塑胶电子厂品质手册:文件与资料管制

　　塑胶电子厂品质手册:文件与资料管制

　　文件与资料管制

　　1. 目的

　　确保本公司内所有关于品质管理与品质保证之文件及资料能正常有效地运用.

　　2. 范围.

　　凡公司内所有受控质量体系文件及公司业务有关之一切内部文件.

　　3. 权责:

　　3.1. 各部门:文件制定变更申请,外部文件登录申请.

　　3.2. 文管中心:文件分发、回收管理文件.

　　3.3. 各部门主管:文件审核.

　　4. 作业内容

　　4.1. 文件制订.

　　4.1.1. 品保部制订品质手册,品质检验规范,工程部制订作业标准指导书,相关单位制订品质程序书.

　　4.1.2. 制订前必须与各部门相关部门彼此沟通作业内容,避免发生予盾,确实遵守,”品质系统文件相关之符合性,须以规定格式编写文件,文件编号依文件编码规划.

　　4.2. 文件审查.

　　4.2.1. 一,二阶及跨部门文件由总经理核准.

　　4.2.2. 三阶及供部门使用的文件由部门主管核准.

　　4.3. 文件发行.

　　盖章区别管制文件和非管制文件,由文管中心负责分发至相关单位 ,收件单位确认无误后签收.

　　4.4. 文件修订.

　　文件之修订由文件制定部门修订与填写<<文件修订变更申请单>>交单位主管会签,无异议后送相关责任人审批完成后送交文管中心重新影印分发,并做好修订记录.

　　4.5. 文件回收.

　　当文件修订或废止时,旧版管制文件由文管中心负责回收.

　　4.6. 外部文件管制.

　　凡各部门因工作需要将外部制订的文件或资料列为品质系统运作的依据或标准时,为正确使用及满足要求,应纳入文件管制,它包括客户图面规格、规范及工业\国际标准,其它制办法依照”文件与资料管制程序”.

　　5. 相关文件.

　　5.1.文件与资料管制程序 GL-P-004

　　5.2.工程变更作业程序 GL-P-004

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篇2：塑胶电子厂工程变更作业程序:出货管制程序

　　塑胶电子厂工程变更作业程序

　　出货管制程序

　　1. 目的:

　　产品出货时规格,数量等要求确认,确保产品送达客户,满足客户要求.

　　2. 范围:

　　凡本公司出货之产品均适用之.

　　3. 参考文件:

　　3.1.仓储管制程序 MD-P-002

　　3.2.搬运管理程序 MD-P-004

　　4. 定义

　　无

　　5. 权责:

　　5.1. 业务:将出货相关作业传递至相关部门,确认出货产品的规格,数量等内容及相关资料的制作.

　　5.2. 资材:按出货要求备料(包括备品)出货.

　　5.3. 报关:配合出货相关作业.

　　6. 作业内容

　　6.1. 国内交货部份.

　　6.1.1. 业务部开立”出库单”(附件一),主管签核后交仓管.由仓管负责分发至其它相关部门.仓管备料时,产品如无法备齐,将数量告知生管及业务.业务与生管确认原因及处理方法,有必要时由业务与客户进行协调.

　　6.1.2.仓管接到”出库单”,将成品按要求备于出货码头,确保产品数量,规格无误.经业务确认后再装货.出库单”实际出库栏由仓管填写.仓管在”出库单”上签名后,将存根联送业务部.

　　6.1.3.送货时业务按实际出库数填写”送货单”(附件二),进料验收单(客户有要求时)或其它客户要求之表与”派车单”(附件三)并交予(运输公司指派之)司机,要求其平安地将产品交予客户,并负责将客户签章之单据底联带回.

　　6.1.4.出货之后将出货的实际数量记录于”订单交货控制卡”(附件四)

　　6.2. 出口部份

　　6.2.1. 在出货前,由船务联系船务公司提供相关资料(S/O、PACKING LIST、INVOICE等)定船及约柜并通知本厂报关组,重复6.1.1~6.1.2.完成出货 .将运输公司之托运单底联留档.随后将出货资料提供至客户.告知出货情形.

