物业公司质量管理体系文件控制工作程序

　　物业公司质量管理体系文件控制程序

　　1.目的

　　对质量管理体系的文件进行统一的管理与有效的控制,以确保使用质量管理体系文件的部门均能得到相应文件的有效版本。

　　2.范围

　　本程序适用于对公司质量管理体系文件的控制。

　　3.职责

　　3.1质量手册、程序文件由总经理批准。

　　3.2管理者代表批准其他文件。

　　3.3全面质量管理办公室组织人员进行质量管理体系文件的编写。

　　3.4全面质量管理办公室负责质量管理体系文件的归口管理。

　　4.工作内容

　　4.1编写与审批

　　4.1.1质量手册,全面质量管理办公室负责组织相关人员编写,管理者代表负责质量手册的审核,总经理负责质量手册的批准。

　　4.1.2程序文件，管理者代表负责程序文件的审核,总经理负责程序文件的批准。

　　4.1.3服务工作规范，各部门负责审核,由管理者代表批准。

　　4.2文件的标识

　　4.2.1编号

　　4.2.1.1记录表格除注明名称外,在右上方注明标准要素号加"j"及序号,如《收发文登记表》4.2.3-j-01；

　　4.2.1.2程序文件和工作规范的编号直接写上要素号；

　　4.2.1.3如某要素有多个文件时,在后面加注序号，如《装修监管工作规范》7.5.1-04。

　　4.2.2封面标识

　　4.2.2.1版本使用英文字母:A版表示第一版;B版表示第二版,以下类推；

　　4.2.2.2分发号,分发文件时注明分发号码。

　　4.2.3页眉和页脚

　　右边:文件版本号+修改次数,如:A/0、A/1、B/0、B/1；左边：

　　文件类型,如:质量手册、程序文件、服务工作规范；页面底端

　　居中：页码，如：1。

　　4.3文件受控

　　4.3.1受控文件,发给本组织成员的体系文件均为受控文件,在封面上盖"受控文件"印章；

　　4.3.2非受控文件,发给本组织外的质量手册为非受控文件,不收回,不负责修改。

　　4.4文件发放与回收

　　4.4.1文件的发放、回收都需要填写《收发文件登记表》。

　　4.4.2如文件分为两层发放,每一层都需要填写《收发文件登记表》。

　　4.5文件保管与复印

　　4.5.1受控文件不得借用、外传，更不能丢失损坏，如丢失损坏须向文件管理部门申请补发。

　　4.5.2使用人一旦离开公司，应将其文件交回公司。

　　4.5.3分发给各部门的体系文件,各部门负责人为保管第一责任人,应按规定做好部门内部文件发放范围的控制,须复印文件时,必须经部门负责人同意后才可复印,并将分发号填写在《收发文件登记表》中。

　　4.6文件评审与修改

　　4.6.1文件每年在管理评审会上进行评审,必要时做出修改决定。

　　4.6.2文件需要更改时,应由部门负责人书面向全面质量管理办公室反映。

　　4.6.3全面质量管理办公室根据评审会决议及部门负责人的反映情况,组织人员对文件进行修改,修改内容由管理者代表批准。

　　4.6.4修改方式

　　4.6.4.1大改,即绝大部分内容需要修改时,由全面质量管理办公室组织相关人员进行换版修改；

　　4.6.4.2中改,即某一文件局部需要修改时,由全面质量管理办公室组织人员进行修改,并将修改的某一页印成新的文件页,页眉左上方注明修改次数；

　　4.6.4.3小改,即原文件个别内容需要修改时,由文件使用人按《文件更改通知单》要求,直接在原文上改。

　　4.6.5小改与中改在文件发放时,需填写《文件更改通知单》。

　　4.7文件作废

　　4.7.1凡经修改后无效的文件一律作废,由部门进行作废处理。

　　4.7.2如作废文件须留做参考,一定要在该文件封面上盖上"作废留用"章。

　　4.8外来文件

　　4.8.1全面质量管理办公室负责收集物业管理的有关法律法规，进行集中保管,并在文件上加盖公章,供公司员工借阅。

　　4.8.2全面质量管理办公室每年将收集的适用的法律法规文件编成《外来文件清单》，以提供员工借阅时的检索，并以此作为有效版本的控制手段。

　　5.相关文件

　　无

　　6.记录表格

　　6.1《收发文件登记表》(4.2.3-j-01)

