物业文书、档案、资料管理办法

　　物业公司文书、档案、资料管理办法

　　1.0目的:

　　方便资料查阅，完善记录档案。是事件有源可查。

　　2.0 适用范围

　　物业公司的各种资料、档案。

　　3.0 管理内容

　　3.1 文件和资料的分类

　　--质量体系文件(质量手册、物业管理方案、程序文件、作业文件、质量记录)

　　--文书档案(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)

　　--其它资料的分类(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等)

　　3.2 文书档案管理

　　--上级机关、来往单位发来的文件，由行政部在《收文薄》登记，送经理阅转，并送有关部门传阅，阅者签署姓名后送回行政部存档。

　　--外来信件，写明领导人亲收或写明领导人姓名的由受文领导拆阅后，若需保存再退回行政部登记处理《信函收存登记表》指明存往何处。

　　--以公司名义的发文，由承办部门起草，行政部核稿，编文号、经理签发，然后安排打印，文件类应登记在《发文簿》，信函类的登记与收据或收件人签名应记录在《信函寄发登记表》上，以便查询。

　　--电脑资料的存贮和查找参见《电脑资料存贮说明》(附录)。

　　3.3 其他资料管理

　　--行政部将需要归档的文件、信件、合同等立卷归档，并登记、整理、编写检索目录,具体办理参见相关细则如《业主档案的管理办法》等。

　　--定期收集整理档案资料，收留各部门归档的资料、图纸、批文、合同等。任何个人不得自行私藏资料，如确有需要，可随时在行政部进行查阅。

　　--档案资料一般不借出，若特殊情况需借出须经经理同意，完善登记手续后方可借阅。

　　--借阅资料档案必须妥善保管，注意保密，不得遗失、拆散、调换、污损。档案资料借阅时间原则上不得超过七天，在规定时间内使用人应及时归还，如因保管不善造成档案资料的遗失，将视情节轻重，处以50-300元罚款。

　　--公司所订阅的报刊、杂志由行政部统一收取，并摘印当日重要信息供相关部门人员参阅。报刊剪报工作，由公司文员负责，每月完成上月报刊上有关信息、资料的收集、整理及传阅。

　　--由行政部统一收取专业类杂志并提醒相关部门主管借阅，非专业类杂志，由公司行政部负责及时安排借阅，限定归还日期后按时收回，以便其他人员借阅。

　　--借阅公司的图书及参考资料应办理登记手续，专业参考类图书由对口专业员工进行借用;非专业类图书借阅数目一般不超过叁册，要求在两个月内归还。

　　--公司行政部文员应每月就员工所借各种图书、参考资料的书目、数量进行清理，并通知员工应归还的日期，员工应积极配合清理，以便文员及时掌握员工使用情况，确保不遗失又能充分的发挥图书价值。

　　--所有图书资料均应妥善保管、及时归还，如因借阅人保管不善造成资料遗失，将按定价的二倍予以罚款。无定价的将视资料内容重要程度处以50-200元罚款。

　　4.0 各职能部门的资料管理

　　各部门内部日常工作中常用资料需要由部门内部保管的，可在资料室设专柜存放、取用，有必要时应分别建立内部资料管理方法和登记。

　　5.0相关文件

　　5.1 《业主档案的管理办法》

　　6.0相关记录

　　6.1 《收文薄》

　　6.2 《发文簿》

　　6.3 《信函收存登记表》

　　6.4 《信函寄发登记表》

　　7.0 附录

　　7.1 《电脑资料存贮说明》

　　编写：zz 审批：zz

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篇2：步行街物业档案管理制度

　　步行街物业档案管理制度

　　1目的

　　使公司的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

　　2适用范围

　　公司所有档案的管理。

　　3公司资料室文档资料管理

　　3.1公司资料室文档资料管理范围：公司内部重要文件;公司对外往来的各类公文;公司内部重大活动、事件记录;物业管理相关政策、法规;重要资料及文档资料的电脑备 份;人事资料;业主资料资料等。

　　3.2文档资料收集及整理：人事资料由行政人事经理助理负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引，档案存放应有明确标识，以便查找;财务资料由财务部负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引;其他资料由综合文员负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引。

　　3.2物业管理相关政策 、法规：由综合文员负责从报刊杂志及政府来文中剪辑，统一归入条例、法规类文件夹，并每季度核对或动议更改文件。

　　3.3重要资料：由综合文员负责收集，主要包括：外出考察资料，重要资料归属重要资料类文件夹。

　　3.4公司本部重要文件，主要包括：

　　3.4.1内部管理文件：以公司名义下发的人事、行政类文件。

　　3.4.2人事制度：公司各种人事政策，条例和规定等。

　　3.4.3行政制度：公司各种行政制度、条例和规定等。

　　3.4.4重要通知及通报：公司各种重要的通知、通告。

　　3.4.5公司会议纪要：总经理办公例会、部门经理例会和以公司名义组织的专题会。

　　3.4.6以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。

　　3.4.7各部门呈报的工作计划、申请报告及管理规章制度等，由综合文员责收集、跟踪处理结果，并交综合文员存档。

　　3.4.8公司对外往来的各类公文：主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等，由行政人事部负责在将已处理完成的文件交综合文员存档。

