物业行政事务制度：文件管理

　　物业行政事务制度：文件管理

　　文 件 管 理

　　第一条 公司颁布的各类文件对公司内部具有约束性、指导性和强制性，是上传下达公司旨意的有效手段。

　　第二条 公司文件分为公司文件和部门文件两种，公司综合服务部负责公司文件的草拟、修改、发放和存档和控制。

　　第三条 涉及部门以上的文件，原则上由部门提出，公司统一发文颁布。

　　第四条 公司各部门颁布的文件，必须抄送公司综合服务部存档备查，各部门涉及规章制度、考核等方面的规定、条例，参照公司统一颁布的制度制订，并经公司综合服务部核稿方为有效。

　　第五条 各部门应积极主动传阅有关文件，并把工作落实到实处。各部门应有完整的文件登记、收发、阅读记录，如有异议，在两天内向归口部门提出，直到解释圆满。

　　第六条 文件传阅后要求妥善保管，不得遗漏和丢失。各兼职文书、记录管理员应积极主动配合部门负责人做好此项工作。如发现遗漏和丢失的，将追究部门负责人的经济责任。

　　第八条 文件行文管理程序和要求：

　　一、 拟稿：根据重大决策内容，有必要下发的，应指定有一定业务素质人负责拟稿，内容要求简明扼要、实际，语句通顺，通俗易懂。

　　二、 核稿与签发：一般情况下，各种文件拟稿完毕后，必须由部门负责人核稿，无差错后方可由主管人员签发，涉及面广的，应有会签记录。

　　三、 文件的下发：文件必须手续齐全，打印完毕后，及时下发各有关部门和个人，在下发时，做到有专人收签名，不经签名不发，发文簿及收文簿清晰。各部门应设收文登记簿，按文号及标题登记，以利于工作和便于传阅。公司综合服务部定期对部门文件进行检查，并作为经济责任制进行考核。

采编：www.pmceo.cOm

篇2：肥料企业技术文件管理制度

　　肥料企业技术文件管理制度

　　本公司制定并执行技术文件管理制度，以控制技术文件的发布、更改和处置。程序具体表述如下：

　　一、目的与适用范围

　　规定技术文件审批发布、评审更新、更改、保管和作处置的控制，确保文件使用处均可获得使用有效版本文件。

　　适用于本公司技术文件和与技术管理活动有关的外来文件(如国家标准、法律法规等)的控制。

　　二、职责

　　1、技术文件由办公室负责技术文件管理。

　　2、各部门负责相关文件的编制、使用和保管的控制。

　　3、技术负责人负责公司技术文件的审批。

　　三、管理程序

　　1、文件的编制由文件的主管部门负责，并组织相应人员审核，同技术负责人批准，以确保文件适宜性。凡技术文件都应经过审批程序，签字确认后，方可发布实施。

　　2、技术文件应依照有关规定或国家标准进行编制，指标不得低于标准要求或与国家标准相抵触。

　　3、一切技术文件必须经标准化审查：

　　A、图面是否整洁，图样是否正确;

　　B、检查主题栏的各项内容填写是否正确、齐全，符合有关规定;

　　C、技术要求文字是否通顺，符合技术术语的规定，标点符号是否正确;

　　D、文字编排格式是否符合规定。

　　4、文字审批后由办公室统一编号并组织打印、发布，按经批准的发放范围进行发放，文件发放和收回予以记录。技术文件未经批准，不得实施、影印或外借。

　　5、技术文件在发放时应做好登记。

　　6、文件实施后，每年对其适用性进行评审。涉及到文件修改时，遵循原审批程序进行批准。

　　7、企业标准检验规程的修订制度

　　A、化验室参照有关国家标准、行业标准和有关法规制订本企业产品的企业标 准，并结合实际情况，进行企业标准的修订工作。

　　B、根据各自的企业标准，制订各产品的检验规程。

　　C、企业标准、检验规程的制订应在充分征求意见的基础上，先制订出草案，试行段时间后，再征求意见，确定正式版本。企业标准要到技术监督部门备案登记。检验规程也要在企业内部进行编号登记。

　　8、本公司确保文件使用场所均得到有效文件，及时收回并处置废弃文件。

　　9、与技术文件有关的外来文件由技术质监部保管，相关部门使用备份，予以编号标识，并登记分发情况。技术开发部技术文件中录入外来文件进行管理，与发行机构联系，确保及时得到最新版本外来文件。

