项目物业档案建立管理计划

　　项目物业档案建立与管理计划

　　1.资料收集

　　资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要和服务的角度出发，扩大信息的收集来源，从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料，从空间上讲是指物业构成的全部，大到房屋本体公共设施，小到花草苗木都应有详细的资料。

　　2.资料分类整理

　　(1)分辨真伪。

　　(2)分类排序。

　　(3)组编档号。

　　(4)装订精美。

　　3.档案资料管理

　　(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。

　　(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。

　　(3)建议尽可能的采用电脑储存，便于查找调用，以便更好地保护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。

　　(4)建立健全的档案外借管理规定，档案管理必须专人负责，应做到保管、保密，工作细致；如有破损，应及时修补。

　　(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的“三防”标准。

www.pmCeo.com 物业经理人网

篇2：新项目清洁管理规章制度档案资料建立管理

　　新项目清洁管理规章制度及档案资料的建立管理

　　（一）拟设立的清洁管理规章制度

　　1.设立完善的清洁工作组织架构和规章制度

　　（1）行政架构完善：保洁/服务员－班长－主管（主办）－经理

　　（2）完善的规章制度：上下班制度，纪律制度，统一的考核标准。

　　2.建立完善的监控监督机制和流程

　　（1）清洁工作岗位责任明确：

　　A、主管的职责

　　－负责部门因清洁而引起的不合格服务、紧急事件、各类投诉的纠正预防措施的审核，评估其有效性。

　　－负责清洁技术、蚊虫消杀技术与环保技术的运用。

　　－负责引进在清洁方面的新技术、新方法、新材料，并推广运用，不断提高绿化专业水准。

　　－负责清洁工作的管理，审核各部门的清洁工作细则。

　　－负责审核拟外包的清洁方案及监控程序。

　　B、班长的职责

　　－负责制订完善清洁工作作业细则，合理调配保洁员。

　　－负责每日对清洁各岗位进行巡查和班员的月工作情况的考核。

　　－负责保洁员的日常技能培训、岗前培训，不断提高员工工作能力。

　　－负责及时收集顾客意见并汇报。

　　－负责对保洁设备具维修保养及操作指导。

　　C、保洁/服务员

　　－熟悉楼宇结构、人行道及公共配套设施、设备，办公室内家私布局、材质，服务要求等情况，以便于顺利开展各项工作。

　　－严格按照保洁程序文件、作业指导书，对责任区域内的物业进行清扫、保洁、整理，并不断巡视，保持整洁。

　　－维护责任区域卫生，有效制止各种违章、违规现象，劝阻、制止不卫生、不文明的行为，直接向上级报告。

　　－爱护保洁工具、用品，每次使用后应清洗干净，并统一存放于指定地点。

　　－对公共配套设施、设备等的损坏情况，及时报告相关主管人员或控制中心进行处理。

　　－发现可疑人员或可疑情况，及时与当值安全管理员或控制中心取得联系进行处理。

　　－发现火情时，必须及时通知控制中心或本部门工作人员并按照消防作战图履行相应职责。

　　（2）工作区域责任明确

　　A、工作区域责任明确：各种区域保洁；

　　B、工作区域界限明确：分区管理；

　　（3）等级检查机制的建立和落实

　　A、建立行政等级的检查机制

　　公司的管理：品质部是环境质量管理的总负责部门，将定期和不定期的检查其服务质量，不断策划新的管理流程和方法，协助和监督物业服务中心持续提高服务质量。

　　物业服务中心经理：环境管理第一负责人，负责绿化、保洁、消杀工作定期和不定期的全面的检查和监督。

　　环境主管：负责保洁、绿化和消杀工作的组织、安排、实施专业知识的培训，制定合理的工作流程，并定期检查各项工作效果，同时不断寻找或探索新的绿化养护和环境消杀的方法。

　　保洁班长：协助环境主管制定清洁工作流程，合理调配保洁/服务员，并不断改进工作方法。并对保洁、服务员培训各种专业知识。

　　保洁/服务员：负责所辖区域内的保洁卫生及办公室内物品清洁及整理工作。

　　B、建立科学的时间分级管理

　　日检：保洁及班长负责每日多次巡查（根据工作内容或特点来具体决定巡查次数），环境主管进行抽查。

　　周检：环境主管每周至少组织一次全面的检查，对各岗位人员的工作质量进行初步的评估。

　　季检：公司品质部每季度至少对环境各岗位进行全面检查一次，进行总体服务质量评估。

　　月检：部门经理或助理每月至少对行政办事中心及会议大厦清洁管理质量进行一次全面的检查，同时组织日常多次不定期的抽查。

　　半年检：公司每半年会进行一次大型的各项服务质量检查活动，对半年的工作进行总结：并根据质量运作体系进行内部质量审核，检查所有服务的操作状态，督促物业服务中心按照规范的体系进行运作，最大限度的提升工作效率，规范各项流程。