　　3.5文档资料查阅或复印：物业管理政策、法规、合同及重要资料的查阅或复印，需到综合文员办理登记手续。

　　4各部门文档资料管理

　　4.1各部门文件分类及编制要求：

　　4.1.1各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，不得有错别字。

　　4.1.2通常情况下，文件标题定为三号黑体字，文件编号为小四号黑体字，文件内容为小四号宋体字。

　　4.1.3公司各部门(含职能部门 、业务部门及临时成立的工作小组等)常用文件类别：

　　1)人事类：包括人事管理制度、职务任免决定、职责、管理架构、人事通报、通知等。

　　2)行政类：包括行政后勤管理规定、制度、行政通报、通知、活动计划。

　　3)通知类：内部各类通知。

　　4)培训类：培训通知、计划或方案、考核及效果评估等。

　　5)会议类：部门例会、专题会议、业委会会议等。

　　6)合同、协议类：部门签定的合同(租赁合同、买卖合同等)。

　　7)对外文件类：

　　①对政府部门、上级单位、外企业、机构发文等;

　　②对客户发文等：

　　③其它类：如电话表、名单、启示等。

　　4.2质量管理部应保管的资料：

　　4.2.1发展商提供的资料：

　　1)产权资料;　　2)技术资料(含图纸);

　　3)交接手续及清单等。

　　4.2.2文档收集及整理：各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档，并编制存放目录索引，存放应有明确标识，并妥善保管。公司质量体系文件规定的质量记录按体系文件要求执行。

　　4.3各类文件更改要求：

　　各类文件张贴或下发后如需更改，必须由原文件审批人审批后，方可执行，并需即作废文件，同时在新文件上注明"以此文件为准"。

　　4.4各类文件发放要求：

　　4.4.1文件的发放应注明发放级别，通常应包括以下几类：

　　1)部门负责人以上人员阅;

　　2)主管级以上人员阅;

　　3)内部传阅;

　　4)张帖。

　　4.4.2重要文件的发放应办理签收手续。

　　4.4.3有关公司的重要政策、决议、经营合同(协议书)、行政人事制度、质量体系文件等属机要文件，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。

　　4.4.4文件通常张贴一周后收回存档，内部管理文件须加强保密工作，禁止外来人员拍摄或抄录。

　　4.5电脑文档管理：

　　4.5.1公司综合文员负责文档资料的电脑储存及管理工作，各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。

　　4.5.2电脑文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件(行政人事制度、合同、协议书、重要会议纪要等)须加密，且以光盘备份，并指定专人保管，管理情况须在部门经理处备案。

　　4.5.3电脑文档须妥善保存，如需删除，须报部门经理批准。

　　4.5.4与相关单位签署的合同、协议书及经客户确认的文件，除以电脑文档储存打印原稿外还必须存档签名文件。

　　4.6资料管理人员要定期检查专柜，核对件数，做好防火、防盗、防虫、防潮、防遗失，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向领导反映，妥善处理。如系人为造成，要追究有关人员的责任。

篇3：住宅小区物业档案管理措施

　　住宅小区物业档案管理措施

　　1、建立档案管理制度

　　根据档案资料初建的情况，拟首先制定如下制度：

　　<物业档案管理制度><档案查询制度>

　　<库房管理制度><档案移交验收制度>

　　2、确定档案的内容

　　物业管理中档案管理具体管理内容涉及建筑物、业主档案、管理运作、历史档案。根据要求以下仅就建筑物档案，管理工作档案的管理具体的说明。

　　①建筑物档案

　　A、建筑物原始档案

　　包括竣工验收资料、房屋单体竣工图，具体清单如下：

　　产权资料。包括：项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。

　　(1)产权资料。包括：项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。

　　(2)技术资料。包括：竣工图-总平面图、建筑图、结构图、附属工程及隐蔽管的全套图纸、地质勘察报告、工程预算决算分项单、图纸会审记录、工程设计变更通知及技术核定书、隐蔽工程验收记录、沉降观察记录及沉降观察点布置图。

　　(3)竣工验收证明书。包括：基建工程竣工验收书、建筑消防验收合格证、电信局电话工程竣工验收证书、主要材料的质量保证书、新材料、构配件的鉴定合格证书，水、电、卫生器具等设备及卫生洁具的检验合格证书、砂浆、混凝土试块试压报告、供水、供暖管道的试压报告、物业公司代管的设备。

