物业管理公司体系文件控制工作程序

　　物业管理公司体系文件控制程序

　　1.目的

　　为质量管理体系文件编制、更改、审批、分发和作废处理提供指引,保证文件受控。

　　2.范围

　　适用公司各管理处/部门对质量管理体系文件的管理和控制。

　　3.职责

　　3.1 相关部门/岗位职责

　　部门/岗位工作内容频次/时间

　　总经理审批《质量手册》2个工作日

　　管理者代表审核《质量手册》、审批程序文件、作业指导书和《体系文件下发明细》2个工作日

　　品质管理部经理审核程序文件、作业指导书、《体系文件下发明细》，审批质量记录表格5个工作日

　　管理处/部门负责人审核本管理处/部门职员提出的文件编制/更改申请

　　负责保管本管理处/部门领用的体系文件2个工作日

　　持续

　　品质管理部保管体系文件正本及培训

　　检查监督各管理处/部门体系文件受控、执行情况5个工作日内

　　及时

　　各部门对本部门员工进行培训及文件控制、执行文件发放后7个工作日内培训

　　3.2 文件编制、更改、审核、审批权限

　　文件类别编制权限更改权限审核权限审批权限

　　质量手册品质部经理部门主管以上人士管理者代表总经理

　　程序文件具有相关技能人士公司任一职员品质部经理管理者代表

　　作业指导文件具有相关技能人士公司任一职员品质部经理管理者代表

　　质量记录表格具有相关技能人士公司任一职员品质部人员品质部经理

　　体系文件下发明细品质部人员品质部人员品质部经理管理者代表

　　注：1、审核、审批人不得与编制/更改人相同，但审核、审批人可为同一人；

　　2、品质管理部经理编制或更改的程序文件、作业指导文件及表格，须由管理者代表审核和审批。

　　4.方法和过程控制

　　4.1重要说明：为进一步明确质量管理体系文件的受控状态，受控章在文件左上角的为体系文件正本，受控章在文件右上角的为体系文件副本。授控章由品质管理部统一控制管理

　　4.2体系文件的版本控制

　　4.2.1 未经修改的文件版本号为"A/0"，修改一次版本号升为"A/1"，当版本号从"A/9"升级时，则升为"B/0"，依此类推。当对体系文件进行全面修改时，即使修改次数未达到9次，版本也要全面改版（如从A→B、B→C……）。

　　4.2.2 文件页数超过1页以上,则文件修改时只更改修订页的版本号,如文件某一页的版本号升至"A/9",则该页再次修改升级时，文件全部页的版本号升为"B/0"。

　　4.2.3 若文件更改后增加或减少页数，则各页均按原最高版本号的页统一升级为相同的版本号。

　　4.3体系文件的编制、更改

　　4.3.1 文件的编制和更改需按《体系文件控制细则》规定的格式和编号方法进行。

　　4.3.2 动议编制/更改文件需填写《文件编制/更改申请表》，经管理处/部门负责人确认后，报品质管理部。集中编制/更改时可只填写一个编制/更改申请表，经管理者代表审批。

　　4.3.3体系文件通过审批后,最迟自文件标明的生效日期开始生效执行。

　　4.4体系文件的分发

　　4.4.1新编或更改的体系文件，由品质管理部加盖红色"受控"印章后，填写《文件发放签收表》，按《体系文件下发明细》分发给相关部门（零星编制或修改的质量记录表格可通过内部邮件系统发送到各部门，不须填写《文件发放签收表》，作废表格不须交回品质管理部）。

　　4.4.2各部门领回体系文件后须在七个工作日内完成更换并将旧文件加盖"作废"章后送交品质管理部。品质管理部负责对各部门作废体系文件进行抽查。作废文件正本由品质管理部保存至少三年。

　　4.4.3新部门成立时，应及时到品质管理部申请领取体系文件。

　　4.4.4各管理处/部门因现场悬挂等原因需增加持有体系文件时,需填写《文件发放签收表》,经品质管理部经理批准后领取。

　　4.5体系文件的培训

　　4.5.1新编或更改的体系文件发放后，品质管理部须对各部门相关业务块主办以上人员及相关人员进行培训（零星更改的表格除外）。

　　4.5.2新编或更改的体系文件执行前，管理处/部门应将所有新增或更改的文件内容对相关岗位人员进行培训。

　　4.5.3新管理处/部门成立后，品质管理部须对全体人员进行培训、考核。

　　4.6体系文件的作废处理

　　4.6.1作废文件均须加盖作废章。如发现文件名、编号均相同的文件,应以最近生效日期或最高版本号区别新旧文件。

　　4.6.2如文件不适用需取消，须填写《文件编制/更改申请表》，按原审批程序报批后报废。

　　4.7体系文件的查阅、借阅

　　4.7.1非本公司人员不得查阅、借阅体系文件。特殊情况需经管理者代表批准。

　　4.7.2查阅的体系文件不得带离办公区域。借阅须填写《文件借阅登记表》，经管理处/部门经理或其授权人批准，并不得带离本管理处/部门管理服务区域。如有污损或遗失，须报部门经理处理，并向品质管理部申请补发。

