万科房地产档案管理制度

　　万科房地产档案管理制度

　　第一章 总则

　　第1条 目的

　　为加强企业档案管理，提高档案利用效率，特制定本制定。

　　第2条 管理部门

　　行政管理部是企业文书档案的管理部门，其主要职责如下。

　　(1)制定或参与制定档案工作的规章制度。

　　(2)对企业其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。

　　(3)做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作。

　　(4)做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。

　　(5)提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

　　第二章 企业档案管理体制

　　第3条 归档范围

　　(1)法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

　　(2)企业股东会、董事会、监事会形成的文件材料。

　　(3)本企业的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。

　　(4)本企业与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

　　(5)证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

　　(6)财务、会计及其管理方面的文件材料。

　　(7)劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。

　　(8)仪器、设备方面的文件材料。

　　(9)基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。

　　(10)科研、技术引进、转让方面的材料。

　　(11)声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。

　　(12)本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。

　　第4条 管理部门

　　(1)企业档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政管理部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。

　　(2)企业设立四个档案管理点，分管各类文件、资料档案。工程技术部负责工程建设过程所需各类文件、资料及制度的建档与管理;人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理;财务部负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理;行政管理部负责其他文件、资料及制度的建档与管理，同时负责其他部门移交档案的管理。

　　(3)各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置，由行政管理部定期归档统一处理。

　　第三章 平时归卷

　　第5条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。

　　第6条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》。《案卷类目》的条 款必须简明确切，并编上条 款号。

　　第7条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全，并加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。

　　第8条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照《案卷类目》条 款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

　　第四章 立卷

　　第9条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

　　第10条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　第11条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。

　　第12条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应放在复文立卷;没有复文的，放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。

　　第13条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。

　　第14条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

　　第15条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在《备考表》内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。

　　第16条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

　　第五章 档案借阅、利用工作

　　第17条 企业内档案利用的方式

　　(1)提供档案原件。

　　(2)提供档案复印件。

　　(3)提供文献索引资料。

　　第18条 借阅管理

　　(1)凡需使用档案者，均须填写《文件调阅单》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。

　　(2)案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。

　　(3)借阅期限不得超过____天，到期归还;如需再借，应办理续借手续。

　　(4)借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

　　(5)外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。

　　第六章 档案销毁管理

　　第19条 对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。

　　第20条 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

　　第21条 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

　　第七章 附则

　　第22条 本制度由行政管理部负责解释、补充，由总经理批准后实施

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篇2：山浦集团档案管理制度

　　山浦集团档案管理制度

　　为了加强公司档案管理，理顺工作流程，明确工作职责，杜绝资料流失，确保档案的完善和齐全,充分发挥档案的作用，结合公司的实际情况，特制定此制度，以加强对档案管理工作实务指导。

　　1.档案管理职责:

　　1.1档案管理室是负责公司档案的归档管理、档案管理制度的贯彻与执行，加强对档案工作的实务指导。

　　1.2档案管理员是公司设立专职管理档案的人员，在行政部的领导下，其管理的主要职责为：

　　1.2.1制定或参与制定关于档案管理制度方面的规章 制度。

　　1.2.2协助行政经理对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。

　　1.2.3档案管理员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的新文件资料立即归档。

　　1.2.4确认归档的文件资料完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须归在一起。

　　1.2.5档案管理员立档时应根据文件名称以及文件内容简洁地拟写好归档标题及编号把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，然后封存保管。

　　1.2.6文件组成档案后,如有后续需立档的文件资料，按立档原则进行插档，按相关规律进行排列，方便档案文件管理，做到查找方便。

　　1.2.7档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。

　　1.2.8档案管理员对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采取复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制文件应仔细校对，与原稿无误后，给复制件加盖公章 ，以示复制件不会有误编号入档。

　　1.2.9档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分或经济处罚。

　　1.2.10总结经验，改善工作方法，提高档案管理制度技能和工作效率，使公司档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。

　　2.归档资料的内容及类别：

　　2.1计划性文件资料包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。

　　2.2批示性文件材料包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等;公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、人事任命调动记录等。

