万科房地产文书管理制度

　　万科房地产文书管理制度

　　第一章 总则

　　第1条 目的

　　为使文书管理制度化、规范化，以增进文书处理的品质及效率，特制定本制度。

　　第2条 范围

　　本单位各部门与外界往来文书的收发均由行政管理部负责。

　　第二章 收文

　　第3条 签收文件时，要确认收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。

　　第4条 签收文件时，要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对，如发现其中一项不对口，应及时报告主管领导。

　　第5条 签收文件应签写姓名并注明时间。

　　第6条 文件的登记编号：对收到的文件，要分类逐件在《收文登记簿》上详细登记。登记项目一般包括收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号和文件标题。参加各种会议带回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交行政管理部保管，个人不得存放。

　　第7条 内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。

　　第三章 发文

　　第8条 企业的文件由行政管理部负责起草和审核，由总经理签发;企业本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核，由总经理签发。

　　第9条 以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。

　　第10条 在企业日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项应按有关制度办理，经分管领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用企业文件的形式发布。

　　第四章 分文

　　第11条 外来文件由行政管理部登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。

　　第12条 内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。

　　第五章 会签

　　第13条 需多部门或多人会签处理的文件应附上《收文处理单》。

　　第14条 各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。

　　第15条 文件收文后，再依《收文处理单》内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件转送行政管理部。

　　第16条 重要文件的审核、批示与执行涉及企业总体协调或应由总经理审核的文件，由行政管理部汇总签办意见，呈总经理或交其他授权者做最终的审核、批示，并下发相关部门予以执行。

　　第六章 立档

　　第17条 经办理归档后的文件应立档管理。行政文件由办公室立档管理，业务文件由业务办公室立档管理，次年移交档案室管理。

　　第18条 立档按年度、机构、问题分类立卷，卷中按规定编页码号，卷首有案卷目录。

　　第19条 文件档案用卷宗按规定装订保存。

　　第七章 文书日常管理

　　第20条 借阅

　　(1)凡因工作需要借阅文件时，必须履行手续，一般文件经部门经理签字同意，重要文件经总经理同意方可借阅。

　　(2)文件借出室外需登记，借阅期间应保证文件的完整与安全，阅后在规定时间内归还。

　　(3)翻印(复印)如需复印文件，应经领导同意方可复印。

　　第21条 保管

　　(1)文件应妥善保管，防虫、防霉、防丢失，保证文件的安全。

　　(2)所有文件应有专柜存放，加锁，定期清理翻动、通风、防湿。

　　(3)机密文件按密级保管，不得随便放置于公共场所，不得私自摘录或对外泄露。

　　第22条 文件的销毁

　　文件的销毁应请示领导签字同意，并建账登记，经两人以上监督销毁，任何人不得私自销毁文件。

　　第八章 附则

　　第23条 本制度由行政管理部负责解释，自颁布之日起实施。

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篇2：某公司文书管理制度

　　某公司文书管理制度

　　第一章 总则

　　第一条 为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。

　　第二条 文书包括：业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、专利许可证书、各种帐簿、图表参考书等一切业务用书与公文。

　　第三条 全部文书归公司所有并收藏、任何个人不得私自占有。

　　第四条 必须严格保守文书的秘密。

　　第五条 文书按下列要点处置或办理：

　　1.凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以准确与迅速为原则，必须明确责任。

　　2.即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。

　　第六条 文书的收发、领取与寄送，原则上由行政部负责。

　　第二章 文书的发放

　　第七条 到达文书全部由行政部接收，并按下列要点处置：

　　1.一般文书予以启封，分送各部门。

　　2.私人文书不必开启，直接送收信人。

　　3.分送各部门的文书若有差错，必须立即退回行政部。

　　第三章 文书的处理

　　第八条 文书按机密程度可分为以下几类：

　　1.绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书。

　　2.机密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。

　　3.秘密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。

　　4.普通。指非秘密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。

　　5.传阅。指在本公司内部传阅或传达的文书。

　　第九条 普通文书的处理原则：

　　1.由部门经理以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。

　　2.如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指使办理。

　　3.各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。

　　第十条 带密级文书的处理原则：

　　1.带密级文书原则上由责任者或当事者自行处理。

　　2.指名或亲启文书，原则上由信封上所指名的人开启，其他人未竟授权，不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不接受本条 规定的约束。

