物业《质量手册》之采购控制工作程序

　　物业《质量手册》之采购控制程序

　　1.0目的

　　对采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品和供方提供的服务符合规定要求，对外包维修、施工、安装工作审批进行控制。

　　2.0范围

　　适用于对服务所需的材料采购、承担服务项目外委合同的供方提供服务的控制，对供方进行选择、评价、控制。

　　3.0职责

　　3.1行政人事部负责物资采购，按物业管理公司的要求组织对供应采购物资的供方进行评价，编制合格供应商名单，对供方的供货、服务业绩定期进行评价，建立供方档案。

　　3.2管理者代表负责审核合格供方名录，并上报物业总经理批准。

　　3.3库房人员或接受服务的相关部门人员负责对采购物资的质量进行验证，对供方提供的服务质量进行监督。

　　4.0工作程序

　　4.1采购物资：各部门对采购物品要制订相应的《采购申请表》，由行政人事部予以确认。

　　4.1.1采购物资分类。采购物品主要包括维修材料、工具、秩序维护器材等。

　　4.1.2采购物资的审批。

　　4.1.2.1各部门每月8日编制下月《采购申请表》经部门经理审核后，报物业总经理批准。

　　4.1.2.2《采购申请表》应清楚写明物资名称、规格、数量、价格等。

　　4.1.3采购的实施

　　4.1.3.1行政人事部负责汇总各部门的《采购申请表》，经物业总经理批准后实施采购。对于重要物资应在合格供应商名单中选择供方。

　　4.1.3.2采购前采购员应对《采购申请表》核实，在与供方沟通前应确保规定的采购要求是充分的。

　　4.1.3.3采购员应根据采购的内容确定比价的程序，不同的金额比较的标准不同，具体的比较标准如下

　　A.有指定供应商的物品采购

　　由部门主管汇总本部门购买之建议，详细填写《物品采购呈批件》（包括各物品金额），经部门经理审核无误后签字，交行政人事部；行政人事部将对物品数量、金额进行核实，在得到指定供货商的正式报价后核算总额，经复查无误后签字，并交物业总经理批准签字后方可购买。

　　B.没有指定供应商的物品采购

　　由部门库存管理员汇总本部门购买之建议，对所需购买之物品进行询价，并详细填写《商品/物料采购对比表》：

　　对于超过8000元的商品，采取货比两家。

　　对于超过12000元的商品，采取货比三家。

　　对于超过30000元的商品，采取货比五家。

　　上述表格需准确注明各家商品单价，厂家名称、联系方式等，并写清购买意向及理由，连同厂家的正式报价单交部门经理审批签字，交行政部复查，确认无误后，由物业总经理批准签字后方可进行购买。

　　以上的比价不包括政府垄断的项目，比价的目的不只是价格的比较还要比较相应的售后服务，产品质量情况等。

　　对比表的填写项目与采购的金额相关，同时在表上写明申请人、申请部门经理，物业总经理的意见，填写选择供应商的原因。

　　4.1.4采购物资的验证

　　对采购的物资可以有如下验证方式：

　　4.1.4.1特殊物资由各使用部门的相关人员进行验货验证。

　　4.1.4.2一般由库房管理人员进行进货验证，并办理入库手续。

　　4.2服务项目供方

　　4.2.1物业管理公司物业管理日常服务有如下外委项目：

　　4.2.1.1清洁服务；

　　4.2.1.2电梯维护保养；

　　4.2.1.3外保；

　　4.2.1.4化粪池清掏；

　　4.2.1.5绿植租摆、绿地养护；

　　4.2.1.6消防设备、设施的维护和保养

　　4.2.2由物业管理公司接受服务的部门确定相应外委服务项目报部门经理及物业总经理审批与供方签定外委合同，合同包括服务项目、完成时间、质量标准、应付责任等。

　　4.3采购物资供方的评价

　　4.3.1合格供应商的条件

　　4.3.1.1具备持续稳定的合格产品供货渠道。

　　4.3.1.2具有良好的供应物资业绩。

　　4.3.1.3具有质量保证能力的证明（必要时）。

　　4.3.1.4价格合理。

　　4.3.1.5服务良好。

　　4.3.2行政人事部根据采购物资要求和服务需要，通过对物资、服务、价格、履约率等进行比较，货比三家选择合格的供方，填写《供应商评价表》，评价后择优选择一家并进行评估打分，填写《供应商评价表》。对同类的供货物资和服务，应同时选择三家以上供