　　10、文件使用和保管部门应保持文件整洁、齐全、清晰，防止损坏、弄污。

　　11、文件可以是任何媒体形式。

　　12、文件的多少与详略程度与本公司的生产规模和人员素质相适应。

篇3：机关管理文件办理运转程序

　　机关管理文件办理运转程序

　　一、来文办理运转程序

　　(一)收文

　　1.卫生计生委办公室统一接收来文，其他科室和工作人员不得直接受理需卫生计生委办理的来文。特别情况下，卫生计生委委领导及工作人员收到需卫生计生委办理的公文，应及时转办公室收文。

　　2.办公室收发员按文件性质和内容分类登记，登记内容包括来文单位、收文日期、文号、标题及去向等。收件人是个人的，送转相关人员自己拆阅。

　　3.办公室收文时应对文件进行初步审核，对来文明显不符合《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》等规定的，在报分管办公室工作的委领导同意后，填写“开县卫生计生委退文通知单”，退回原报文单位重新办理，并销号。

　　4.市卫生计生委、县“四大家”及以上领导批示给卫生计生委或委领导同志的来文，办公室收文后应重点督办。

　　(二)分办

　　1.办公室根据来文的轻重缓急，分为普通件、急件及特急件(急件、特急件应加盖专印)。

　　2.文件分为阅读件和阅办件分开传送。阅读件按党政领导排序依次送达传阅。阅办件原则上根据来件内容及委班子成员分工，送分管委领导阅办。涉及多名副职分管工作以及特别重要的来件(方针、政策、领导批示件、接待件、会议通知等)，送委主要领导阅示。

　　(三)拟办

　　由办公室主要负责人提出明确的拟办意见。一般工作人员不得在公文处理签上批注处理或建议意见，可通过口头方式向办公室主要负责人建议。

　　四)传批

　　1.公文的传批程序，按办公室主要负责人的拟办及委领导的批示意见办理。

　　2.文件的传送由办公室工作人员负责;其他人员因办理需直接传送文件，应确保文件安全。

　　3.上班时间内，办公室收发员应于上午和下午定时到委领导办公室送文及退文，特急件和急件，应即时送达;科室及科室人员的相关文件资料由科室人员到办公室收取，每天应上午、下午各一次。

　　4.委领导因出差或其它情况不能及时审批公文时，办公室应主动向委领导汇报公文的重要和紧急程度，委领导可以下列方式中的一种处理：

　　①由受委托的领导代行审批;

　　②电传审批;

　　③待领导回来再审批。

　　5.涉密件的办理应严格按照保密工作相关规定执行。

　　五)办理

　　1.来文审批完毕，由办公室收发员登记审批意见后，转相关科室及单位办理。

　　2.各科室及单位承办人员应严格按文件和领导批示要求办理，承办人员在办结完毕后，应在收文处理签上注明已办结的意见，将文件及时退回办公室。

　　(六)归档

　　文件材料办结后，办公室收发员应妥善保存，于每年年底汇总所存资料，交办公室存档，办公室应根据《中华人民共和国档案法》及相关规定，及时整理(立卷)、归档。

　　二、发文办理运转程序

　　(一)拟稿

　　1.根据科室职能职责由科室承办人员拟稿，领导指定的，按领导要求办理。

　　2.草拟公文必须符合《党政机关公文格式》的规定，同时应注意以下问题：

　　①文件一般不要引用领导没有公开发表过的讲话或指示。

　　②上报请示性公文应在成文日期的下一行注明联系人和联系电话，并用圆括号标注。

　　③拟稿人应明确文件报、发、抄送的具体单位及部门，不能逐一在文件中列举的，应另附单交办公室照单办理。

　　(二)审签

　　1.审批签发公文，应当遵守《党政机关公文格式》以及县委、县政府和市卫生计生委的有关规定。

　　2.下列文件由委主要领导签发：以县卫生计生委及党委名义上报县委、县政府和市卫生计生委的文件，向市卫生计生委和有关部门请求批准事项和商洽工作的文件，报送县委、县政府的请示，向全县卫生计生系统通报重大情况的文件，下发的涉及全局性、重大方针政策和重要工作部署的文件，上报或下发的有关人事、财务、机构、编制、审批、表彰奖励、处罚等内容的文件，与其他部门或单位联合发出的重要文件，其他涉及重大事项的文件。

