物业管理公司档案管理制度(7)

　　物业管理公司档案管理制度（七）

　　一、档案管理总则

　　1、公司档案是指公司各个部门在从公司经营管理等工作中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、照片、影片、录象、印刷品等原始记载，是公司管理工作的基本依据和有效凭证。

　　2、档案的管理工作是一门专业性的管理工作，是经营管理活动中的重要组成部分，各部门都要从公司整体利益出发，把档案管理工作纳入本部门日常工作程序之中，切实加强领导，部门负责人为本部门档案第一负责人。

　　3、各部门都必须贯彻执行集中统一人事档案的原则，采取有效措施，集中统一管理本部门的档案，以维护档案的完整、准确、系统、安全有效利用。

　　二、管理结构和职责

　　1、总办是公司档案管理的业务主管部门，根据工作需要，应组织筹建公司档案室，总办对其他部门进行业务指导。其主要职责：

　　①制定公司档案管理制度、办法、规范并指导、监督和检查各部门贯彻执行情况；

　　②对各部门的档案管理工作进行经常的检查、指导和交流，加强档案管理意识；

　　③组织培训各部门兼职档案管理员；

　　④负责公司级档案的收集、整理和集中统一管理并积极提供利用；

　　2、部门应根据本部门档案数量、使用频度、重要性等特点，设立部门内的档案柜或移交总办进行档案管理；各部门应按照规范设立档案管理岗位，并指定兼职档案管理员；兼职档案管理员负责本部门内的档案收集、整理和集中统一管理工作。业务上接受总办档案管理员指导。各部门的档案管理岗位是公司档案体系中最基层的业务结点，其基本职责：

　　①贯彻执行公司有关档案管理的系列规范，制定本部门档案工作各项实施细则；

　　②负责收集本部门内的档案材料，并进行系统整理、编目、科学排列，做到查找方便，为各项工作提供服务；

　　③在项目结束或特定时期向公司档案室移交档案。

　　三、公司档案归档范围和要求

　　1、公司档案的归档范围，按其性质划分：公司的各种证、照、卡、各种行政文件，各个项目相关的证件、手续、合同、图纸、竣工资料、验收资料、奖牌、荣誉证书等。

　　2、公司档案，由总办档案管理员收集公司在工作中形成的归档材料。部门档案，由部门兼职档案管理员分别收集本部门和本项目在工作中形成的归档材料，在项目结束或特定时期向总办移交；