　　第十一条 文书的阅览原则：

　　1.某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如果有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。

　　2.有必要在各部门传阅的文书，必须附上“传阅登记簿”，按“传阅登记簿”规定栏目填写，并最终交还行政部相关负责人。

　　第十二条 与各部门有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主管部门出面进行协商，如果不能协商一致，上报或请示上级领导，由上级裁决。

　　第四章 请示审批

　　第十三条 请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项，都必须经请示，获得总裁审查、裁决和公文批复之后，方能执行。特殊情况下需董事长审批通过后方可执行。

　　第十四条 须请示审批事项如下：

　　1.职务及重要人事安排;

　　2.各种制度性规定的变更;

　　3.重要契约的缔结、解除与变更;

　　4.诉讼行为;

　　5.与政府机构有关的各种重要的请求回执、申请等等;

　　6.土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让;

　　7.大额馈送、谢礼、以及宣传广告费用的开支;

　　8.分支机构的增减与升降;

　　9.预算与决算事宜;

　　10.借款与贷款，以及借贷银行的开设和变更;

　　11.重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让或廉价出售;

　　12.定期或不定期刊物发刊、修改与废除，以及费用开支的修订;

　　13.有关公司经营的重要计划与企划;

　　14.其他上述未涉及的重要事项。

　　第十五条 对请示审批的提案文书必须进行仔细斟酌，以便能顺利实施。

　　第十六条 请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交总部。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快书写请示提案文书上报。

　　第十七条 请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书应一式多份，分送有关部门如业务部门、总务部门和财务部门等。

　　第十八条 请示提案文书必须编号，注明起草者或请示者，所属分支机构及部门，并签名盖章 。

　　第十九条 请示审批内容一旦被上级认可并作出决定，则以请示提案书(副本)替代批复返回，并请示部门予以执行。

　　第二十条 请示提案原本由行政部保管。

　　第五章 文书的整理与保存

　　第二十一条 文书按内容进行整理后，分为两类保管，一类是尚未完结的文书，一类是可以归档的文书。

　　第二十二条 全部完结的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。

　　第二十三条 制度规定、不动产权利书、合同书、往来公文与特许专利等特别重要的文书，由行政部填写“重要文书目录”后，予以保存。

　　第二十四条 文书的保存年限如下：

　　1.永久保存文书，包括章 程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定;重要的契约书、协议书、登记注册文书;股票关系书类;重要的诉讼关系文本;重要的政府许可证书;有关公司历史的文书;决算书和其他重要的文书。

　　2.保存十年文书，包括请求审批提案文书，人事任命文书，奖金工资与津贴有关文书，财务会计帐簿、传票与会计分析报表，以及永久保存以外的重要文书。

　　3.保存五年文书，指不需要保存十年的次重要文书。

　　4.保存一年文书，指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。

　　第二十五条 所有重要的带密级文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。

　　第二十六条 保存期满以及没必要继续保存的，经主管决定，填写废除理由和日期后，予以销毁。机要文书以焚烧或碎纸机销毁。

　　第二十七条 如果职务或部门划分发生变更，或者作出调整，则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更调整后的结果。

　　第二十八条 必须做好重要文件的借阅登记工作，并注明归还日期。

　　第二十九条 本制度难以执行时，须与行政部联系，由行政部相关负责人作出裁定。

　　第三十条 本制度自颁布之日起实施。

篇3：房地产公司文书管理制度

　　房地产开发公司文书管理制度

　　一、发文

　　1、起草：公文文体、格式等使用准确、符合规范要求；文字要准确、精练，条理要清楚，层次要分明，用语要规范，公司本部各部门的文件由各部门负责人起草办公室审核，总经理签发。公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发。