　　4.7.3隔夜借出须管理处/部门经理批准，外借时间最长不得超过3天。

　　4.8体系文件的保管和保密

　　4.8.1管理处/部门经理负责本管理处/部门保管体系文件，并对结果负责。

　　4.8.2依据《体系文件下发明细》的文件接受人负责对相应体系文件进行

保管。

　　4.8.3任何人不得复印、泄露体系文件，不得擅自携带体系文件外出。

　　4.8.4体系文件发生丢失和短缺时，除追究责任外，重新办理领用手续，品质部在补发文件上给予新分发号，并注明原文件分发号作废，并将作废文件的分发号通知相关部门/管理处。

　　5.支持性文件

　　TJVKWY4.2.3-Z01-01《体系文件控制细则》

　　6.质量记录表格

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F1 《文件编制/更改申请表》

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F2《文件发放签收表》

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F3《文件借阅登记表》

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F4 《体系文件下发明细》

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F5 《文件领用审批表》

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篇2：物业管理公司体系文件:服务策划控制工作程序

　　物业管理公司体系文件：服务策划控制程序

　　1.目的

　　规范公司各部门服务项目的策划，确保为顾客提供优质服务，并不断改进服务质量，持续满足顾客不断增长的需求。

　　2.范围

　　适用于公司各部门新增服务项目的策划以及原有服务项目删减和修改。

　　3.职责

　　3.1公司总经理/管理者代表负责对各部门服务策划方案的审批，并对服务实施情况进行监督。

　　3.2品质主管负责对各部门服务策划方案进行审核，同时提出完善意见和建议。

　　3.3各部门主管负责根据顾客需求，策划新的服务项目，同时对原有服务项目中不符合顾客需求的部分动议取消或更改。

　　3.3所有员工都有对服务流程、服务项目提供完善建议的责任。

　　4.方法和过程控制

　　4.1新增/更改服务项目策划

　　4.1.1客户服务中心根据顾客投诉及建议，结合日常工作充分了解顾客新的需求。必要时可动议增加新的服务项目；

　　4.1.2品质主管根据顾客满意度调查结果及管理评审的讨论意见，为满足顾客新的需求可动议公司增加新的服务项目；

　　4.1.3动议增加新服务项目的人员或部门需以书面形式提出申请，填写《增加服务项目审批表》，就增加服务项目的意义、服务项目的内容及公司在相关方面的服务能力阐述自己的看法，审批表交品质主管审核。

　　4.1.4品质主管在接到《增加服务项目审批表》后，应对服务项目的可行性进行初步评估，内容包括服务项目的业务量、

　　公司质量保证能力、公司资源提供能力等。提出审核意见。

　　4.1.5初步审核通过的服务项目，由品质主管在一周内组织相关部门进行会审，责成相关部门确定新增/更改服务项目的服务内容、服务标准、

　　收费标准等，服务提供流程、服务质量监控办法、服务所需的人力、物力、资金等资源。

　　4.1.6服务方案各项内容确定后，由品质主管编写可行性报告，随《增加服务项目审批表》报管理者代表/总经理审批。

　　4.1.7总经理批准后的新增/更改服务项目各项准备工作由综合办公室负责编入各部门工作计划，各相关部门按计划实施。

　　4.1.8新增/更改服务项目的管理需要修改体系文件的，由品质主管负责动议修改体系文件。

　　4.2取消服务项目

　　4.2.1各部门在实际工作中发现原有服务项目不能满足顾客需求或没有顾客需求时，可由部门主管申请取消服务项目，填写《服务项目取消审批表》，报品质主管审核。

　　4.2.2所有需更改或取消的服务项目须在总经理审批同意后方可实施。

　　5.质量记录和表格

　　JSNHWY7.0-01-F1《新增/更改服务项目审批表》

　　JSNHWY7.0-01-F2《服务项目取消审批表》

篇3：物业管理公司质量体系文件：培训控制程序

　　物业管理公司质量体系文件：培训控制程序

　　1.0目的

　　通过对公司所有员工实施必要的培训，使其掌握相应岗位的操作技能和服务质量意识，确保员工素质满足公司的要求。

　　2.0适用范围

　　适用于公司所有培训工作。

　　3.0职责

　　3.1管理者代表负责物业管理公司年度培训计划的制定和监督实施工作，年度培训计划应在年终总结结束后10个工作日内提出，并由物业管理公司经理负责审核、批准。

　　3.2行政部负责组织对各类员工培训效果进行考核和鉴定;并负责保存由公司组织进行培训的记录。

　　3.3各部门主管和管理处主任配合公司年度培训计划的要求，制定本部门相应的培训计划见《员工培训计划表》，并负责组织实施，培训记录由各部门和管理处负责归档保管，有必要时，相关部门制订部门培训制度，参见《保安人员培训制度》。

