阿卡小区业主委员会档案资料管理办法
阿尔卡迪亚小区业主委员会档案资料管理办法
为保存小区物业管理中的资料、档案,根据相关法律法规,制定本管理办法。
第一条 下列资料、档案应当编号造册,并由专人保管:
1、物业管理区域内的物业资料;
2、《议事规则》、《管理规约》及小区其他公约、规章制度等;
3、业主大会成立备案及业主委员会产生、委员产生、备案及更新备案的材料;
4、业主大会、业主委员会作出的决议、决定等书面材料;
5、业主大会及业主委员会发布的公示、公告、通知等文件;
6、各类会议记录、纪要、签到表;
7、业主清册及联系方式;
8、有关法律、法规和业务往来文件;
9、签订的物业服务合同、专项服务合同以及其它合同等;
10、业主委员会资产登记表、保修书、说明书等;
11、业主和使用人的提议、书面意见、建议书以及接访的登记簿;
12、建筑物及其附属设施维修资金收支情况清册;
13、利用物业共用部分经营所得收益的收支情况清册;
14、业主大会、业主委员会工作经费的收支情况清册;
15、其他应当存档保管的文本资料和电子文档。
第二条 业主委员会秘书长负责收集、接收、催要经办人所持的上述资料、档案,并进行整理、存档。
第三条 文本资料、档案要在文件柜内分类、编号存档,电子文档要进行备份。
第四条 文本资料必须按照保密等级进行保存,业主清册资料为最高等级,禁止对外查阅。
第五条 查阅档案应办理查阅登记手续,并只能在业主委员会办公地点翻阅。业主委员会委员之外的业主查阅保密档案,必须经业主委员会主任或者副主任同意后方可查阅。
本管理办法中的第一条第7、12、13、14项为保密档案。
第六条 档案库房必须有防盗,防火,防潮,防鼠等措施,库房内的档案应排列有序,按照保管期限或类别,项目进行保管。
第七条 因个人原因造成资料档案丢失、业主信息外泄的,由业主委员会追究其相应责任;业主委员会委员违反本制度造成严重后果的,应及时提请业主大会终止其业主委员会委员资格。
第八条 本办法经业主委员会会议通过之日起生效。
编辑:www.pmceo.Com篇2:业主委员会档案资料管理办法
业主委员会档案资料管理办法
为保存小区物业管理中的资料、档案,根据相关法规,制定本管理办法。
第一条 业主委员会需要保存的资料、档案包括,“各种小区物业规章制度”“各种会议记录和决议”“各种法律法规文本”“各种公示、公告、通知”“各种合同”“相关部门下发的文件”“业主委员会物品说明、保修书、登记表”“活动中心物品资料、登记表”“业主委员会接访登记表”和其他业主(代表)大会同意的各种文本资料和电子文档。
第二条 文本资料、档案要在文件柜内分类、编号存档,电子文档要进行备份。
第三条 常务秘书负责接收、催要经办人所持的资料,并进行整理、存档。
第四条 文本资料必须按照保密等级进行保存,业主资料为最高等级,禁止对外查阅。
第五条 因为资料保管人个体原因造成业主资料出现丢失、外泄事件的,业委会必须追究其承担相应责任;责任人是业委会委员的立刻终止其委员资格,并扣除其所有补助;责任人是秘书的立刻将其开除,扣发当月薪水。