　　3.除应由委主要领导审批签发以外的文件，属于一位委领导分管工作范围内的，由分管委领导审批签发;涉及两位以上委领导分管工作的，经相关委领导会审并提出意见后，报委主要领导审批签发。

　　4.县卫生计生委出台具有普遍约束力的规范性文件，涉及卫生计生委的诉讼、复议、赔偿案件的法律文件以及以卫生计生委名义作出的行政处理决定，由法规监督科进行合法性审查，经分管相关业务工作的委领导审核后，报委主要领导审批签发。

　　(三)复核

　　1.办公室在报发印制文件前，应对拟发文件的审批、签发手续是否完善，文件格式是否规范，文种是否准确等进行复核，发现存在问题的，应及时通知承办人修改完善。办公室复核时，原则上不能对文件内容进行修改，但若发现文字和内容等方面的问题，应联系承办人协商处理。

　　2.经委领导批准签发后的文稿交办公室收发员统一编号。按“谁拟稿、谁校对、谁负责”的原则，办公室负责通知拟稿人对正式发文前的校样稿进行最后校核，校核后由校核人员签字。

　　3.委领导审批签发完毕的公文，不得对文件内容进行修改。确需修改的，必须经最终签发人同意并由其复审。

　　(四)印发

　　1.审批签发完毕的公文，应在当天送办公室统一报发、印制，普通公文在2个工作日内完成(遇双休和法定节假日顺延)，紧急公文应在领导要求的时间内办理完毕。

　　2.打印好的公文由办公室负责装订，用印人员应严格按照印章管理的有关规定用印。

　　3.文件报、发、抄送单位及送达，由办公室按文件明确的单位和承办人所附清单办理。

　　五)归档

　　1.上报及下发公文完毕后，由办公室将电子文档予以分类，备份保存;同时，应将原件及3份正式纸质文件存档。

　　2.办公室每年汇总全部档案资料，交档案室存档。办公室应根据《中华人民共和国档案法》及相关规定，及时整理(立卷)、归档。

篇4：创建安全社区文件与资料管理制度

　　创建安全社区文件与资料管理制度

　　一、加强文书档案、图像档案资料的管理工作，保证文书档案、图像档案的及时归档和妥善保管，专人负责。

　　二、创建办公室负责文件与资料的归档，督促和日常管理工作。对相关资料必须按规定立卷，各工作组在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。

　　三、坚持各工作组收集保管、创建办公室定期归档制度。

　　四、归档范围：重要的会议资料，包括文件、会议的通知、报告、总结、领导人讲话、会议记录、会议纪要等;反映主要工作活动的报告、总结、各种规章制度等。

　　五、创建办公室成员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐全，加以整理。

篇5：品牌顾问公司文件管理办法

　　品牌顾问公司文件管理办法

　　第一节 公文、合同、客户档案管理

　　第五条 公司的档案管理工作遵循规范化、制度化、科学化;

　　第六条 合同、客户付款凭证等重要文件需及时交于公司负责人处统一保管，员工不得擅自留存、更不得擅自复印、扫描和其他任何形式的备份;

　　第七条 每个项目收尾时，必须将项目文件、客户资料等所有资料交于专人处统一保管，要安全保密，不得随意堆放，严防毁损、散失，如出现问题视情况追究有关人员责任。

　　第二节 公司外发资料管理办法

　　第一条 公司外发资料指印刷版本的公司资料和电子版本的公司介绍、项目建议书、报价等;

　　第二条 公司资料的使用规定

　　1)公司会对所有能够外发的文件进行不定期的更新，项目人员需按公司统一要求对外发送最新文件，不得外发任何其他版本和格式的资料;

　　2)外发资料须经过公司审批，任何人不得随意发送任何公司资料。

　　第三条 我方在对外提供资料时，须遵循以下流程：

　　第一步：初步接洽的客户，首先由前台登记对方单位、人名、职务及联系方式;

　　第二步：前台核实确认身份后，将《客户信息登记表.pdf》或《医院导向系统应用导入前实施环境调查表.pdf》以传真或邮件形式发给对方，请对方自行打印、填写，并发回传真;

　　**我方接洽人员在发送传真时需登记发送《客户信息登记表》纪录;

　　第四步：前台收到对方发回的传真后，根据项目类别和所属区域转交相应项目人员;