　　4.0工作程序

　　4.1入职培训

　　4.1.1所有新入职本公司的员工都应接受该项培训及考核。

　　4.1.2对新员工的培训主要包括以下内容：

　　a)公司的基本情况、组织架构，

　　b)公司的质量方针、目标、企业精神及物业管理工作基本知识，

　　c)《员工手册》、职业道德及质量意识教育，

　　d)对员工的期望及要求。

　　4.1.3该项培训由行政部或行政部指定人员组织实施并保存记录。

　　4.2上岗培训

　　4.2.1员工入职培训合格后或转换工种前均需经上岗培训，培训时间根据工作岗位的要　　求而定。

　　4.2.2上岗培训主要内容包括

　　a)应知部分：如岗位的基本情况(岗位职责、人员配置及设备、设施的分布等)，

　　b)应会部分：岗位工作操作规程，异常状况时的特殊处理程序等。

　　4.2.3上岗培训由各用人部门负责组织，并指定专人进行。《培训记录》由各部门保存，《员工培训登记表》保存于员工档案中。

　　4.3在职培训

　　4.4员工参加外部培训按公司有关行政制度执行。

　　4.5除了以质量手册、流程文件以及作业指导书等工作文件作为员工的培训教材外，各部门可依据本部门工作实际编制培训教材，如编制教材应由行政部审核，并由行政部至少每半年组织一次对培训教材的评审。

　　5.0相关文件

　　5.1《保安人员培训制度》

　　5.2《保洁部员工培训考核流程》

　　5.3《工程部新入职员工培训流程》

　　6.0相关记录

　　6.1《培训记录》

　　6.2《员工培训登记表》

　　6.3《员工培训计划表》

篇4：物业管理公司质量体系文件：不合格品、服务的控制程序

　　物业管理公司质量体系文件：不合格品、服务的控制程序

　　1.0 目的

　　确保服务过程中的不合格产品及体系运作和服务过程中的不合格项(不合格服务)得到及时有效的控制。

　　2.0 适用范围

　　对公司各部门提供服务过程中的不合格产品和不合格项的控制。

　　3.0 职责

　　3.1各部门主管(管理处主任)或库管员对不合格产品进行评审、标识和处置。

　　3.2各部门负责人对本管辖区提供服务活动过程中出现的不合格进行确认、处理。

　　4.0 工作程序

　　4.1 不合格产品的控制

　　4.1.1部门主管或管理处主任对服务过程中发现的不合格产品评审后，进行记录和处置;库管员对采购物资验证出的不合格产品评审后，进行记录、标识、隔离，由采购人员确认后进行退货或更换，或按4.1.2进行处理。

　　4.1.2对使用过程中或采购回的不合格产品的处置应由使用部门先填写《不合格品处理报告》，然后经部门主管或管理处主任批准后作出以下处理：

　　4.1.2.1降级使用于对服务影响无关部分;

　　4.1.2.2退货;

　　4.1.2.3报废。

　　4.2 不合格服务的控制

　　4.2.1对服务过程质量影响不大或用户感觉不明显的不合格服务，各相关部门应在当日内作出处理并做好记录。

　　4.2.2根据服务工作的检查记录，若有不符合要求或不合格的地方，主管部门应提出处理意见，可填报《不合格项整改通知》，由相关的人员执行，并在规定的期限内对该服务工作进行复检。

　　4.2.3因质量体系运作或因工作失误造成的使用户严重不满的服务，由部门负责人或与机关部门评审确认后，填写《不合格/纠正、预防措施报告》，并负责组织人员采取有效的纠正措施，在规定时限内给予处理，若在近期内无法解决的，则要制定纠正计划。

