物业管理公司质量手册:质量管理体系

　　物业管理公司质量手册：质量管理体系

　　4.1总要求

　　公司按GB/T19001-2000-ISO9001：2000标准的要求建立质量管理体系，形成文件，加以实施和保持，并予以持续改进。

　　为了实施质量管理体系，公司按标准的要求对质量管理的全过程进行有效的管理。

　　4.1.1公司服务的实现过程包括：识别顾客需求--策划服务过程--服务提供--过程或最终检验--阶段性意见测评--分析和改进--标准化。

　　4.1.2按标准的要求编制相应的程序文件、质量计划、作业指导文件及质量记录表格，作为有效控制服务过程的准则和方法，以确保服务过程的有效运作。

　　4.1.3 为判断服务过程的有效运作，建立获取信息的渠道，以便能及时获得必要和充分的信息，并通过对信息的判定来实现对全过程的监视。

　　4.1.4 通过对过程信息的测量和对测量结果的分析，以及针对分析结果实施必要的措施，以实现策划的结果和持续改进。

　　4.1.5本公司对任何影响服务质量的外包过程进行有效的控制。

　　4.2文件要求

　　4.2.1总则

　　为确定质量管理体系运行的依据，达到沟通意图和统一行动的目的，公司编制质量管理体系文件，包括：

　　A.质量方针和质量目标

　　B.质量手册

　　C.质量计划

　　D.程序文件

　　E.作业指导文件

　　F.质量记录表格

　　4.2.2质量手册

　　公司按照GB/T19001-2000-ISO9001：2000标准要求编制质量手册，并予以实施和保持。

　　质量手册覆盖公司质量管理体系所有内容，为质量管理体系的纲领性文件，对质量管理体系过程间的相互关系、作用进行总体描述，同时在章节"1范围"中对质量管理体系的范围作了说明。

　　4.2.3文件控制

　　A.品质管理部是体系文件和资料的管理部门,由管理者代表监督执行。

　　B.各部门负责本部门文件的管理。

　　C.质量管理体系文件都必须得到批准才能发布，盖有受控章的是有效版本，盖有作废章的则为非有效版本。并必须确保对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所都能得到相应文件的有效版本。如文件有内容变更，需在新文件上进行标注，具体控制方法按《体系文件控制程序》执行。

　　D.对国家及国际标准、政府有关政策法规、物业资料、工程档案、客户档案及公司、部门日常管理文件，按《文件资料管理程序》的规定执行。

　　E.不参加第三方认证的公司其他管理部门或业务部门仍需按公司质量管理体系文件的要求执行。

　　* 支持性文件

　　VKWY4.2.3-Z01《体系文件控制程序》

　　VKWY4.2.3-Z02《文件资料管理程序》

　　4.2.4质量记录的控制

　　A.质量记录包含表格、录像带、磁带、光盘、照片、磁盘、各类凭据等。

　　B.各岗位人员按《质量记录控制程序》的要求字迹清楚地做好记录，并予妥善保管，需归档保存的内容，交由各部门文件管理员统一归档保存。来自供方的相关记录也是公司质量记录的组成部分。

　　C.各部门经理负责监督质量记录的真实性及归档保存。

　　D.合同有要求时，在合同期内质量记录可提供给顾客或其代表评价时查阅。

　　* 支持性文件

　　VKWY4.2.4-Z01《质量记录控制程序》

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篇2：物业质量管理体系文件控制工作程序

　　物业质量管理体系文件控制程序

　　1 目的

　　对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。

　　2 范围

　　适用于与质量管理体系有关的文件控制。

　　3 职责

　　3.1总经理负责批准发布质量手册和程序文件。

　　3.2副总经理负责综合部质量手册和程序文件的贯彻落实。

　　3.3管理者代表负责审核质量手册和程序文件。

　　3.4物业部是文件的主责部门并负责组织对现有体系文件的定期评审及修改和资源提供。

　　3.5各部门负责相关文件的编制、使用和保管。

　　3.6各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。

　　4 程序

　　4.1 文件分类及保管

　　4.1.1 质量手册和程序文件由综合部备案保存。

　　4.1.2 第三级文件可分为两类：

　　a）部门岗位职责，由各相关部门自行保存并报综合部备案存档；

　　b）其他质量文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。

　　4.1.3 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等及管理标准（部门管理制度等）部门质量记录文件等，由综合部保存。

