物业人事档案管理制度

　　物业人事档案管理制度

　　1、目的

　　为了将企业人事档案管理工作制度化，规范化，维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏便于相关人事档案材料的借阅和使用。

　　2、适用范围

　　适合公司全体员工

　　3、人事档案分类

　　员工人事档案分为以下八大类：

　　3.1 入职档案

　　3.2 个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。

　　3.3 员工更改姓名、民族、年龄、工作时间等过程中形成的个人申请表，上级领导批复以及所依据的证明材料。

　　3.4 劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。

　　3.5 培训档案

　　3.5.1 新员工入职培训试卷、培训心得。

　　3.5.2 参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。

　　3.6 职位档案

　　3.6.1 职位说明书、职务说明书、职务任命书。

　　3.6.2 职务变动申请、职位、职务变更记录。

　　3.7 薪酬考核档案

　　3.7.1 试用期考核表、员工试用期总结表。

　　3.7.2 季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。

　　3.7.3 工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。

　　3.8 其他档案

　　3.8.1 各类奖励、处罚记录。

　　3.8.2 离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根其他补充协议。

　　4、人事档案的归档

　　4.1 首先对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。

　　4.2 按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。

　　4.3 在目录上补登材料名称及有关内容。

　　4.4 将新材料放入档案。

　　5、人事档案的核查核对

　　5.1检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。

　　5.2检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：

　　5.2.1突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。

　　5.2.2对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

　　5.2.3发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

　　6、人事档案的转递

　　6.1 档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下：

　　6.1.1 取出应转走的档案。

　　6.1.2 在档案底账上注销。

　　6.1.3 填写《转递人事档案材料的通知单》。

　　6.1.4 按发文要求包装、密封。

　　6.1.5 在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。

　　6.1.6 收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

　　7、人事档案利用的方式

　　7.1 查阅

　　设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。

　　7.2 借出使用

　　相关人员为完成某项工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。

　　7.3 出具证明材料

　　一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后方能生效。

　　8、人事档案利用的手续

　　8.1 查阅手续

　　查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况;其次，查阅部门负责人签字;最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

　　8.2 外借手续

　　首先，借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似;其次，借档人员(部门)盖章，负责人签字;再次，人事档案部门对其进行审核、批准，然后进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字;最后，归还时及时在外借登记上注销。

　　8.3 出具证明材料的手续：

　　单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关人员(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由;其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料;最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

　　9、人事档案保密规定及保存期限

　　9.1 公司由人力资源部门负责管理人事档案的工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。

　　9.2 公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。

　　10、附则

　　10.1此制度解释权归人力资源部。

　　10.2本制度自发文之日起开始执行。

采编：www.pmceo.cOm

篇2：XX企业人事档案管理制度

　　XX企业人事档案管理制度

　　1、目的

　　为了将企业人事档案管理工作制度化，规范化，维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏便于相关人事档案材料的借阅和使用。

　　2、适用范围

　　适合公司全体员工

　　3、人事档案分类

　　员工人事档案分为以下八大类：

　　3.1 入职档案

　　3.2 个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。

　　3.3 员工更改姓名、民族、年龄、工作时间等过程中形成的个人申请表，上级领导批复以及所依据的证明材料。

　　3.4 劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。

　　3.5 培训档案

　　3.5.1 新员工入职培训试卷、培训心得。

　　3.5.2 参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。

　　3.6 职位档案

　　3.6.1 职位说明书、职务说明书、职务任命书。

　　3.6.2 职务变动申请、职位、职务变更记录。

　　3.7 薪酬考核档案

　　3.7.1 试用期考核表、员工试用期总结表。

　　3.7.2 季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。

　　3.7.3 工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。

　　3.8 其他档案

　　3.8.1 各类奖励、处罚记录。

　　3.8.2 离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根其他补充协议。

　　4、人事档案的归档

　　4.1 首先对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。

　　4.2 按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。

　　4.3 在目录上补登材料名称及有关内容。

　　4.4 将新材料放入档案。

　　5、人事档案的核查核对

　　5.1检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。

　　5.2检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：

　　5.2.1突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。

　　5.2.2对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

　　5.2.3发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

　　6、人事档案的转递

　　6.1 档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下：

　　6.1.1 取出应转走的档案。

　　6.1.2 在档案底账上注销。

　　6.1.3 填写《转递人事档案材料的通知单》。

　　6.1.4 按发文要求包装、密封。

　　6.1.5 在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。

　　6.1.6 收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

　　7、人事档案利用的方式

　　7.1 查阅

　　设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。

　　7.2 借出使用

　　相关人员为完成某项工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。

　　7.3 出具证明材料

　　一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后方能生效。

　　8、人事档案利用的手续

　　8.1 查阅手续

　　查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况;其次，查阅部门负责人签字;最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