　　6.2《文件更改通知单》(4.2.3-j-02)

　　6.3《外来文件清单》(4.2.3-j-03)

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篇2：物业公司质量体系运作程序文件控制工作程序

　　物业公司质量体系运作程序文件的控制程序

　　1目的

　　对运作程序文件的制定、审批、发放及修改进行控制。

　　2适用范围

　　本程序适用于公司质量体系运作程序文件的控制。

　　3相关标准要素

　　GB/T19002-ISO90024.5

　　4相关文件

　　质量手册4.5

　　5责任

　　5.1程序文件由ISO9000工作组指定专人制定。

　　5.2管理者代表负责审核程序文件。

　　5.3总经理负责批准程序文件。

　　5.4经理部负责程序文件的控制。

　　6程序

　　6.1文件的格式。

　　6.1.1文件的封面应包含下述内容：（见附录1）

　　a.公司名称；

　　b.文件名称；

　　c.文件编号、版号、生效日期；

　　d.文件各页的修改状态；

　　e.拟制人、审核人、批准人签名；

　　f.受控章及发放编号。

　　6.1.2文件的内容页见附录2

　　6.1.3文件编号规定如下：

　　CPMOP×××

　　文件顺序号（用阿拉伯数字表示）

　　程序文件代码

　　公司名称代码

　　6.2文件的编制、审核和批准。

　　6.2.1在编写时，编写人员应主动和其它有关部门协调，征求各部门意见，如果意见无法统一，则提交总经理办公会，直至总经理裁决。最后定稿的文件由管理者代表审核，总经理批准。

　　6.3文件的发放。

　　6.3.1批准后的文件正式下达执行时，经理部将批准的文件登记在《运作程序文件目录表》中，并填写《受控文件发放记录》，文件持有人应在《受控文件发放记录》中签名并注明日期，所有文件原稿不得有"受控"印章标记，原稿由经理部保存。

　　6.3.2所有发放的运作程序文件均为"受控"文件， 受控文件的每一页都盖有红色"受控"印。

　　6.4文件的修改

　　6.4.1公司任何员工均可以对文件提出修改建议，由提出人填写《文件修改申请单》说明修改条款，经所在部门经理签名后交管理者代表审核，总经理批准，经理部负责将批准的内容打印到文件中并发放。

　　6.4.2文件修改时，被修改页的修改状态改变。修改状态用大写英文字母依次排序。同时在程序文件的封面，注明修改状态和简要的修改内容。

　　6.4.3当文件更改超过5次或更改内容条款较多时，应换版发行并修改版号，版号用二位阿拉伯数字依次排序。

　　6.4.4文件更改页和文件换版的发放按6.3执行，经理部发放新文件时，负责将旧版文件收回并销毁。

　　6.4.5为保持文件的可追朔性，经理部应保留一份加盖"作废"章的作废文件原件。

　　7记录

　　7.1《运作程序文件目录表》。

　　7.2《受控文件发放记录》随文件保存。

　　附录1

　　[文件名]

