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必需的六个程序文件:文件控制程序

编辑:物业经理人2020-01-11

  文 件 名:必需的六个程序文件

  文件控制程序

  1.0目的和范围

  对与质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关部门使用的文件为有效版本,防止误用失效或作废的文件。

  2.0适用范围

  本程序适用于质量管理体系有关的文件(含外来文件)的控制。

  3.0职责

  ●总经理室负责文件归口管理。

  ●各部门负责本部门文件的编制、执行和管理。

  4.0工作程序

  ●文件分类和编号

  (1)文件包括:

  ①质量手册(包括形成文件的质量方针和质量目标);

  ②形成文件的程序;

  ③为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件(如

  作业、工作规范、管理规定等 );

  ④外来文件(法律、法规、标准、上级文件等);

  ⑤记录(一种特殊类型的文件)。

  (2)文件可分为“受控”和“非受控”两类。“受控”文件为更改通知版本,在发生更改时能追溯到全部使用者,“非受控”文件为更改不通知版本。

  (3)文件可以是任何媒体形式,如硬拷贝、电子媒体等。

  (4)文件编号执行《文件管理规定》。

  ●文件的编写及审批

  (1)质量手册和程序文件由贯标工作组组织编写,管理者代表审核,总经理批准。

  (2)其他文件由业务主管部门组织编写,部门经理审核(必要时相关部门会签),主管副总经理批准(必要时报总经理批准)。

  (3)确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。

  ●文件的发放

  (1)质量手册和程序文件在企业内部使用时为“受控”版本,提供给其他单位或顾客时为“非受控”版本,发放时均应盖“受控”和“非受控”章,并登记受控号和去向。

  (2)业务和外来文件、资料发放均应有分发号,总经理室向各职能部门发放和各部门向使用人员发放时,均应填写“文件发放登记表”,领用人应在登记表中签字。

  (3)当文件破损严重时,应到发放部门办理更换手续,补发新文件,仍沿用原来受控号,破损文件由总经理室收回。

  (4)当文件丢失时,应说明原因,申请补发。补发文件应给予新受控号,同时注明丢 失文件受控号作废。

  (5)提供给认证机构和供方的文件,按“受控”文件处理。

  ●文件的更改

  (1)体系文件的更改填写“文件更改单”,经总经理批准后,由总经理室实施。更改 方式可采取划改或换页。

  (2)应严格控制文件更改。确需更改时,应由原编写部门到总经理室填写“文件更改 单”,更改单应注明编号、原因、内容和生效日期等,并按原来的审批程序由原审批人审批 后实施,若指定其他人员审批时,应获得审批所需的有关背景资料。

  (3)更改信息应由发放部门传递到原文件的持有者,文件持有者应按更改单要求进行更改,按规定作好记录,保存更改单,适用时收回相应作废的文件。

  (4)总经理室应保存更改记录。

  ●文件的评审

  每年三季度由总经理室组织,各使用部门参加,对现有体系文件的适用性、协调性进行评审,必要时进行修订。

  ●文件管理

  (1)文件的贮存,应提供适宜环境和设施,有防火、防虫和防潮措施,以防变质和损坏。

  (2)文件原版一般不外借。需临时借阅时,应办理借阅手续,在指定日期内归还。

  (3)总经理室负责收集国家和行业标准,每年清理一次外来文件,确认其有效性,及 时宣贯标准,更换过期标准,收回过期失效文件。

  (4)各部门应建立收、发文登记本,做好本部门文件的管理。

  (5)任何人不得在受控文件上涂改,确保文件整洁和清晰。

  (6)作废留用的文件,应办理手续、标识和单独存放。

  ●非纸张媒体的文件的控制,也参照上述规定执行。

  ●记录按《记录控制程序》执行。

  5.0支持性文件

  ●《记录控制程序》

  6.0相关记录

  ●《文件发放清单》

  ●《受控文件一览表》

  ●《文件发放登记表》

  ●《作废文件处理申请表》

  ●《文件更改单》

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