物业程序文件:内部沟通控制工作程序

　　物业程序文件：内部沟通控制程序

　　1.0目的

　　公司应建立适当的内部沟通渠道，保证有效的沟通过程，确保对体系的有效性进行充

　　分的沟通。

　　2.0范围

　　公司内部各单位、层次之间的沟通。

　　3.0职责

　　3.1管理者代表负责保障沟通渠道的建立，汇总各单位的沟通信息。

　　3.2单位主管负责本部门内部沟通，并积极与相关单位进行有效沟通。

　　3.3每位员工应注意日常信息收集，为内部沟通提供良好的素材。

　　4.0程序

　　4.1部门间的沟通

　　4.1.1各部门应建立每周一次的例会制度，会议由部门主管负责召开。

　　4.1.2例会内容以总结上周工作完成情况和部署下周工作为主，并以会议签到的形式保留相关记录。

　　4.1.3部门间因工作牵涉面和检查覆盖面的关系，有必要对本部门下周开展工作的情况与相关部门联系，并将联系的情况填写在《内部沟通记录》上。

　　4.1.4各部门保留本部主动沟通的有关记录，对协助其它部门的沟通只需在召集部门的沟通记录上签字认可。

　　4.1.5部门间的沟通的形式有以下几种：

　　1）参与对方例会

　　2）与对方人员沟通

　　3）由主管领导组织有关部门主管的会议

　　4.1.6部门间的问题传递由发现部门填写《公司总部问题转呈单》，并由对方签字确认。

　　4.1.7各部门应对本部门接手的事项按时、认真处理。

　　4.2部门与管理处的沟通

　　4.2.1在管理处发现问题后，对一般的问题由管理处电话通知或*到相关部门即可。

　　4.2.2对较复杂或较严重的问题，由管理处填写《管理处对公司部门问题转呈单》，并及时反馈到相关部门。

　　4.2.3相关部门应及时处理，并及时反馈到管理处，并由经理签字认可。

　　4.2.4部门主动反馈到管理处的信息，接听电话人员必须及时将有关信息准确登记，属公司内部事务的登记在工作记录上，属顾客信息类的应登记在《与顾客沟通登记表》中，并加以注明由部门转告。

　　4.3管理处间的沟通

　　4.3.1管理处间应主动加强交流和沟通，方式由互相参观、派人培训、学习等方式进行。

　　4.3.2管理处间的沟通应记录在经理和办公室的工作记录上，接待方还应登记在有关表格上，如员工培训记录、出席会议人员签到表等。

　　4.4信息分为内部信息和外来信息两部分，识别有价值的信息予以登记，并以"*"表示外来信息。

　　4.4.1管理层每位员工都应建立自己的信息记录，操作层可将有关信息记录在对应表格上。

　　4.4.2信息记录以工作日志、日常笔记的形式存在，务必做到记录准确、清晰，有追溯性。

　　4.4.3对于内部有价值的信息，相关人员以工作日志的形式登记即可。

　　4.4.4对于外部信息，管理处应登记在《与顾客沟通登记表》上。

　　4.4.5全体员工都有责任接受信息和记录相关信息，各单位应将信息的处理情况在周例会上进行有关评审，并将评审和处理情况作为会议记录输出。

　　5.0相关文件与记录

　　5.1《内部沟通记录》

　　5.2《公司总部问题转呈单》

　　5.3《管理处对公司部门问题转呈单》

　　5.4《与顾客沟通登记表》

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篇2：物业公司程序文件：内部沟通控制程序

　　物业公司程序文件：内部沟通控制程序

　　1.0 目的

　　公司应建立适当的内部沟通渠道，保证有效的沟通过程，确保对体系的有效性进行充分的沟通。

　　2.0 范围

　　公司内部各单位、层次之间的沟通。

　　3.0 职责

　　3.1 管理者代表负责保障沟通渠道的建立，汇总各单位的沟通信息。

　　3.2 单位主管负责本部门内部沟通，并积极与相关单位进行有效沟通。

　　3.3 每位员工应注意日常信息收集，为内部沟通提供良好的素材。

　　4.0 程序

　　4.1 部门间的沟通

　　4.1.1 各部门应建立每周一次的例会制度，会议由部门主管负责召开。

　　4.1.2 例会内容以总结上周工作完成情况和部署下周工作为主，并以会议签到的形式保留相关记录。

　　4.1.3 部门间因工作牵涉面和检查覆盖面的关系，有必要对本部门下周开展工作的情况与相关部门联系，并将联系的情况填写在《内部沟通记录》上。

　　4.1.4 各部门保留本部主动沟通的有关记录，对协助其它部门的沟通只需在召集部门的沟通记录上签字认可。

　　4.1.5 部门间的沟通的形式有以下几种：

　　1)参与对方例会

　　2)与对方人员沟通

　　3)由主管领导组织有关部门主管的会议

　　4.1.6 部门间的问题传递由发现部门填写《公司总部问题转呈单》，并由对方签字确认。

　　4.1.7 各部门应对本部门接手的事项按时、认真处理。

　　4.2 部门与管理处的沟通

　　4.2.1 在管理处发现问题后，对一般的问题由管理处电话通知或*到相关部门即可。

　　4.2.2 对较复杂或较严重的问题，由管理处填写《管理处对公司部门问题转呈单》，并及时反馈到相关部门。

　　4.2.3 相关部门应及时处理，并及时反馈到管理处，并由主任签字认可。

　　4.2.4 部门主动反馈到管理处的信息，接听电话人员必须及时将有关信息准确登记，属公司内部事务的登记在工作记录上，属顾客信息类的应登记在《与顾客沟通登记表》中，并加以注明由部门转告。