　　2.3法规性文件上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件;公司内部档案管理制度的各类法律性规章 制度。

　　2.4公司的重大决议包括由公司股东大会、董事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。

　　2.5总结性文件包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结;下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。

　　2.6凭证性材料包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。

　　2.7汇报性材料包括公司各职能部门向总部汇报的材料、统计报表;公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等

　　2.8调研性资料包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。

　　2.9声像制品资料包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。

　　2.10证件性文书资料包括企业营业执照、卫生许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料房屋租赁合同资料、车辆的相关资料证明与证照等。

　　2.11档案秘密级别档案管理员归纳档案秘密级别后，经行政部经理最后审核，确定秘密级别方可存档。

　　3.档案借阅流程及规定：

　　3.1各部门工作人员查阅本部门工作范围内档案资料需经本部门领导批准、经行政部领导批准，即可查阅无密级档案。

　　3.1.2各部门工作人员如需查阅非本部门的重要文件或有密级档案，须经部门经理批示、行政部经理、董事长助理批准，方可借阅。

　　3.1.3重要档案只许在档案室翻阅，不许带离本室。如有工作需要复制时需经公司行政部经理或董事长助理批准。

　　3.1.4借阅文件者要保证档案的完整和完好，不得私自影印、复印、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注标语，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

　　3.1.5档案一般不得借出档案管理办公室。如有特殊情况，须经有关领导批准并办理借阅手续。可做短期外借最多为三天，如延长借阅时间，须补办续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还并给予经济处罚。

　　3.1.6借阅档案者须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

　　3.1.7企业在职员工调离公司时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。

　　3.2档案借阅流程：

　　3.2.1查阅非本部门的档案，由本部门经理申请，行政部经理审批方可借阅。

　　3.2.3查阅本公司重要档案，由本部门经理申请;董事长助理签字审批;转行政经理签字，在档案处登记方可查阅。

　　3.3查阅文件应注意以下方面：

　　3.3.1查阅档案必须严格遵守保密规定查阅文件，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

　　3.3.2查阅档案时，不得抄录档案内容，如特殊情况，须领导批准后方可抄录，抄录的材料应尽快送回档案室处理。

　　3.3.3借阅的各类档案须在三个工作日前归还，若继续使用的请再办理相关续借手续。对丢失档案的将按相关规定执行。

　　4.档案保密要求：

　　4.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心，加强公司文件保密意识，共同做好保密工作。

　　4.2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为(绝密、机密、秘密)三级。

　　4.3密级重要档案只许在档案室翻阅，不许带离本室。复制时需经公司行政部经理或副总以上领导批准。

　　4.4密级重要档案只限归档人使用，其他人员借用需经董事长助理以上级领导批准。

　　4.5档案管理员调离，应由行政部经理监督办理，档案交接之后，方能调离。

　　5.超期档案的销毁审批流程以及文件类别保存期限确定：

　　5.1对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册(一式两份)，一份作为档案室留存，方便日后查阅。

　　5.1.2对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册经部门经理鉴定，报董事长助理批准后，按规定销毁。

　　5.1.3经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

　　5.1.4经领导审批后办公室到指定地点销毁，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人(两人以上监督)应在销毁注册上签字。

　　5.1.5销毁清册要作为资料长期保存，防止丢失，以备查考。

　　5.2销毁流程图表

　　5.3文件类别保存期限

　　5.3.1计划性文件资料

　　包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。根据计划的时间为保存期的时间，一般分为：一季度，半年，一年或更长时间。销毁时由行政部经理审批并监督销毁。

　　5.5.2批示性文件材料

　　包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等;公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、人事任命调动记录等。是公司各项经营的运营标准应为长期保存，一般保存期分为:一年，三年，五年或更长时间(人事任命书保存期为长期保存，销毁期应为此人离任或离职)经董事会批准方可销毁。

　　5.5.3法规性文件

　　上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件;公司内部档案管理制度的各类法规性文件规章 制度。根据文件内法律效应时间年限为保存期的时间，保存期满后销毁时由法务部高级顾问，董事会审批方可销毁。