　　受控章：

　　发放编号：

　　修改状态

　　修改状态修改记录审核批准日期

　　批准：日期：

　　审核：日期：

　　拟制：日期：

　　附录2

　　运作程序文件

　　文件名

　　CPM-OP-×××

　　文件内容

篇3：物业管理公司体系文件控制工作程序

　　物业管理公司体系文件控制程序

　　1.目的

　　为质量管理体系文件编制、更改、审批、分发和作废处理提供指引,保证文件受控。

　　2.范围

　　适用公司各管理处/部门对质量管理体系文件的管理和控制。

　　3.职责

　　3.1 相关部门/岗位职责

　　部门/岗位工作内容频次/时间

　　总经理审批《质量手册》2个工作日

　　管理者代表审核《质量手册》、审批程序文件、作业指导书和《体系文件下发明细》2个工作日

　　品质管理部经理审核程序文件、作业指导书、《体系文件下发明细》，审批质量记录表格5个工作日

　　管理处/部门负责人审核本管理处/部门职员提出的文件编制/更改申请

　　负责保管本管理处/部门领用的体系文件2个工作日

　　持续

　　品质管理部保管体系文件正本及培训

　　检查监督各管理处/部门体系文件受控、执行情况5个工作日内

　　及时

　　各部门对本部门员工进行培训及文件控制、执行文件发放后7个工作日内培训

　　3.2 文件编制、更改、审核、审批权限

　　文件类别编制权限更改权限审核权限审批权限

　　质量手册品质部经理部门主管以上人士管理者代表总经理

　　程序文件具有相关技能人士公司任一职员品质部经理管理者代表

　　作业指导文件具有相关技能人士公司任一职员品质部经理管理者代表

　　质量记录表格具有相关技能人士公司任一职员品质部人员品质部经理

　　体系文件下发明细品质部人员品质部人员品质部经理管理者代表

　　注：1、审核、审批人不得与编制/更改人相同，但审核、审批人可为同一人；

　　2、品质管理部经理编制或更改的程序文件、作业指导文件及表格，须由管理者代表审核和审批。

　　4.方法和过程控制

　　4.1重要说明：为进一步明确质量管理体系文件的受控状态，受控章在文件左上角的为体系文件正本，受控章在文件右上角的为体系文件副本。授控章由品质管理部统一控制管理

　　4.2体系文件的版本控制

　　4.2.1 未经修改的文件版本号为"A/0"，修改一次版本号升为"A/1"，当版本号从"A/9"升级时，则升为"B/0"，依此类推。当对体系文件进行全面修改时，即使修改次数未达到9次，版本也要全面改版（如从A→B、B→C……）。

　　4.2.2 文件页数超过1页以上,则文件修改时只更改修订页的版本号,如文件某一页的版本号升至"A/9",则该页再次修改升级时，文件全部页的版本号升为"B/0"。

　　4.2.3 若文件更改后增加或减少页数，则各页均按原最高版本号的页统一升级为相同的版本号。

　　4.3体系文件的编制、更改

　　4.3.1 文件的编制和更改需按《体系文件控制细则》规定的格式和编号方法进行。

　　4.3.2 动议编制/更改文件需填写《文件编制/更改申请表》，经管理处/部门负责人确认后，报品质管理部。集中编制/更改时可只填写一个编制/更改申请表，经管理者代表审批。

　　4.3.3体系文件通过审批后,最迟自文件标明的生效日期开始生效执行。

　　4.4体系文件的分发

　　4.4.1新编或更改的体系文件，由品质管理部加盖红色"受控"印章后，填写《文件发放签收表》，按《体系文件下发明细》分发给相关部门（零星编制或修改的质量记录表格可通过内部邮件系统发送到各部门，不须填写《文件发放签收表》，作废表格不须交回品质管理部）。

　　4.4.2各部门领回体系文件后须在七个工作日内完成更换并将旧文件加盖"作废"章后送交品质管理部。品质管理部负责对各部门作废体系文件进行抽查。作废文件正本由品质管理部保存至少三年。