　　4.1.4 技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等），由工程科保存。

　　4.2 文件的编号

　　4.2.1 质量管理体系文件的编号

　　a）质量手册：

　　质量手册缩写代号：ZLSC一版次，手册中各章以章节号区分。

　　例如：ZLSC一20**A，表示公司质量手册20**年第A版。

　　b）程序文件缩写代号: C*一版次，程序中各章以章节号区分。

　　例如：C*41一20**A，表示公司第四章第一个程序文件20**年第A版。

　　c）质量记录：主要使用部门代码一质量手册中的文件章节号一记录编号

　　例如：BG一5.6一01，表示物业部在程序文件中第5.6章《管理评审控制程序》中的第1个质量记录文件。

　　c）各部门其他质量文件：部门代码－文件顺序号－年号

　　例如：GC－05－20**，表示工程科于20**年发放的第5号文件。

　　4.2.2 各部门代号规定如下：

　　物业部：BG；工程科：GC；服务中心：FW。

　　4.3 文件的编写、审核、批准、发放

　　文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的和充分的：

　　质量手册由物业部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由综合部负责登记、发放；

　　程序文件由各部门负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由综合部负责登记、发放；

　　各部门岗位质量职责由各部门经理组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，综合部负责登记、发放；

　　应确保文件使用的各场所都得到相应文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。

　　4.4文件的受控状况

　　文件分为'受控"和"非受拄"两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控文件，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。

　　4.5文件的更改

　　a）质量手册由物业部组织更改，填写《文件更改申请》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由综合部发放。物业部应保留文件更改内容的记录；

　　b）其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料；

　　c）所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。

　　d）应能识别所有文件的修订状态，如采用控制清单、修订一览表及标识的方式等。

　　4.6文件的领用

　　a）文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用。

　　b）因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。

　　4.7文件的保存、作废与销毁

　　4.7.1 文件的保存

　　a）与质量管理体系相关的文件都必须易于识别、清晰可辩、分类存放在干燥通风，安全的地方；

　　b）各部门文件由本部门资料员保管。综合部每季度对各部门文件保管情况进行检查。

　　c）对受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用文件的《部门受控文件清单》。每三个月应将清单副本报综合部备案，如内容没有变化，应通知物业部；

　　d）任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。

　　4.7.2文件的作废与销毁

　　a）所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，并标注"作废"字样，确保防止作废文件的非预期使用；

　　b）为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识；

　　c）对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》，经管理者代表批准后，由物业部授权相关部门销毁。

　　4.7.3文件的复制

　　复制与质量管理体系有关的文件，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。

　　4.8 外来文件的控制

　　4.8.1 收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。

　　4.8.2 工程科负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号、加盖受空印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。

　　4.8.3 各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入"部门受控文件清单"，并报物业部备案。

　　4.9 每年半年由物业部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条款规定。

　　4.10 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。

　　4.11 作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。

　　5 相关文件

　　5.1《质量记录控制程序》。

　　6 质量记录

　　6.1《文件发放、回收记录》。

　　6.2《部门受控文件清单》。

　　6.3《文件更改申请》。

　　6.4《文件销毁申请》。

篇3：物业公司《质量手册》之质量管理体系

　　物业公司《质量手册》之质量管理体系

　　4.0质量管理体系

　　4.1质量管理体系总要求

　　物业管理公司依据IS09001:2000《质量管理体系要求》，在实施控制的质量管理体系包括：为制定、实施、实现、评审和保持质量方针所需的组织结构、规划活动、职责、程序、过程和资源。建立了文件化的质量管理体系，在实施和保持过程中，不断改进质量管理体系有效性。策划并建立的质量管理体系符合ISO9001标准要求，其控制范围覆盖物业管理公司全部的服务项目，通过对各项服务提供过程的深刻理解，在体系中明确了各过程之间的相互作用和相互联系，并以大量的切实可行的服务规范和服务提供规范（即作业和管理类文件）的有效实施，以及提供相应的具有足够胜任能力的各类资源，明确质量管理体系的有效实施和持续改进。对需要外包的服务项目，物业管理公司进行认真的研究分析，并制订了相关文件控制外包过程的实现，以满足客户的要求。

