物业行政事务制度：档案管理

　　物业行政事务制度：档案管理

　　档案管理办法

　　第一章 总则

　　第一条 为加强公司档案管理工作，完整地保存和科学地管理公司档案，充分发挥档案在公司发展中的作用，根据国家有关档案法律法规，结合公司实际情况，特制定此办法。

　　第二条 公司档案包括公司在各项经济活动中形成的全部档案的总和，按保存时间分为永久保存(五十年以上)、长期保存(十六年至五十年)、和短期保存(十五年以下)。

　　第三条 公司档案管理遵循统一领导，集中管理的原则，由综合部加强对公司档案管理的领导，负责建立健全档案工作制度，以达到档案完整、准确、安全和有效利用的目的。

　　第二章 档案管理工作机构和管理员职责

　　第四条 公司档案管理由综合部统一领导，由业务素质过硬，热爱公司的专职人员担任，同时其他各部门要设置兼职的档案管理员。

　　第五条 档案管理人员基本职责：

　　一、认真贯彻集团公司有关的档案管理制度;

　　二、忠于职守，严格执行档案管理制度，维护档案的完整与安全。

　　三、负责统一管理公司全部档案(除公司另有管理规定的特殊资料外)。

　　四、负责建立健全公司档案管理的工作方针、工作目标、工作程序。

　　第三章 档案的形成

　　第六条 归档文件要求书写工整，图样清晰，材料完整，能准确地反映公司本次活动的真实内容和整个过程。

　　第七条 档案材料必须遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

　　第八条 档案管理员必须按集团公司档案管理的有关制度和要求定期编制各类材料的归档范围。

　　第九条 各部门工作人员因公外出参观学习等活动中带回的材料要及时归档。

　　第十条 各项经济活动中形成的文件材料在次年5月份前必须完成归档，公司档案管理员要督促各部门执行。

　　第四章 档案管理

　　第十一条 公司档案管理员必须对公司各部门移交的档案按规定进行分类：

　　一、根据集团公司档案分类编号的有关规定进行档案分类编号，并要求保持一定的稳定性，不得随意改动。

　　二、分类和编号要遵循材料的形成规律，要求为档案的保管和利用提供方便。

　　三、公司各项经济活动、技术性及财务等管理性文件，要按其文件内容分别归入各类档案中统一编号。

　　第十二条 公司综合部要根据需要编制案卷总目录、全引目录、专题目录、分案目录、底图目录等不同形式的检索工具，并且进行档案著录工作，便于查找利用。

　　第十三条 档案保管要求：

　　一、对底图保管必须采取平放或卷放，不允许折叠保管。

　　二、声像档案要统一分类编号，单独存放。

　　三、实物档案要统一编号集中保管。

　　第十四条 经鉴定需要销毁的档案，要编制销毁清册，经批准后指派专人负责监销，并由监销人员在销毁清册上签字。

　　第五章 移交和利用

　　第十五条 公司档案室要按集团公司档案有关规定及时向集团档案室移交有关档案。

　　第十六条 公司档案应简化借阅程序，做到科学而不繁琐，利于公司员工查阅档案。

　　第十七条 公司档案原则上不借出，若特殊情况，须由档案主管领导签字，并进行登记，但不得超出三天。

　　第十八条 公司档案原则上不外借，仅供内部参阅。若情况特殊，经主管领导签字同意，可借出复印件，原件概不外借。

　　第六章 附则

　　第十九条 本办法自下发之日起执行，解释权归综合部。

采编：www.pmceo.cOm

篇2：医院行政管理：档案管理制度

　　医院行政管理-30 项

　　十八、档案管理制度

　　1. 医院全部档案(病案除外)实行集中统一管理，各类档案按要求于相应期限内统一归档，任何科室或个人不得长期或私自保存应归档的文件资料保证档案的完整、准确、系统。

　　2. 二级甲等以上医院设立档案管理部门，其它医院应设专(兼)职人员管理，建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计表。

　　3. 根据需要编制各种检索工具，并利用计算机进行检索，开展档案编研工作，积极开展档案利用工作，提高利用效果。

　　4. 保存的档案，主要供本单位和上级主管机关利用。建立、健全档案的借阅制度和档案室保密制度，档案立卷归档制度、档案鉴定制度、档案库房管理制度、专兼职档案员职责等各种制度。

　　5. 根据国家的有关规定，编制本单位或本专业系统的《档案材料保管期限表》，并报档案业务管理机关备案。

　　6. 医院档案库房应该坚固，并做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其它技术处理。

　　7. 档案保管不善，造成毁坏和丢失，要追究有关人员法律责任并予以处罚。

　　8. 档案保管人员必须严格执行《档案法》和《保密法》，在公共场所不得随意谈论档案中的有关秘密事项，档案保管人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。