方以供比较。行政人事部负责建立并保存合格供方的记录。

　　4.4服务供方的评价

　　4.4.1合格供方应具备的条件

　　4.4.1.1应在工商部门注册、具有法人资格。

　　4.4.1.2有从事过类似服务项目的优良业绩。

　　4.4.1.3有承担相应服务项目的工作条件和实力。

　　4.4.1.4良好的质量保证能力。

　　4.4.1.5服务供方在提供服务之前，应向相关部门提交外委项目的服务报告，报告内容必须有外委项目责任人、服务标准、服务方案、完成时间、质量保证等。

　　4.4.2对承担服务项目的供方的评价：

　　4.4.2.1根据4.4.1条款规定的条件。供方应提供充分的证明材料；

　　4.4.2.2物业管理公司接受服务的部门负责对其服务项目供方进行评价，填写《供应商评价表》，对其服务质量、工作能力等予以评价。

　　4.4.3对所有合格的服务供方应列入《合格供应商名单》

　　5.0相关文件

　　5.1《采购验证标准》

　　6.0质量记录

　　6.1《采购申请表》

　　6.2《物品采购呈批件》

　　6.3《合格供应商名单》

　　6.4《供应商评价表》

　　6.5《商品/物料采购对比表》

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篇2：物业程序文件:采购控制工作程序

　　物业程序文件：采购控制程序

　　1.0目的

　　公司应确保采购的物品和接受的服务符合合同、标准和规范要求，保证公司服务质量。2.0范围适用于直接影响服务质量的采购的物品和接受的服务，如设备的零配件、提供给顾客使用的物品等。

　　3.0职责

　　3.1物业部负责公司物品的采购及物品供应商的选择和评定。

　　3.2部门和管理处采购主管负责200元以下零星物品的采购及经公司领导授权可以自行采购的物品购买。

　　3.3部门和管理处采购主管负责采购计划的制定和采购物品验证记录单的填写。

　　3.4公司主管领导和管理处经理负责采购计划的审批。

　　4.0程序

　　4.1合格供方的选择

　　4.1.1合格供方根据以下三条进行选择：

　　1）品牌优良、价格合理；

　　2）具有营业执照或相应政府批文的企业；

　　3）提供的物品/服务质量良好和信誉较好的商家或厂家。

　　4.1.2工程部和管理处应建立《合格供方名单》，作为公司供方的选择，主管领导负责审批《合格供方名单》，执行部门应随时根据实际供货关系来评定供方，合格供方的增删应由审批人审批。合格供方可分为物品类供方和服务供方。

　　4.2采购计划控制

　　4.2.1采购按实际情况可分为计划采购、临时采购和紧急采购。

　　4.2.2管理处、部门采购主管负责在每月5日前编制该月采购计划并报经理或公司主管领导审批，采购计划应说明物品名称、规格、数量、需要日期、单价、质量要求（必要时）等。

