物业公司质量记录控制管理程序

　　物业公司质量记录控制管理程序

　　1.0目的

　　为证明项目质量符合要求和质量管理体系有效运行提供客观证据.

　　2.0适用范围

　　适用于质量管理体系及产品、项目所要求记录的控制。

　　3.0职责

　　办公室负责对公司各部门产生的质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置予以控制。

　　1.0过程识别

　　拟定目录--设计/选择--表式--标识--分发--运作--收集--分类整理--保管--移交/归档--处理

　　5.0 行为准则:

　　a)运作过程中记录应:及时准确、内容齐全、手续完备；

　　b)各种记录标识应具有唯一性；

　　c)按规定及时收集，保证其连续性、完整性；

　　d)保管应分类、编号并拟列目录/清单，便于检索；

　　e)保管和储存条件要适宜，保证干燥通风，有防护措施；

　　f)体系记录保存日期为三年，工程质量记录竣工移交长期保存.

　　6.0 程序要求:

　　6.1 记录的分类管理

　　6.1.1 体系运行记录包括:管理评审记录、内容审核记录、工程要求评审记录、供方评审记录、培训记录、工程施工及交付记录等，由工程科归口管理，有关责任部门分别管理.

　　6.1.2各种检验和验证记录、不合格项及纠正记录、管理部作业记录等，由各管理处分别收集、汇总、保管。

　　6.2 记录编目、编号

　　记录表式作为一种特殊文件，执行《文件控制程序》中编目标识规定；收集后由责任部门依次编号，确保唯一性.

　　6.3 记录填写

　　记录应在过程活动中及时、真实的形成，字迹清晰，不准涂改，保证易于识别，且内容齐全，各种审核手续齐备.

　　如因笔误需修改，应采用单杠划去，在其上/下方写出更改内容，由更改责任人签字或盖章.

　　6.4 记录的保管、储存和检索

　　各部门形成的记录，由本单位专人负责保管，分类存放.

　　保存环境条件应干燥通风，装袋/装盒.列出记录清单以利于检索，有必要时可设卷内目录.

　　各种记录需移交或归档保存的，应按公司要求定期移交主管部门或归档保存.存储时间较长(一年以上)的，存放记录处所必须干燥通风，有防潮、防霉、防鼠、防破损措施.

　　接着外来传真件，应先复印，复印件连同传真件一并存放.

　　6.5 记录保存期及处置

　　体系记录保存期为三年，需移交或存查的记录长期保存.

　　不需保存或到保存期的记录，应填写记录处理申请单，保管理者代表批准，由专人负责销毁(视不同情况可焚烧，粉碎或作纸厂原料等).

　　6.5 记录复印、借阅、修改

　　记录复印、借阅原则上当天送还，如外单位复印、借阅或超过一天难以送还的应进行借阅登记.无论借阅或复印需经管理者代表批准.

　　记录作为一种特殊文件，修改时应执行《文件控制程序》中有关规定.

　　7.0 相关文件

　　《文件控制程序》

　　《管理策划控制程序》

　　《改进管理程序》

　　8.0 记录

　　质量记录清单

　　文件发放回收记录

　　文件借阅、复印记录

　　文件销毁申请/记录处理申请单

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篇2：物业程序文件:质量记录控制工作程序

　　物业程序文件：质量记录控制程序

　　1.0 目的

　　使质量记录完整、准确、清晰，能够为质量体系有效运行及服务达到规定的要求提供证明,为质量的持续改进提供依据。

　　2.0 范围

　　适用于公司各类质量记录和表格的管理。

　　3.0 职责

　　3.1 质管部负责质量记录管理程序的执行。

　　3.2 各单位负责与各自有关的质量记录的建立和检查。

　　4.0 程序

　　4.1 质量记录包括能够直接或间接地证明质量体系要素运行的有效性，服务满足规范要求、法规要求和合同要求的全部证据，分类如下：

　　1） 质量体系实施方面的记录。如文件收发记录、合同评审记录、项目分包方档案、设备管理记录、纠正措施记录、检验、测量和试验设备的检定记录、纠正预防措施记录、客户投诉处理记录、员工培训记录等。