　　5.5.4公司的重大决议

　　包括由公司股东大会、董事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。应根据会议纪要事项时间及年限进行保存，以备公司后期发展参阅，保存期满由董事办批准方可销毁。

　　5.5.5总结性文件

　　包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结;下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。根据总结中的时间为保存期的时间，一般保存期分为：一季度，半年，一年或更长时间。保存期满销毁时由行政经理批准申请销毁。

　　5.5.6凭证性材料

　　包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本，

　　根据产品销售、合同书、协议书等原始记录等按合同期限保存，到期后即可申请销毁。

　　5.5.7汇报性材料

　　包括公司各职能部门向总部汇报的材料、统计报表;公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等。根据回报材料、统计报表期限作为保存期限，一般保存期分为：一季度，半年，一年或更长时间。保存期满后可申请销毁。

　　5.5.8调研性资料

　　包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。此类文件为保密性文件一般保存年限比较长，经董事会批准方可造册申请原资料销毁。

　　5.5.9声像制品资料

　　包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。是记录公司长期发展的历史性影像资料应为长期保存。

　　5.5.10证件性文书资料

　　包括企业营业执照、卫生许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料房屋租赁合同资料、车辆的相关资料证明与证照等。根据各照、证相关年限保存。

篇3：某公司档案管理制度

　　某公司档案管理制度

　　为加强公司文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案资料的及时归档和妥善保管，特制定本规定：

　　(一)立卷归档

　　1.立卷归档的职责

　　(1)公司各部门均为立卷归档部门。公司行政部负责公司的立卷归档工作，各部门、各员工均要严格执行立卷归档制度，应归档的文件材料要妥善保存、及时归档编号、任何人不得以任何理由拒绝归档。

　　(2)行政部经理和各部门应指定专人负责办理立卷归档工作。

　　2.立卷归档的范围

　　(1)重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等;

　　(2)公司的各种规章 制度、实施细则;

　　(3)上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条 例、规定、计划等文件资料;

　　(4)公司对外的正式发文与有关单位来往的文书;

　　(5)公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等;

　　(6)公司的请示与上级机关的批复;公司反映主要工作活动的报告、总结;

　　(7)公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录(表单)及工作简报;

　　(8)公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料;

　　(9)公司管理人员任免的文件资料;

　　(10)关于员工奖励、处分的文件资料;

　　(11)本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料;

　　(12)公司重要设备档案、财会档案及基建档案材料;

　　(13)反映公司各项生产、技术、科研活动的有保存价值的技术文件、图纸、信息、市场营销资料等。

　　3.平时归卷

　　(1)各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职档案员集中统一保管。

　　(2)各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条 款必须简明确切，并编上条 款号。

　　(3)公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职档案员归卷。

　　(4)专(兼)职档案员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条 款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。