　　4.4.3新部门成立时，应及时到品质管理部申请领取体系文件。

　　4.4.4各管理处/部门因现场悬挂等原因需增加持有体系文件时,需填写《文件发放签收表》,经品质管理部经理批准后领取。

　　4.5体系文件的培训

　　4.5.1新编或更改的体系文件发放后，品质管理部须对各部门相关业务块主办以上人员及相关人员进行培训（零星更改的表格除外）。

　　4.5.2新编或更改的体系文件执行前，管理处/部门应将所有新增或更改的文件内容对相关岗位人员进行培训。

　　4.5.3新管理处/部门成立后，品质管理部须对全体人员进行培训、考核。

　　4.6体系文件的作废处理

　　4.6.1作废文件均须加盖作废章。如发现文件名、编号均相同的文件,应以最近生效日期或最高版本号区别新旧文件。

　　4.6.2如文件不适用需取消，须填写《文件编制/更改申请表》，按原审批程序报批后报废。

　　4.7体系文件的查阅、借阅

　　4.7.1非本公司人员不得查阅、借阅体系文件。特殊情况需经管理者代表批准。

　　4.7.2查阅的体系文件不得带离办公区域。借阅须填写《文件借阅登记表》，经管理处/部门经理或其授权人批准，并不得带离本管理处/部门管理服务区域。如有污损或遗失，须报部门经理处理，并向品质管理部申请补发。

　　4.7.3隔夜借出须管理处/部门经理批准，外借时间最长不得超过3天。

　　4.8体系文件的保管和保密

　　4.8.1管理处/部门经理负责本管理处/部门保管体系文件，并对结果负责。

　　4.8.2依据《体系文件下发明细》的文件接受人负责对相应体系文件进行

保管。

　　4.8.3任何人不得复印、泄露体系文件，不得擅自携带体系文件外出。

　　4.8.4体系文件发生丢失和短缺时，除追究责任外，重新办理领用手续，品质部在补发文件上给予新分发号，并注明原文件分发号作废，并将作废文件的分发号通知相关部门/管理处。

　　5.支持性文件

　　TJVKWY4.2.3-Z01-01《体系文件控制细则》

　　6.质量记录表格

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F1 《文件编制/更改申请表》

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F2《文件发放签收表》

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F3《文件借阅登记表》

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F4 《体系文件下发明细》

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F5 《文件领用审批表》

篇4：成本管理体系文件控制工作程序

　　成本管理体系文件控制程序

　　1、目的

　　文件是实施并保持成本管理体系的基础和依据，对文件进行控制是为了让管理者使用唯一有效版本文件，防止误用文件，以促进成本管理体系的有效运行。

　　2、范围

　　本程序适用于本公司成本管理体系要求有关的所有文件。

　　3、职责

　　3.1成本部是文件控制的归口管理部门，负责公司体系文件的控制与管理。

　　3.2各部门和单位的管理文件由各部门和单位管理与控制。

　　3.3各类文件的使用人员负责正确使用和维护文件。

　　4、工作程序

　　4.1文件的分类：

　　成本管理体系文件包括：

　　a）纲领性文件：成本管理手册；

　　b）程序性文件：各种控制程序；

　　c）控制成本水平和发生过程的文件：各种规章制度、各种定额或标准成本、成本预算、成本计划、成本控制方案等。

　　上述三个层次文件的关系见《成本管理手册》第3.4.1.4条。

　　4.2文件的编制

　　4.2.1文件的编制应按规定的职责进行，成本管理体系纲领性文件和程序性文件由成本部组织编制，控制成本水平和发生过程的文件由相应的职能部门和单位负责编制。

　　4.2.2文件的编制应注意：

　　a）与成本管理体系要求的其他文件相适应，注意与其他文件的相容性，不得与其他文件相抵触或矛盾；

　　b）所编制的文件内容应尽可能全面、系统，该说的一定要说到；

　　c）所编制的文件一定要结合本公司的实际情况，注意文件的可操作性；

　　d）所编制的文件，不得与成本管理标准和有关法律法规相抵触；

　　e）成本管理体系文件必须覆盖和符合所依据的成本管理标准；

　　f）文件作为成本管理活动的依据，其内容必须科学合理并确保文件的适用性。

　　4.3文件的评审

　　4.3.1文件的编写完成后和在实施过程中必须进行评审，确保其充分性和适宜性。文件的评审应由文件的批准人或文件主管部门组织进行，并做好《文件评审记录》。

　　4.3.2对文件评审的结果，可确定是否需要修改和补充或更新文件，如果需要修改文件，修改后必须再次得到批准。

　　4.3.3文件评审的方式可采用会议评审，也可采用会签评审。

　　4.4文件的批准

　　4.4.1文件的批准应按授权范围进行，总经理负责批准《成本管理手册》，体系负责人负责批准程序文件，第三层控制成本水平和发生过程的文件及其他文件应由相应层次的授权人批准。

