X农贸市场物业资料管理计划

　　**农贸市场物业资料管理计划

　　科学的、规范化的档案管理能有效地为**农贸市场及公共设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。**农贸市场作为高档住宅项目，其档案资料是十分繁杂的，我们拟采取系统化、科学化、信息化的科学管理手段，明确指定档案管理人员，抓住档案资料的收集、整理、归档、利用四个环节，对所有档案资料进行严格、科学、集中的管理，达到提高物业管理水平、更好地服务业户的目的。

　　1.物业资料管理流程：

　　收集：工程技术、维修、改造资料；

　　证件、装修审批表；

　　历次管理活动书面、音像记录

　　整理分类：产权资料；

　　技术资料；

　　管理规章及内部管理制度；

　　历次管理工作资料、记录；

　　业委会文件、通知、资料、活动记录；

　　财务帐表及分布方案

　　归档：按国家示范住宅小区标准及评分细则及ISO9001（2000版）质量体系标准建立双档制。

　　利用：按权限取用，领取时登记，使用后立即归还。

　　2.档案资料的分类检索

　　（1）开发建设单位移交档案资料

　　1)产权资料

　　项目批准文件

　　用地批准文件

　　建筑执照

　　拆迁安置资料

　　2)技术资料

　　**农贸市场规划图

　　建筑施工图

　　竣工图

　　a.总平面图

　　b.单体建筑、结构、设备竣工图

　　c.消防、附属工程及地下管网竣工图

　　地质勘测报告

　　工程合同

　　开、竣工报告

　　工程预决算

　　图纸会审记录

　　工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）

　　隐蔽工程验收签证

　　沉降观察记录

　　竣工验收证明书

　　钢材、水泥等主要材料的质量保证书

　　新材料、构配件的鉴定合格证书

　　水电、卫生器具等设备的检验合格证书

　　砂浆、混凝土试块试压报告

　　供水试压报告

　　3)物业资料

　　**农贸市场基本资料

　　**农贸市场分项资料

　　商业配套资料

　　娱乐设施资料

　　（2）管理处自建档案资料

　　1)业户资料

　　A.业户基本情况

　　B.产权证书复印件

　　C.各项签约文件

　　2)日常管理资料

　　A.环境管理记录

　　a.日常巡查记录

　　b.垃圾清运记录

　　c.消杀记录

　　d.噪音检测记录

　　B.保安管理记录

　　a.日常巡查记录

　　b.交接班记录

　　c.值班记录

　　d.物资搬运放行记录

　　e.紧急事件处理记录

　　f.车辆进出记录

　　g.夜间查岗记录

　　C.车辆档案

　　a.车辆详细资料

　　b.车位使用协议

　　D.装修管理资料档案

　　E.维修服务档案

　　a.维修委托单

　　b.维修服务回访记录

　　F收费管理档案

　　a.管理

费收支公布表

　　b.管理处与外单位签订的各类合同

　　c.其它

　　G.设备管理档案

　　a.公用设施保养维修记录

　　b.机电设备保养维修及运行记录

　　c.设备分承包方维修保养记录

　　d.设备设施巡视检查记录

　　e.设备台帐

　　H.业户意见调查、统计记录

　　I.业户访问记录

　　J.业户投诉及处理记录

　　K.员工管理档案

　　a.员工个人详细资料

　　b.员工培训考核记录

　　c.员工业绩考核记录

　　d.员工内务管理检查记录

　　L.培训档案

　　a.培训计划及实施记录

　　b.培训考核及跟查记录

　　c.军事训练及消防演习记录

　　M.行政文件

　　a.政府部门文件

　　b.公司规章制度、通知、通报等文件

　　c.公司荣誉资料

　　N.其它

　　3、档案、资料使用流程：

　　4、档案资料收、发管理程序

　　（1）公司重要资料（如开发建设单位提供的资料）接收必须经过管理处主任或其指定负责人验收，完善交接手续后方能分卷归档。

　　（2）日常管理文件按照公司制定的文件管理程序进行发放及接收，并分卷归档。

　　5、秀嘉农贸市场档案资料管理要求

　　（1）采用多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、光碟、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等，并采用相适应的保管、储存方法。