　　4.2.3对临时采购的物品，采购主管应在当天填写或补填《采购计划审批表》，并报审批人审批，采购日期按实际发生日期填写，要求用明显标识（*）注明。

　　4.2.4对紧急采购的物品，采购物品应在实际采购发生的2日内补填《采购计划审批表》，并报审批人审批，采购人按实际发生日期补填相关记录，要求用标识（J）标明。

　　4.2.5采购文件包括（每次根据采购情况的需要，选择以下一种或几种）：

　　1）采购合同

　　2）采购计划审批表

　　3）采购管理规程

　　4）合格供方名单

　　4.2.6在上述采购文件中，由申请单位表述出拟采购物品的有关信息，包括：

　　1）对供方物品/服务的质量要求、安全要求、验收规范，采购物品的参数、规格、数量等。

　　2）对供方的加工、服务过程，供货的交付程序的要求。

　　3）对供方设备及人员资格的要求。

　　4）对供方质量管理体系的要求（优先选择通过ISO质量管理体系认证的供方）。

　　4.2.7盛通物品采购应在物业部确定的采购中采购。

　　4.2.8价值在2千元以上的单件物品需要申请人填写《固定资产配置审批表》，并报公司逐级审批。

　　4.3采购物品验证

　　4.3.1采购物品须经过物品使用人或相关资质人员验证合格后方可使用或入库，验证人员和采购主管分别在《采购物品验证记录》上按规定记录和确认。

　　4.3.2对于临时和紧急采购物品，采购主管和验证人员必须做到先验证后使用，加强现场验证，以保证购进物品是需要的合格品。事后相关人员应及时填写（采购发生日期2日之内）相关记录，填写的采购日期为实际发生日期，并按上面要求的标识标明。

　　4.3.3对验证不合格的物品按《不合格品控制程序》采取相应的措施。

　　4.3.4合同规定时间，顾客可以对采购物品进行验证。

　　4.3.5验证方式包括目测、试用、检验、测量、工艺验证等。

　　4.3.6在供方的现场实施验证

　　1）若合同规定需在供方现场验证采购物品时，由物业部组织相关单位在供方处对所购物料现场实施验证。

　　2）采购人员应事先与供方做好验证安排及验证方式，以便验收活动顺利实施。

　　4.3.7物品使用人在供方的现场实施验证

　　1）若使用人要求在供方现场验证物品时，由采购人员和使用人在供方现场共同实施验证。

　　2）采购人员应事先与供方和使用人联系安排妥当，以便验收活动顺利实施。

　　5.0相关文件与记录

　　5.1《不合格品控制程序》

　　5.2《供方评价和选择控制程序》

　　5.3《采购计划审批表》

　　5.4《采购物品验证记录》

　　5.5《合格供方名单》

篇3：项目管理处物资采购控制工作程序

　　项目管理处物资的采购控制程序

　　1.0目的

　　对物资采购的申请、计划的编制、审批等过程制定相应程序，确保采购物资符合规定要求。

　　2.0适用范围

　　适用于管理处提供服务活动所需物资的采购。其他物资（如办公用品）的采购可参照执行。

　　3.0职责

　　3.1提出采购的部门制定《采购计划》和其他采购文件，由部门负责人或分管领导审核后报公司批准。

　　3.2提出采购的部门负责实施采购。

　　4.0工作程序

　　4.1物资的采购

　　4.1.1计划性采购

　　4.1.1.1仓管员根据物资库存情况，作出下月补充物资采购计划。

　　4.1.1.2各部门主管每月下旬制定下个月的物资采购计划，说明物资的名称、型号、规格、数量等（如有特殊要求，须说明）。

　　4.1.1.3各部门将月份物资采购计划交本部门经理审核后，报公司总经理批准。

　　4.1.1.4各部门将批准后的采购计划交负责采购的人员由其在合格供应商处进行采购。

　　4.1.2零星采购

　　4.1.2.1各部门需要零星物资和计划外的物资时，先填写《请购单》，说明物资的名称、型号、规格、数量、用途等（如有特殊要求，须注明）。

　　4.1.2.2《请购单》由各部门主管确认后按公司的有关规定执行审批和报批手续后交负责采购的人员。

　　4.1.2.3采购人员一般在合格供应商处进行采购，如有急需等特殊情况，根据物品价值可由部门负责人或总经理批准后也可在其他供应商处对实物质量进行验证合格购买。

　　4.2供应商的选择

　　见《分供方的选择和评审程序》。

　　4.3验证

　　见《进货检验程序》。

　　4.4采购人员在进行采购时，将采购物资的时间、供应商登记在计划表或《请购单》相应栏目内。

　　4.5采购回来的物资交仓管员办理入库手续并作出记录。

　　5.0相关文件

　　5.1《分供方的选择和评审程序》

　　5.2《进货检验程序》

　　5.3《采购计划》

　　5.4《请购单》

篇4：世茂第一太平物业采购控制工作程序

　　世茂第一太平物业采购控制程序

　　1范围

　　本程序依据GB/T19001—2000idtISO9001:2000质量标准中7.4条款和公司质量手册中相关章节编制，适用于上海世茂第一太平物业服务有限公司及各管理中心（处）对物业管理服务过程中有关采购过程活动进行控制。