　　3、会计档案由于其特殊性及重要性，会计凭证、报表、帐册等财务资料由财务部根据国家财政部的有关政策归档和保管；

　　4、归档的档案应齐全、完整、准确、系统；各种签证手续完备、字迹图样清晰；

　　5、本公司产生的和政府发文的各类归档材料都必须是原件；公司全体员工都应无条件按规定提交归档材料，任何人都不得将归档材料据为私有。

　　四、档案的管理

　　1、档案管理员对接受的档案应及时进行分类、编号并进行电脑录入；

　　2、档案保管必须有专用房间或柜子，房间或柜内保持适当的温、湿度，并应有防火、防虫、防盗等措施。

　　3、档案管理员应经常对档案进行保管状况检查。如发现问题除及时报告本部门领导外，应采取补救措施，以减少档案的损失；

　　4、档案管理部门应建立登记制度，对档案的接收、移交、借阅等方面进行登记；

　　5、各服务中心必须指定专人管理本服务中心的档案，并及时与总办档案管理员对接；

　　6、常用档案在使用中，档案管理员必须保持一份复印件存档，以便其他相关工作的查阅；

　　7、凡领用档案原件交相关部门留存者，必须复印一份由收文单位盖“与原件相符”章后返回总办存档。以保证项目资料的完整，并节省公司人力、物力，缩短办文时间；

　　8、部门撤消或变动，以及项目结束时，应将其档案收集齐全，妥善整理，严格按类别、目录顺序对号入座排列整装方可向公司档案室或其他接收单位办理交接手续；

　　9、档案分电子文档和实物存取文档两种；

　　10、档案的保管期限分永久、长期、短期、临时四种。

　　五、档案的利用

　　1、积极开展档案的利用，各部门因工作需要可查阅档案，充分发挥公司档案在项目开发和管理中的作用；

　　2、凡借阅档案的人员，必须爱护档案，不得遗失、涂改、拆散、剪裁、勾画、批注，必须保证档案的保密性，按时归还，如有损坏、涂改、丢失等，应及时追查责任。

　　六、档案的销毁

　　1、任何部门和个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。

　　2、按规定需要销毁的，凡属密级档案须经总经理批准，一般

内部档案须经总办主任批准。

　　3、经批准销毁的档案，档案管理人员应认真填写销毁清单，并由专人监督销毁。

　　七、附则

　　1、本规范的执行监督人为总办档案管理员。

　　2、各部门应参照本规范制定部门内实施细则，报总办备案；

　　3、有关档案管理的其他规范，与本规范配合执行。

　　4、对档案管理工作每半年进行一次检查，发现因管理不善，造成资料丢失、损坏的按照公司奖惩制度执行，并且应采取一切补救措施。

　　八、项目图纸移交规定

　　1、针对地产公司开发的新项目，在正式出施工图时给物业公司发放的图纸（包括各专业相关图纸），作为公司的绝密文件，由专人负责保管。

　　2、工程竣工验收后，地产公司向物业公司提交整套工程资料，物业公司专人接收并签字确认。

　　3、服务中心成立后，项目资料移交服务中心，由服务中心具体按档案管理制度中相关规定进行管理。

　　九、档案管理流程图：

　　1、项目资料：

　　相关部门分类整理

　　列出清单

　　部门经理审查签字

　　项目结束后移交公司档案员

　　档案管理员归类、编目组卷

　　建立电子档案

　　2、公司证照卡及荣誉证书、奖杯等实物：

　　相关部门办理

　　证件、证书领取

　　及时存入公司档案室

　　档案管理员分类登记

　　建立电子档案

　　3、档案借阅

　　填借阅申请单

　　总办审批

　　登记借阅

　　按时归档：

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篇2：物业项目（住宅小区）档案管理制度(二)

　　第二节房屋管理与维修养护

　　1.主出入口设有小区平面示意图，主要路口设有路标、组图及幢、单元、户门标号标志明显。

　　2.无违反规划乱搭乱建，无擅自改变房屋用途现象。

　　3.房屋外观完好、整洁，外墙面砖、涂料等装饰材料无脱落、无污迹。

　　4.户外招牌、广告牌、霓虹灯按规定设置,保持整洁、统一、美观，无安全隐患或破损。

　　5.封闭阳台统一有序，色调一致，不超出外墙面，除建筑设计有要求外，不得安装

　　户外防盗网、晾衣架、遮阳蓬等。

　　6.空调安装位置统一，冷凝水集中收集，支架无锈蚀。

　　7.房屋装饰装修符合规定，未发生危及房屋结构安全及拆改管线和损害他人利益的现象。

　　1)住户装修申请表、装修责任书(见业主分户档案)

　　2)装修现场巡查记录表(见工程巡查记录)