　　物业管理公司质量管理体系主要过程的相互作用和相互联系，通过相应的程序文件和作业文件的流程图的方式进行具体表达，以便对各项主要质量活动实施控制时兼顾过程方面的相应接口的控制。

　　本物业管理公司采用PDCA循环的方法识别和控制过程的有效性，使每一个过程都可以通过"策划、实施、检查、总结"达到持续改进有效性的目的。

　　本物业管理公司对任何影响服务质量的外包过程，将按照标准IS09001:2000标准7.4条款和《采购控制程序》，从供方的资源、采购品、接收准则等方面实施监视和控制，并制定相应的二三级文件确保外包过程（项目）的符合性。

　　本物业管理公司的外包过程主要有：

　　1.清洁服务；

　　2.电梯维护保养；

　　3.消防设备、设施维护保养；

　　4.外保；

　　5.化粪池清掏；

　　6.绿植租摆、绿地养护；

　　热力外线、电缆外线、有线电视为国家权威机构，不再做服务评价。

　　4.2文件要求

　　4.2.1总则

　　根据标准的要求，并依据物业管理公司的实际情况，制定了确保过程有效策划运行和控制所需求的体系文件。

　　物业管理公司质量管理体系的文件包括：质量手册、部门作业文件、质量记录等。

　　注：文件可采用书面文件及电子文件两种形式。

　　4.2.2质量手册

　　本质量手册体现了IS09001：2000的要求，明确了物业管理公司的质量方针、目标、组织机构、支持程序、作业指导书等查询的途径及各部职责权限是物业管理公司对质量体系进行管理的纲领性文件。