　　2） 服务质量验证方面的记录。 如内审记录、进货物资验证记录、管理评审记录、服务的标识和可追溯性记录等。

　　4.2 质量表格的分类编号

　　4.2.1 质量表格采用以下形式分类编号：

　　1） 程序文件质量记录表格编号：

　　4.2.2 单位代码与单位名称对应如下：

　　公司领导：

　　总经理-01

　　管理者代表-02

　　部门代码：

　　质量管理部-M、

　　工程管理部-G、

　　清洁绿化部-Q、

　　人力资源部-R、

　　客户服务部-Z、

　　安保部-B、

　　财务部-C 、

　　办公室-O、

　　管理处代码：

　　三五三二-SWE、

　　zz豪庭-SHT、

　　zz国际-SGJ

　　管理处各班组代码：

　　维修班-W*B、

　　护卫班-HWB、

　　清洁班-QJB、

　　财务室-CWB、

　　车库岗-CKB、

　　大堂岗-DTB、

　　巡逻岗-*LB、

　　监控中心JKB、

　　会所-HSB、

　　4.3 体系文件分发号的控制

　　4.3.1质量手册（AQ）、程序文件（COP）由质管部发放。

　　发放号：AQ-STJT/WY、COP-STJT/WY

　　如发放给zz豪庭管理处的《质量手册》的发放号是：AQ-SHT

　　4.3.2 各部门的作业指导书由该部门负责发放。

　　发放号：作业指导书编号-单位代码

　　如安保部《安全保卫管理手册》（WI/B）给盛世豪庭的发放号是：WI/B-SHT

　　4.3.3 某一项工作的作业指导书由相关部门负责发放。

　　发放号：WI/相关部门代码--相关文件简称--单位代码

　　如人事部培训计划发放给盛世豪庭，则相应文件发放号为：WI/R-pxJH-SHT。

　　4.3.4 管理处负责将文件发放给各班组、相关人员。

　　发放号：该文件编号-班组代码/人员工作牌代码

　　如zz豪庭庭将《建筑装饰管理手册》发放给维修班的发放号为：WI/G-W*B

　　4.3.5 单位的发放文件1年为一次记录周期，文件发放的记录为：

　　发放号：STJT/WY-00*（*为自然数）- 四位年份 文件名称

　　如质管部20**年的第5号文件《4月份月检情况通告》发文记录为：

　　M-005-20**《4月份月检情况通告》

　　4.3.6第4.3.5条中文

件范围包括除AQ、COP、WI系列及AQ系列以外的资料，AQ系列发放不需填写发放号，只需填写《发放记录》。

　　4.4 质量记录的填写

　　4.4.1 质量记录的填写力求真实、准确、完善和字迹工整，不得有造假和乱涂乱改现象。

　　4.5 质量记录的收集保管

　　4.5.1 质量记录的收集保管由各单位指定专人负责，并在收文2日内填写《记录表格清单》。

　　要求记录清晰完整，不允许有破坏残缺，签字手续应齐全。不符合上述要求的记录，相关人员不予接收。在质量记录有效期内，文件管理人员必须保证质量记录完整无缺。

　　4.6 质量记录的借阅

　　4.6.1根据工作需要，经单位主管批准，本公司人员可借阅存档的记录，应填写《借阅记录》。

　　借阅期一般以三天为限，文件保管人员负责办理借阅手续并监督相关人员按期归还，文件归还时，应确保完整无损。

　　4.7 《记录表格清单》的内容包括序号、编号、名称、状态、对应文件、责任部门、保存期限等。

　　4.8 失效质量记录的处理

　　4.8.1 超过保存期或失效的质量记录或表格，由各单位保管人员在接到新表格记录后负责销毁。

　　5.0 相关文件与记录

　　5.1《记录表格清单》

　　5.2《借阅记录》

篇3：物业管理公司质量记录控制工作程序

　　物业管理公司质量记录的控制程序

　　1.0目的

　　运用质量记录以保证服务质量达到规定的要求，为确认质量体系的有效运行提供可追溯性依据。

　　2.0适用范围

　　适用于本公司与质量活动有关的质量记录的控制。

　　3.0职责

　　3.1各部门文件管理员负责按程序对本部门的质量记录进行控制。

　　3.2办公室负责对各部门质量记录的控制情况进行指导、检查。

　　4.0工作程序

　　4.1质量记录的分类

　　本公司所有与质量体系有关的质量记录分为质量体系实施方面的质量记录和质量体系验证方面的质量记录两大类。