　　4.4.2未得到有关授权人批准的文件属无效文件，一律不得使用，使用文件的部门/单位和各类人员在使用文件之前应首先确认文件批准的有效性。

　　4.4.3文件批准的方式应以授权人员的签字为准。

　　4.4.4对外来文件，相关授权人员也应进行批准，批准时应主要考虑文件的适用性。

　　4.5文件的发放

　　4.5.1文件的发放由各文件管理部门进行，其发放的范围应得到批准，并严格按已批准的发放范围进行发放，确保使用成本管理体系文件的各场所都能及时得到文件的有效版本。

　　4.5.2受控文件的发放，由各部门的文件管理人员填写《文件发放登记表》，并注明分发的受控号，文件的领用人应在《文件发放登记表》中签字领取，便于追溯。

　　4.5.3文件代收人员领取文件后应及时将文件送达到有关人员，以防止因文件影响成本管理活动。

　　4.6文件的使用

　　4.6.1文件使用部门及文件持有人，在使用文件时应全面理解，正确使用，使文件真正发挥指导和规范成本管理活动和成本管理行为的作用。

　　4.6.2文件在使用时各部门和单位及各类人员必须按《现行受控文件清单》中所规定的文件范围使用文件，并识别是否是现行修订状态的有效版本，清单以外的文件不得使用。

　　4.6.3文件在使用过程中各部门和单位及各类人员应保护和贮存好文件，以防止文件的损坏、丢失，当所使用的文件损坏严重，影响使用时，文件持有人或文件管理员应到文件管理部门办理更换手续，交回破损的文件，补发新文件，其分发号可继续沿用原分发号，文件管理部门在补发新文件时仍执行4.5.2条规定。

　　4.6.4文件管理部门对已收回的破损文件的处理，按4.9条规定执行。

　　4.6.5当文件使用部门/单位和使用人员不慎丢失文件后，应按4.6.3条有关规定办理补发手续，但责任人必须做出书面检讨或说明原因。若文件管理部门在补发文件时，给出新的分发控制号，应注明丢失文件的分发号作废，必要时将丢失的文件通知有关部门和单位。

　　4.6.6文件在使用过程中，如果发现文件不适用或不可操作时，有关部门/单位和人员应予以记录，并与文件管理部门联系更改，可按4.7条有关规定执行。

　　4.7文件的更改

　　4.7.1文件的更改，应由文件的使用部门或文件管理部门提出，并说明更改原因，报有关领导批准。具体实施由文件的主管部门组织进行，并做好《文件更改记录》。

　　4.7.2文件更改的批准，原则上应由原批准人批准，如原批准人不在时，可由接替其职务的人员进行批准，但必须掌握原批准依据的有关背景

资料。

　　4.7.3文件更改后，由文件管理员进行换页处理，并注明更改状态标识和生效日期。对重要更改，由文件主管部门领导召开相关部门负责人会议，阐明更改内容和性质，并将更改后的精神层层传达到各使用人。

　　4.7.4文件更改后，文件主管部门应及时修订《现行受控文件清单》中的更改状态，确保各使用场合能识别文件的现行修订状态，防止误用文件。

　　4.8文件的换版

　　4.8.1文件可多次更改（修订状态从0-9），当文件需进行大幅度更改时，应进行换版，原版次文件作废，换发新版本文件。

　　4.8.2换版后的文件仍按4.7.2条规定进行审批，其发放仍按4.5.2条规定执行。

　　4.8.3换版后的文件发放时，应收回原版次的作废文件，并按4.9条有关规定执行。

　　4.9文件的作废与处理

　　4.9.1作废的文件应由文件管理部门按《文件发放登记表》中的发放状态收回，并填写《作废文件登记表》，确保从所有使用场所收回所有失效和/或作废的文件，以防止失效和/或作废文件的非预期使用。