　　第三节共用设施设备管理

　　1.共用配套设施完好，无随意改变用途。

　　2.共用设施设备运行、使用及维护按规定要求有记录，无事故隐患,专业技术人员和维护人员严格遵守操作规程与保养规范。

　　1)设备运行维修工作程序

　　2)设备巡查记录

　　3)设备保养记录

　　3.室外共用管线统一入地或公共管道，无架空管线，无碍观瞻。

　　4.排水、排污管道通畅，无堵塞、外溢现象。

　　5.道路通畅，路面平整，井盖无缺块，无丢失，路面井盖不影响车辆行人通行。

　　6.制定供电系统管理措施并严格执行，记录完整，供电设备正常，配电室管理符合规定，路灯、楼道等公共照明完好。

　　1)电室管理规定

　　2)配电系统工作内容及操作程序

　　3)路灯、楼道等公共照明设备完好

　　第四节安防、消防、车辆管理

　　1.小区基本实行封闭式管理

　　1)小区实行24小时封闭管理资料

　　2)治安管理规定

　　3)门卫管理规定

　　2.有专业护卫队实行24小时值班及巡逻制度，护卫熟悉小区的环境，文明值勤，训练有素、言语规范、认真负责。

　　1)护卫部工作、内务条令

　　2)护卫岗位职责

　　3)各种工作记录、资料照片

　　⑴护卫值班记录

　　⑵护卫训练记录

　　⑶夜间巡查记录

　　⑷来访登记表

　　⑸护卫培训日程、训练记录及资料

　　⑹护卫工作考核、巡查、评分统计资料

　　⑺护卫基础知识考核答卷

　　⑻护卫文明值勤，装修巡查等资料

　　3.危及人身安全处有明显标识和具体的防范措施

　　1)警示牌标识卡等

　　2)突发事件及异常情况处理措施

　　3)常见治安刑事案件及处理措施

　　4)常见的几种可疑情况及处理措施

　　5)紧急情况记录表

　　4.消防设备设施完好无损，可随时起用，消防通道畅通，制定消防应急方案

　　1)消防管理制度

　　2)火警、火灾应急方案

　　3)消防通道畅通

　　4)定期进行消防巡视，检查维护消防设施、器材等资料

　　5)护卫随时巡查营业房消防设施

　　6)义务消防队员消防演练

　　5.机动车停车场管理制度完善，管理责任明确，车辆进出有登记。

　　1)机动车停车场管理规定

　　2)机动车停车场登记

　　3)护卫巡逻记录

　　4)护卫工作考核标准

　　5)交通指挥管理规范有序

　　6.非机动车辆管理制度完善，按规定位置停放，管理有序。

　　1)非机动车管理规定

　　2)按规定位置停放、管理有序

　　3)护卫工作考核标准

　　第五节环境卫生管理

　　1.环卫设备完备，设有垃圾箱、果皮箱、垃圾中转站。

　　1)环卫设备台帐

　　2)垃圾箱、果皮箱

　　3)清洁工作清洁小区环境卫生资料

　　2.清洁卫生实行责任制，有专职的清洁人员明确的责任范围，实行标准化保洁。

　　1)清洁卫生工作标准及考核办法

　　2)清洁卫生工作考核表

　　3.垃圾日产日清，定期进行卫生消毒灭杀

　　1)消毒灭蝇工作资料

　　2)定期投鼠药资料

　　4.房屋共用部位共用设施设备无蚁害。

　　5.小区内道路等共用场地无纸屑、烟头等废弃物，小区内卫生照片等资料。

　　6.房屋共用部位保持清洁，无乱贴、乱画、无擅自占用和堆放杂物现象、楼梯扶栏、天台、公共玻璃等保持清洁。

　　7.商业网点管理有序，符合卫生标准，无乱设摊点、广告牌和无乱贴、乱画现象。

　　8.无违反规定饲养宠物、家禽、家畜。

　　9.排放油烟、噪音等符合国家环保标准、外墙无污染。

　　第六节绿化管理

　　1.小区内绿地布局合理，花草树木与建筑小品配置恰当。

　　2.绿地无改变使用用途和破坏、践踏、占用等现象。

　　3.花草树木长势良好，修缮整齐美观，无病虫害，无折损现象、无斑秃。

　　4.绿地无纸屑、烟头、石块等杂物。

　　第七节精神文明建设

　　1.意义,健康向上的社区文化活动,创造条件,积极配合,支持并参与社区文化建设。

　　A提高业主自治自律行为宣传教育资料

　　1)经常进行政府有关法律法规宣传教育资料

　　2)建立业主产权区域建设，爱护小区公共设施资料

　　B小区安全文明消防宣传栏告示档案资料

　　C小区住户参与文化娱乐活动资料

　　D培训护卫消防安全知识，培训资料

　　第八节管理效益

　　1.管理服务费收缴率为98%以上

　　1)20**年3月至，收费报表

　　2.提供便民有偿服务，开展多种经营，便民服务项目资料及照片。

　　1)20**年3月--20**年月的财务报告

　　3.本小区物业管理经营状况。向小区住户公布物管费收支报告资料

　　A业主档案资料的内容

　　1]业主情况登记表、照片、身份证复印件

　　2]业主临时公约承诺件

　　3]前期物业管理服务协议

　　4]室内装修管理协议书

　　5]消防安全责任书

　　6]业主装修检查记录表

　　7]室内装修申报表

　　8]装修申报所提供的平面图、管线图等

