地产公司文件管理规定

　　地产有限公司文件管理规定

　　为使我司的文件管理更加规范化，制度化，科学化，在行政管理过程中，形成具有法定效力和规范体式的文书，特制定本管理规定。

　　一、文件处理

　　１、发文程序

　　１）发文程序是指以本公司名义制发文件的过程，包括：草拟、拟办、审批、签发、用印、登记、下发。

　　２）公司各部门草拟的文件，要求情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

　　２）草拟文件部门，对涉及其他部门职权范围内的事项，应先协商取得一致意见后方可行文。

　　４）草拟文件部门按照公司文件格式排版、字号进行打印，经分管领导复核后，送行政部做文件处理。

　　５）行政部秘书将草拟文件登记编号，送交行政副总提出拟办意见，由公司总经理审批。

　　６）对审批后的文件由行政秘书负责签发、用印、下发。

　　２、收文程序

　　１）凡外来公文信件由行政部统一收拆（亲收件除外）由秘书进行编号、登记。收文登记当日送公司行政部副总提出拟办意见，并送公司总经理批示。

　　２）根据公司领导批示，由行政秘书及时送有关部门阅办，急件随到随办，不可过夜。

　　３）承办部门收到交办公文后应当及时办理，不得延误、推诿，对不属本部门及职权范围办理的文件，应及时退回行政部门并说明理由。

　　４）行政秘书对收文负责跟踪催办。

　　二、文件归档

　　１、处理完的外来文件及本公司文件，应按规定及时整理、归档，加强保管。档案分为文书档案、工程技术档案、人事档案、财务档案、实物档案等五类。（详见公司档案分类表）

　　２、公司各部门文档，由专人负责管理，按类别存放，第二年一月经检查齐全后，整理立卷归档，要求在二月底以前全部装订完毕。

　　３、公司行政部是档案管理工作的主管部门，负责定期培训监督。检查各部门的档案管理情况，发现问题及时解决。

　　４、各部门负责档案的专管员必须做到：

　　１）借阅档案必须履行登记手续，借期不得超过两周，到期必须返回，属实需要，办理续借手续。

　　２）做好保密工作，发现档案丢失或出现文件泄密时，及时上报，不得隐瞒，对玩忽职守造成损失泄密的严肃处理。对视情节追究法律责任。

　　５、根据档案材料保管期限和效用，定期对档案进行鉴定，对己失去作用和保存价值时效的档案要进行销毁。

　　６、档案销毁必须经公司负责人审批后方可进行，销毁档案应由两人监销，并在销毁册上签字，销毁册应存档。

　　三、文件格式

　　１、公司文件中各组成部分的标识、规格见附表。

　　２、文件用纸一般采用国际标准A4型，左侧位装订处。

　　３、文字号：标题二号，正文四号；字体：宋体；

　　排版：上边距3cm，下边距2cm，左边距4cm，右边距3cm；每页22行，每行28个字；张贴的文件用纸大小根据实际需要确定。

　　四、本规定自下发之日起执行。

　　五、本规定由行政部负责解释。

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篇2：地产公司档案文件资料管理规定

　　地产公司档案文件资料管理规定

　　为了加强公司档案的管理工作，确保档案的保护和利用，依据档案管理规范，结合公司档案管理实际情况，特制定档案资料管理制度如下：

　　第一部分：公司档案资料管理

　　第一条 档案的定义与范围

　　档案是指过去和现在的公司各部门及员工在从事业务、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　第二条 档案管理的原则

　　档案管理分为统一管理和分散管理相结合。即公司档案由总经理办公室统一管理，各部门除已移交总经理办公室的档案外，其它档案文件由部门自行保管，以便于及时利用，维护档案文件的完整与安全。

　　第三条 档案管理的责任部门和责任人

　　公司总经理办公室为公司档案的主管部门，设专门的档案管理人员，负责管理公司的各类档案，做好登记、归类、保管、索引、提供利用，并负责对各部门资料管理员进行工作指导、监督和检查；

　　各部门设有资料管理员，负责本部门资料管理，并接受公司档案管理员的监督和检查。

　　第四条 归档的范围

　　1.公司证照及企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止等方面的文件材料（包括企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同）；