　　4.2.4因客观环境条件(如天气、交通、市政等)的影响和制约所造成的不能满足用户要求的可事先与用户协调，经用户同意后，再约定时间进行处理。

　　4.2.5返工或返修后的服务项目应按相应的检验程序重新验证并做记录。

　　5.0 相关文件

　　5.1《纠正和预防措施控制程序》

　　6.0相关记录

　　6.1《不合格品处理报告》

　　6.2《不合格/纠正预防措施报告》

　　6.3《不合格项整改通知》

篇5：物业管理公司质量体系文件：纠正和预防措施控制程序

　　物业管理公司质量体系文件：纠正和预防措施控制程序

　　1.0 目的

　　通过分析不合格产生和潜在的原因，制订并实施纠正和预防措施，以消除造成实际或潜在不合格的原因。

　　2.0 适用范围

　　适用于日常服务过程中发生的服务质量不合格、内部质量审核、管理评审和第三方审核机构中提出的不合格的处理。

　　3.0 职责

　　3.1管理者代表负责组织对重大服务质量问题和管理评审中提出的纠正和预防措施的跟踪和验证。

　　3.2各部门负责人负责组织本部门对需采取纠正和预防措施的问题制定方案并监督实施，对处理结果进行跟踪和验证。行政部对各部门制定和实施的纠正和预防措施要进行监督和检查。

　　4.0 工作程序

　　4.1 纠正和预防措施的提出

　　4.1.1 针对以下情况应考虑采取纠正和预防措施

　　4.1.1.1出现重大的服务不合格见《不合格品/服务控制程序》;

　　4.1.1.2日常服务过程中重复出现的相似特性的不合格;

　　4.1.1.3征询、调查、检查中发现的重复出现或影响恶劣的服务过程的不合格;

　　4.1.1.4用户提出的不合格见《处理客户投诉的工作流程》;

　　4.1.1.5内部质量审核、管理评审或第三方机构审核中提出的不合格;

　　4.1.1.6 任何不符和质量文件或GB/T19001-2000:ISO9001-2000标准的情况;

　　4.1.1.7发现的潜在不合格。

　　4.1.2 各部门人员均可根据上述情况提出应采取纠正和预防措施的问题。

　　4.2 纠正和预防措施的应用

　　4.2.1各部门之间依据4.1.1条款的内容随时都可以书面形式签发《不合格/纠正、预防措施报告》对提出的不合格项，应在报告中进行描述。

　　4.2.2《不合格/纠正、预防措施报告》的签发

　　4.2.2.1管理评审中提出的不合格由管理者代表签发《不合格/纠正、预防措施报告》。

　　4.2.2.2内部质量审核中的不合格由内审员签发《内审不合格报告》。

　　4.2.2.3服务过程中的不合格或用户提出的不合格属部门行政权限范围以内能解决的，由责任部门主管或分管领导签发《不合格/纠正、预防措施报告》，超越责任部门权限以外或涉及到其他部门的，应提交管理者代表签发《不合格/纠正、预防措施报告》。

　　4.2.2.4第三方机构审核中提出的不合格由该机构审核员签发《不合格报告》。

　　4.2.2.5征询、调查和检查活动中发现的不合格，由该项活动的负责人签发《不合格/纠正、预防措施报告》。

　　4.2.3 纠正措施

　　4.2.3.1实施的责任部门,应对报告中提出质量问题进行分析，查明发生不合格的原因，提出防止问题再发生具体措施和完成期限，填写在《不合格/纠正、预防措施报告》的相关栏目。

　　4.2.3.2由部门主管提出的纠正措施方案或重大的质量问题和管理评审中提出的不合格制定的纠正措施方案应报经理审批后实施。

　　4.2.4 预防措施

　　4.2.4.1各部门根据公司内部或外部的消息，如对服务过程有影响的信息及反馈信息(如审核结果、服务报告、用户意见调查、投诉记录等)分析潜在不合格的原因，并制定相应的预防措施，组织人员填写《不合格/纠正、预防措施报告》，报公司分管领导批准。

　　4.2.4.2管理者代表负责组织对预防措施的监督实施和验证，具体监督验证工作由行政部实施。如预防措施实施有效，应纳入质量体系文件。

　　4.2.5在规定的时间期限内，《不合格/纠正、预防措施报告》签发人负责对纠正和预防措施的实施进行验证，以确定其是否执行和有效。当有客观证据证实纠正或预防措施已经完成并且是有效的，《不合格/纠正、预防措施报告》即予以关闭;若纠正和预防措施尚未完成或没有实际效果，签发人应组织有关人员进一步深入分析原因，重新制定措施，确定完成日期。

　　4.3《不合格/纠正、预防措施报告》由发出部门和行政部各保存一份。必要时管理者代表可保留一份。

　　4.4 当纠正和预防措施引起质量体系文件更改时，则由各相关部门将更改内容纳入相应的体系文件中，按《文件和资料控制程序》要求审批后实施。

　　5.0 相关文件

　　5.1 《不合格品/服务控制程序》

　　5.2 《文件和资料的控制程序》

　　5.3 《处理客户投诉的工作流程》

　　6.0 相关记录

　　6.1 《不合格/纠正、预防措施报告》

　　6.2 《内审不合格报告》

　　编写： 审批：