　　6.2.2. 出货之后将出货的实际数量记录于”订单交货控制卡”(附件四)

　　6.3. 资料的保存.

　　“出库单” “送货单” “派车单”正本由业务部保存,保存期限为一年. “订单交货控制卡”由业务部保存,保存期限至少为两年.

　　7. 附件

　　7.1.附件一:出库单 YW-P-002 01

　　7.2.附件二:送货单 YW-P-002 02

　　7.3.附件三:派车单 YW-P-002 03

　　7.4.附件四:订单交货控制卡 YW-P-002

篇3：塑胶电子厂工程变更作业程序:仓储管制

　　塑胶电子厂工程变更作业程序

　　仓储管制

　　1. 目的

　　管制物料,产品的领用作业维持产品储存期间的品质,以确保产品的正确性及料帐管理的一致.

　　2. 范围

　　产品入库,领用及储存管理.

　　3. 参考资料

　　3.1.进料检验程序 PB-P-015

　　3.2.不合格品管制程序　　PB-P-006

　　3.3.出货作业程序 YW-P-002

　　3.4. 物料监审(RMB)程序 PB-P-008

　　4. 定义:无

　　5. 权责

　　5.1.仓库管理人员.

　　产品物料入库,领用及储存管理.

　　6. 作业内容

　　6.1.入库作业

　　6.1.1.原物料,零配件入库

　　6.1.1.1.点收.

　　6.1.1.1.1.厂商交货至公司时 ,应附送货单据和<<物料验收单>>由仓管人员核对送货之品名规格,数量,订单号码与交货日期,确认无误后于24小时内将<<物料验收单>>(附件一)交进料检验人员.

　　6.1.1.1.2.厂商送交之物品应置于待验区,若因特殊原因未置于待验区时,仓管人员应在待验的产品上挂或放待验牌.

　　6.1.1.2.判定合格时.

　　6.1.1.2.1.进料检验人员在<<物料验收单>>上签字后,送仓管人员办理入库.

　　6.1.1.2.2.仓管人员在将合格品搬运入库前,应确认交货产品每一包装或栈板上已贴有绿色<<合格标签>>.

　　6.1.1.3.判定不合格时

　　6.1.1.3.1.若判定不合格时,由进料检验人员在<<物料验收单>>上签拒收并通知采购人员处理此不合格品,品保单位通知仓管人员办理退货作业.

　　6.1.1.3.2.若接受物料监审时,由进料检验人员在<<物料验收单>>备注栏上签注”临审”并贴上“临审标签”,将<<物料验收单>>交由仓管人员办理入库作业.

　　6.1.2.退料入库.

　　厂务中心在成品完工后,将剩余之物料点清数量后开立<<物料退货单>>并由该单位主管签字后,交仓管人员办理入库.

　　6.1.3.半成品与成品入库作业.

　　6.1.3.1.半成品与成品完工时,由生产单位填写<<入库单>>(附件三)注记是半成品或成品)通知品保检验,经品保检验合格并签署确认后交仓管人员办理入库作业.

　　6.1.4.客户退货入库.

　　由业务填写<<销货退回单>>交给仓管人员点收,确认无误后,由仓管人员通知品保检验,经品保检验为不合格并签署后交仓管人员办理入库作业.

　　6.1.5.报废品入库

　　原物料,半成品及成品由申请单位填写<<报废单>>(附件四),由申请单位将报废品放置于仓库的指定区域.

　　6.2.仓储管理作业.

　　6.2.1.仓储规划.

　　仓储规划分为成品仓库,零件仓库,不良品区,报废区等各仓库储放及管理之物品划分如下:

　　6.2.1.1.成品仓库.

　　储放及管理完成外包装之成品.

　　6.2.1.2.零件仓库

　　储放及管理零件等之良品

　　6.2.1.3.半成品仓库.

　　储放及管理半成品等良品.