　　2.公司与有关单位签订的各种合同、协议书等；

　　3.公司会议记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及公司的规章制度）；

　　4.公司制订的计划、统计、预决算、工作总结；

　　5.公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、招投标文件等；

　　6.公司的各类申请、请求与相关部门的批复；

　　7.财务、会计及其管理方面的文件材料，公司历年来的凭证、账本等；

　　8.公司法律事务管理方面的文件材料；

　　9.公司各项目的技术图纸等资料；

　　10.反映公司历史沿革及公司重大活动的电子版照片及音像资料；

　　11.其它对公司具有利用价值和保存价值的文件资料（含各类载体，如电子文本等）；

　　12.公司历年获奖资料。

　　第五条 归档要求

　　整理办法：分为文书档案和工程项目档案（竣工工程档案立卷，未竣工工程资料整理成册）。

　　1.归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则，结合归档要求和文件内容进行归档。

　　2.在一个卷内（档案袋、盒）的文件资料要有清晰的《卷内文件目录》，并且按项目、内容或文件形成时间，系统的排列。

　　3.案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定保管期限，原则上分为永久、长期（十年以上）、短期（十年以下）三种。确定保管期限的基本原则是：

　　1）对公司有长远利用价值的档案应永久保存；

　　2）对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；

　　3）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

　　4.按归档要求进行装订、编号、填写《卷内备考表》。

　　5.全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档案号，然后逐卷登记，填写《案卷总目录》。

　　第六条 过程管理

　　属于公司保管的档案文件：各部门资料员做好平时文件的预立卷工作，并在每月初或事件结束后将上月需归档的文件整理成册移交总经理办公室保管，任何人不得据为已有。

　　第七条 档案销毁规定

　　公司档案文件销毁：档案在超出规定保存期限一年后，可由公司档案管理员和资料所属部门资料员整理出库进行销毁。销毁档案时必须慎重从事。销毁前由公司档案管理员和资料所属部门资料员一起将需要销毁的资料列出销毁清单，由资料所属部门资料员填写《文件资料销毁清单》进行申请，报销毁资料所属部门的部门经理、主管副总审批，最后经总经理同意后，两人以上执行销毁程序，并在销毁清单上签字确认，公司档案管理员全程监督。销毁档案要严格执行保密规定，销毁清单由公司档案员留存，以便备查。

　　部门档案文件销毁：部门形成的文件资料无利用价值时，可由本部门资料员填写《文件资料销毁清单》。提出销毁申请，部门经理审批同意后，两人以上执行销毁程序并签字确认。销毁清单由本部门资料员留存，以便备查。

　　第八条 档案借阅

　　1.因工作需要借阅存在总经理办公室的公司档案的，应事先填写档案借阅单，逐级审批，经总经理同意后方可借阅。

　　2.员工不得携带公司原件材料外出，确因工作需要外带时，需在填写档案借阅单时注明外带原因，待总经理审批同意后方可外带，用毕归还。

　　3.借阅档案者必须对所借档案妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损

文章 文章
、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

　　4.部门档案借阅由资料员填写《文件资料发放、借用记录表》做好记录，借阅人签字确认，并按时归还。

　　5.总经理办公室统一管理公司资料复印件。公司档案管理员或总经理办公室秘书需要在文件资料复印件上加注“仅供…使用”的用途说明。

　　第九条 档案备份规定

　　公司所有有价值的文件、报表、业务资料等档案，须存有电子扫描文档，无法电子扫描文档的，必须做好备份。

　　第十条 档案保管

　　1.公司档案员在接收文件资料存档时，必须认真验收，填写《文件资料移交登记表》，送档人和接档人均须签字确认，完成档案交接手续。

　　2.对于已存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在资料柜内。

　　3.档案管理员要定期对库存档案进行清www.pmceo.com理核对，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。库存档案如移交、作废和遗失时，须注明原因，保存依据。

　　第十一条 档案保密规定

　　公司所有人员均应严格遵守公司的保密规定，违者依据公司“奖惩条例”严肃处理。

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篇3：地产公司文件发放规定

　　地产公司文件发放规定

　　为了统一公司文件的签发与流转，规范发文流程，提高文件签发的严谨性， 制订文件发放规定如下：

　　一、公司对内、对外发文的文稿格式

　　发文的文件抬头（红色页眉）及年度发文编号，由人力资源部起草，公司核 定后交总办和人力资源部存档，作为公司对内、对外发文的底稿；

　　二、公司对外发文办法

　　1、由需发文部门登陆公司办公系统，将发文内容填写在《对外发文审批表》 内，逐级审批报总经理签字确认；

　　2、经总经理签字确认后的《对外发文审批表》，通知总办档案管理人员发放 文号，同时通知总办盖章人员进行盖章登记；

　　3、总办盖章人员核对编号和内容无误后，方可在对外文件上加盖公司章印。

　　4、所有对外发文档案管理人员必须保留一份原件存公司档案。

　　三、公司对内发文办法

　　1、由需发文部门拟草文稿报公司审阅后，将发文的标题、内容及发送部门通 知人力资源部；

　　2、人力资源部将公司审阅后的发文内容进行排版、编号并打印，报总经理签 字发文后，发送相关部门；

　　3、公司对内发文暂由人力资源部保存，年度根据发文内容报公司档案室存档 。

篇4：房地产集团公司文件格式规定

　　房地产集团有限公司文件格式规定

　　第一章 总 则

　　第一条 为规范* 城房地产集团有限公司(以下简称公司)的文件(特指公文，下同)格式，提高办文质量，特制定本规定。

　　第二条 综合管理部为公司文件格式的归口管理部门，负责其他单位(部门)文件格式的指导工作。

　　第三条 本规定适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股　　项目公司、专业公司参照执行。

　　第二章 文件格式

　　第四条 文件眉首是指首页横线以上部分，包括发文单位标识、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人等内容。眉首部分一般占首页的1/3 到2/5。(见附件1)