　　4.9.2对收回的失效和/或作废的文件，文件管理部门应统一销毁，并作好《文件销毁记录》。

　　4.9.3对需要作为历史资料保留的作废文件，应由文件管理部门加盖“作废保留文件”印章进行标识。对作废保留的文件只能用于资料参考或追溯历史情况，不能用于指导成本管理活动和向高层领导提供决策的依据。

　　4.10文件的管理

　　4.10.1文件应有唯一性的准确标识，以确保有效使用。各部门和单位应按以下编号规则正确实施文件编号。

　　注：文件类号：SC——成本管理手册

　　C*——程序文件

　　GZ——规章制度

　　YS——预算

　　DE——定额

　　JH——计划

　　FA——方案

　　例：《文件控制程序》的编号为：××/C*-01-20**其中：××——××机械制造有限公司；C*——程序文件；01——第1号程序文件；20**——20**年版。

　　4.10.2文件的底稿及打印件均应归档保存，文件管理员应填写《文件档案登记表》。为防止电子版文件丢失，所有电子版文件均应有备份，并进行适当的标识。

　　4.10.3使用文件的人员在借阅有关文件时，应办理借阅手续，经有关人员批准后方可借阅，并保证在规定的期限内归还所借阅的文件，到期未归还的，应由文件管理员负责收回，原版文件一律不得外借，以防止其丢失或损坏。

　　4.10.4为提供信任向外部（包括：政府机构、行业协会、上级主管部门、顾客等）提供文件，以证实本公司成本管理和成本保证能力时，文件主管部门只提供《成本管理手册》，不得提供程序性和控制成本水平及发生过程的文件，若必须提供第二层和第三层文件时，应由体系负责人批准。当所提供的受控文件修改时，也应按4.9.1条规定收回作废文件，更换新文件。

　　4.10.5各部门和单位应建立本部门/单位的《现行受控文件清单》，报成本部。成本部负责建立并定期公布全公司的《现行受控文件清单》，并在清单中标明所有文件的现行修订状态，以确保各部门和各类人员能识别文件的现行修订状态，并按规定的文件范围使用现行文件的有效版本。

　　4.10.6受控文件应加盖“受控文件”印章作为受控的标识，非受控文件可不作非受控标识，但仍然按规定进行编号。

　　4.10.7文件复制（包括：复印、拷贝等），必须经本部门/单位或文件主管部门负责人批准，并按批准的份数复制。受控文件的复制必须重新加盖“受控文件”印章，复制件的发放，也应按4.5.2条规定执行。

　　4.10.8各部门和单位使用的有效文件，应保持清晰可辩，标识正确，易于识别，存贮应便于检索，可利用文件的目录和文件的编号进行www.pmceo.com分类，确保使用时能快速查找。

　　4.10.9文件主管部门和各部门/单位的文件管理员应按规定检查各类现行文件的有效性，并填写《文件有效性检查记录》，发现问题，及时处理。

　　4.10.10各部门和单位对现行文件的使用、归档、保存、借阅、复制、销毁和向外部提供等环节，应注意文件的保密性，对文件的保密内容不得向外透漏，必要时应在文件上进行密级标识。

　　4.11外来文件的控制

　　文件的归口主管部门和各类文件的管理部门及单位应确保识别外来文件，必要时对外来文件进行标识。直接引用的外来文件，如标准和法规等，应由文件归口管理部门的负责人批准后，方可使用。对外来文件的发放、作废、处理和管理可参照4.5条、4.9条和4.10条规定执行。