　　6.2.1.4.不良品区

　　储放属于供货商或外包加工等之不良品

　　6.2.1.5.报废区

　　储放报废品

　　6.2.1.6.客户退货区

　　储放属于客户退货的不良品

　　6.2.2.发,领,退料作业时

　　6.2.2.1.为了提供具有效能的发,领,退料作业,仓管人员应确实执行.

　　6.2.2.1.1.仓储整理,整顿作业.

　　6.2.2.1.2.进,出帐的核对与登录.

　　6.2.2.1.3.生产用料的核对与备料.

　　6.2.2.1.4.呆废料的预防与处理.

　　6.2.3.储位规划.

　　各仓库需对所储放之物料做储位规划并制订明显标示.

　　6.2.3.1.物料之储位可依产品别,相似零件别或料号别加以区分.

　　6.2.3.2.对所规划的储位与料架的每储存格应予格应予编定代码并明显标示以利物料备放管理

　　6.2.4.先进先出控制.

　　在新入库产品入库时,应将原置于仓库的产品先行移开或在新入库产品做适当的标示,以确保产品领用能够维持先进先出原则.

　　6.2.5.储期与仓储环境管理

　　6.2.5.1.由仓库人员制订<<储期与仓储环境管理标准>>(附件五),做为管理的基准.

　　6.2.5.1.1.储期

　　依据产品的特性,若有储存限的考虑时,规定物品的储存期限,储存期可视实际需要以制造日期或进厂日期为基准.

　　6.2.5.2.对超出保存期限的产品,仓管人员应在实物上予以标示,以防止未决定处理方法前领用.

　　6.2.5.3.超出保存期限的产品可填写<<物料监审单>>,依<<物料监审(MRB)程序>>决定其处理方法或以<<报废单>>申请报废.

　　6.2.6.<<物料记录卡>>(附件六)登录.

　　6.2.6.1.各仓库需对所储放之物料,须一物一卡依据相关异动单据详细登录于<<物料记录卡>>上,登录时务求物帐一致.

　　6.2.6.2.登录<<物料记录卡>>时须记录入库日期及数量或领料日期及数量并于每一笔进出后计算结存量.

　　6.2.6.3.<<物料记录卡>>须指出物料所储放的位置并于储位调整时予以修正.

　　6.2.6.4.除物料记录卡外,仓管人员应另建立帐册以核帐.

　　6.2.7.物料库存稽查.

　　6.2.7.1.月盘点.

　　每月底,由仓管人员进行全数盘点,将结果记录在<<物料月结表>>(附件七)上.

　　6.2.7.2.年终盘点

　　每年度进行年终盘点.

　　6.2.7.3.库存稽核重点.

　　6.2.7.3.1.库存稽查,盘点时,除清点品名数量外,尚须针对库存品之损坏污染,变质及使用期限做稽查.

　　6.2.7.2.2.仓管人员应每三个月巡视仓库并整理库存品,如有过期或异常之物料应予以标示并填写,<<物料监审单>>依<<物料监审(MRB)程序>>处理或以<< 报废单>>申请报废,在未决定处理方式前此一类物料禁止领用.

　　6.3.领用作业.

　　6.3.1.原料,零配件,半成品领料.

　　由领料单位开出<<领料单>>提前送至仓库,仓管根据<<领料单>>(附件八)上的品名规格,单位,申请数量,实发数量之备料作业.

　　6.3.2.成品出库.

　　由业务开立<<出库单>>经业务主管审核签字,送仓管将待出货产品移至待出货区等待出货.

　　6.3.3.供货商不良品处理.

　　生产单位退回之零配件不良品,属于供货商责任及进料检验所发现的不良品,若判定退回供应商时, 由仓管人员开立<<物料退货单>> , 办理退货作业.

　　6.3.4.临时性领料

　　当因作业需要,例如提供样品或产品研究使用时,由申请人填写<<领料单>>经主管核准后,仓管领取库存品.

　　6.3.5.若生产单位在制程中造成超过计划用料,需补料时应开立<< 补料单>>,经相关单位主管核准后,仓管人员按需补码量发料.