篇3：仁和物业行政管理规章制度：档案管理实施

　　仁和物业行政管理规章制度：档案管理实施

　　十七、档案管理实施细则

　　1.总则

　　1.1为了加强本单位档案业务，进一步提高档案管理水平，根据国家档案部门有关档案管理的规定，制订本细则。

　　1.2档案是指本单位在各项管理活动中形成的全部档案的总和，包括各项管理规章制度标准、记录，教育培训，财务管理、产品生产、经营项目、设施设备、维修改造等各项服务活动中形成的档案。

　　1.3档案工作是本单位各项管理的基础工作，是维护本单位经济利益、权益和历史面貌的一项工作。

　　1.4本单位档案工作实行集中统一管理。

　　2.档案管理体制

　　2.1本单位成立综合档案室，负责统筹、协调、组织、管理本单位档案工作;配备档案员一人，负责综合档案室档案的日常管理工作和各项具体的档案工作事务。

　　2.2档案员必须忠于职守,具备中专以上文化程度,熟悉档案管理知识，有档案管理工作经验。

　　2.3综合档案室由本单位主管行政工作的领导分管，并由主管领导实行监督。

　　2.4各部门应指定本部门档案管理人员，负责本部门形成的文件材料的、整理和归档工作，并向档案室移交需公司归档的档案。

　　3.文件材料的形成与归档

　　3.1凡本单位在各项业务工作中形成的具备保存价值的文件材料都必须向档案室归档。归档的具体范围：时间和要求按归档制度的规定执行。

　　3.2文件材料的形成和积累须纳入各部门工作计划和有关人员岗位职责。

　　4.档案的管理

　　4.1本单位档案分为文书档案、基建档案、物业档案、业主档案、管理档案等。

　　4.2编制宗卷目录、卷内文件目录、专题目录及底图目录等档案检索工具;按《档案著录规则》进行档案室著录工作。

　　4.3档案鉴定。根据上级档案部门有关规定编制档案保管期限表，档案保管期限分永久、长期和短期三种。

　　档案鉴定分两次进行：归档前对文件材料价值进行鉴定;归档后，对保管期满档案的存毁进行鉴定，及时销毁失去保存价值的档案。

　　4.4建立档案管理统计工作。编制基本情况统计表，对档案数量、档案借阅人次，档案利用效果、编研情况进行统计、统计数据以原始记录为依据，做到准确可靠。

　　4.5档案库房管理。配备专门档案库房，做好防火、防盗、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等工作。

　　4.5.1档案放存应有铁制箱柜，箱柜排列方式要便于查找。

　　4.5.2对照片、胶片、磁带、光碟等特殊载体的档案必须配备特制的设备进行修补和复制。

　　4.5.3定期对档案库房进行检查、清理、核对工作，做到帐物相符;对破损档案及时进行修补和复制。

　　4.6档案管理现代化

　　4.6.1档案管理现代化是本单位现代化管理的组成部分，应列入本单位现代化管理的整体计划。

　　4.6.2.逐步采用以电子计算机为主，包括缩微技术和先进的监控装置，通讯设施和办公自动化等现代化管理手段。

　　5.开发档案信息

　　5.1在本单位内部实行档案开架阅览。

　　5.2在保证不泄密的前提下，对内对外交流档案目录。

　　5.3开展档案编研工作，根据本单位工作需要和档案库存情况编制各种专题资料。

　　5.4在档案信息开发与提供利用中，必须严格遵守保密制度。

　　5.5积极开发和提供利用档案并取得显著效益的人员，本单位应给予表扬和奖励。

　　6.附则

　　本细则根据工作需要可进行补充。

篇4：物业公司行政工作制度:收发文档案管理

　　物业公司行政工作制度：收发文及档案管理

　　3收发文及档案管理

　　3.1文件定义

　　3.1.1本规定所提的文件是指：证照、合同、函件、图纸、传真、以部门/管理处/物管公司名义发出的电子邮件等文件。

　　3.1.2公司正式文件不可以电子邮件方式传递，即收到和发出的电子邮件不具有法律效力。

　　3.2收发文管理

　　3.2.1收文

　　3.2.1.1收到的文件（包括通过前台之外来文件，以及内部各部门/管理处文件（密件除外），由物管公司秘书或各管理处行政人员负责收文登记；另物管公司秘书必须在项目管理中心内部网页进行收文登记。无具体收文部门的文件，由资源部负责收文登记。

