副经理。

　　6.10做好外来人员的接待及食宿安排。

　　6.11完成领导交办的其它工作事项。

　　7 工作权限：

　　7.1有权对办公室的管理工作提出建议。

　　7.2有权要求各部门及时回复文件接收情况。

　　7.3 对办公用品和印刷品具有管理发放权。

　　8 工作程序：

　　8.1 每日按要求做好分公司文件的打印工作，并分类给予存档。

　　8.2 按值日表做好办分室值日工作，将接到电话查询时，应及时接听，并以真诚热情的态度接受查询，对重要的查询或信息应给予记录并及时传达相关人员。

　　8.3 每天整理文件资料，查看办公用品库存量，做到按需采购，合理发放。

　　8.4 每天做好相关部门的传真、文件的传达，并归类存档，以备查阅。

　　8.5 做好办公物品的发放工作，并做好《领用签收表》，定期做好办公物品的盘点工作，做到帐物相符。

　　8.6 每天安排好食堂物品的采购计划，合理安排伙食费用的支出，督促厨师做好食堂卫生工作。

　　8.7 每天检查分公司环境卫生，督促清洁工的做好卫生工作。

　　9 工作责任：

　　9.1 对工作失职造成的文档管理混乱、丢失、发放、传达不到位等后果负责。

　　9.2 对食堂、环境卫生管理不善后果负责。

　　9.3 对办公用品、日常用品的采购、保管、发放等工作失误负责。

　　10 协作关系：

　　10.1 配合各部门做好办公用品的供应工作。

　　10.2 配合各部门做好文档、票据的管理工作。

　　10.3 配合各分公司、办事处、各部门做好业务查询工作。

　　10.4 配合财务人员做好伙食费用、福利费用、办公费用的统计、核实工作。

　　11 任职要求：

　　11.1 中专以上学历，女性，18-26岁。

　　11.2 一年以上办公室文员工作经验。

　　11.3 具备一定文字功底并具备良好的道德修养。

　　责任人确认： 直接上司签名 ： 行政中心签批：

篇5：路桥集团办公室文秘职务说明书

　　路桥集团办公室文秘职务说明书

　　岗位名称 办公室文秘 岗位编号 JT-BG-022

　　所在部门 办公室 岗位定员 2人

　　直接上级 办公室主任 所辖人员

　　直接下级 岗位分析日期

　　本职：负责集团公司内、外部文书处理，协助办公室主任进行相关会议的组织，并做好记录，协助办公室主任做公司的接待工作，协助办公室主任做好其它各项工作。

　　职责与工作任务：

　　职责一 职责表述：负责集团公司内、外部文书处理

　　工作任务 负责集团公司相关文书的起草、修改

　　负责集团公司相关资料文件的接收、装订、传阅、送签

　　负责集团公司内的复印、传真、打印等工作

　　负责每月办公例会《简讯》的编发

　　职责二 职责表述：协助办公室主任进行相关会议的组织，并做好记录

　　工作任务 负责会议的记录和整理

　　负责会议场所的安排与布置

　　负责会议的服务工作及相关活动的安排

　　负责会议相关资料的编印

　　职责三 职责表述：协助办公室主任做好公司的接待工作

　　工作任务 协助办公室主任负责集团公司来访人员的接待，包括外事活动的组织、接待、翻译工作

　　协助办公室主任负责集团公司相关公共关系的建立和保持

　　职责四 职责表述：协助办公室主任做好其它各项工作

　　工作任务 协助办公室主任做好集团公司印签的使用与管理，并做好用印的登记，以备查

　　职责五 职责表述：协助档案管理专员做好档案管理工作

　　职责六 职责表述：完成办公室主任交办的其它各项工作

　　权力和责任：

　　权力：

　　相关文书的起草权

　　责任：

　　工作协作关系：

　　内部协调关系 集团公司各职能部门、事业部、子公司

　　外部协调关系 邮递部门、政府机构、行业机构、兄弟单位等

　　任职资格：

　　教育水平 大专或以上学历

　　专业 文科类相关专业

　　经验 1年相关工作经验

　　知识 熟悉文秘、行政相关知识

　　技能技巧 熟练使用办公软件和上网操作，中文输入速度在50字/分钟以上，较强的英语应用能力

　　个人素质 具备较强的沟通能力、判断能力、具有较强的阅读能力、写作能力和表达能力

　　其它：

　　使用工具设备 电话、计算机、传真机、复印机、打印机、Internet/Intranet网络

　　工作环境 固定的办公室

　　工作时间特征 正常工作时间，根据需要加班

　　所需记录文档 相关会议记录、文件记录

　　考核指标：

　　文书起草、会议记录完成质量及完整性

　　文书收发的及时性、准确性

　　考勤、服从安排、遵守制度

　　其他专业知识技能

　　职业发展：

　　备注：