　　4.12对提供信任的客观证据文件——记录的控制，应按《记录控制程序》执行。

　　4.13文件是信息及其承载媒体，这种媒体可以是纸张、计算机磁盘、光盘、照片、样件、电子媒体或他们的组合。

　　5、相关/支持性文件

　　5.1《记录控制程序》

　　6、记录

　　6.1《文件发放登记表》

　　6.2《文件评审记录》

　　6.3《现行受控文件清单》

　　6.4《文件更改记录》

　　6.5《文件销毁记录》

　　6.6《作废文件登记表》

　　6.7《文件归档登记表》

　　6.8《文件有效性检查记录》

　　6.9《文件更改申请单》

篇5：CCA2102:《成本管理体系要求》标准解释:文件控制

　　CCA2102:20**《成本管理体系要求》标准解释：文件控制

　　标准条文

　　组织应编制、实施和保持文件化的程序，对成本管理体系所要求的文件予以控制，并确保：

　　a）文件在发布前得到评审和批准，并确认其适宜性、可行性和充分性；

　　b）对文件进行定期评审，必要时予以更新，并再次得到批准；

　　c）识别、获得和使用现行文件的最新版本；

　　d）从使用处及时收回作废和/或失效的文件，防止这些文件的非预期使用，需要保留这些文件时，应对这些文件进行适当的标识；

　　e）对需要保密的成本水平文件进行适当的标识，并规定这些文件的保密要求；

　　f）外来文件得到识别并分发到使用处。

　　目的和意图

　　成本管理体系文件的控制重点是让所有执行文件的部门和人员都能确保使用现行有效版本的成本管理体系文件，以防止误用作废和/或失效的文件。本要素条款规定了对成本管理体系文件进行重点管理和控制的要求。

　　理解要点

　　●文件控制是指对文件的编制、评审、批准、发放、使用、更改、更新、再次批准、标识、回收和作废等全过程的管理和控制。文件控制的目的就是为了防止文件的非预期使用。因为，文件是成本管理体系活动的依据，如果管理者在从事成本管理工作或开展成本管理活动的过程中用错了文件（依据错了），那么这些工作或活动就一定错了。所以，组织必须对成本管理体系文件进行控制。

　　●记录是一种特殊类型的文件，这种特殊性表现在当空白的记录表格未填写时，表格栏是填写表格的依据，是一般的文件；当记录表格被填写后，作为证明活动过程或结果的证据时，是记录的范畴。作为记录应按4.3.4记录控制的要求予以控制。

　　●按本标准的要求，组织应编制、实施和保持《文件控制程序》，对成本管理体系文件予以控制。《文件控制程序》的基本内容通常包括：文件控制的目的、文件控制的范围、文件控制的职责和权限、文件的标识、编制、评审、批准、发放、使用、复制、归档、借阅等要求以及文件的修改或更新、文件的作废与换版、文件的日常管理、外来文件的控制等（需要时）。（不限于此）

　　●对成本管理体系所要求的文件的控制，组织应确保：

　　a）文件在发布前得到评审和批准，并确认其适宜性、可行性和充分性；

　　——为什么文件在发布前要得到评审？对成本管理体系文件进行评审的目的就是集思广益找问题、堵漏洞，使文件更充分、更适合于组织的实际情况，为领导批准发布文件提供条件。通过对文件的评审，可以使参加评审的人员加深对文件的理解，达成共识，便于文件的贯彻执行。

　　——文件评审的方式可分为：会议评审、会签评审、起草人自审三种情况。

　　——为什么文件在发布前要得到批准？组织采用批准的形式使成本管理体系文件生效（有效）。因此，文件批准的目的就是使文件生效，未经批准的文件属于无效文件。授权人员在批准文件过程中可以对该文件进行发布前的最后审查把关，并以批准的形式确保文件的适宜性和充分性。文件被批准是权威性的具体体现，可以强制文件的贯彻执行，用批准的形式还可以分清和追溯发布文件的责任人。确认文件得到批准的形式按照国际惯例就是授权人员的亲笔签字。如果在文件中看不到授权人员的亲笔签字，就可以认为该文件未被批准，属无效文件。而在我国的组织中文件经常是以盖公章的形式进行批准（如“红头”文件），往往看不到授权人员的亲笔签字，这样就需要追溯和确认其文件的底稿，验证其是否经过了授权人员的亲笔签字，如果追溯不到授权人员的亲笔签字，就应视为其文件未被批准。