　　2目的

　　通过对物业管理及服务的采购过程进行控制，确保采购符合规定的要求。适用于管理中心（处）在物业服务过程中所需物品的采购以及顾客委托的采购。

　　3职责

　　3.1公司行政人事部负责公司物品采购的归口管理，工程部负责工程设备、设施服务采购项目的归口管理，管理中心（处）负责项目内部物品采购的归口管理

　　3.2管理中心（处）负责采购计划计划的编制，管理中心（处）经理负责管理中心（处）内部各部门物品采购计划的审核，仓库保管员负责对采购的物品实施验证。

　　4程序

　　4.1采购物品的分类

　　4.1.1管理中心（处）将所采购物品按其对服务质量的影响程度进行分类，分为关键物品和

　　一般物品，并建立合格供应商名单。

　　4.1.1.1关键物品

　　?直接为客户提供服务且对服务质量有重要影响的物品；

　　?单件物品价格昂贵的物品。

　　4.1.1.2一般物品

　　?对服务质量影响较小的辅助材料或低值易耗品。

　　4.2采购供方的选择、评价

　　4.2.1根据供方按公司的要求提供产品的能力评价及其价格、服务选择供方。

　　4.2.2管理中心（处）组织相关部门对关键物品和服务供方实施评价，填写《供方合同履行能力评审表》经评价符合即可列入《合格供方一览表》，其评价内容为：

　　4.2.2.1供方有营业执照；

　　4.2.2.2产品具备合格证明且质量满足使用要求；

　　4.2.2.3试采购经验收合格。

　　4.2.2.4适当时包括：

　　a.质量体系认证证书

　　b.公司对供方质量管理体系进行审核的结果。

　　c.供方产品的质量、价格、供货能力、服务等情况。

　　4.2.3对于一般物品，试采购经验收合格即可列入《合格供方一览表》。

　　4.2.4《合格供方一览表》报管理中心（处）经理、经审核、批准后备案并发放至相关部门。

　　4.3采购供方的重新评价

　　管理中心（处）组织每年对《合格供方一览表》进行一次重新评价，并制定新的《合格供方一览表》。每年定期对供方进行一次跟踪重新评价，填写《供方合同履行能力评审表》，评价按质量、供货能力、价格和售后服务等因素填写，评价不符合的应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报总经理批准，但应加强对其供应物品的进货验证及服务监督。