　　(4)房屋使用资料。包括：业主名单、地址、电话清单、建筑面积计算书。

　　(5)供电、供水系统如需物业公司临时代管的，竣工验收后加办以下协议及证书。包括：供用电协议书、用电许可证、委托银行代收电费合同书、变压器报停申请表、用水申请审批表、月供水计划报告单。

　　B、建筑物维护、改造档案

　　建筑物维护、改造档案是指物业管理单位在物业管理工作中对所管物业建筑本体进行维护、改造的有关资料：

　　(1)维护改造申请表及批准文件

　　(2)维护改造工程施工许可证

　　(3)维护改造方案

　　(4)维护改造工程合同

　　(5)维护改造工程预算书及批准文件

　　(6)维护改造工程验收说明书

　　(7)维护改造工程结算(核算)表

　　(8)各设备及工程使用维护说明书]

　　(9)各设备及工程使用许可证(政府规定需要申办的应全部具有)

　　(10)维护改造工程施工设计图及竣工图

　　C、用户装修、改造工程档案

　　用户装修改造档案是指住户对自己拥有产权或经业主授权的房屋进行装修、改造工程所产生的文件和图纸材料，一般内容如下：

　　(1)装修、改造申请表及审查意见

　　(2)装修设计图

　　(3)装修、改造过程中的管理、监理资料

　　(4)完工后的验收意见

　　②管理工作档案

　　管理工作档案是指物业管理公司在物业管理日常工作中产生形成和需要收集归档保存的文件材料，主要为：

　　(1)政府颁发的物业管理各项法规、条例、通知等;

　　(2)制订的各种管理规定、公约;

　　(3)公司 ISO体系文件

　　(4)财务资料

　　(5)工作计划、方针、目标记录

　　(6)各项管理工作日志

　　(7)纠正和预防措施方案

　　(8)质量/环境/安全控制记录

　　(9)设备设施保养规程，巡查、维修、养护记录

　　(10)满意度调查记录、回访记录日志及回访登记表

　　(11)投诉及投诉处理记录

　　(12)其他需要收集归档的工作记录、服务记录。

　　3、档案的管理

　　(1)档案的分类、编目及著录

　　(2)档案的整理装订

　　(3)档案的电脑化管理

　　4、管理条件：

　　(1)库内温度不超过20摄氏度，湿度不超过5%，密闭防光、防鼠防虫，严禁烟火，配气体或干粉灭火设备。

　　(2)办公条件，适量的存储和查阅空间，符合规定的整理装订设备、工具和装具。

　　(3)管理人员要求：经过档案管理专业培训。

篇4：物业公司档案管理方案

　　物业公司档案管理方案

　　1、管理内容：

　　(1)工程档案;

　　(2)租户档案;

　　(3)工作档案;

　　(4)财务档案;

　　(5)文件档案。

　　2、管理措施：

　　(1)制定档案管理制度，并严格执行;

　　(2)按照档案管理要求，分门别类，编目造册，方便查阅，利于管理;

　　(3)专人管理，责任到人，存放有序，管理规范;

　　(4)配置专门的档案管理用房和必要的设施设备，以满足档案管理要求;

　　(5)根据档案资料的形式、性质，采用不同的管理手段，科学管理，确保档案资料完整、安全;

　　(6)实现电脑化管理，提高管理水平。

篇5：物业管理公司档案管理制度（八）

　　

　　物业管理公司档案管理制度(八)

　　依据《中华人民共和国档案法》，结合企业实际情况，确保档案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、档案工作的基本原则

　　档案实行集中管理与分散管理相结合，即分别为公司、部门管理，专人负责档案管理工作。公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。

　　二、文件资料点收、整理和归档

　　1、文件结案移送归档时，检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。

　　2、文件如经过抽查，应有部门主管领导的签认。

　　3、文件的处理手续必须完善，如有遗漏，应立即退回承办人。

　　4、做好收件登记、编号、运转、催办工作，按规定程序符合立卷标准要求，及时分类、立卷、归档。

　　三、档卷管理

　　1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。

　　2、做好相关的防范措施，注意保密工作。

　　3、保持档案室清洁，随时擦拭档案橱、架，并采取防虫蛀腐朽工作。

　　4、每年按规定清理一次，已到保管期限，确定销毁的档案材料必须列册登记，经领导审批后作销毁处理。

　　四、档案调、借阅

　　1、严格履行调、借阅登记、审批手续，一般仅限在档案室查阅。确因工作需要带出复印或摘抄文件，须经领导批准。

　　2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。

　　3、档案归还，经档案管理人员检查无误后，立即归入档卷。