　　7. 附件

　　7.1.附件一:物料验收单 MD-P-002 01

　　7.2.附件二:物料退货单 MD-P-002 02

　　7.3.附件三:入库单 MD-P-002 03

　　7.4.附件四:报废单 MD-P-002 04

　　7.5.附件五:储期仓储环境管理标准 MD-P-002 05

　　7.6.附件六:物料记录卡 MD-P-002 06

　　7.7.附件七:物料月结表 MD-P-002 07

　　7.8.附件八:领料单 MD-P-002 08

篇4：塑胶电子厂工程变更作业程序:不合格品管制程序

　　塑胶电子厂工程变更作业程序

　　不合格品管制程序

　　1. 目的:管制不合格品,避免不合格品被误用,确保出货之产品品质符合客户要求.

　　2. 范围:从进料起至客户退货止之各作业中,不合格原材料,半成品,成品之标示,处理和记录等均适用之.

　　3. 参考文件:

　　3.1.进料检验程序 PB-P-015

　　3.2.仓储管理程序 MD-P-002

　　3.3.物料鉴审(MEB)程序 PB-P-008

　　3.4.最终检验管制程序 PB-P-003

　　4. 定义:无

　　5. 权责:

　　5.1. 品管:不合格品之标示,作业报表中注明不合格现象及判定不合格品处理方式.

　　5.2. 采购:进料不合格时联系供货商处理或申请物料鉴审

　　5.3. 制造部门:制程中及成品检验不合格品处理或申请物料鉴审.

　　5.4. 生管:委外托加工不合格时联系供货商处理方式.

　　6. 作业内容:

　　6.1. 不合格品管制通则.

　　6.1.1. 标示:经发现的不合格品均需规定的方式予以识别,一旦不合格品经标示后,在未做适当处理前

　　不得领用.

　　6.1.2. 复检:不合格品经重工后的良品需经检测合格后方可领用或入库.

　　6.1.3. 物料鉴审:当不合格品需要物料鉴审时,例如特采,可以依<<物料鉴审(MRB)程序>>审查核定此一不合格批的处理方式.

　　6.1.4. 报废作业:

　　6.1.4.1.不良品若以报废处理时,须由申请单位填<<报废单>>通知当站品保人员复核不良品.

　　6.1.4.2.品保人员接到<<报废单>>时,须检讨待报废的不良品,若确认可报废时,品保人员在<<报废单>>上签名交由申请人送往报废仓报废不良品.

　　6.2. 进料不合格品管制:IQC根据<<进料检验标准>>来判定材料不合格时,标上”不合格品”标记.在<<进料检验报告>>及<<矫正与预防措施要求书>>上注明原因,并知会仓管将其隔离放入”不良品区”.

　　6.2.1. 退货”若决定退货时,必须及时通知采购或生管联系供货商退货,<<退货单>>的开立参见<<仓储管理程序>>.

　　6.2.2.物料鉴审(特采)

　　6.2.2.1.采购或生管若应付生产需要时,可依<<物料鉴审(MEB)程序>>填写<<物料鉴审单>>并在其相关栏目上签署意见,最终由副总经理核决是否特采.

　　6.2.3.制程全检的不良品和特采全检后的不良品,经IQC判定后,由采购或生管联系供货商退换.

　　6.2.4.报废:确定报废的材料,由材料仓处理.

　　6.3. 制程中发现之不合格品管制:

　　6.3.1不合格批管制:

　　6.3.1.1.标示:制程中品管检查若发现不良品需重工时,将此批成品隔离贴上不合格标签,防止流入成品区.

　　6.3.1.2. 处理:品管发出要求书通知制造单位元重工.

　　6.3.1.2.1挑选出的不良品能重工后送品管检验,若判定为报废由制造单位元填写<<报废单>>办理报废作业.

　　6.3.1.2.2经筛选出的良品须再送品管检验.

　　6.3.2不合格品管制:

　　6.3.2.1.标示:制程中各工站作业员需自主检查,将发现之不良半成品,成品放于不良品柜或不良区内.

　　6.3.2.2处理:

　　6.3.2.2.1不良柜或不良品区内不良品由品管确认.

　　6.3.2.2.2良品:IPQC确认为良品,由IPQC投入生产线.