　　本质量手册由总办负责组织文件编写小组编写，管理者代表审核，物业总经理批准、发布。

　　4.2.3文件控制

　　4.2.3.1总则

　　对物业管理公司质量体系文件和资料及外来文件进行控制，以确保各个场所使用的文件和资料均为有效版本。

　　4.2.3.2文件的批准及发布

　　a、制订《文件控制程序》，并由总办负责对所有质量体系文件的编制、标识、审核、批准、发放、使用、评审、修订、回收、保管、作废等过程实施总体管理控制；

　　b、物业总经理负责批准发布质量手册；

　　c、管理者代表负责审核质量手册；

　　d、总办负责组织质量手册的编制；

　　e、各部门负责相关作业文件的编制、使用、保管、部门经理负责作业文件的编写审核，管理者代表负责作业文件的批准；

　　f、部门文员负责本部门相关文件的收集、整理及归档等，确保文件保持清晰，易于识别。

　　4.2.4质量记录

　　4.2.4.1物业管理公司对质量记录的标识、收集、归档、检索、保存期限和处理进行控制，以提供质量管理体系有效运行的证据。

　　4.2.4.2制订并实施《记录控制程序》，对质量记录的管理控制进行规定。

　　4.2.4.3总办是物业管理公司质量记录控制的主管部门。

　　4.2.4.4各部门负责本部门记录的控制和管理。

　　4.2.5相关文件

　　《文件控制程序》

　　《记录控制程序》

　　4.2.3文件控制程序

　　1.0目的

　　质量管理体系对有关文件进行控制，确保与质量管理体系运行有关的各部门、各环节都得到文件的有效版本。

　　2.0范围

　　本程序适用物业管理公司所有质量体系文件和相关外来文件的管理与控制。

　　3.0职责

　　3.1物业总经理负责批准发布《质量手册》。

　　3.2管理者代表负责组织编写、修改《质量手册》并审核《质量手册》和批准各部门作业文件。

　　3.3总办是物业管理公司文件的归口管理部门，负责质量手册和作业文件的发放、正本保存。并负责与质量管理体系有关的外来文件的管理和控制。

　　3.4各部门负责相关作业文件的编制、使用和保管，部门经理负责作业文件的审核，管理者代表负责作业文件的批准。

　　3.5各部门文员负责本部门与质量管理体系有关文件的收集、整理和归档等。

　　4.0程序流程图

　　文件控制流程图

　　责任者/支持文件

　　质量记录

　　相关部门

　　文件编写/更改申请单

　　物业总经理

　　文件编写/更改申请单

　　管理者代表

　　相关部门

　　文件修改记录表

　　物业总经理

　　管理者代表

　　文件编写/更改申请单

　　总办/文件控制程序

　　总办/文件发放清单

　　文件发放登记表

　　总办/文件控制程序

　　文件发放登记表

　　总办/档案管理制度

篇4：X物业质量管理体系内部审核控制工作程序

　　某物业质量管理体系内部审核控制程序

　　1.目的

　　为进行公司质量管理体系内部审核,特编制本程序。

　　2.范围

　　2.1本程序规定了内部审核的流程和方法，以验证质量管理体系各项管理活动的符合性和有效性。

　　2.2本程序适用于对质量管理体系范围内，各部门管理活动的审核。

　　3.职责

　　3.1管理者代表负责审批《内部审核计划》，任命审核组长和审核员，组织内部审核，审批内审报告。

　　3.2审核组长负责做好审核员的工作分工和审核准备，组织、开展现场审核，编写《内部审核报告》，并负责审核后的跟踪管理工作。

　　3.3审核员负责编制《内部审核检查表》（以下简称"内审检查表"），实施现场审核，确定不合格项并编制《内部审核不合格项报告表》，负责纠正预防措施的跟踪验证。

　　3.4被审核部门负责配合审核员开展本部门的审核工作。

　　3.5不合格项责任部门负责对本部门的不合格项制定纠正措施，按期实施整改，并对实施效果负责。

　　4.工作内容

　　4.1审核时间

　　4.1.1审核一年不少于一次，必要时，管理者代表可根据需要做出提前内审或增加内审次数的决定，如：

　　4.1.1.1当体系发生变更、相关职能有较大变化时；

　　4.1.1.2当相关方对涉及的特殊过程或项目提出要求时；

　　4.1.1.3当服务过程中发生人身安全事故、设备事故时；

　　4.1.1.4认证机构监督评审时。

　　4.1.2当提前内审或增加内审次数时，全面质量管理办公室应提前通知有关部门。

　　4.2审核前的准备

　　4.2.1组成审核组

　　4.2.1.1内审工作开展前，管理者代表应任命审核组长和组员，为审核工作提供组织保证，审核组长和组员应分别具备如下资格：

　　a)组长：持有内审员或外审员资格证书，并具有较强独立工作能力和协调能力；

　　b)组员：接受过GB/T19001标准的内审员或外审员培训，并获得相应资格证书。

　　4.2.1.2审核组组长应按组员的专业特长进行分工，审核人员不能审核自己的工作。

　　4.2.1.3特殊情况下，经管理者代表批准，审核组可吸收专业技术人员或观察员参加。

　　4.2.2编制《内部审核计划》

　　4.2.2.1审核组组长负责编制《内部审核计划》，《内部审核计划》的内容主要有：

　　a)审核的目的、范围和依据；

　　b)审核组成员；

　　c)受审核部门、审核过程或要素；

　　d)审核组内部交流的时间安排等；

　　e)审核日期、日程的安排：

　　在审核前10天，由审核组长召开一次审核小组会议，对《内部审核计划》进行讨论并明确分工。

　　4.2.2.2《内部审核计划》经管理者代表批准后，全面质量管理办公室应提前五个工作日，向有关部门发出内部审核通知。

　　4.2.2.3受审核部门接到计划后应安排有关人员做好配合和准备工作，如果对审核项目和日期有异议，应提前3个工作日通知审核组，经协商后修订《内部审核计划》。

　　4.2.3编制《内审检查表》

　　4.2.3.1《内部审核计划》发布后，审核组组长应组织审核员对《内部审核计划》进行讨论，明确审核准则和审核深度，并编制《内审检查表》。

　　4.2.3.2《内审检查表》的编制应依据：

　　a)GB/T19001标准；

　　b)适用的法律、法规和其他要求；

　　c)体系文件，包括质量方针、目标（指标）、管理手册、程序文件、服务工作规范；

　　d)必要时，从现场收集的相关信息。

　　4.2.3.3《内审检查表》应在审核实施前送审核组长确认。

　　4.3实施审核

　　4.3.1首次会议

　　4.3.1.1首次会议标志着现场审核的开始，首次会议由审核组长主持召开，与会者应在《内部审核会议签到表》中签到，参加的人员和部门主要有：

　　a)最高领导层、管理者代表；

　　b)受审核部门负责人；

　　c)内审组全体成员。

　　4.3.1.2审核组组长在会议上应说明本次审核的目的、范围、准则、方法和时间安排，明确配合人员，对《内部审核计划》中的安排做进一步确认，（遇特殊情况时，应及时调整并再次确认）。