　　——文件批准的方式是授权人员手签。

　　——文件评审和批准的重要性是确保其充分性（完整、全面、系统、不遗漏）与适宜性（适合于组织的实际情况，并具有可操作性和易操作性）。

　　b）对文件进行定期评审，必要时予以更新，并再次得到批准；

　　——文件在使用过程中可能存在不充分或不适宜等问题，通过定期评审的方式以发现并消除这些问题。

　　——必要时（如果文件存在的问题较多或不适用时，也就是说不对文件进行修改或更新就会影响成本管理体系的有效性时）应修改或更新文件。

　　——对已修改或更新的文件应再次得到批准（持续使文件有效）。

　　——对文件的修改应由原审批部门或批准人进行审批。若改变原审批部门或批准人时，必须获得原审批的背景资料。

　　——对文件的修改或更新，应明确其原因、方式、步骤、内容和性质，并保持记录。

　　c）识别、获得和使用现行文件的最新版本；

　　——所有使用文件的场所或工作人员必须得到文件（将文件发放至使用处或向文件主管部门索取）。

　　——必须得到文件的现行有效版本。

　　——文件的版号和修改号是识别文件的现行版本和现行修订状态的标识，我们可以采用这种标识方式（如“A/0”为A版第0次修改）对文件的现行修订状态进行识别，以确保获得文件的现行版本。文件的版号和修改号标识应得到控制，在对文件进行更改或更新时应相应改变其原有的版号和修改号，以体现文件的现行修订状态，否则标识将失去意义，无法识别。

　　——可采用《现行受控文件清单》的方式对文件的现行版本进行控制。组织为确保文件的更改和现行修订状态得到识别，除了正确地制定《文件编号规则》和实施唯一性标识外，还应编制和定期公布《现行受控文件清单》，并在清单中标明现行修订状态（有效版本的修改号），以便文件使用人能及时识别文件的现行修订状态和确保使用清单中所规定的文件，达到防止误用文件的目的。

　　——要求现行版本的目的是防止使用失效版本的文件，使活动的依据产生错误。

　　——保持文件发放或文件领用的记录，记录中应体现文件名称、文件编号、版号/修改号、分发号、领用人签字、发放时间等信息。

　　d）从使用处及时收回作废和/或失效的文件，防止这些文件的非预期使用，需要保留这些文件时，应对这些文件进行适当的标识；

　　——按文件的发放记录或文件使用记录第一时间收回作废文件。

　　——确保文件持有人使用唯一（分发号）的有效文件，防止作废文件的非预期使用

。

　　——当作废文件需要保留时，应采用加盖“作废保留文件”印章的形式进行标识，防止作废文件的非预期使用。对作废保留文件只能用于追溯历史情况和在研究、策划和制定有关文件时的参考，不得用于指导成本管理与控制活动和成本水平的实现www.pmceo.com。

　　e）对需要保密的成本水平文件进行适当的标识，并规定这些文件的保密要求；

　　——由于竞争的需要，组织的许多成本管理体系文件需要保密，通常情况下这些需要保密的文件都是与成本水平有关的文件，如成本目标、成本动量标准、标准成本、成本计划等。

　　——组织应对需要保密的文件提出保密的要求，作出规定，并按规定对这些文件进行保密的标识和管理，以防止保密信息的泄露。

　　f）外来文件得到识别并分发到使用处。

　　——外来文件是指组织应执行或参照执行的来自组织外部的文件。如与成本有关的法律法规、标准（国际、国家、行业、协会和地方标准等）、政府有关部门的行政文件、行业协会的管理文件、上级主管部门的管理文件、顾客提供的规范性文件、供方提供的相关文件以及其他相关方提供的文件等。

　　——组织应对这些外来文件进行识别，控制其分发范围，跟踪修订状态，并确保在使用处可获得适用文件的有效版本。

　　与其他要素条款间的相互关系

　　成本管理体系所有要素条款都涉及到文件。因此，都需要按本要素条款要求对文件进行控制。