　　第五步：项目人员通过《企业医院数据库》检索是否有交集并跟进联系，根据需要发送相关公司资料。

　　第四条 报价方案的使用规定

　　1)目前公司对外公开报价有《医院VI设计套餐报价单-北京企业)》、《医院标识系统规划设计报价单-北京企业)》、《医院VI成品印刷报价单-北京企业)》等三个文件;其中《医院VI成品印刷报价单-北京企业》仅发给老客户;

　　2)若客户在收到套餐报价后，需定制个性化报价方案，项目负责人需填写《医院VI定制价格与内容明细-北京企业.e*.》，在公司统一报价完毕后，再外发给客户;

　　3)未经公司允许，任何人不得擅自报价。

　　第五条 资料的发送

　　1)公司资料或者报价必须由指定的项目负责人通过公司指定邮箱发送，同时抄送至***@WWW.PMCEO.COM，且保存在邮件服务器上，具体规定见第五节 《电子邮件管理制度》;禁用qq或msn发送报价及任何项目方案;

　　2)公司资料、报价方案、项目方案、合同等文件的外发格式一律为.pdf格式，任何人不得外发任何其他格式的文件;

　　3)邮件(传真)发送成功后，项目负责人须于当日内以电话或短信形式告知对方。

　　第三节 电脑中文件的管理制度

　　第一条 所有公司的重要文档保存在本地硬盘的D、E分区上;

　　第二条 保持机器内部文件的整齐有序，员工个人必须建立清晰明确的文件管理系统，按照大项类别、客户名称、项目名称、文件类型等进行清晰的分类;

　　第三条 每月必须整理文件夹，及时清理不需要的过期文件和垃圾文件，保持文件的时效性;

　　第四条 每次项目最终完成，设计师需按项目名称将设计文件进行光盘刻录予以备份，并交由设计总监统一保管;保管时须按照序号整理光盘，时间、内容、命名准确清晰;

　　第五条 公司将派专人不定期对员工电脑中文件管理情况进行检查，经提醒两次以上不合格者酌情每次处于50元罚款。

　　第四节 文件的格式说明

　　第一条 文件页面设置。统一规定为：“页边距”上下左右各为2厘米;行间距为单倍行距;页脚采用公司统一规定(如下示意)，不可自行添加或修改。

　　第二条 字体、大小。中文：宋体10号;英文：Arial10号。

　　第三条 规范页脚。

　　对外：

　　第四条 文件名称的定义。

　　1.文件名由5部分组成：客户名称+项目名称+文件内容+创建时间+创建人姓名;

　　2.所有名称、姓名也可以用统一规定的缩略名代替;

　　3.公司内部文件需加“创建人姓名”，外发文件则不加;对内文件命名示意：《北大医院VI项目总结20**.6.1-Lisa》，对外文件命名示意：《北大医院VI设计方案初稿20**.6.1》;

　　第五条 公司外发的每类项目方案均有统一的文件模版，每次编写文档在模版中进行。格式不得任意变更。

　　第五节 电子邮件管理制度

　　第一条 公司内部管理制度、文件传送、日常联系采用电子邮件方式，提倡无纸办公;

　　第二条 定期删除垃圾邮件，保存邮件到您的电脑上;(网管需要定期清理服务器数据，所以建议您使用OUTLOOK等软件把邮件接收到本地电脑上);

　　第三条 发送电子邮件，发件人在主题和附言中应简单明了写清内容，留下发件人的姓名、单位，使用附件时应加以提醒;使用群发时注意称谓和内容的恰当得体;

　　第四条 邮件主题规范：

　　1.外发邮件主题由4部分组成，客户名称+项目名称+邮件目的+“来自北京企业”;如：“吉林省中医院画册设计项目中文文字请确认-来自北京企业”;

　　2.内发邮件主题由2部分组成，邮件目的+发件人姓名;如：“赴吉林省中医院差旅报销申请Lisa”;

　　第五条 发送合同、报价等保密邮件时，发件人必须带签名模板，务必在个人签名模板之下增加保密条 款;

　　第六条 邮件签名规范模板示意如下

　　第七条 员工收到电子邮件后要在一个工作日内处理并回复，如遇到特殊问题不能给发件人准确地答复，也必须告知对方已收到邮件，并尽快答复;

　　第八条 如员工姓名在“收件人”一栏，必须回复发件人;如员工姓名在“抄送人”一栏，不必一定回复，可依据实际情况和信件内容酌情而定。