　　4.1.1《管理评审报告》、《内部质量体系审核报告》、《合同评审记录》、《员工培训记录》、《不合格/纠正预防措施报告》等属质量体系实施方面的质量记录。

　　4.1.2《入库单》、《回访记录》等属服务质量验证方面的质量记录。

　　4.2质量记录表格的编码

　　见《文件编码规定》。

　　4.3质量记录的填写

　　质量记录应填写清晰、正确、内容完整、填写人、审核人、批准人应履行签字手续。

　　4.4质量记录的收集、归档

　　4.4.1质量记录的收集保管由各部门文件管理员负责，并依据《质量记录表格清单》相关的内容要求进行归档。

　　4.4.2各项质量记录要求清晰、完整、签字手续齐全，在保存的有效期内不得有破损和残缺。

　　4.5质量记录的保存

　　4.5.1各部门的质量记录由文件管理员负责保存，期限按《质量记录表格清单》的要求进行，贮存地应保持干燥通风，并采取适当的防护措施。

　　4.5.2质量记录还可以用磁盘方式贮存。

　　4.6质量记录的查阅

　　4.6.1如因工作需要，需查阅存档的质量记录时，应先填写《质量记录查阅审批表》，经主管领导批准，可以查阅存档的质量记录。

　　4.6.2在合同规定或用户要求情况下，经部门负责人批准后可以查阅记录。

　　4.6.3文件保管人员负责办理查阅手续。

　　4.7失效及过期质量记录处理

　　对过期的质量记录或需销毁的记录，应由保管部门及时进行销毁。

　　5.0相关文件

　　5.1《质量手册》

　　5.2《质量记录表格清单》

　　5.3《文件和资料控制程序》

　　5.4《质量记录查阅审批表》

篇4：物业管理公司质量记录控制工作程序(13)

　　物业管理公司质量记录控制程序（13）

　　1.0目的：

　　为规范质量记录的控制与管理，确保质量记录的完整、有效、清晰，以便为管理体系的有效运行提供客观证据。

　　2.0适用范围

　　本公司各类质量记录的管理。

　　3.0职责：

　　3.1综合管理部负责公司质量记录的统一管理和控制。

　　3.2各部门负责相关质量记录的控制。

　　4.0程序：

　　4.1质量记录的分类。

　　4.1.1管理体系实施方面的记录，包括有：

　　内部管理体系审核记录；合同评审的记录；材料、服务、工程等分包方档案；设备管理记录；测量器具的检定记录；纠正与预防措施记录；客户投诉处理记录；员工培训记录；质量策划记录等。

　　4.1.2管理服务质量验证方面的记录，包括有：

　　管理评审记录；进货物资验证记录；服务质量评价记录；服务的标识和可追溯性记录。

　　4.2程序：

　　1、使用钢笔或黑水笔填写；2、填写工整、清晰；3、按栏目填写，若某项不必填写，应划"-"号；4、填写人签名，并标明填写日期，必要时标明填写时间；5、质量记录存放地点的干燥、清洁、安全，防止质量记录被污损、遗失。

　　1、经部门负责人批准，本公司人员可以借阅存档的质量记录。

　　2、质量记录的借阅期一般以三天为限，文件保管人员办理借阅手续并监督借阅人员归还。文件归还时，确保完整无缺。

　　超过有效保存期的质量记录，由文件保管人员向部门负责人汇报过期情况，记录类别、名称、日期、数量并进行适当处理。。

　　5.0支持性工具

　　《质量记录目录》

　　编制：审核：批准：日期：

篇5：物业公司程序文件:质量记录控制程序

　　物业公司程序文件:质量记录控制程序

　　1.0 目的

　　使质量记录完整、准确、清晰，能够为质量体系有效运行及服务达到规定的要求提供证明，为质量的持续改进提供依据。

　　2.0 范围

　　适用于公司各类质量记录和表格的管理。

　　3.0 职责

　　3.1 质管部负责质量记录管理程序的执行。

　　3.2 各单位负责与各自有关的质量记录的建立和检查。

　　4.0 程序

　　4.1 质量记录包括能够直接或间接地证明质量体系要素运行的有效性，服务满足规范要求、法规要求和合同要求的全部证据，分类如下：

　　1)质量体系实施方面的记录。如文件收发记录、合同评审记录、项目分包方档案、设备管理记录、纠正措施记录、检验、测量和试验设备的检定记录、纠正预防措施记录、客户投诉处理记录、员工培训记录等。