　　（2）尽可能把其它形式的档案资料转化为电子档案储存，便于查找和利用。

　　（3）电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理，并定期按相关管理流程清除过期失效文件。

　　（4）原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关内容，以保证查阅者及时找到有效的文件。

　　（5）档案的鉴定必须由管理处指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定，未经授权人士无权决定。

　　（6）档案按不同业务性质分块，以内容分类，统一编号，登记造册，编辑目录，分类保存。

　　（7）档案保管必须有专人负责，以达到文档管理要求，必须做到档案标识清晰，分类明确，易查找；档案出室必须由授权人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任；档案入室时必须经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重需追究借阅人员的责任。档案管理人员应定期检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件丢失和泄密。

　　（8）档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质等，配置有效的灭火器材和防潮物品及设施，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合管理处文档管理要求。

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篇2：项目物业管理处/站档案资料管理制度

　　项目物业管理处/站档案资料管理制度

　　管理处/站档案资料具有物业管理软件和保证管理服务工作可追溯的双重作用，搞好管理处/站文档的管理是物业管理工作的重要内容。因此，为规范管理处/站的文件、档案管理，特制定本规定。

　　一、指定一兼职资料员负责公司文档的全面管理，负责管理处/站所有文件（上级文件、通知、命令、公函、总结、报告等）和资料（技术资料、公司资料、员工档案、政府法规、住户档案等）的分类、收集和保管。

　　二、资料管理人员须对来文发文进行登记，及时合理归档，归档时按资料分类方法进行分类，以便查阅，对于可进入电脑的资料及时输入电脑。

　　三、接收文档资料必须认真验收，并办理交接登记手续。

　　四、任何人员借阅相关文件资料，须登记日期、用途、经手人及归还日期。

　　五、属公司机密文件，要妥善保管，不准散播其内容，不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印，不准带离办公室；员工个人档案属秘密材料，他人无权翻阅，文档管理人员也不准将这些资料擅自给他人过目。

　　六、对于产权人及用户的相关资料，对管理相关的人员可查阅，不得给其他无关人员。

　　七、经常对档案进行检查、清理、核对，时间长的文件资料应分类装订成册，以备查阅；已失去保存价值的档案根据上级档案部门规定档案保管期限，经相关领导批准后进行销毁；对受损、变质档案，及时修补和复制；做好资料的防火、防盗、防潮、防虫等工作，以确保文档完整。

篇3：物业管理公司信息资料管理员岗位工作职责

　　物业管理有限公司信息资料管理员岗位职责

　　A．负责公司各类相关信息的汇总、传递、反馈等工作。负责公司行政会议的会议记录和公司大事记录，组织撰写公司级的各类文稿（包括年工作总结、上报材料、请示、报告、会议纪要等）。

　　B．负责公司各类文字资料、质量记录的编目、检查、发放、归档、分类工作。

　　C．编制存放目录索引，包括体系文件质量记录、图文资料、住户档案、员工档案、小区竣工资料、往来文件等。

　　D．负责电脑文档建立管理工作，资料须按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件须以软盘备份（如合同、协议书等）。

　　E．负责公司各类通知、简报等信息的接收，负责各类信息的真实性、及时性和完整性，重要信息随时发送；每周信息经过整理后在周四晚20：00以前上报；对过去各类主要信息进行必要的跟踪并及时上报。

　　F．负责公司资料室管理，报刊杂志订阅、资料借阅、资料室开放以及公司文档管理。

篇4：C物业公司日常档案资料管理制度

　　物业管理公司日常档案资料管理制度

　　1文档管理人员专职负责管理处所有文件(通知、命令、公函、总结报告、通报、会议纪要)及资料(技术图纸、说明书、手册、个人简历、员工档案市府法规、车辆档案、住户档案等)的存档、收集和保管。

　　2任何人员借阅上述文件资料，须登记日期、用途、经手人及归还日期。

　　3属秘密文件的要妥善保管，不准散播其内容，不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印，不准带离办公室。