　　9]装修违规的整改通知书

　　10]业主与物业管理处达成的书面协议

　　11]业主在物业使用过程中产生的重要的有影响的事件的记录

　　12]其它

　　B客户档案资料的填写要求

篇3：物业项目（住宅小区）档案管理制度

　　物业项目(住宅小区)档案管理制度

　　1整体档案管理

　　档案资料的建立应与今后的创优结合起来，按照《全国优秀示范小区评分标准》的分类标准建立档案资料。

　　第一节基础管理资料

　　1.按规划要求建设、住宅及配套建设设施投入使用

　　1)工程规划许可证

　　2)施工许可证

　　3)工程总平面图

　　4)建设工程规划管理竣工验收合格证

　　5)国有土地使用证

　　2.办理接管验收手续

　　1)委托物业管理合同

　　2)工程建设施工建档移交清单

　　⑴幢建施、结施竣工图，建材合格证、分项分部评定资料;

　　⑵水施、电施、讯施、地下管网竣工图，分项、分部质检平定资料(复印件);

　　3)商品房质量保证书

　　4)房屋移交验收资料

　　5)设施设备移交清单及档案资料

　　3.由一家物业管理企业实施统一专业化管理

　　1)物业管理有限公司企业法人营业执照(正副本)

　　2)物业管理有限公司组织机构代码证(正副本)

　　3)物管企业资质证书

　　4)物业管理有限公司税务登记证(正副本)

　　5)上级批文(文件)

　　4.建设单位在销售房屋前与选聘的物业管理企业签定物业管理合同，双方的责、权、利分明

　　1)物业委托管理合同

　　2)前期物业管理方案

　　3)物业移交及实施意见

　　5.购房人与物业管理企业签定物业管理合同，双方责、权、利明确总户数户，入住户，入住率为，签定的前期物业管理服务合同为份。(文件柜放置于)

　　6.　建立维修资金的管理、使用、续筹等符合有关规定

　　1)物业管理有限公司代管维修资金的财务管理制度

　　a)代管维修资金的使用范围

　　b)代管维修资金的来源和筹集方法

　　c)代管维修资金的管理与使用办法

　　d)代管维修资金的移交

　　7.房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制度完善

　　1)房屋使用说明书

　　2)公共管理制度

　　⑴治安管理制度

　　⑵消防管理制度

　　⑶门卫管理制度

　　⑷机动车停车场管理制度

　　⑸非机动车管理制度

　　⑹装修管理规定

　　3)政府有关文件

　　8.业主委员会按规定程序成立，并按规章制度履行职责

　　1)业主委员会筹备工作资料

　　⑴关于组建业主委员会实施方案

　　⑵业主委员会资料(详见业主意见调查表)

　　⑶业主委员会章程

　　9.物业管理企业制定创优规划和共体实施方案，并经业主委员会同意

　　1)创优规划

　　2)创优实施方案(附物业管理质量目标书)

　　3)物业管理优秀住宅小区达标申报资料资料

　　10.小区物业管理建立健全各项管理制度、各岗位的工作标准并指定具体的落实措施和考核标准。

　　1)员工手册

　　2)文明礼貌用语及各专业服务语言流程规范

　　3)部门职责

　　⑴公司组织机构示意图(管理处机构示意图)

　　⑵员工手册

　　⑶管理中心职责

　　⑷财务部职责

　　⑸护卫部内务条令、岗位职责

　　4)部门工作程序、操作程序

　　⑴财务部管理制度

　　⑵客户服务中心工作程序

　　⑶工程部设备运行维修工作程序

　　⑷消防工作管理制度

　　⑸各种应急处理方案

　　A、火警、火灾应急方案

　　B、停电应急方案

　　C、护卫部突发事件处理措施

　　5)管理中心综合管理制度

　　⑴值班制度

　　⑵回访制度

　　⑶档案管理制度

　　⑷原始记录、资料管理制度

　　6)管理人员、员工考评细则

　　⑴管理人员考核细则

　　⑵财务管理人员考核细则

　　⑶维修人员考核细则

　　⑷清洁、绿化人员考核细则

　　⑸护卫员考核细则

　　⑹护卫部岗位目标管理考核办法

　　7)护卫部培训日程、训练记录

　　8)护卫知识考试资料

　　9)管理中心原始记录资料

　　⑴门岗值班记录

　　⑵监控中心值班记录

　　⑶紧急情况记录

　　⑷停车场车辆进出原始记录

　　⑸房屋装修管理记录

　　⑹装饰装修申请书、责任书

　　⑺值班记录

　　⑻回访记录

　　⑼维修派工单

　　⑽住户档案

　　⑾维修员值班记录

　　⑿设施设备巡查保养等记录

　　11.物业企业管理人员和专业技术人员持证上岗，员工统一着工装、佩带明显标志，工作规范，作风严谨。

　　1)管理中心管理干部学历、职称、上岗证复印件

　　2)管理中心专业技术人员资格证、操作证

　　3)护卫员上岗证

　　4)员工劳动合同

　　12.应用计算机智能化设备等现代化管理手段，提高管理效率。

　　1)小区住户基本资料(备份文件夹类)