　　4.立卷归档的基本要求

　　(1)各立卷单位应使用本单位统一格式的档案袋装订档案。

　　(2)文件应按不同年份进行立卷。

　　(3)立卷时应根据文件形式的客观规律和经营活动特点，依照同类合并的原则进行归档，将一组具有有关联系的文件材料组成一个卷。

　　(4)有密切关联的文件不可分散。

　　(二)档案的调用

　　1.公司员工应严格执行借阅管理制度，履行借阅手续。

　　2.员工调用本部门的档案，应征得本部门经理同意。

　　3.调用公司档案，应提出申请，并经得公司行政部经理同意，方可调用。

　　4.调用的档案，一般不得带离公司，公司档案被借出办公室时，借用人须在档案登记本上登记，借阅档案三日内归还，如需继续借阅，必须在登记本上签字后，方可继续借阅。

　　5.凡属绝密、机密技术资料与本人工作无关不得查、借阅，因工作需要必须经主管领导批准方可查阅。

　　6.严禁私自复印、摘录绝秘技术资料。

　　7.丢失资料者，应及时书面通知行政部负责人，以便采取相应的补救措施。

　　8.销毁过期档案，应由部门经理审批后方可销毁。

　　9.凡借出的图纸、资料，不得损坏、删改、涂抹、剪贴、拆散。

　　10.凡调离本公司职工，必须归还全部技术资料，方可办理调动手续。

　　(三)档案管理

　　1.凡需永久和长期保存的档案，应使用专柜集中存放，妥善保管。

　　2.存放永久和长期档案的专柜，由行政部指定专人管理。

　　3.各部门如需永久和长期保存的档案移交给档案管理部门或放于档案库内，应办理档案移交手续，并由经办人员在移交单上签名。

　　4.档案管理人员对集中保管的档案要进行登记编号和编制目录以便查阅，查阅重要带密级档案需经有关领导批准。

篇4：集团公司档案管理制度

集团公司档案管理制度

　　一、公司档案是管理基础工作的组成部分，档案管理工作是维护公司利益、合法权利和依法经营的原始凭据。

　　二、公司档案是公司在各项经营活动中全部档案的总和，它包括：开发、设计、设备、工艺技术、产品、销售、管理、人力资源等。从公司目前的经营规模、经营范围、经营类型等综合情况看，档案管理工作主要以市场信息收集、行政办公、人力资源为主。

　　三、综合部档案管理工作要坚持集中统一的原则，建立以综理规定;

　　5、文件材料的整理和归档工作要列入经营管理的各项程序之中，纳入工作计划和有关部门及工作人员的职责范围。

　　七、档案分类：

　　1、分类编号应遵循文件材料的形成规律;

　　2、经营活动中形成的文件、材料分别归入文书、科技等类型统一编号;

　　3、档案分类编号方法：

　　(1)文书档案按年度、部门、问题分类编号;

　　(2)市场营销、人事档案按部门编号;

　　(3)行政管理和外部来文按年度、月份、内容分类编号。

　　八、归档范围：

　　1、A类：文书档案：

　　a意向书、申请、报告、批准文件、请示、批复、指示、决定、批示;

　　b预算、决算、货款、审计、验资、计划;

　　c合同、协议;

　　d项目建议书、讨论方案、可行性研究报告、销售策略书、销售策划方案、市场远景规划和年度计划;

　　e各种政府、行业批文，技术、质量认证，先进经验的推广材料，图片、拷贝等;

　　f各类规章制度、合理化建议;

　　g公司各种证照原件、复印件。

　　2、B类：人力资源档案

　　a劳动合同书及相关资料;

　　b劳动执法年检合格证书及相关资料;

　　c员工保险福利卡片及相关资料;

　　d员工名册、员工考勤表、员工工资表;

　　e员工个人档案(员工登记表、员工考评表、员工体检表、员工个人证件复印件)。

　　九、证照原件、复印件，各类原始凭据、资料及对公司具有长期利用价值的档案应永久保存;对公司经营管理在一定时期内有利用价值的档案分别按长期和短期保存;对于确定无保存价值的档案，造册登记，报懂事长批准后由综合部监督销毁。

　　十、文件、档案的保管必须安全、保密、整齐有序，有关机密资料未经懂事长批准任何人不得查阅和传阅。查阅档案人员必须严格遵守保密制度，严禁涂改、损坏和私自翻录。

　　十一、档案管理人员要有良好的职业道德，熟悉公司各部门情况，了解公司业务，积极提供各类档案为公司生产经营服务。

篇5：英达仕公司文件档案管理制度

　　英达仕公司文件档案管理制度

　　(一)意义

　　(二)文件档案的类别与形式公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。

　　1.公司法律文件：公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等

　　2.公司董事会文件：董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等

　　3.公司管理制度：公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程

　　4.公司财务资料：各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

　　5.公司人事薪资：人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等

　　6.公司经营策略规划：客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等

　　7.公司客户名册：客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等

　　8.公司业务文件：公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等

　　9.公司客户服务文件：服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等

　　10.公司客户档案：已结案客户的完整档案，包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

　　11.公司专业资料：公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等

　　12.公司图书、杂志：公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

　　13.公司日常行政文件：日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

　　14.公司宣传资料：公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等