　　4职员、员工个人档案材料属秘密材料，他人无权翻阅，文档管理人员也不准将这些资料擅自给他人过目。

　　5文件资料等要朝廷合归档，归档要注意整齐，归档前要先把资料分类，无论是按字母顺序还是内容、按时间等形式分类，其目的都是为了查找迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚的标明。

　　6要经常进行清理归档，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料，要及时清理，无保存必要的材料，经领导批准可做销毁处理。

篇5：物业文书、档案、资料管理办法

　　物业公司文书、档案、资料管理办法

　　1.0目的:

　　方便资料查阅，完善记录档案。是事件有源可查。

　　2.0 适用范围

　　物业公司的各种资料、档案。

　　3.0 管理内容

　　3.1 文件和资料的分类

　　--质量体系文件(质量手册、物业管理方案、程序文件、作业文件、质量记录)

　　--文书档案(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)

　　--其它资料的分类(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等)

　　3.2 文书档案管理

　　--上级机关、来往单位发来的文件，由行政部在《收文薄》登记，送经理阅转，并送有关部门传阅，阅者签署姓名后送回行政部存档。

　　--外来信件，写明领导人亲收或写明领导人姓名的由受文领导拆阅后，若需保存再退回行政部登记处理《信函收存登记表》指明存往何处。

　　--以公司名义的发文，由承办部门起草，行政部核稿，编文号、经理签发，然后安排打印，文件类应登记在《发文簿》，信函类的登记与收据或收件人签名应记录在《信函寄发登记表》上，以便查询。

　　--电脑资料的存贮和查找参见《电脑资料存贮说明》(附录)。

　　3.3 其他资料管理

　　--行政部将需要归档的文件、信件、合同等立卷归档，并登记、整理、编写检索目录,具体办理参见相关细则如《业主档案的管理办法》等。

　　--定期收集整理档案资料，收留各部门归档的资料、图纸、批文、合同等。任何个人不得自行私藏资料，如确有需要，可随时在行政部进行查阅。

　　--档案资料一般不借出，若特殊情况需借出须经经理同意，完善登记手续后方可借阅。

　　--借阅资料档案必须妥善保管，注意保密，不得遗失、拆散、调换、污损。档案资料借阅时间原则上不得超过七天，在规定时间内使用人应及时归还，如因保管不善造成档案资料的遗失，将视情节轻重，处以50-300元罚款。

　　--公司所订阅的报刊、杂志由行政部统一收取，并摘印当日重要信息供相关部门人员参阅。报刊剪报工作，由公司文员负责，每月完成上月报刊上有关信息、资料的收集、整理及传阅。

　　--由行政部统一收取专业类杂志并提醒相关部门主管借阅，非专业类杂志，由公司行政部负责及时安排借阅，限定归还日期后按时收回，以便其他人员借阅。

　　--借阅公司的图书及参考资料应办理登记手续，专业参考类图书由对口专业员工进行借用;非专业类图书借阅数目一般不超过叁册，要求在两个月内归还。

　　--公司行政部文员应每月就员工所借各种图书、参考资料的书目、数量进行清理，并通知员工应归还的日期，员工应积极配合清理，以便文员及时掌握员工使用情况，确保不遗失又能充分的发挥图书价值。

　　--所有图书资料均应妥善保管、及时归还，如因借阅人保管不善造成资料遗失，将按定价的二倍予以罚款。无定价的将视资料内容重要程度处以50-200元罚款。

　　4.0 各职能部门的资料管理

　　各部门内部日常工作中常用资料需要由部门内部保管的，可在资料室设专柜存放、取用，有必要时应分别建立内部资料管理方法和登记。

　　5.0相关文件

　　5.1 《业主档案的管理办法》

　　6.0相关记录

　　6.1 《收文薄》

　　6.2 《发文簿》

　　6.3 《信函收存登记表》

　　6.4 《信函寄发登记表》

　　7.0 附录

　　7.1 《电脑资料存贮说明》

　　编写：zz 审批：zz