　　(一)文件秘密等级或紧急程度的标识，注在文件首页右上角。“绝密”、“机密”公文在文件左上角标明文件份数序号。如需同时标识秘密等级和紧急程度的，秘密等级标识在右上角第l 行，紧急程度在右上角第2 行。

　　(二)发文单位标识分为二种，一种是由公司全称加“文件”组成;另一种仅为公司全称。

　　(三)发文字号由公司代字、年度、顺序号组成，置于发文单位标识之下，横线中央之上。

　　(四)上行文(即向政府机关或行业管理部门呈送的请示、报告)应标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

　　第五条 文件主体是指横线以下至主题词(不含)之间的各要素的统称。

　　(一)文件标题应位于横线下方空 1 行处，排列应遵循美观易懂的原则，字数不多可居中排成一行;如字数较多可排成两行，分行时不要将词组分开。上下排列可采用“两行等长”、“上短下长”、“上长下短”、“正梯形”、“倒梯形”、“上下短中间长”或“上下长中间短”的排列格式，照顾阅读的方便并保持页面的美观。

　　(二)主送单位应在标题下空 1 行处，左侧顶格，主送单位名称后标用全角冒号。

　　(三)文件正文在主送单位名称下 l 行处，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份、计量单位不能回行。

　　(四)文件附件目录在正文空 1 行处，左侧需空 2 字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应与主件一起装订，并在附件左上角第1 行顶格标识“附件”，并标识序号。

　　(五)成文日期应用汉字将年、月、日标全，“零”写成“O”。

　　(六)联合行文需加盖两个以上印章的，应将各发文单位名称排在发文时间和正文之间，主办单位印章在前，协办单位印章在后，印章之间互不相交或相切。

　　(七)文件落款通常应在正文或附件下空 2 行。当文件排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

　　第六条 版记是指位于主题词以下的各要素的统称。

　　(一)“主题词”标引在文件末页左下端、分送栏之上，居左顶格标识，后标全角冒号;主题词按类别词、类属词、文种的顺序排列，词目之间空1 字。

　　(二)分送栏设在主题词下 l 行，左空 1 字标识“呈报”或“抄送”，后标全角冒号;回行时与冒号后的抄送单位对齐;在最后一个抄送单位后标句号。

　　(三)印发栏(拟稿、核稿、打字)应设在文件末页最后一行。

　　第七条 专题会议纪要用于记录公司各种专题会议召开或评审的内容，发文单位应放在横线之上左侧，成文时间放在横线之上右侧。(见附件2)

　　第八条 其他会议纪要的发文单位放在横线之上左侧，成文时间放在横线之上右侧。根据会议内容和工作要求发、报有关领导或单位。(见附件3)

　　第三章 排版、印刷格式

　　第九条 文件用纸

　　文件用纸一般采用国际标准A4 型(210ram×297mm)，特殊文种用纸可根据实际需要确定。

　　第十条 文头与页边

　　文件的各页在印制时，均应在四边留出空白的余地。一般天头宽 25 毫米，地脚宽20毫米，订口宽28 毫米，翻口宽20 毫米。

　　第十一条字体与字号

　　文件标题用小2 号宋体加黑;发文字号、签发人、抄送单位、主送单位、正文、附件、落款等用 4 号仿宋体;签发人姓名用 4 号楷体标识;密级、紧急程度用4 号黑体;“主题词”三个字用4 号黑体，具体标引的主题词用4 号宋体。

　　如文件内容层次较多，可用分级标题标出。第一层大标题用小 3 号宋体加黑，第二层用 4 号黑体，第三层用 4 号楷体。规范性文件的章节名可用小 3 号宋体加黑居中，前后各空一行;条名用黑体或4 号仿宋加黑标出。

　　第十二条 字数排列与行间距

　　WORD字处理系统排列一般为每页25 行，每行35 个字符，行距为1.5 倍。

　　第十三条 页码

　　多页文件应逐页编出页码，用阿拉伯数字表示，在每页正面的右下角，背面写在左下角。

　　第十四条 装订

　　文件左侧装订，不掉页。

　　第四章 附 则

　　第十五条 本规定由综合管理部负责解释和修订。

篇5：公司电脑使用及U盘文件管理规定

　　为规范公司所有电脑设备的使用和电脑U盘文件的管理,使公司电脑设备有序化、合理化、规范化循进,特制定如下规定:

　　1、各部门电脑有专人专用责任制形式,未经部门经理同意,其他人员不得使用该部门电脑,禁止调用、拷贝其中文件、资料,严禁泄露公司机密。

　　2、公司各部须常期保存的打印文件,须在原稿上加以注明,如无注明,将被视作一般文件,予以保存两周。

　　3、公司各部需要打印的文件资料,原则上由各部电脑操作人员操作存盘,须管理部协办时,由管理部专职电脑员予以操作。

　　4、电脑操作人员应在须常期保存的文件定稿后一周内做好U盘备份,并在"文件打印登录本"中详细登记该文件的标题、目录名、U盘号、打印日期等。

　　5、公司各部门在做好U盘备份后,连同所有原本由各部门保管的U盘,包括管理部、市场部、企划部、规划部的所有盘片交由公司电脑程序员进行登录归档。

　　*财务部之U盘由财务电脑专员自行登录,并将信息知会总经理室即可。电脑程序员有义务将工作情况向管理部经理知会,www.pmceo.com不得泄露公司机密。

　　6、各部因业务特性,而认为无须与其它部门共享的部分信息、资料,可填写"密码设置申请单"向公司提出申请,被批准之密码设置部分将不列入信息共享范围,但不得擅自指令公司电脑程序员增减密码的设置范围。

　　7、公司各部门电脑操作员应及时整理、删除硬盘内的文件资料,以便充分利用可读信息空间。

　　8、各部如须调阅已由管理部归档并已设置密码的U盘资料时,应书面提出申请,调阅后知会电脑程序员,重新回归密令状态。

　　9、未经许可不得将公司的U盘文件转借他人及带出公司,违者按公司规章制度予以严惩。

　　10、各种耗材(U盘、色带墨粉)应由管理部记录品名、规格、数量、购买和领用记录,管理部将每一台设备单独设立档案,记录设备名称、型号、配置、随机资料、附件、开机密码(不公开)、维修记录、专业软件名称及调动方法等等,经保管人员签名,由管理部统一保管,在设备移交时,由接受人、原保管人确认无误,签名后完成整个移交过程。

　　11、对于外部采购的软件,使用人应遵照使用手册操作,自行开发的软件,开发者应在开发各个阶段及时告知电脑操作人员其操作方法和禁忌事项,如应开发者未详尽告知,而引起的数据损失,开发者应承担相应责任。如使用人不按正确的操作方法和禁忌事项,而引起的数据丢失,由使用人负责。软件故障排除后,按责任大小作相应的处理。

　　12、因使用软件而做备份的U盘应由使用人编号,禁止带出,该U盘使用期满后,将原盘数据复制于新盘,原盘编号不变。

　　13、电脑使用过程中出现故障时,使用人应及时口头报告电脑程序员,并记录现场情况,报公司管理部,以查明原因排除故障。如由于使用人违反电脑规定,而人为造成机器故障的,则视故障情况处罚当事人。

　　14、电脑程序员有责任对公司电脑网络系统正常运作负责,如遇电脑发生故障,应详细询问使用人电脑故障情况,及时处置排除,当故障原因无法确定时,应知会管理部经理,并及时与供应商取得联络,最短时间使电脑恢复正常。

　　15、与外界交流的U盘必须先检测病毒后才能在本公司使用,或带出本公司,严格禁止运行任何游戏软件,公司U盘应与外界交流需要带出时,应事先向管理部报告。

　　16、设备使用范围

　　(1) 禁止在驱动器灯亮时插入、取出U盘。

　　(2) 禁止在操作电脑时吃、喝任何食物、饮料。

　　(3) 下班时应切断电源,套上"防静电电脑保护套"。

　　(4) 禁止在设备电源开着时,移动设备。

　　(5) 电源开启顺序为:接线板→UPS→显示屏→电脑→打印机,关闭的顺序相反。

　　(6) 打印时应使用打印纸或复印纸,禁止打印时拔纸。

　　(7) 禁止带电时插、拔插头。

　　(8) 共享打印机时,应按规定填制"打印登记表"

　　(9) 电脑上网非业务用途不得私自上网。

　　17、个人必须妥善保管好自己的本人帐号及密码,不得擅自转让或借与他人使用。(案场上由行政专案或行政助理保管)。

　　18、下班前必须按正确操作退出系统并关机

　　。

　　管理部将不定期的进行检查,凡违反第1、16、17条规定者,将被处以50-200元的罚款