　　2、审批：据文件性质、范围、密级由相应权属范围内的管理人员审批。

　　3、发送：文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。

　　二、收文

　　1、属于秘密的文件，核稿人应该注明"秘密"字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

　　2、文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。

　　3、外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。

　　三、文印工作

　　1、公司的文件，有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。

　　2、公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，可经总经理办公室主任同意后办理。

　　免影响公司的正常工作。

　　4、文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室来拿取回，不得延误。

　　5、文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。

　　6、文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。

　　7、 文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处 50 元以上罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50 元以上罚款直至辞退。

篇4：房地产开发公司文书管理制度

　　房地产开发有限公司文书管理制度

　　第一章 总则

　　第一条 为使公司文书管理制度化、规范化，以增进文书处理的品质及效率，特制定本制度。

　　第二条 范围

　　本公司各部门与外界往来文书的收发均由行政管理部负责。

　　第二章 收文

　　第三条 签收文件时，要确认收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。

　　第四条 签收文件时，要对文件的分数、标题等内容逐分清查核对，如发现其中一项不对口，应及时报告主管领导。

　　第五条 签收文件应签写姓名并注明时间。

　　第六条 文件的登记编号：对收到的文件，要分类逐件在《收文登记簿》上详细登记或通过电子扫描建立《电子收文登记簿》。登记项目一般包括收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号和文件标题。参加各种会议带回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交行政管理部保管，个人不得存放。

　　第七条 内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。

　　第三章 发文

　　第八条 公司的文件由行政管理部负责起草和审核，由总经理签发；公司文件由各部门负责起草的，应报办公室审核，由总经理签发。

　　第九条 以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。

　　第十条 在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项应按有关制度办理，经分管领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件的形式发布。

　　第四章 分文

　　第十一条 外来文件由行政管理部登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。

　　第十二条 内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。

　　第五章 会签

　　第十三条 许多部门或多人会签处理的文件应附上《收文处理单》。

　　第十四条 各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。

　　第十五条 文件收文后，再依《收文处理单》内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后见本文件转送行政管理部。

　　第十六条 重要文件的审核、批示与执行涉及公司总体协调或应由总经理审核的文件，由行政管理部汇总签署意见，呈总经理或交其他授权者做最终的审核、批示，并下发相关部门予以执行。

　　第六章 立档

　　第十七条 经办理归档后的文件应立档管理。行政文件由办公室立档管理，业务文件由相关业务部门立档管理，次年移交档案室管理。

　　第十八条 立档按年度、机构、问题分类立卷，卷中按规定编页码号，卷首有案卷目录。

　　第十九条 文件档案用卷宗按规定装订保存。

　　第七章 文书日常管理

　　第二十条 借阅

　　1、凡因工作需要借阅文件时，必须履行手续，一般文件经部门经理签字同意，重要文件经总经理同意方可借阅。

　　2、文件借出室外需登记，借阅期间应保证文件的完整与安全，阅后在规定时间内归还。

　　3、翻印（复印）如需复印文件，应经领导同意方可复印。

　　第二十一条 保管

　　1、文件应妥善保管，防虫、防霉、防丢失，保证文件的安全。

　　2、所有文件应有专柜存放，枷锁，定期清理翻动、通风、防潮。

　　3、机密文件按密级保管，不得随便放置于公共场所，不得私自摘录或对外泄露。

　　第二十二条 文件的销毁

　　文件的销毁应请示领导签字同意，并建账登记，经两人以上监督销毁，任何人不得私自销毁文件。

　　第八章 附则

　　第二十三条 本制度报总经理批准后颁布实施，由行政管理部负责解释。