　　（4）建立合理的整改机制

　　－分析原因

　　－整改

　　－复查

　　－评分考核

　　3.建立环境服务质量的自检和保障体系

>

　　月度顾客回访调查：

　　物业服务中心片区客户服务理及部门经理、助理组织每个月至少一次对顾客满意程度的回访，回访对象一般为服务需求人或各单位负责办公室后勤的主要人员，了解顾客对保洁保养情况和消杀服务情况的认同程度或可能存在的看法，及时制定整改措施，不断提高我们的服务质量。

　　半年顾客满意度调查：

　　公司组织每半年至少一次对顾客的满意程度的调查，及时对物业服务中心半年的消杀服务和保洁保养工作进行总结，及时发现问题，经过不断的整改，并把调查的结果纳入部门的年终考核，以加强管理的力度，督促相关部门不断的提高服务质量。

　　（二）、物业清洁管理服务档案料的建立与管理

　　1.物业清洁管理服务档案料的建立

　　日计划和记录：

　　计划：班长每天执行"班前点名，班后点评"制度，确定日工作重点及注意事项。

　　记录：保洁的洗手间记录、消杀记录、办公室清洁工作记录表等所有保洁保养工作计划记录：物业服务中心和公司的巡查记录。

　　周计划和记录：

　　计划：主管每周召开周例会，对上周工作进行总结，对下周工作进行计划。

　　记录：环境主管和班长每周的巡查记录，物业服务中心和公司和抽查记录。

　　月计划和记录：

　　计划：经理每月召开月度例会．确定月工作计划。

　　记录：环境主管、物业服务中心经理(分管助理)、品质部的月度评估，以及日常抽检记录．

　　季计划和记录：

　　计划：每季度写工作计划。

　　记录：物业服务中心、品质部季度评估．以及抽查记录。

　　年计划和记录：

　　计划：下一年度保洁、绿化和消杀工作计划、定期作业计划。

　　记录：上一年度工作总结和抽查记录。

　　2．清洁管理服务档案资料的管理

　　(1)定期收集

　　(2)定期检查

　　(3)检查结果与考核挂钩

　　(五)清洁设备、工具装备配置方案

　　1．物质装各的原则

　　(1)确保质量与控制成本的原则

　　(2)设备先进性与实用性结合的原则

　　2．拟投入物资装备

　　（1）清洁物资装备一览表

　　序号　项目　数量　金额　用途　备注

篇3：物业管理档案资料的建立和管理

　　物业管理档案资料的建立和管理

　　1.资料收集

　　资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要和服务的角度出发，扩大信息的收集来源，从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料，从空间上讲是指物业构成的全部，大到房屋本体公共设施，小到花草苗木都应有详细的资料。

　　2.资料分类整理

　　(1)分辨真伪。

　　(2)分类排序。

　　(3)组编档号。

　　(4)装订精美。

　　3.档案资料管理

　　(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。

　　(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。

　　(3)建议尽可能的采用电脑储存，便于查找调用，以便更好地保护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。

　　(4)建立健全的档案外借管理规定，档案管理必须专人负责，应做到保管、保密，工作细致;如有破损，应及时修补。

　　(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的“三防”标准。

篇4：社区物业接管验收档案资料建立管理

　　社区物业接管验收及档案资料的建立与管理

　　一、物业接管验收：

　　主要分三个方面：

　　（一）档案资料的验收与交接

　　1、进驻该社区后我们将与该项目负责人进行图纸资料的详细交接验收工作，包括：土建竣工图、水暖竣工图、电气竣工图等。

　　2、办公区各单位负责物业工作的负责人及联系电话。

　　（二）公共设备、设施现场验收与交接

　　1、我公司选派经验丰富的水暖、电气及土建工程师、项目主管会同该项目负责人组成现场交接小组，对房屋建筑、设施、设备等进行现场交接验收。

　　2、将对现场交接中发现的各类设备、设施、物品等数量及遗留问题记录在交接单上，交接验收单一式三份，由物业公司和司法局人民政府负责人签字确认后，各归档保存。

　　3、对交接验收中存在的各类问题，由公司各职能部门与相关部门公共协商解决。

　　4、对已接管验收的区域，组织相关人员进行，以便尽快熟悉情况，保持环境整洁。

　　（三）物业管理用房的交接及钥匙交接验收

　　1、公司将派专人与该项目负责人进行物业办公用房交接。

　　2、对公共区域及公共部位的钥匙尤其是水、电箱房及相关办公室的钥匙逐一进行核对、试用，并填写钥匙交接单，同时建立交接档案备存，以便于钥匙的统一管理，做到放置稳妥，安全有序。