　　6.3.2.2.3重工:不良品若可重工由制造单位元重工,重工的产品再由品管检验.

　　6.3.2.3.4报废:品管确认为报废品,由制造单位元填<<报废单>>办理报废作业.

　　6.4成品出货检验发现之不合格品管制:

　　6.4.1不合格批管制.

　　6.4.1.1.标示:

　　若检验判定不合格时,由出货检验人员在外箱上贴不良标签并签名.

　　6.4.1.2处理:

　　6.4.1.2.1若检验不合格时,由出货检验人员通知制造单位元处理不合格批.

　　6.4.1.2.2不合格批由制造单位元进行筛选,挑出不合格品.

　　6.4.1.2.3经筛选出的不良品在产品包装箱或 产品上做相应的标示,并置于不良品区集中管理.

　　6.4.1.2.4经筛选出的良品须再送货检验人员检验.

　　6.4.2不良品区之不良品处理.

　　6.4.2.1.重工.

　　不良品若可重工时,由制造单位元进行重工,重工后的产品须再送品管检验.

　　6.4.2.2报废:

　　不良品若以报废处理时,须由制造单位元填<<报废单>>办理报废作业.

　　6.5客户退货品管制:

　　6.5.1客检厂内退货品管制:

　　6.5.1.1.客检退货时由品管填写矫正与预防措施要求书,通知制造单位元重工,重工后交品管确认方可入库.

　　6.5.1.2厂外退货品管制参见退货处理程序.

　　6.5.1.3若不合格决定报废时由制造单位元办理报废作业.

　　6.6仓储中的不合格品管制.

　　6.6.1仓储中的不合格批的处理.

　　6.6.1.1.标示:品管使用不良标签标出不良批或不良品.

　　6.6.2处理:

　　6.6.2.1不合格批由制造单位元派人进行筛选挑出不合格品.

　　6.6.2.2挑出的良品再送品管检验.

　　6.6.2.3.不良品若可重工时,由制造单位元重工,重工后送品管检验.

　　6.6.2.4.报废:不良品若以报废处理时,须由制造单位元填<<报废单>>办理报废作业.

　　7. 附件:无.

篇5：粘合剂实业质量手册:文件资料及质量记录控制

　　HS 文件类别 **粘合剂实业有限公司

　　文件资料及质量记录控制 文件编号 HS1-HR-01

　　质量手册 版本A.0

　　1、目的

　　对与质量体系有关的文件资料及质量记录进行控制，确保各相关场所使用文件的有效版本。

　　2、适用范围

　　适用于与质量管理体系相关的文件资料及各阶段检验记录、内部品质稽核报告、生产报表等。

　　3、职责

　　3.1各部门负责编制与本部门有关的文件及质量记录。

　　3.2管理者代表负责组织相关部门主管编制质量手册及审核。

　　3.3董事长批准质量手册。

　　3.4人资部负责对文件和资料进行控制。

　　3.5各部门负责各自的质量记录保管维护及控制。

　　4、定义及分类

　　4.1文件: 规范工作要求(标准)或规范工作进行时的职责与步骤的书面材料。

　　4.2公司文件分为三级:

　　①质量手册及控制程序(一级文件): 叙述公司方针与品质政策、及与ISO9001系列条款相关之所需程序、管理办法。

　　②指导性文件(二级文件): 作业标准、QC工程表、检验规范等。

　　③表单、表格(三级文件)：与本公司的质量体系运行相关的表单、表格、质量记录等。

　　4.3外部文件: 凡公司以外的相关文件均属外部文件。

　　5、作业程序

　　5.1文件的编号：

　　文件的编号由4个英文字母和3个阿拉伯数字组成，如HS1-*S-01，各字母含义为:

