C物业档案管理程序

　　1.目的

　　为全面加强物业集团系统档案管理工作,确保物业集团各类档案资料(材料)的充分、有效利用,特制定本制度。

　　2.范围

　　本规定适用于物业系统所有档案的管理。

　　3.职责

　　物业集团行政管理总部是物业系统档案管理的职能部门,所属各单位及各部门是档案管理的执行部门。

　　4.0工作内容

　　4.1 定义:物业集团档案是指物业系统在企业发展过程中形成的具有查阅利用价值的、各种形式(纸质、电子、声像、实物等)的行政文书、资质证件、经济合约函件、业户资料以及音像图表等档案资料(材料)。

　　4.2 机构设置

　　4.2.1 物业集团本部设立专门的档案室,隶属于行政管理总部。

　　4.2.2 物业集团所属各物业公司(管理处)经报批可设立自己的档案室,隶属于行政管理部。

　　4.2.3 物业集团本部各部(室)不设立专门的档案室。

　　4.3 管理体制

　　4.3.1 物业集团本部档案室接受恒大集团档案管理中心的业务指导;负责指导所属各物业公司(管理处)档案室的工作;负责物业集团本部档案的具体管理工作。

　　4.3.2 各物业公司(管理处)档案室接受所在单位行政管理部的行政领导和管理,业务上接受档案管理部门监督和指导。

　　4.3.3 物业集团全质办为档案管理的督察机构。

　　4.3.4 为保证档案管理的实效性,物业集团根据实际需要,可成立档案鉴定小组。

　　4.4 人员配备及要求:

　　4.4.1 各级档案管理机构根据档案的数量、工作量,本着精简、高效的原则,配备相应的档案管理人员。物业集团档案室专职1人,所属物业公司(管理处)档案室为兼职1人。

　　4.4.2 档案管理(兼职)人员要由工作认真、责任心强、具有本专业知识和相应工作经验的大专以上人员担任。

　　4.4.3各级档案管理人员应保持相对稳定。如因工作变动或离职,必须在相应行政管理部门负责人的监督下做好交接手续的办理工作。

　　4.5 物业集团档案室的工作职责

　　4.5.1 参照国家有关标准和规定,结合集团公司有关规定,制定物业集团的档案管理办法,制定物业集团本部档案管理的实施细则,并组织实施;

　　4.5.2 收集、整理、保管物业集团本部的档案(来自:www.pmceo.com),并做好档案鉴定、统计和利用工作;

　　4.5.3 监督和指导所属各单位档案室的档案管理工作;

　　4.5.4 根据需要组织开展业务知识培训,开展经验交流;

　　4.5.5 承办有关档案管理工作的其他事宜。

　　4.6 下属单位档案室的职责

　　4.6.1 认真落实和执行物业集团档案室和本单位有关档案管理的规定和办法,制定本单位档案管理实施细则,并组织实施;

　　4.6.2 收集、整理、保管本单位的档案,并做好档案鉴定、统计和利用工作;

　　4.6.3 根据需要组织相关人员的业务培训;

　　4.6.4 承办有关档案管理工作的其他事宜。

　　4.7 归档范围:凡物业系统在生产经营活动中产生的有备查和持续利用的档案资料(见定义)均应归档。

　　4.8档案管理

　　4.8.1归档要求:

物业经理人网 www.pmceo.coM

篇2：酒店工程部档案管理工作程序

　　酒店工程部档案管理工作程序

　　档案是汇集和积累设备运行状态的最基本工作，是提供分析研究设备在使用期的改进，探索管理和检修规律，增加对设备的认识和了解，提高维修和管理水平的有力措施。

　　因此酒店的各种大型设备、关键性设备、技术性较复杂的设备均应建立设备登记卡，记录设备的名称、作用、安装地点、厂家、型号、名牌数据、设备附件、估计使用年限、易损件名称规格及维修要求，以及维修、保养、故障的记录。

　　为使档案成为活的资料，要不断丰富档案的内容，使之成为酒店的重要财富。档案管理作业程序如下10个步骤：①点数 ②登记③整理 ④分类 ⑤立案 ⑥编目 ⑦典藏⑧防护 ⑨应用 ⑩定期清理