　　8.2 外借手续

　　首先，借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似;其次，借档人员(部门)盖章，负责人签字;再次，人事档案部门对其进行审核、批准，然后进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字;最后，归还时及时在外借登记上注销。

　　8.3 出具证明材料的手续：

　　单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关人员(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由;其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料;最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

　　9、人事档案保密规定及保存期限

　　9.1 公司由人力资源部门负责管理人事档案的工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。

　　9.2 公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。

　　10、附则

　　10.1此制度解释权归人力资源部。

　　10.2本制度自发文之日起开始执行。

　　附表：

　　《人事档案借阅登记表》

　　《人事档案借档申请表》

　　《人事档案借/查阅登记表》

篇3：企业人事档案归档制度(1)

　　人事档案归档制度

　　一、人事档案保管制度

　　□目的

　　第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。

　　第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。

　　第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。

　　□人事档案保管制度的基本内容

　　建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度。

　　(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求;其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置;再次，在目录上补登材料名称及有关内容;最后，将新材料放入档案。

　　(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。

　　检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀

　　等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

　　检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

　　——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

　　(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：①取出应转走的档案;

　　②在档案底账上注销;

　　③填写《转递人事档案材料的通知单》;

　　④按发文要求包装、密封。

　　在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

　　(4)保卫保密制度。具体要求如下：①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。

　　②库房备有必要的防火、防潮器材。

　　③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。

　　④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

　　⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。

　　⑥离开时关灯关窗，锁门。

　　(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：①人事档案的数量。

　　②人事档案材料收集补充情况。

　　③档案整理情况。

　　④档案保管情况。

　　⑤利用情况。

　　⑥库房设备情况。

　　⑦人事档案工作人员情况。

　　二、人事档案利用制度

　　□目的

　　第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。

　　第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。

　　□人事档案利用的方式

　　人事档案的利用有多种方式：(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢

篇4：工学院人事档案鉴别归档制度

　　原中工学院人事档案鉴别归档制度

　　1.判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容。发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于人事档案内容和重复多余的材料，应清理出来。对其中有保存价值的文件资料，可交文书档案或转交组织部、人事处。无保存价值的，应登记报主管领导批准销毁。

　　2.审查材料是否齐全、完整。注意人事档案的成套性，对头尾不清、来源和时间不明的材料，要请组织、人事部门查清注明后再归档。

　　3.审查材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的，要有组织盖章，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须请有关职能部门补办完手续后再归档。

　　4.鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其它重要问题，需要查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入人事档案，应交有关组织处理。

　　5.鉴别时，发现档案中缺少有关材料，要及时进行登记并报请组织部、人事处收集补充。

篇5：工学院干部人事档案查(借)阅制度

　　原中工学院干部人事档案查(借)阅制度

　　一、查(借)阅干部档案的范围

　　凡因干部任免、 政治审查、组织处理、出国、入团入党、工资、福利待遇、治丧以及与他人案件有密切关系等需要，均可按规定查阅个人档案。但个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

　　二、查(借)阅人事档案手续

　　1.查阅干部档案的部门，应派两名(或两名以上)*党员到人事档案室，填写查阅干部档案审批表，由单位人事处或学院办公室负责人签字同意后(也可加盖部门公章)方可查阅。

　　2.外调人员查阅档案，必须是组织上委派*正式党员，持单位介绍信并携带本人身份证(或工作证)，经学院办公室或人事处负责人审核同意方可查阅。

　　3.档案材料原则上不外借，若有特殊情况必须借用时，应在审批表上说明理由，经学院办公室和人事处负责人签字同意后方可借出，但必须保证干部档案绝对安全，时间最长不超过两周。

　　三、查(借)阅干部档案注意事项

　　1.查(借)阅干部档案，不得涂改、拆散、抽出、增添、圈划、污损等。

　　2.未经批准，不得复制干部档案材料;摘抄、复制的材料应负责保管好，不得给无关人员看，用毕即自行销毁。

　　3.借用的干部档案材料，必须绝对保证安全。要严格保密，妥善保存，不准外借，不准交无关人员和干部本人翻阅，用毕及时归还。若不能按期归还者，提前办理续借手续。