　　4.4物品的申购和采购

　　4.4.1采购计划

　　4.4.1.1申购部门负责人根据部门的工作计划及仓库库存情况审定编制采购计划，采购计划应防止仓库库存的超量与短缺。

　　4.4.1.2采购计划应包括采购产品规格型号、数量、交货期等内容；

　　4.4.2组织采购

　　4.4.2.1管理中心（处）根据各部门的采购计划和仓库的库存物资帐平衡后由指定的采购员采购；

　　4.4.2.2关键物品的采购其品牌必须符合关键物品一览表中的规定；

　　4.4.2.3特殊情况急需申购或不能在合格供方处购得，由部门负责人填写申购单，经审核批准后，方可采购。

　　4.4.2.4顾客委托采购的物品根据部门开具的申购单，经批准后即可采购；

　　4.5关键物品的新增/变更

　　4.5.1关键物品的新增/变更，必须对新品牌重新评审。

　　4.5.2采购部门对关键物品作新增/变更说明，由相关部门负责人审核，报管理中心（处）经理批准。

　　4.5.3管理中心（处）安排采购少量物品交使用部门在适当范围内进行试用，并由使用部门组织评价。

　　4.5.4使用部门根据产品质量、试用结论及本程序4.3的要求作出评价，由部门负责人审核，报管理中心经理批准。

　　4.5.5管理中心（处）根据审批结果修订物品分类一览表。

　　4.6采购物品的验证

　　4.6.1采购物品的验证

　　4.6.1.1采购物品验证按进货验证和仓库管理规定对有关采购物品验收要求执行，并填写物品进货验证记录，符合要求后，由仓库保管员填写“收料单”；

　　4.6.1.2被确定为关键物品的采购，应采购指定的品牌，由仓库保管员负责进货验证。并做好验证记录；

　　4.6.1.3顾客委托采购的物品，按指定的品牌、规格要求进行验证。对供方已经检验过的物品，仓库保管员也需重新验证；

　　4.6.1.4验证后不符合规定要求的物品，应作拒收、退货或调换处理，并做好标识；

　　4.6.1.5当公司需到供方货源处对采购物品进行验证时，应在合同中加以规定，明确验证的安排和物品放行的形式；

　　4.6.1.6如遇特殊情况无法按程序验证，经管理中心（处）经理批准后可采取紧急放行，但关键物品不允许紧急放行；

　　4.

6.1.7采购的物品若属批量进货，进货验证数量规定如下：关键物品少于10件验证比例为100%，超过10件抽验10%，且不少于10件；一般物品，比例为10%。

　　4.6.2外协委托服务的验证

　　4.6.2.1工程部负责组织相关部门对供方提供的外协委托服务质量进行验证，每年对供方进行一次评价。

　　4.6.2.2管理中心（处）经理及各部门负责人对相关供方负有管理、监督和检查职责。发现供方有不合格应及时纠正并予以记录，作为对供方评价时的依据；

　　4.6.2.3管理中心（处）各相关部门负责对空调、外墙清洗、绿化养护、水箱清洗、电梯等项目供方每次提供服务后验证服务结果。

　　4.6.2.4工程部组织管理中心（处）每年负责组织管理中心（处）相关部门对供方服务项目质量作出评价。

　　4.7采购资料和记录的保管

　　4.7.1行政人事部负责保管公司所有采购资料，包括采购计划、外协委托服务协议等文件。管理中心（处）负责保存本部门所有采购资料，包括采购计划、外协委托服务协议等文件，保存期为两年。