　　政策制定人 审批人 执行日期

篇3：管理处业主档案管理程序

　　管理处业主档案管理程序

　　一．目的

　　规范客户档案的管理工作。

　　二．适用范围

　　适用于管理处业主档案的动态管理。

　　三．职责

　　1．物业部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

　　2．行政接待人员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

　　四．程序要点

　　1．业主档案内容。

　　1）经业主签署的《业主公约》。

　　2）经业主签署后的《消防安全责任书》。

　　3）《业主家庭情况登记表》。

　　4）《钥匙领用登记表》。

　　5）《业主证领用登记表》。

　　6）《业主入住验房表》。

　　7）《装修申请审批表》、签署后的《装修施工承诺表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料。

　　8）《违章处理通知单》及处理结果资料。

　　9）业主的有关证件复印件。

　　10）业主产权确认登记（产权证书）。

　　11）其他应保存的资料。

　　2．档案盒（夹）的制作。

　　1）根据档案盒（夹）的规格准备相应的档案标贴纸。

　　2）在档案标贴纸上的打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：×××-×.×-S.W-业主档案：表示物业管理公司××管理处物业部管理的业主档案。

　　3）将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。

　　3．业主档案袋的制作。

　　1）准备适量的26cm×34cm左右尺寸的档案袋。

　　2）将写有"栋号、楼层号、房号"的标贴纸贴在档案袋封面上。

　　4．将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。

　　5．将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。

　　6．按档案盒（夹）内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

　　7．业主档案的跟踪。

　　1）当发生下列情况变化时，行政接待人员应将变化情况记录在业主档案中：

　　a）通讯电话联络方式发生变化时；

　　b）业主发生更替时。

　　2）业主档案跟踪管理，由行政接待人员每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，行政接待人员应至少每隔15天对业主的联系方式跟踪一次。

　　3）对产权发生变更的业主，管理处应及时为新业主建立"业主档案"，同时对原业主的档案另置保管，保管期三年。

　　8．业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处经理批准，经物业部档案行政接待人员办理登记手续后方可查阅。

　　9．业主档案应永久保存。

　　10．具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。

　　11．本规程执行情况作业物业部档案行政接待人员绩效考评的依据之一。

　　12．档案收集齐全完整，组卷合理，做到类别清楚，排列存放有序，便于检索；

　　13．档案无虫蛀、霉变、破损、遗失；

　　14．借阅档案要经过批准，并做好记录。

篇4：小区业主档案管理控制工作程序

　　物业程序文件

　　--小区业主档案管理控制程序

　　1.0目的

　　规范对业主档案保管与查询工作。

　　2.0适用范围

　　适用于物业服务中心对业主档案的保管与跟踪。

　　3.0职责

　　3.1客服部负责监控业主档案保管与跟踪工作。

　　3.2客服部资料专管员负责具体实施业主档案的保管与跟踪。

　　4.0工作程序

　　4.1业主资料的整理，内容包括：收楼资料和装修资料。

　　4.1.1收楼资料

　　4.1.1.1住户资料登记表

　　4.1.1.2（前期）物业服务合同

　　4.1.1.3业主规约签约页

　　4.1.1.4证件办理申请表

　　4.1.1.5消防安全承诺书

　　4.1.1.6业主收楼物品/资料签收单

　　4.1.1.7楼宇情况验收检查表

　　4.1.1.8业主/住户身份证复印件

　　4.1.1.9收楼通知书/物业交付使用通知书

　　4.1.1.10交款通知书等

　　4.1.2装修资料

　　4.1.2.1装修申请表复印

　　4.1.2.2相关图纸及装修单位证件复件

　　4.1.2.3业主授权/委托书

　　4.1.2.4闭水试验确认书

　　4.1.2.5房屋装修工程、防水工程质量、防火安全承诺书

　　4.1.2.6消防安全承诺书

　　4.1.2.7整改通知单

　　4.1.2.8装修验收申请表等

　　4.2录入电脑：由资料专管员负责将4.1项相关资料录入电脑物业系统，并保证准确率达100%。

　　4.3资料装订：将业主档案分类进行装订在档案夹内，装订为收楼资料、装修资料。

　　4.4建立目录：左右两边分边建立《资料目录》，并清楚注明文件名称、归案日期、归案人、页数/码等。

　　4.5业主档案的跟踪：当发生下列情况变化时，资料专管员应将变化资料记录在业主档案中

　　4.5.1通讯电话联络方式发生变化时；

　　4.5.2业主发生更替时。

　　4.6业主档案查阅按《质量记录控制程序》执行。

　　4.7属绝密档案，不得外泄。

　　4.8业主档案应归为永久保存性文件。

　　5.0支持性文件

　　5.1《质量记录控制程序》

　　6.0质量记录

　　6.1《资料目录》

　　6.2《记录查阅审批表》

　　编制： 审核：批准:

篇5：物业公司档案管理标准作业程序

一、目的
规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

二、适用范围
适用于物业部各类档案的管理。

三、职责
1、总经理审批档案的借阅申请及清单。
2、行政部经理监督档案管理的实施工作。
3、档案管理员负责档案的日常管理工作。

四、程序要点

1、档案的编号

(1)公司、物业部编号：
①物业部 编号为：W?Y（英文缩写）。

(2)部门编号：
①办公室 ；
②财务部 ；
③事务处 ；
④工程处 ；
⑤护卫处 ；

(3)年份编号：引用年份序号—2000、20**、20**……。
(4)档案顺序号：采用阿拉伯数字取3位有效数字—001、002、003……。

(5)档案编号举例：
①物业部编号：
※※※—※※—※※※—※※※
档案序号
类别编号
部门编号
物业部编号

②物业部编号：
※※※—※※—※※※—※※※
档案序号
类别编号
部门编号
物业部编号

2、档案的分类

(1)区分全宗，按物业管理的组织机构划分，全宗可分为以下几类：
①行政、人事类；
②财务类；
③公共事务类；
④保洁类；
⑤园林绿化类；
⑥机电维修类；
⑦经营类；
⑧品质类。

(2)全宗档案的分类：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和缩缩性。根据物业管理的物性，我们采用组织机构——问题分类法，如：
收文类
发文类
合同类

①　办公室
员工人事档案类
图纸类
后勤类
收文类
发文类
报表类

②　财务部
帐册类
凭证类
合同类
工程图纸类
合同类
收文类
发文类
业主档案类

③　事务部 员工档案类
维修类
投诉类
回访类
有偿服务与多种经营类
计划总结类

……

3、立卷与编制目录

(1)立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷：
①根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标准贴纸；
②在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：
——物业行政部、人事部收文：※※※—*?Z—

收文；
——物业财务部报表：※※※—C?W—报表；
——物业部服务处业主档案：
※※※—※※※—F?W—业主档案。
③将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中；
④将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒（或文件夹内）。

(2)编制目录：
①档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》；
②每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目）中，以便查阅。

4、档案的保管期限

(1)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。
(2)各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序，对档案的保存价值进行鉴定及标注。

5、档案的保管

(1)档案保管的工作任务是：
①便于查阅；
②保证档案的安全；
③防止档案的损坏；
④采取修复技术，延长档案寿命。

(2)档案保管的责任部门：
①财务部保管财务档案；
②办公室保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料；ISO9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案；分供方评审、物业租凭和多种经营资料；
③工程处保管管理处工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及物业部各职能部门需要保管的其他档案；
④各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。

(3)档案的保管程序：
①各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员；
②档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号；
③档案管理员定期将《档案目录》输入电脑，以便查询；
④档案原则上保管原则件。

6、档案的密级

(1)档案的密级分为三级：绝密、机密、普通；
①绝密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案；
②机密档案包括：ISO9000质量体系文件、重要的会议记录（纪要）、公司收发文（通知、通告除外）、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案；
③普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。

7、档案的查阅权限

(1)总经理可查阅公司所有档案。
(2)副总经理（总经理助理）可查阅分管工作的档案。
(3)部门负责人可查阅该部门所有档案。
(4)其他人员根据审批查阅有关档案。

8、档案的查阅/借阅/复制

(1)查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
(2)档案管理员审核其查（借）阅资格：
①权限内（经授权/审批）的按正常手续办理；
②权限外的，档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续：
③属部门（财务类除外）的档案，由部门负责人审批；属管理处的档案，由管理处经理审批；属公司的档案，由总经理审批；财务类的档案也应由总经理审批。

9、在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。
10、须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由人事部负责人审批；普通档案由部门负责人审批。

11、档案的销毁
(1)超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限（详见各部门标准作业规程）每年编制销毁计划及清单位，报行政部、人事部经理审核。
(2)行政部、人事部经理审核无误后报总经理审批。
(3)总经理审批同意后由行政部、人事部经理指定3名监销人员（档案管理员、人事部文员、行政部文员）将超过保存期限的档案销毁。
(4)监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。

五、记录

1、《档案目录》
2、《档案查阅/借阅/复制审批表》
3、《档案查阅/借阅/复制登记表》
4、《档案销毁清单》

六、相关支持文件

1、《文书管理标准作业程序》
2、各部门有关《标准作业程序》