　　3.2.1.2收文登记后，及时报公司总经理/管理处主任或授权人签署意见，再转交收件人/跟进人处理。无总经理/管理处主任签署意见的文件，可不予处理。

　　3.2.1.3文件执行或处理完毕后，由收件物管公司秘书/管理处行政人员存档，重要的文件正文（如有）物管公司秘书须定期交到档案室归档。

　　3.2.1.4管理处行政人员负责每月填写《收文登记表》。

　　3.3发件

　　3.3.1起草：由需要发件的部门/管理处起草文件。

　　3.3.2编号：对外公文由物管公司秘书上公司网登记索取编号。管理处内部发文由管理处行政人员负责统一编号及填写《发文登记表》。

　　3.3.3打印：由发文部门/管理处负责。

　　3.3.4校对、签署

　　由发文部门/管理处负责，部门/管理处/物管公司归档的文件需有发件人、管理处主任及物管公司总经理的签名；以管理处名义发出的电子邮件，则打印后由管理处主任签名，留作归档。

　　3.3.5申请盖章

　　由物管公司秘书负责申请盖物管公司公章，按项目中心有关图章的管理规定执行，文件的审批件由项目中心行政及信息管理部负责归档。

　　3.3.6发出：由发件部门/管理处负责，并作出发文、签收登记。

　　3.3.7内部传阅

　　收件人依据传阅批示尽快传阅，不应拖延。传阅并签名后的文件，交回归档。

　　3.3.8归档

　　具有保存价值的文件物管公司秘书应及时移交给项目中心资源部档案室；其他文件由物管公司秘书和各管理处行政人员负责保管和处理，做好文件类别、保存份数、存放方式和存放地址等情况的登记。

　　3.3.9管理处行政人员负责每月填写管理处的《发文登记表》。

　　3.4文件保管及处理

　　3.4.1物管公司秘书及各管理处行政人员负责文件的保管工作。

　　3.4.2管理处秘书/各管理处行政人员将所有收、发的文件按不同的类别进行分类，具体类别根据各自的具体情况制定，做到科学、系统、方便查阅和处理。并需将各自的文件分类的类别规则，每年一次或有改变时报物管公司资源部备案。

　　3.4.3文件必须存放在文件柜等安全的地方，不得随意或杂乱地堆放。

　　3.4.4定期组织清理文件（每年的6月和12月）。由各管理处指定专人负责，根据文件的内容和重要性，界定文件的存放期限和处理方法，例如：

　　3.4.4.1对于保管期限已到的文件，集中销毁，并做好注销的登记手续，包括文件名称、文件日期、来文单位/收文单位、文件编号、存放期限、注销日期、注销负责人、注销批准人（管理处主任/物管公司经理）等；

　　3.4.4.2对于保管期限未到、但不是经常使用的文件，按类别进行钉装、打包，集中存放到另外指定的位置上；

　　3.5档案管理

　　3.5.1文件的移交

　　3.5.1.1对于各部门/管理处在工作中形成的、具有保存价值的文件材料应在规定期限内由物管公司秘书移交至项目管理中心档案室，具体移交期限如下：

　　3.5.1.2重要文件如公司/管理处证书、合同、及其他法律文件，应在办妥后一周内由物管公司秘书移交项目管理中心档案室。

　　3.5.1.3一般工作性文件，可按工作进度作阶段性定期移交。

　　3.5.1.4文件移交人将符合归档条件的文件整理后，填写申请，交到项目管理中心档案管理员处，档案管理员清点无误后，予以签名确认。

　　3.5.2档案的保管

　　公司的档案由资源部指定专人进行保管，一般雇员不得私自保留档案。资源部根据公司档案编号的规则，将文件进行编号，分类存放。

　　3.5.3档案信息的使用

　　3.5.3.1复印档案

　　公司规定可按暨定的权限进行复印档案，但必须填写《档案复印记录表》。如所复印的文件属公司证照类，由物管公司秘书统一向项目中心行政及信息管理部办理。

　　3.5.3.2档案原件的借用

　　1）原则上公司档案原件不外借，但因工作需要必须外借的档案原件（例如办理公司年审所需资料等），可凭政府部门的通知填写《档案原件借用申请表》，交物管公司经理签批后由物管公司秘书向项目中心行政及信息管理部借出。

　　2）档案原件外借期一般不得超过一个月。如因工作需要未能及时归还的，须将其原因和档案的存放地点知会项目中心档案管理员，并由档案管理员作出追踪。

　　3）档案借用人应有高度责任感，保持档案的整洁和完整，不得涂污及损坏。

　　3.5.3.3档案原件的归

还

　　1）借用人将档案归还时，须经项目中心档案管理员检查所归还之档案是否完整，并签名确认。

　　2）档案管理员将《档案原件借用申请表》复印件退回借用人，证明已归还档案，完档案归还手续。

　　3.5.3.4档案原件的处理

　　由物管公司秘书统一交项目中心档案室存档。

　　4月报制度

　　4.1月报制度：每月25日前，各管理处以规定书面格式上报该管理处各部门工作情况至物管公司秘书。

　　4.2香港月报制度：每月28日前，各管理处以规定书面格式上报该管理处工作状况至物管公司秘书及项目。