　　4.7.2采购物品的验证记录、外协委托服务验证记录由管理中心（处）负责纳入合格供方档案保存。

　　5相关文件

　　《记录控制程序》

　　《不合格控制程序》

　　6相关记录

　　《供方合同履行能力评审表》

　　《合格供方一览表》

篇5：物业管理手册:采购控制工作程序

　　物业管理手册：采购控制程序

　　1、目的

　　对采购过程和供方进行控制，确保所采购的产品和供方提供的服务符合规定要求。

　　2、适用范围

　　适用于对服务所需的物资采购和对供方的选择、评价和控制。

　　3、职责

　　3.1各部门负责本部门所需采购计划的编制及对供方提供的产品进行监督、反馈。

　　3.2管理部负责采购计划的审核、落实，采购物资的验证、管理及供方的评价,建立供方档案。

　　3.3工程部负责服务设施、设备采购计划的审核工作。

　　3.4总经理负责采购计划的审批工作。

　　4、程序

　　4.1评价范围

　　4.1.1对价值高、用量多、对服务质量影响大的维修配件、物资的供方需进行评价。

　　4.1.2对服务质量有较大影响的零星维修配件、物资，如：水暖管件、卫生洁具、电料等的供方需进行评价。

　　4.1.3对服务质量影响极小的零星维修配件、物资，如：扫帚、拖把等的供方可进行现场、简单的验证。

　　4.1.4对公司分包出去的绿化服务供方需进行评价。

　　4.2评价方式

　　4.2.1对产品资料的获取

　　4.2.1.1生产厂家不在本地的，由管理部采取信函的方式或到本地的批发商店、专卖店，调查物资的生产厂家、营业执照、规格型号、合格证、质量标准及认证情况等。

　　4.2.1.2生产厂家在本地的，可直接到厂家所在地收集资料，内容同上。

　　4.2.1.3对分包出去的绿化服务供方的质量按合同要求进行控制。

　　4.2.2对供方的评价方法

　　4.2.2.1对服务质量有较大影响的零星维修配件、物资，由管理部调查供方的营业执照、

　　产品认证、供货能力、产品规格型号等，对其供方进行评价，填写《供方质量、环境保证能力调查记录》。

　　4.2.2.2对分包出去的“服务产品”的供方由管理部调查其营业执照、企业简介、信誉等级及质量保证能力等进行评价。

　　4.2.3对服务质量影响极小的零星维修配件、物资，可由使用部门、采购人员在采购现场对质量、价格进行目测、比较等方法进行评价。

　　4.2.4对评价合格的产品和供方，报总经理审批同意后，可列入《采购物资一览表》、《合格供方名录》。

　　4.3对于属4.1.1、4.1.2范围，而又未列入《采购物资一览表》的维修配料、物资由管理部根据使用情况进行评审。

　　4.3.1此类物资的采购应根据实际使用量进行最小采购，发生质量问题随时退货、退款。

　　4.3.2管理部根据此类物资的使用特性确定其试用期（1-3个月），试用期内各使用部门根据使用批次填写《物资质量使用情况反馈单》报管理部。

　　4.3.3试用期结束后，管理部依据《物资质量使用情况反馈单》，对符合使用要求的物资按4.2中的有关规定进行评审。评审合格，由总经理签署意见，列入《采购物资一览表》。

　　4.4管理部负责合格供方的业绩考核，其依据为双方的供货协议及国家有关技术标准。考核方法为：物资使用部门，对物资质量情况随时填写《物资质量使用情况反馈单》报管理部，管理部对其汇总评价。考核标准为：对同一类物资连续两次发生质量问题的，由管理部报总经理审批取消供方资格。

　　4.5采购计划的编制、审批与落实

　　4.5.1各部门于每月26日前编制下月采购计划，通过办公平台以公文形式上报给管理部。

　　4.5.2管理部依据《合格供方名录》和《采购物资一览表》及上月的《仓库盘点表》在三天内分别完成对办公用品、电料、水暖、工具及其他类的数量和价格审核，报总经理审批。

　　4.5.3审批完毕，管理部根据总经理批示，通过办公平台以公文形式发至财务部。

　　4.5.4管理部负责在每月7日之前完成对采购计划的落实工作，并通报采购情况。

　　4.6管理部应保存有关采购产品的规格、型号、等级及相应的国家标准、行业标准或企

　　业标准等资料。各部门在编制采购计划时，应列出采购产品的规格、型号、技术参数。管理部负责有关资料的收集，对采购中发生的合同，在采购结束后，由管理部统一保存。

　　4.7采购产品的验证

　　4.7.1零星维修配件的采购由采购人员按照管理部指定的品牌、厂家、型号等要求购买，在购买时目测质量情况。

　　4.7.2对需要在货源处验证的，则由采购人员在现场进行验证；如不需要，则在产品使用

过程中由使用部门进行验证。

　　4.7.3分包出去的绿化、垃圾清运工作，品质部、物业服务中心按照委托合同的约定进行监督、考核。

　　5、相关文件

　　5.1《相关记录控制程序》

　　5.2《绿化服务委托合同》

　　5.3《垃圾清运服务合同》

　　6、相关记录

　　6.1《合格供方名录》JW/JL-7.4-001

　　6.2《采购物资一览表》JW/JL-7.4-002

　　6.3《采购计划》JW/JL-7.4-003

　　6.4《供方质量、环境保证能力调查记录》JW/JL-7.4-004

　　6.5《物资质量使用情况反馈单》JW/JL-7.4-005

　　6.6《仓库盘点表》JW/JL-7.4-006