　　4.3.2获取审核证据

　　4.3.2.1审核员参照《内部审核检查表》中的具体内容，对受审核部门进行现场检查，对所涉及的过程和活动，收集、寻找符合或不符合审核准则的客观证据，获取审核证据的方法主要有：

　　a)与被审核对象交谈；

　　b)调阅文件；

　　c)现场查验记录；

　　d)观察操作；

　　e)随即抽样等。

　　4.3.2.2现场审核时，审核员应：

　　a)及时作好审核记录，记录必须清楚、完整，有可追溯性；

　　b)发现问题时，审核员应进一步调查清楚，力求客观公正，并及时给予审核方口头反馈；

　　c)当证据不足或不清楚时，审核员应一查到底，直到弄清楚为止；

　　d)做好相应的检查审核记录，填写《内部审核检查表》，记录必须清楚完整。

　　4.3.3审核情况的总结、评价

　　4.3.3.1审核组组长应按《内部审核计划》的安排，召集内部会议，

　　对审核情况进行沟通和小结。

　　4.3.3.2召开末次会议之前，审核组长应：

　　a)组织内审组成员，根据记录的审核证据，对照审核准则进行评价，确定不合格项及其严重性，开出《内部审核不合格项报告表》；

　　b)召开审核组全体会议，进一步评价审核结果；

　　c)将《内部审核不合格项报告表》交受审核部门确认。

　　4.3.3.3审核组组长于内审后一周内负责编写本次《内部审核报告》。《内部审核报告》的内容主要有：

　　a)审核的目的、范围和依据；

　　b)审核组成员和受审核部门代表名单；

　　c)审核日期及审核计划具体实施情况；

　　d)审核中发现的不合格情况、不合格项目分布情况（《内部审核不合格项统计表》）和严重程度；

　　e)存在的主要问题；

　　f)体系符合性、有效性结论；

　　g)整改及纠正措施验证的要求等。

　　4.3.3.4《内部审核报告》由管理者代表审核后发放。

　　4.3.4末次会议

　　4.3.4.1末次会议标志着现场审核的结束，末次会议由审核组长主持召开，参加人员原则上可以扩大参加首次会议的人员，与会者应签到。

　　4.3.4.2末次会议的主要内容包括：

　　a)重申审核的目的、范围、依据及方法；

　　b)宣读主要的《内部审核不合格项报告表》；

　　c)宣读《内部审核报告》，明确责任部门采取措施的要求及审核员进行检查验证的要求；

　　d)发出《内部审核不合格项报告表》给受审部门。

　　4.4跟踪、验证

　　4.4.1末次会议后，责任部门应对不合格项进行整改；

　　4.4.2根据《内部审核报告》的要求，审核员应及时对不合格项的整改过程实施跟踪、验证；

　　4.4.3对不合格项整改过程中涉及多个部门或出现的新问题，审核员应及时向审核组长或管理者代表反映，及时协调解决。

　　5.相关文件

　　无

　　6.记录表格

　　6.1《内部审核计划》（8.2.2-j-01）

　　6.2《内部审核检查表》（8.2.2-j-02）

　　6.3《内部审核不合格项报告表》（8.2.2-j-03）

　　6.4《内部审核会议签到表》（8.2.2-j-04）

篇5：物业公司质量管理体系文件控制工作程序

　　物业公司质量管理体系文件控制程序

　　1.目的

　　对质量管理体系的文件进行统一的管理与有效的控制,以确保使用质量管理体系文件的部门均能得到相应文件的有效版本。

　　2.范围

　　本程序适用于对公司质量管理体系文件的控制。

　　3.职责

　　3.1质量手册、程序文件由总经理批准。

　　3.2管理者代表批准其他文件。

　　3.3全面质量管理办公室组织人员进行质量管理体系文件的编写。

　　3.4全面质量管理办公室负责质量管理体系文件的归口管理。

　　4.工作内容