　　2)小区物业基本资料

　　3)办公文案

　　4)各类管理制度、文件夹

　　⑴护卫类

　　⑵财务类

　　⑶管理类

　　⑷保洁类

　　⑸经营类

　　⑹人事类

　　⑺业主委员会

　　⑻运行维修表

　　5)住户费用缴费统计资料

　　13.物业管理企业在收费、财务管理、会计核算、税收等方面执行有关规定，至少半年公开一次物业服务费用收支情况。

　　1)年月--财务收支报告

　　2)向住户公布费用收支情况，资料照片

　　3)物业管理费用标准批复

　　4)缴费通知单存根

　　14.房屋及公共设施设备档案资料齐全、分类成册，管理完善，查阅方便。

　　1)总平面图

　　2)共用设施设备及配电系统

　　3)可视对讲、监控系统

　　4)消防系统

　　5)背景音乐系统

　　6)光纤电视系统

　　7)办公用设备

　　8)各种警示牌、标识卡

　　15.建立用户档案、房屋及配套设施权属清册，查阅方便。

　　1)住户档案

　　2)商业用房业主档案(含用户)

　　16.建立24小时值班制度，设立服务电话，接受业主及使用人对物业管理服务报修、求助、建议、问询、质疑、投诉等各类信息的收集、反馈并及时处理，有回访制度和记录。

　　1)值班制度

　　2)回访制度

　　3)管理人员值班记录

　　4)维修工单存根及回单

　　5)设备巡查记录

　　6)护卫门岗值班记录

　　7)主动征求业主对物业管理服务的意见和建议

　　17.定期向住户发放物业管理服务工作征求意见，对合理的建议及时整改，满意率为?%以上。

　　1)《客户意见征询表》

　　18.建立并落实便民维修服务，承诺制，零修急修及时率为98%，以上的返修率为2%，并有回访记录。

　　1)物管中心工作程序(见工作守则)

　　2)设备运行维修工作程序(见工作守则)

　　3)物业管理质量目标

篇4：步行街物业档案管理制度

　　步行街物业档案管理制度

　　1目的

　　使公司的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

　　2适用范围

　　公司所有档案的管理。

　　3公司资料室文档资料管理

　　3.1公司资料室文档资料管理范围：公司内部重要文件;公司对外往来的各类公文;公司内部重大活动、事件记录;物业管理相关政策、法规;重要资料及文档资料的电脑备 份;人事资料;业主资料资料等。

　　3.2文档资料收集及整理：人事资料由行政人事经理助理负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引，档案存放应有明确标识，以便查找;财务资料由财务部负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引;其他资料由综合文员负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引。

　　3.2物业管理相关政策 、法规：由综合文员负责从报刊杂志及政府来文中剪辑，统一归入条例、法规类文件夹，并每季度核对或动议更改文件。

　　3.3重要资料：由综合文员负责收集，主要包括：外出考察资料，重要资料归属重要资料类文件夹。

　　3.4公司本部重要文件，主要包括：

　　3.4.1内部管理文件：以公司名义下发的人事、行政类文件。

　　3.4.2人事制度：公司各种人事政策，条例和规定等。

　　3.4.3行政制度：公司各种行政制度、条例和规定等。

　　3.4.4重要通知及通报：公司各种重要的通知、通告。

　　3.4.5公司会议纪要：总经理办公例会、部门经理例会和以公司名义组织的专题会。

　　3.4.6以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。

　　3.4.7各部门呈报的工作计划、申请报告及管理规章制度等，由综合文员责收集、跟踪处理结果，并交综合文员存档。

　　3.4.8公司对外往来的各类公文：主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等，由行政人事部负责在将已处理完成的文件交综合文员存档。