　　二、档案资料的建立

　　档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学的、规范化的档案管理能有效地为办公区域及公用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。针对司法局机关办公楼的物业管理形式，我们拟采取系统化、科学化、电脑化的管理手段，引进先进的物业管理软件，配备专职档案管理人员，建章建制，对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。需要收集的档案资料有以下几种：

　　（一）委托方提供的资料

　　１、技术资料

　　Ａ、竣工图

　　Ｂ、附属工程及隐蔽工程的全套图纸

　　2、竣工验收证明书

　　建筑消防验收合格证

　　水泵、配电柜变压器、有线电视系统等设备的定购合同、验收证明书、产品说明书、竣工图纸。

　　3、办公区域使用资料

　　各楼层办公资料（包括主要负责人、联系电话）

　　建筑面积计算书

　　（二）档案处建立的资料

　　1、物业资料

　　A、办公楼基本资料

　　B、办公区域基本资料

　　2、办公区域使用资料

　　各办公区域主要负责人资料

　　3、日常管理资料

　　A、保洁管理记录

　　a、日常巡查记录

　　b、绿化消杀记录

　　c、供水、排水管线检查记录

　　B、保安管理记录

　　a、日常巡查记录

　　b、交接班记录

　　c、值班记录

　　d、物资搬运放行记录

　　e、紧急事件处理记录

　　f、车辆管理记录

　　g、夜间查询记录

　　C、装修管理档案

　　D、维修服务档案

　　a、维修服务登记表

　　b、维修服务回访记录

　　Ｅ、员工管理档案

　　a、员工个人详细资料

　　b、员工业绩考核记录

　　c、员工内务管理检查记录

　　Ｆ、培训档案

　　a、各项培训计划及实施记录

　　b、培训结果考核及跟查记录

　　c、军事训练及消防演习记录

　　Ｇ、行政文件

　　a、政府部门文件

　　b、物业公司及集团公司文件

　　c、管理处规章

制度、通知、通报等文件

　　d、管理处获得的荣誉

　　三、档案、资料管理办法

　　1、档案、资料建立及管理运行流程示意图

　　2、档案资料收、发管理程序：

　　A、管理处重要资料（如委托方提供的资料）接收必须经过管理处经理或其指定负责人验收，完善交接手续后方能立卷归档。

　　B、管理处日常管理文件（如管理处通知、通报等）按照本公司制定的文件管理程序进行发放及接受手续，并立卷归档。

　　3、档案资料管理要求：

　　A、采用多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、录像带、胶卷、照片、图表等，并采用相适应的保管、储存方法。

　　B、尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。

　　C、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类文件管理，并定期清除过期无效文件。

　　D、原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效的文件。

　　E、档案的鉴定必须由管理处经理或其指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定，其他未经授权人士无权决定。

　　F、档案组卷按不同业务性质分块，以内空分类，逐一编号，登记造册编辑目录，最好按不同业务部门分柜保存。为工作方便可设置部门开架档案。

　　G、档案保管必须有专人负责，以达到文件管理要求，必须做到档案标识清晰，分类明确，易查找；档案必须由具备资格的人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任；档案入室时必须经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重需追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检验档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件流失。

　　H、档案室内保管环境要求达到防火、防潮、防变质等要求，配置有效的灭火器材，潮湿天气需放置生石灰等物质用以防潮，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合公司文件管理要求。

篇5：物业档案建立

物业档案资料的建立是对前期建设开发成果的记录，是以后实施物业管理时对工程维修、配套、改造必不可少的依据，也是更换物业管理企业时必须移交的内容之一。现代建筑工程随着科学技术的发展和使用需求的提高，楼宇设备设施以及埋入地下和建筑体内部的管线越来越多，越来越复杂，越来越高科技化和专业化，因此一旦发生故障，物业档案就成了维修必不可少的东西。

物业档案资料的建立主要抓收集、整理、归案、利用四个环节。收集的关键是尽可能完整，时间上讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料；从空间上讲是指物业构成的方方面面，从地下到楼顶、从主体到配套、从建筑物到环境，整理的重点是去伪存真、留下有用的，归档就是按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存，利用即是在日后的管理过程中使用并加以充实。