　　4.1编写与审批

　　4.1.1质量手册,全面质量管理办公室负责组织相关人员编写,管理者代表负责质量手册的审核,总经理负责质量手册的批准。

　　4.1.2程序文件，管理者代表负责程序文件的审核,总经理负责程序文件的批准。

　　4.1.3服务工作规范，各部门负责审核,由管理者代表批准。

　　4.2文件的标识

　　4.2.1编号

　　4.2.1.1记录表格除注明名称外,在右上方注明标准要素号加"j"及序号,如《收发文登记表》4.2.3-j-01；

　　4.2.1.2程序文件和工作规范的编号直接写上要素号；

　　4.2.1.3如某要素有多个文件时,在后面加注序号，如《装修监管工作规范》7.5.1-04。

　　4.2.2封面标识

　　4.2.2.1版本使用英文字母:A版表示第一版;B版表示第二版,以下类推；

　　4.2.2.2分发号,分发文件时注明分发号码。

　　4.2.3页眉和页脚

　　右边:文件版本号+修改次数,如:A/0、A/1、B/0、B/1；左边：

　　文件类型,如:质量手册、程序文件、服务工作规范；页面底端

　　居中：页码，如：1。

　　4.3文件受控

　　4.3.1受控文件,发给本组织成员的体系文件均为受控文件,在封面上盖"受控文件"印章；

　　4.3.2非受控文件,发给本组织外的质量手册为非受控文件,不收回,不负责修改。

　　4.4文件发放与回收

　　4.4.1文件的发放、回收都需要填写《收发文件登记表》。

　　4.4.2如文件分为两层发放,每一层都需要填写《收发文件登记表》。

　　4.5文件保管与复印

　　4.5.1受控文件不得借用、外传，更不能丢失损坏，如丢失损坏须向文件管理部门申请补发。

　　4.5.2使用人一旦离开公司，应将其文件交回公司。

　　4.5.3分发给各部门的体系文件,各部门负责人为保管第一责任人,应按规定做好部门内部文件发放范围的控制,须复印文件时,必须经部门负责人同意后才可复印,并将分发号填写在《收发文件登记表》中。

　　4.6文件评审与修改

　　4.6.1文件每年在管理评审会上进行评审,必要时做出修改决定。

　　4.6.2文件需要更改时,应由部门负责人书面向全面质量管理办公室反映。

　　4.6.3全面质量管理办公室根据评审会决议及部门负责人的反映情况,组织人员对文件进行修改,修改内容由管理者代表批准。

　　4.6.4修改方式

　　4.6.4.1大改,即绝大部分内容需要修改时,由全面质量管理办公室组织相关人员进行换版修改；

　　4.6.4.2中改,即某一文件局部需要修改时,由全面质量管理办公室组织人员进行修改,并将修改的某一页印成新的文件页,页眉左上方注明修改次数；

　　4.6.4.3小改,即原文件个别内容需要修改时,由文件使用人按《文件更改通知单》要求,直接在原文上改。

　　4.6.5小改与中改在文件发放时,需填写《文件更改通知单》。

　　4.7文件作废

　　4.7.1凡经修改后无效的文件一律作废,由部门进行作废处理。

　　4.7.2如作废文件须留做参考,一定要在该文件封面上盖上"作废留用"章。

　　4.8外来文件

　　4.8.1全面质量管理办公室负责收集物业管理的有关法律法规，进行集中保管,并在文件上加盖公章,供公司员工借阅。

　　4.8.2全面质量管理办公室每年将收集的适用的法律法规文件编成《外来文件清单》，以提供员工借阅时的检索，并以此作为有效版本的控制手段。

　　5.相关文件

　　无

　　6.记录表格

　　6.1《收发文件登记表》(4.2.3-j-01)

　　6.2《文件更改通知单》(4.2.3-j-02)

　　6.3《外来文件清单》(4.2.3-j-03)