　　3.5文档资料查阅或复印：物业管理政策、法规、合同及重要资料的查阅或复印，需到综合文员办理登记手续。

　　4各部门文档资料管理

　　4.1各部门文件分类及编制要求：

　　4.1.1各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，不得有错别字。

　　4.1.2通常情况下，文件标题定为三号黑体字，文件编号为小四号黑体字，文件内容为小四号宋体字。

　　4.1.3公司各部门(含职能部门 、业务部门及临时成立的工作小组等)常用文件类别：

　　1)人事类：包括人事管理制度、职务任免决定、职责、管理架构、人事通报、通知等。

　　2)行政类：包括行政后勤管理规定、制度、行政通报、通知、活动计划。

　　3)通知类：内部各类通知。

　　4)培训类：培训通知、计划或方案、考核及效果评估等。

　　5)会议类：部门例会、专题会议、业委会会议等。

　　6)合同、协议类：部门签定的合同(租赁合同、买卖合同等)。

　　7)对外文件类：

　　①对政府部门、上级单位、外企业、机构发文等;

　　②对客户发文等：

　　③其它类：如电话表、名单、启示等。

　　4.2质量管理部应保管的资料：

　　4.2.1发展商提供的资料：

　　1)产权资料;　　2)技术资料(含图纸);

　　3)交接手续及清单等。

　　4.2.2文档收集及整理：各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档，并编制存放目录索引，存放应有明确标识，并妥善保管。公司质量体系文件规定的质量记录按体系文件要求执行。

　　4.3各类文件更改要求：

　　各类文件张贴或下发后如需更改，必须由原文件审批人审批后，方可执行，并需即作废文件，同时在新文件上注明"以此文件为准"。

　　4.4各类文件发放要求：

　　4.4.1文件的发放应注明发放级别，通常应包括以下几类：

　　1)部门负责人以上人员阅;

　　2)主管级以上人员阅;

　　3)内部传阅;

　　4)张帖。

　　4.4.2重要文件的发放应办理签收手续。

　　4.4.3有关公司的重要政策、决议、经营合同(协议书)、行政人事制度、质量体系文件等属机要文件，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。

　　4.4.4文件通常张贴一周后收回存档，内部管理文件须加强保密工作，禁止外来人员拍摄或抄录。

　　4.5电脑文档管理：

　　4.5.1公司综合文员负责文档资料的电脑储存及管理工作，各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。

　　4.5.2电脑文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件(行政人事制度、合同、协议书、重要会议纪要等)须加密，且以光盘备份，并指定专人保管，管理情况须在部门经理处备案。

　　4.5.3电脑文档须妥善保存，如需删除，须报部门经理批准。

　　4.5.4与相关单位签署的合同、协议书及经客户确认的文件，除以电脑文档储存打印原稿外还必须存档签名文件。

　　4.6资料管理人员要定期检查专柜，核对件数，做好防火、防盗、防虫、防潮、防遗失，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向领导反映，妥善处理。如系人为造成，要追究有关人员的责任。

篇5：物业管理公司档案管理制度（八）

　　

　　物业管理公司档案管理制度(八)

　　依据《中华人民共和国档案法》，结合企业实际情况，确保档案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、档案工作的基本原则

　　档案实行集中管理与分散管理相结合，即分别为公司、部门管理，专人负责档案管理工作。公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。

　　二、文件资料点收、整理和归档

　　1、文件结案移送归档时，检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。

　　2、文件如经过抽查，应有部门主管领导的签认。

　　3、文件的处理手续必须完善，如有遗漏，应立即退回承办人。

　　4、做好收件登记、编号、运转、催办工作，按规定程序符合立卷标准要求，及时分类、立卷、归档。

　　三、档卷管理

　　1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。

　　2、做好相关的防范措施，注意保密工作。

　　3、保持档案室清洁，随时擦拭档案橱、架，并采取防虫蛀腐朽工作。

　　4、每年按规定清理一次，已到保管期限，确定销毁的档案材料必须列册登记，经领导审批后作销毁处理。

　　四、档案调、借阅

　　1、严格履行调、借阅登记、审批手续，一般仅限在档案室查阅。确因工作需要带出复印或摘抄文件，须经领导批准。

　　2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。

　　3、档案归还，经档案管理人员检查无误后，立即归入档卷。