　　2)服务质量验证方面的记录。 如内审记录、进货物资验证记录、管理评审记录、服务的标识和可追溯性记录等。

　　4.2 质量表格的分类编号

　　4.2.1 质量表格采用以下形式分类编号：

　　1)程序文件质量记录表格编号：

　　YGJYPM-- QR -- --表格序号，从01开始依次排列

　　要素编号

　　质量记录标志

　　公司名称

　　2)各单位质量记录表格编号：

　　QR --☆☆

　　单位代码，一个或三个字符

　　表格序号，从001开始依次排列

　　4.2.2 单位代码与单位名称对应如下：

　　公司领导：

　　董事长-01 总经理-02 管理者代表-03 副总经理-04

　　副总经理-05 总会计师-06 助理总经理-07

　　部门代码：

　　质量管理部-M、 工程管理部-G、 清洁绿化部-Q、 教育培训部-E、 商务部-S、企业发展策划部-F、 酒店商管部-J、 人力资源部-R、 社区文化部-Z、

　　安保部-B、 财务部-C 、 办公室-O、 会计部-K

　　管理处代码：

　　海丽-HLG、海滨-HBG、海连-HLA、怡海-YHG、丽苑-LYG、中银-ZYG、商城-SCG、

　　碧荔-BLG、世贸-SMG、江南-JNG、嘉福-JFA、福德-FDG、东和-DHG、辛诚-*CG、

　　景发-JFG、鹏都-PDG、居雅-JYG、华为-HWG、新浩城-*HC、碧云天-BYT、东港-DGG

　　棕榈泉-ZLQ、聚豪园-JHY、逸翠园-YCY、浪琴屿-LQY、阳明山庄-YMS、怡翠山庄-YCS、

　　中城康桥-ZCK、观澜豪园--GLH、东湖豪庭-DHH、中海华庭-ZHH、阳光四季-YGS、

　　共和世家-GHS 枫丹雅园-FDY、建工宾馆-JGB、骏庭名苑-JTM、世濠-SHG

　　管理处各班组代码：

　　维修班-W*B、护卫班-HWB、清洁班-QJB、财务室-CWB、车库岗-CKB、大堂岗-DTB、

　　道口岗-DKB、巡逻岗-*LB、消防中心-*FB、服务中心-FWB、会所-HSB、超市-CSB。

　　4.3 体系文件分发号的控制

　　4.3.1质量手册(QM)、程序文件(COP)由质管部发放。

　　发放号：QM-单位代码、COP-单位代码

　　如发放给海丽管理处的《质量手册》的发放号是：QM-HLG

　　4.3.2 各部门的作业指导书由该部门负责发放。

　　发放号：作业指导书编号-单位代码

　　如安保部《安全保卫管理手册》(WI/B)给海丽的发放号是：WI/B-HLG

　　4.3.3某一项工作的作业指导书由相关部门负责发放。

　　发放号：WI/相关部门代码--相关文件简称--单位代码

　　如教育培训部20**年培训计划发放给海丽，则相应文件发放号为：WI/E-pxJH-HLG。

　　4.3.4 管理处负责将文件发放给各班组、相关人员。

　　发放号：该文件编号-班组代码/人员工作牌代码

　　如海丽将《建筑装饰管理手册》发放给维修班的发放号为：WI/G-W*B

　　4.3.5 单位的发放文件1年为一次记录周期，文件发放的记录为：

　　发放号：单位代码-00*(*为自然数)- 四位年份 文件名称

　　如质管部20**年的第5号文件《4月份月检情况通告》发文记录为：

　　M-005-20** 《4月份月检情况通告》

　　4.3.6第4.3.5条中文件范围包括除QM、COP、WI系列及QR系列以外的资料，QR系列发放不需填写发放号，只需填写《发放记录》。

　　4.4 质量记录的填写

　　4.4.1 质量记录的填写力求真实、准确、完善和字迹工整，不得有造假和乱涂乱改现象。

　　4.5 质量记录的收集保管

　　4.5.1 质量记录的收集保管由各单位指定专人负责，并在收文2日内填写《记录表格清单》。要求记录清晰完整，不允许有破坏残缺，签字手续应齐全。不符合上述要求的记录，相关人员不予接收。在质量记录有效期内，文件管理人员必须保证质量记录完整无缺。

　　4.6 质量记录的借阅

　　4.6.1根据工作需要，经单位主管批准，本公司人员可借阅存档的记录，应填写《借阅记录》。借阅期一般以三天为限，文件保管人员负责办理借阅手续并监督相关人员按期归还，文件归还时，应确保完整无损。

　　4.7 《记录表格清单》的内容包括序号、编号、名称、状态、对应文件、责任部门、保存期限等。

　　4.8 失效质量记录的处理

　　4.8.1 超过保存期或失效的质量记录或表格，由各单位保管人员在接到新表格记录后负责销毁。

　　5.0 相关文件与记录

　　QR-4.2.4-01 《记录表格清单》

　　QR-4.2.3-06 《借阅记录》