　　口 □ □ - □ □ - □ □

　　文件的顺序号

　　表示部门

　　表示文件级别

　　表示公司

　　① HS：表示丁氏公司 1：表示一级文件 2：表示二级文件 3：表示三级文件

　　E：表示外部文件

　　② MT：管理层 SH：审核组 RD：产品开发部 MS：市场营销部 W*：维修部

　　PU：采购部 PD：生产部 FD：财务部 HR：人资部 QM：质量管理部

　　例: 如果是公司人资部第11份指导性文件则编号为HS2-HR-11。

　　5.2文件的版本规定：

　　①文件的版本用A、B、C、D...Z表示。

　　②文件的版次用0、1、2、3...9表示。

　　③版本与版次的使用规定：文件进行了小修改后，必须更改文件的版次，如A.0→A.1或A.5→A.6;当文件进行了较大的改动后，须进行换版处理，A.0→B.0或A.8→B.0等。

　　5.3文件的格式:

　　①文件的边框距离规定:

　　A 装订线一侧留空白距离2cm。

　　B 其它三边留空白距离1.5cm。

　　C 本规定适用于本公司所有文件、资料。

　　②质量手册的文件格式：

　　A 封面格式(附件一) B 正文格式由表头、正文组成。

　　• 表头格式

　　• 正文的格式为(1、目的 2、范围 3、职责 4、定义 5、作业程序 6、相关文件

　　7、相关表单 8、附件)

　　③指导性文件格式:

　　A 文字类有封面格式;表格性文件直接在表头上设置制定、审批、会签等相关栏目。

　　B正文格式由表头、正文组成;各部门指导性文件视具体情况而定。

　　④表单\表格格式: 各种表单和表格的格式视具体情况而定。

　　5.4文件编制、审核、批准和控制规定：

　　文件的名称 文件级别 编制人 审核人 批准人 控制部门

　　质量手册 一级 相关部门主管 管理者代表 董 事 长 人资部

　　指导性文件 二级 相关部门主管 管理者代表

　　或审核组 厂 长 人资部

　　表单、表格 三级 相 关 部 门 相关部门主管 管理者代表

　　或审核组 人资部

　　5.5文件的归档：

　　①公司文件的归档：经批准的公司各级文件原稿均须归档到人资部进行统一管理并由文件管理员填写“文件/资料归档登记表”。

　　②外部文件的归档：与质量管理体系相关的所有外部文件均须归档到人资部进行统一管理，并填写“外部文件/资料归档登记表”。

　　③存入软盘的文件由文件管理员进行归档登记，为防止文件的丢失，所有存入软盘的文件均应有书面备份。

　　④原件背面加注“原件”以示区别。

　　5.6文件的发放：

　　①文件发放前的审批：由人资部文件管理员视各部门需要而填写“文件/资料发放领用回收审批登记表”，经厂长审批后，做好发放的准备。

　　②文件发放：所发放文件必须加盖 “受控文件”印章，且需填写“文件/资料发给部门及份数审批一览表”经管理者代表审批后，方可填写“文件/资料发放领用审批表”，以确保文件/资料的有效性发放及运行。(表单发放不须加盖印章，但须填写相应控制表单)

　　③对所发放的一级和二级文件必须加盖蓝色受控印章进行管理，禁止使用无受控印章及自行复印的文件。对于三级文件发放虽不必加盖受控印章，但必须确保是现行有效版本。

　　④盖受控印章原则：作为指导性文件而发放的需盖受控印章，不做指导性文件发放的，则盖非受控印章，如对外发放图纸或指导性文件时。(向供应商及认证机构发放的文件属于非受控文件。

　　⑤视情况需要把文件原件发放给使用部门，由使用部门保管。

　　⑥分发号的规定：

　　董事长：HS-01 厂长：HS-02 管理者代表：HS-03 人资部：HS-04 财务部：HS-05

　　采购部：HS-06 市场营销部：HS-07 产品开发部：HS-08 质量管理部：HS-09

　　生产部：HS-10 维修部：HS-11 其它：HS-12

　　5.7在用文件有效性确认：

　　为确保各相关部门所使用的文件均为有效文件，人资部负责人每月必须对各相关部门所用的文件进行有效性确认，防止使用失效文件，并把确认情况记录于“在用文件资料有效性检查记录表”中。

　　5.8文件更改换版的管理:

　　①文件的更改

　　A 当需要对文件更改时,更改单位应发出联络单给审核组，报管理者代表同意，向人资部提出更改文件的要求,人资部将所需更改的文件利用再用纸复印一份并加注”文件更改”后,交给更改文件部门主管进行文件更改;

　　B 文件更改完成后,须得到原审核人以及原批准人的同意,并在”文件/资料更改申请表”上签名同意;人资部将更改好的文件进行打印、换版、归档、回收、发放，前一版文件进行作废保留控制。

　　②文件的换版管理

　　A 当文件的改动较小时，只做更换版次的处理;

　　B 当文件的改动较大时，须做更换版本的处理;

　　C 版本和版次的更换权利由人资部负责人决定。

　　③更改文件的发放

　　A 文件更改完成后，人资部文件管理员在发放文件同时向相关部门缴回更改前的文件，并在“文件/资料缴回/再发登记表”中登记，该文件的原稿要加注“作废文件保留”，其余文件要销毁，并记录在“文件/资料作废/保留/销毁登记表”中。

　　④作废文件的保留期限，原则上定为三年，个别文件视具体情况而定。须在“文件资料作废/保留/销毁登记表”中相应栏目记录保留期限。

　　5.9文件损坏、遗失和补发

　　①文件损坏

　　当文件使用者不小心把所发的文件损坏时，须填写“补发文件申请单”，人资部负责人同意后办理文件补发手续，并上缴损坏文件，由文件管理员进行销毁并记录表中;

　　②文件补发

　　文件使用者不小心把文件遗失时，根据遗失文件的轻重对责任人进行批评或适当的处罚，补发时须填写书面申请，经人资部负责人同意后办理文件补办手续。

　　5.10文件的借阅

　　需临时借阅文件的人员,填写”文件/资料借阅申请单”, 经人资部负责人批准后方可借阅，并由文件管理员填写“文件资料借阅登记表”，借阅者应在指定日期归还文件，到期末归还由文件管理员收回。原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。

　　5.11外部文件的控制

　　①直接引用的各类外部文件，由厂长或人资部负责人批准后方可发放使用;

　　②人资部负责定期(每年初)到有关部门核查所使用的国家标准、行业标准等外部文件是否为有效版本，及时更换过期文件。

　　③人资部负责检查企业所执行的有关国家及地方等法律法规性文件的有效性;

　　④人资部对发放到企业外部的受控文件进行发放登记及更换、作废的控制。

　　5.12 质量记录之归档、储存、维护原则

　　①各部门负责对本部门质量记录的保管，以每年一次(或视需要)把质量记录归档到产品开发部。

　　②质量记录编号采单据编码者，依单据号连续编成顺序排列。

　　③质量记录编号采流水号码者，依流水码由小到大连续编成。

　　④无流水号或单据编号者，依记录日期依序归档。

　　⑤归档时机有：每日整理方式(日报表)、每月整理方式(月报表)、每季整理方式(日报/周报/月报)、每半年整理方式(月报)、每年整理方式(月报、年报)。

　　⑥归档标示：整理归档完成时，质量记录之外部、封箱外部加以标示，质量记录内容及期间之质量记录，以达到易于取阅之原则，如标示于档案夹之外部或整理成叠之报表封面上。

　　⑦储存原则：储存于档案夹中，或装订成册置于箱中，摆放整齐。

　　⑧质量记录保存期限依“质量记录归档清单”所载，逾期之质量记录由厂长及人资部视情况决定销毁或继续保存。

　　⑼质量记录应妥善保管，以防止损坏、变质、遗失。

　　6、使用表单

　　6.1文件资料发给部门及份数审批一览表

　　6.2文件资料归档登记表

　　6.3文件资料发放(领用)审批登记表

　　6.4在用文件/资料有效性检查记录表

　　6.5文件资料更改申请(归档)表

　　6.6质量记录归档清单

　　6.7文件资料作废/保留/销毁登记表

　　6.8文件资料借阅登记表

　　6.9外部文件资料归档登记表

　　6.10文件资料对外发放记录表

　　6.11文件资料缴回再发登记表