　　4.3 管理处间的沟通

　　4.3.1 管理处间应主动加强交流和沟通，方式由互相参观、派人培训、学习等方式进行。

　　4.3.2 管理处间的沟通应记录在主任和办公室的工作记录上，接待方还应登记在有关表格上，如员工培训记录、出席会议人员签到表等。

　　4.4 信息分为内部信息和外来信息两部分，识别有价值的信息予以登记，并以"*"表示外来信息。

　　4.4.1 管理层每位员工都应建立自己的信息记录，操作层可将有关信息记录在对应表格上。

　　4.4.2 信息记录以工作日志、日常笔记的形式存在，务必做到记录准确、清晰，有追溯性。

　　4.4.3 对于内部有价值的信息，相关人员以工作日志的形式登记即可。

　　4.4.4 对于外部信息，管理处应登记在《与顾客沟通登记表》上。

　　4.4.5 全体员工都有责任接受信息和记录相关信息，各单位应将信息的处理情况在周例会上进行有关评审，并将评审和处理情况作为会议记录输出。

　　5.0 相关记录

　　QR-5.5.3-01 《内部沟通记录》

篇3：物业公司内部沟通控制程序

　　1.0 目的

　　规定体系内部信息的发布、接收处理，以促进体系的不断改进。对公司内的职能及其相互关系予以规定和沟通，以促进有效的质量环境管理。

　　2.0 适用范围

　　适用于丽江花园物业管理公司对质量环境管理体系有关的管理层及各职能部门和有关人员的职责、权限的规定及沟通。

　　3.0 职责

　　3.1 总经理全面领导公司的日常工作,向公司传达满足业主和住户及法律法规要求的重要性,负责召集和主持管理例会;

　　3.2 管理者代表：向总经理报告质量管理体系的业绩，包括改进的需求,在整个组织内提高满足顾客要求的意识。

　　3.3 技术部、配套服务部负责有关维护和服务质量方面的信息汇总并确认结果，必要时进一步处理。

　　3.4 各责任部门应协助行政部、配套服务部对来自公司内外部的信息进行处理。

　　3.5 行政部负责对各管理处与业主委员会、开发商、社区活动等有关的信息的确认，必要时进一步处理。

　　3.6 在报刊、电台、电视台、INTERNET等新闻媒体上发布的涉及公司的信息由行政部申报，经总经理批准后发布。

　　4.0 定义

　　质量信息：反映产品质量和产、供、销以及服务等各个环节质量活动中的各种数据、报表、资料、文件以及企业外部的有关情报资料等。质量信息是质量管理的反馈情报，也是一种重要的资源。通过收集有关质量信息情报，可以及时掌握产品质量或服务质量的各种因素和生产技术、经营活动的动态，产品的使用状况，国内外产品质量及市场需求的发展动向。它是改进产品质量、改善各环节工作质量最直接的原始资源和信息来源。

　　5.0 工作程序

　　5.1 公司内部在不同层次和职能之间就质量管理体系的过程包括质量方针、目标及完成情况以及实施有效性进行沟通，达到了解、相互信任、实现全员参与的效果。

　　5.2 公司建立管理例会制度，每月按《管理例会规定》要求，至少召开一次管理例会对质量管理工作进行评价，保证产品及服务质量的持续改进，并形成《会议纪要》。

　　5.3 各部门间的沟通可以通过公司发文/部门发文/口头等形式进行。

　　5.4 公司员工对质量管理体系方面的信息和问题向本部门反馈，必要时以书面形式越级申诉。

　　5.5 行政部以受控文件和资料的形式向公司内各部门传达体系方面的信息，各部门应通过适当的培训将相关信息传达给所属员工。

　　5.6 行政部负责就与物业管理行业部门、法律支持、相关业务的信息与外部机构沟通。

　　5.7 财务部负责就公司财、税、收费标准方面的问题与外部机构沟通。

　　5.8 技术部负责就有关供水、电及设施设备年检问题与外部机构沟通。

　　5.9 保安部负责就治安、消防、交通等有关与外部机构沟通。

　　5.10 除上述规定外，各部门必须根据需要与总经理沟通后确定与外部的沟通。

　　5.11 对可能导致体系产生重大不合格的信息必须及时报告管理者代表。

　　5.12 各管理处所涉及的各类维护和服务问题直接与相关职能部门沟通。

　　6.0 相关文件